“La funzione costitutiva del documento è quello di socializzare l'attività e renderla accessibile e conoscibile a coloro che non erano presenti al suo manifestarsi. Il documento ha anche il compito di garantire la sopravvivenza dell'attività a cui si riferisce: infatti, mentre solo il presente può
507 Diversa dalla genuinità, che controlla se un documento è ciò che dichiara di essere. Duranti (1997, 22). 508 Metodo indiretto.
essere conosciuto, il documento congela il presente prima che esso sfugga nel passato e gli dà carattere permanente”. Bonfiglio- Dosio (2005, 17)
In questa frase si descrivono due funzioni per il documento, due funzioni che già erano dell’archivio: la funzione amministrativa (socializzare l'attività) e la funzione culturale (renderla accessibile e conoscibile a coloro che non erano presenti al suo manifestarsi; il documento congela il presente prima che esso sfugga nel passato e gli dà carattere permanente). Esplicitano queste funzioni Carucci and Guercio (2009, 203), quando spiegano che
“la funzione documentaria e i principi e gli strumenti necessari a un’idonea organizzazione degli archivi nascono in qualunque contesto storico-istituzionale dall’esigenza di conferire certezza all’attività giuridico- amministrativa e di conservarne stabilmente la memoria”.
5. 2.3 ORIGINALE, COPIA, MINUTA, ALLEGATO
Alcuni documenti prendono dei nomi particolari a cause delle proprie caratteristiche, e sono di nostro interesse perché potrebbero cambiare di significati all’interno del mondo digitale. Andremo qui a definirli secondo quanto riportato da Bonfiglio- Dosio (2005, 30- 33). Essi sono :
- Originale: “il documento che l’autore redige, se è autorità pubblica, o fa redigere, se come privato si rivolge a un rogatario, con tutti i requisiti formali in grado di conferire autenticità ed efficacia probatoria al documento stesso.”
- Originale multiplo: “in caso di negozi giuridici che coinvolgono in forma paritaria più autori, sorge la necessità di redigere tanti originali multipli quanti sono gli autori dell’atto giuridico.”510
- Copia: “riprodurre con una trascrizione o meccanicamente o fotograficamente un documento” “per ragioni di sicurezza, oltre che di comodità amministrativa”. Questa copia, che segue cronologicamente l’originale, presenta una caratteristica importante per il nostro ragionamento: anche se è perfettamente identica all’originale essa non ha il suo stesso valore giuridico. La copia per prendere il valore giuridico che il suo originale possiede deve essere dichiarata “conforme all’originale” da chi ha l’autorità esplicita per farlo511.
- Minuta: in linguaggio burocratico è “l’atto trattenuto nell’archivio dal soggetto giuridico autore del documento mentre con il termine “originale” si designa il documento spedito al destinatario”. Riteniamo utile citare anche quanto detto in proposito da Carucci (1987, 215):
510 Per l’originale si può segnalare anche la definizione di Duranti (1997, 20- 21). 511 Per le tipologie di copia si veda Duranti (1997, 21).
“per ogni scritto destinato ad essere spedito vengono compilati due esemplari, uno dei quali viene spedito e pertanto entra a far parte dell’archivio del destinatario, l’altro invece viene conservato dall’autore ed entra a far parte dell’archivio del mittente. […]L’esemplare che resta al mittente si chiama minuta”512.
- Allegato: anche qui utilizziamo la definizione di Carucci (1987, 199): si tratta di un
“documento unito a un documento o a una pratica per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria. L’allegato può avere la stessa data del documento cu viene unito, ma molto spesso è di data anteriore: deve rimanere sempre unito al documento o alla pratica a cui si riferisce513”.
Spesso il documento allegato è “più importante” del principale, che diventa il mezzo di comunicazione degli eventi e dei diritti determinati e documentati dell’allegato514.
Tutte queste sono definizioni adatte a tipologie di documenti “cartacei”. Vedremo in seguito se saranno adatte a rappresentare documenti di carattere digitale o ci sarà necessità di cambiare i loro nomi o ancora queste differenziazioni saranno inutili.
5.3 L’ARCHIVIO DIGITALE
Per trattare dell’archivio e del suo interfacciarsi con la tecnologia digitale è necessario prima introdurre quanto detto da Vitali ( 2004, 73), che spiega chiaramente che cosa è successo a questo riguardo:
“nella transizione dal cosiddetto mondo analogico al digitale esiste un a sorta di tensione fra la riproposizione di consolidate forme di organizzazione, trasmissione e accesso alle conoscenze e la spinta a una loro trasformazione, più o meno radicale, indotta dalla logica del digitale, dai suoi linguaggi, dai suoi codici di comunicazione, che convertono in nuovi formati vecchi strumenti, oppure ne allargano i confini e le dimensioni o ne trasformano, talvolta profondamente, i caratteri e che, infine, danno vita a prodotti e strumenti del tutto inediti e privi di equivalenti nell’ambito dei tradizionali supporti”.
512 Casanova (1928, 7) spiega più chiaramente che “la minuta costituirebbe veramente il primo getto dell’atto; ma siccome è
soggetta a correzioni, ad ampliazioni e restrizioni, né sempre si presenta in maniera da conoscere il testo dell’atto senza che sorga dubbio in proposito, si usa considerare come originale la forma perfetta assunta dall’atto dopo le definitiva approvazione della minuta, la sua trascrizione a pulito, e la corroborazione mediante la sottoscrizione autografa dell’autorità, che abbia competenza a redigerla”.
513 Questo “documento o pratica a cui si riferisce” è chiamato invece documento principale. 514 Bonfiglio- Dosio (2005, 33).
L’archivio più della biblioteca ha riscontrato questa presenza di nuovi prodotti che poco hanno a che vedere con quello che è l’istituzione tradizionalmente intesa. Nell’introduzione a Guercio, Pigliapoco and Valacchi (2010, 7) vediamo una conferma a ciò in questa frase: “L’applicazione e la diffusione sempre più capillare, sempre più consapevole e sempre più raffinata delle nuove tecnologie ha arrecato significative modificazioni al mondo degli archivi, andando a interessare non solo le attività tecniche, organizzative e gestionali relative agli ambiti operativi, ma anche alcuni aspetti strutturali, con interventi che sono stati caratterizzati da processi in continua evoluzione..”515
Per concludere questa introduzione al legame tra archivistica e informatica vogliamo segnalare quanto detto in proposito da Roncaglia (2000):
“Per l’archivista, l’informatica ha rappresentato tradizionalmente e in primo luogo uno strumento di organizzazione e gestione della metainformazione relativa ai documenti conservati. È solo abbastanza di recente che a questa funzione si è aggiunta quella di sostituto di consultazione per alcune classi e tipologie di documenti, ed è ancor più recentemente che ci si è resi conto della sfida rappresentata dalla conservazione di documenti prodotti direttamente in formato digitale, nonché degli strumenti hardware e software necessari a rendere questa conservazione sufficientemente ‘fedele’ all’ambiente e alle modalità della produzione e prima utilizzazione di tale particolare tipologia di documenti.”
5.3.1 DEFINIZIONI
L’uso combinato delle parole archivio e digitale sembra quasi ossimorico516, come spiega Douglas (2000,
1):
“Digital archiving” is a phrase that uses a noun rooted in antiquity. […]we modify that deeply culturally laden word with a modern term of the 20th century, “digital," which describes a dynamic new technology. How can something that is fundamentally required to be of a fixed nature be stored in a medium well known for its volatility and mutability?”.
515 Così spiega anche Bachimont (2000) : “Le numérique devient désormais une réalité technique incontournable pour
quiconque doit appréhender une réalité documentaire. Le numérique intervient en effet à toutes les étapes du cycle de vie d’un document: à sa création à l’aide des environnements auteurs (traitements de texte, etc.); lors de sa diffusion électronique sur les réseaux; lors de sa réception et sa consultation dans les environnements de lecture ou par impression ou projection; lors de son exploitation, lorsque son contenu est utilisé; et enfin lors de son archivage, pour sa conservation et préservation. .” Anche Carucci and Guercio (2009, 11) spiegano come “l’automazione rappresenti il nodo cruciale delle profonde trasformazioni che investono il lavoro degli archivisti”, per diversi motivi che descrivono.
516 Riporta lo stesso pensiero Bachimont (2000, 14): “L’archive numérique est un oxymore. Alors que toute archive prétend à
Tuttavia il termine viene accettato e utilizzato a livello internazionale517, fondamentalmente perché,
anche se le funzioni dell’archivio sono le stesse,518 è cambiato il suo supporto e questo ha portato a molte
differenze. Trattandosi sempre di archivio non si dovrebbe andare a dare una differente definizione e un differente nome519; tuttavia quanto riportato nelle pagine precedenti ci ha chiarito come con il passaggio al digitale abbia portato a molti cambiamenti, che giustificano l’utilizzo di questo termine.
Per prima cosa vogliamo spiegare che con archivio digitale si intendono in realtà due situazioni differenti per cui gli archivi sono legati alla tecnologia digitale. Come spiegato nell’introduzione a Guercio, Pigliapoco and Valacchi (2010, 8) 520, abbiamo:
- gli archivi informatizzati o digitalizzati: contenenti documenti nati su supporti e con criteri tradizionali. Per l’autore essendo nati tradizionali ed essendo stati digitalizzati solo in seguito, possono essere conservati e gestiti seguendo metodi archivistici tradizionali, anche se nel corso della loro vita vengono adottati supporti e tecniche più avanzate521.
- gli archivi informatici o digitali: contenenti documenti nati su supporti digitali (born digital) e che quindi spesso per questo “non si mostrano sempre in perfetta sintonia con le teorie archivistiche, pur se possono con esse trovare momenti di affinità”. Questa distinzione è chiaramente specifica e conosciuta solamente dagli addetti ai lavori, dato che generalmente con archivio digitale si intendono entrambe le tipologie522. All’interno del nostro discorso, per una motivazione essenzialmente pratica, con “archivio digitale” intenderemo pure noi entrambe le tipologie, considerandoli entrambi archivi contenenti documenti che si sono incontrati con l’informatica523- prima o dopo che sia.
Detto questo, per una definizione di archivio digitale riportiamo quanto scritto da Valacchi (2006, 37- 38):
“Per archivio informatico si intenderà […] una sedimentazione di documenti informatici prodotti, utilizzati, gestiti e conservati esclusivamente in ambiente informatico. [...] Dell’ archivio
517 O almeno si accetterà fino a che un cambiamento culturale non porterà a una modificazione linguistica. 518 Ne parleremo più avanti in questo paragrafo.
519 Come era avvenuto per documento e documento digitale, dove si aggiunge “digitale” per oggetti che comunque definibili
solamente come documenti. Anche Valacchi, all’interno di Guercio, Pigliapoco and Valacchi (2010, 93) conferma questa visione “Per questa ragione non dovrà essere tanto l’archivistica informatica quanto l’archivistica generale (“pura”, per dirla con Eugenio Casanova) ad occuparsene, sempre ammesso che tante distinzioni terminologiche abbiano un loro significato.” Così conferma anche per l’area francese Houdayer (2013, 16) : “On peut d’ailleurs s’étonner de trouver l’expression « archives numériques » car, comme nous le verrons par la suite, la définition « officielle » des archives, celle du Code du patrimoine, ne distingue pas de support particulier pour les archives. Le support numérique est un support parmi tant d’autres : papier, parchemin, plaques de verre, bandes magnétiques, etc. L’ajout de l’adjectif « numérique » est donc là encore un abus de langage. » ”
520 Dello stesso avviso Carucci and Guercio (2009, 64): “possiamo ancora considerare due aspetti distinti: il trattamento
informatico di archivi tradizionali, da un lato, gli archivi che nascono elettronici o digitali, dall’altro.”
521 Carucci and Guercio (2009) ne trattano brevemente a pagina 64, confermando che “sotto il profilo metodologico […] si
rifanno a criteri archivistici consolidati, […[ e comunque […] continua a esistere la fonte tradizionale.”
522 Valacchi chiarisce anche a riguardo di ciò ancora a pagina 93 di Guercio, Pigliapoco and Valacchi (2010): “si è manifestata
a più riprese un’incertezza semantica – cui era sottesa una sostanziale ambiguità – nell’uso della definizione di “archivistica informatica”.
informatico possono entrare a far parte [… ] anche copie di documenti originariamente analogici e poi sottoposti ad un processo di digitalizzazione”.
Per spiegare cosa è cambiato tra archivio “tradizionale” e digitale si può guardare a quanto detto in proposito da Stockinger (2016)524:
“The notion “digital archive” means basically, as we know, the selection, the storage and the preservation of data (written, spoken, visual, audiovisual, real objects, …) However, a more complete vision of digital archives would add at least four other dimensions for characterizing them:
1. First: The storage and preservation is regulated (there are explicit or simply tacit rules and norms to be respected).
2. Second: there are not only data in an archive but also the meta-data for identifying, describing, commenting, enriching, versioning, linking data … Meta-data represent, so to speak, the meaning of data (of pictures, videos, texts, …) for an actor - a person, a community, an institution or company or again a computer program (i.e. an “artificial agent”).
3. Third: An archive includes also a series of processes of how to store data, of how to access them, of how to read them, of how to interact with them, of how to reuse and exploit them, of how to preserve them, etc.
4. And finally fourth: archives form the central part of social and cultural ecosystems. In other words, and somehow metaphorically speaking, archives constitute the brain of which the body is a (personal or collective) social and cultural ecosystem.”525
La definizione sembra abbastanza semplicistica ad una prima impressione, ma è ugualmente utile per analizzare le differenze tra le due forme di servizi. Inizialmente l’autore fa una descrizione di archivio digitale, che risulta però molto generica e potrebbe andare ugualmente bene per quello “tradizionale”: “means basically, as we know, the selection, the storage and the preservation of data”. L’autore presenta successivamente alcune caratteristiche dell’archivio digitale, che vanno a definirlo in modo specifico;
524 Essendo basata sul diritto, l’archivistica risulterà diversa per ogni paese o almeno ci saranno scuole diverse (pensiamo alla
differenza tra l’archivistica italiana e quella tedesca). Per quanto riguarda l’archivio tradizionale non è possibile utilizzare definizioni in altre lingue, perché non rappresenterebbero correttamente il concetto e risulterebbero fuorvianti, essendo specifiche di quel sistema archivistico e non relative (nella gran parte dei casi) anche all’Italia. Nonostante ciò pensiamo sia giusto utilizzare anche fonti non di ambito puramente italiano per quanto riguarda l’ambito digitale, perché per questa novità pratica i concetti sviluppati sono unitari (e spesso sviluppati in ambito non italiano) e solo successivamente specificati all’interno della concezione archivistica di ogni paese e quindi anche dell’Italia. Inoltre segnaliamo una letteratura molto più numerosa a riguardo dell’archivistica digitale soprattutto in ambito americano, che è evidentemente molto più “avanti” dell’Italia; per questo utilizziamo anche fonti in lingua inglese o altra.
525 L’autore spiega subito dopo l’elenco che “A social and cultural ecosystem of which an archive constitutes, so to speak, the
“brain” is an organized collectivity of actors (persons, communities, institutions …) who share a pool of meaning, i.e. a pool of experiences, values, believes, evidences, knowledge, …”
come si nota però, in parte anche esse già appartenevano – e continuano ad appartenere- all’archivio “tradizionale”: ad esempio
- la conservazione è regolata, da regole scritte o tacite;
- la presenza di dati ma anche di metadati, che come già abbiamo visto non sono entità specifiche del mondo digitale;
- una serie di processi relativi alla gestione e all’interazione con i dati registrati; - l’importanza sociale dell’archivio per una collettività specifica.
Per tre di questi quattro punti tuttavia si riconoscono delle novità legate al digitale:
- la normativa a riguardo deve essere diversa essendo diverse le caratteristiche della cosa che si vuole regolare quindi la regolazione sarà nuova
- i metadati per i documenti digitali saranno diversi da quelli per i documenti cartacei
- i processi del ciclo di vita del documento digitale cambieranno radicalmente a causa proprio della loro vita in contesto digitale526.
Anche Bachimont (2000, 12) ci spiega cosa è cambiato con il digitale, a livello pratico:
“L’archive doit en tant que telle garantir l’intégrité du document, physique et sémantique, et sa lisibilité, technique et culturelle. Le numérique apparaît alors d’un apport ambigu, dans la mesure où il permet à la fois de conserver la lisibilité culturelle tout en compromettant l’intégrité sémantique des documents”.
Andiamo ora a chiarire nello specifico che cosa è in realtà quello che si intende come archivio digitale, nato tale o con documenti digitalizzati. Può intendere diversi tipi di risorse, e diversi autori ne hanno riconosciuto un numero diverso. Vediamo due tra queste interpretazioni527:
Carucci (1997) spiega che tra gli archivi digitali sono compresi questi quattro tipi di risorse 1 archivi tradizionali, gestiti con protocolli528 informatici;
2 archivi tradizionali, con elaborazione informatica dei dati (a fini di gestione); 3 archivi elettronici;
4 sistemi di ricerca informatica, applicati nel settore della riproduzione sostitutiva529 o meramente gestionale.
526 Interessante anche, seppure l’analisi provenga da uno studio non prettamente di carattere archivistico- il testo è dedicato alla
media archeology-, quanto ci dice Wolfgang (2013, cap. 3):“The digital archives—trivial as it may sound—are compiled alphanumerically so that, unlike traditional archives, they no longer primarily reside in the medium of the vocalic alphabet but have a genuinely mathematical component.”“It is not the digitality of the so-called digital archive that is new but the fact that what is involved is the binary code, the smallest information unit of which is the bit, through whose duality words, images, sounds, and times underway are archivally encodable.” L’archivio digitale per l’autore si caratterizza quindi per l’utilizzo di un linguaggio differente da quello alfanumerico, un linguaggio che si esprime in codice binario.
527 Per una ulteriore interpretazione e chiarimenti più dettagliati si rimanda a Carucci and Guercio (2009, 248- 252). 528 Per ciò che riguarda il protocollo si rimanda a Penzo Doria (2005).
Guercio, Pigliapoco and Valacchi (2010, 104- 136) riconoscono invece tre risorse che stanno sotto il nome archivio digitale:
1 software di descrizione archivistica: si tratta “strumenti pensati per supportare il lavoro di riordino e inventariazione”. Vengono considerati come “ “attrezzi” di lavoro orientati fondamentalmente alla descrizione e al riordino dei fondi, nonché alla produzione di strumenti di corredo” perché sono “orientati alla costruzione e alla gestione di contenuti, cioè alla individuazione, alla descrizione e al riordino di fondi archivistici secondo modalità molto vicine al tradizionale lavoro archivistico”. Non sono solamente delle “ semplici “macchinette calcolatrici di archivio”. Questi software, ad oggi tutti di tecnologie proprietarie e non open source, sono considerati dall’autore il punto di partenza “di un articolato sistema archivistico, in grado di gestire tutte le fasi della descrizione, del riordino, della valorizzazione e della fruizione del materiale documentario”530;
2 sistemi informativi archivistici: nascono dopo una lunga “elaborazione progettuale e culturale” per restituire risorse informative “sotto forma di descrizioni archivistiche di diverso livello […]. “Lo fanno con particolare efficacia tramite il web”. Sono “strumenti di orientamento per la ricerca,”, e il loro principale obiettivo è quello di “consentire l’individuazione delle fonti archivistiche e dei contesti in cui esse sono state prodotte, garantendo all’utente una “mediazione virtuale” che si concretizza in una attenta ricostruzione del contesto”;
- 3 risorse di natura archivistica on line: questa tipologia è problematica in quanto esse sono difficili da riconoscere e la classificazione di queste risorse è molto complessa – come si può vedere nello schema alla pagina successiva531.
529 Carucci e Guercio (2009, 235).
530 Esempi di questi software sono Arianna, scaricabile alla pagina web http://www.ariannaonline.it/web/arianna/home, o X-
Dams, scaricabile alla pagina web
http://www.regesta.com/xdamscms/jsp/sezione.jsp?t=xDams&radice=3&doc=6&hierStatus=0.
IMG Le diverse risorse informative online, schema di Valacchi in Guercio, Pigliapoco and Valacchi (2010, 134).
Qualunque siano le risorse che sono accettate sotto il nome di “archivio digitale” è assodato che siano di diverso tipo e di complicata definizione, ma tutte nate per il medesimo scopo, di cui ci accingiamo a trattare.