GESTIONE ATTIVITÀ CONTABILI, FLUSSI FINANZIARI, REDAZIONE BILANCIO DI ESERCIZIO E

Si tratta di tutte le attività relative alla rilevazione, registrazione e rappresentazione dell’attività aziendale nelle scritture contabili, alla contabilizzazione delle fatture emesse e/o ricevute, alla gestione degli incassi, dei pagamenti effettuati dalla Società e delle riconciliazioni bancarie, alla redazione ed all’approvazione del bilancio d’esercizio della Società, alla redazione delle relazioni e di qualsiasi altro prospetto giuridicamente rilevante relativo alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società richiesto da disposizioni di legge.

I soggetti interessati sono:

− amministratori, direttori generali, in concorso con persone sottoposte alla loro vigilanza, e sindaci;

− tutti gli organi e le strutture dell’azienda coinvolte nella gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale e con il Revisore Legale in occasione di verifiche e di controlli svolti in ottemperanza alle prescrizioni di legge;

− chiunque, purché si trovi, rispetto all’ente, in una delle posizioni individuate nell’art. 5 del D. Lgs. 231/2001.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 94 BATTAGLIO S.p.A.

Individuazione dei reati associabili

In relazione a questi processi, i reati ipotizzabili sono:

− false comunicazioni sociali (art. 2621 c.c.)

− impedito controllo (art. 2625 c.c.)

− operazioni in pregiudizio dei creditori (art. 2629 c.c.)

− formazione fittizia del capitale (art. 2632 c.c.)

Protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo

BATTAGLIO assicura una corretta informazione agli azionisti, agli organi ed alle funzioni competenti, in ordine ai fatti significativi concernenti la gestione societaria e contabile, prevede la trasparenza e la completezza dell’informazione e il rispetto dei principi di legalità, onestà e correttezza.

Le Funzioni competenti della Società devono mantenere scritture contabili dettagliate di ogni operazione effettuata. Tali scritture contabili devono essere conformi ai principi contabili applicabili e devono riflettere in modo veritiero, corretto, completo e trasparente i fatti alla base di ogni operazione.

La Società mantiene un sistema di controlli interni al fine di fornire ragionevoli garanzie circa l’affidabilità dell’informativa finanziaria, in conformità con i principi contabili applicabili, la sua corrispondenza alle risultanze dei libri e delle scritture contabili, nonché l’idoneità dell’informativa stessa a fornire una rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e finanziaria della Società.

Il Bilancio è redatto in conformità alle disposizioni del Codice Civile; per quanto non specificamente previsto dalle norme citate si fa riferimento alle Direttive Comunitarie in materia, ai principi contabili enunciati nonché ai documenti per la statuizione dei principi contabili stessi elaborati dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e dall'O.I.C. (Organismo Italiano di Contabilità).

La Società presenta i requisiti che, ai sensi degli artt. 25 e seguenti del D.Lgs. 9 aprile 1991 n. 127, darebbero luogo all'obbligo di redazione del Bilancio Consolidato. Tuttavia, la Società si avvale della deroga di cui art. 27, comma 3 del D.Lgs. 9 aprile 1991 n. 127, essendo la Società controllata dalla Battaglio Gestioni e il proprio bilancio oggetto di consolidamento in capo alla società capogruppo il cui Bilancio consolidato viene depositato in copia al Registro imprese ai sensi dell'art. 27, comma 3 e seguenti del D.Lgs. 9 aprile 1991 n. 127.

La Direzione Amministrativa, per il tramite della Funzione Finance/Controlling, nonché con l’assistenza di consulenti esterni specializzati, incaricati di fornire assistenza in materia di predisposizione del bilancio di esercizio e delle voci imposte correnti e differite, è responsabile per il coordinamento delle seguenti principali fasi di attività:

▪ Calendarizzazione delle attività: la Direzione Amministrativa predispone un calendario di chiusura con indicazione delle azioni/informazioni che devono essere effettuate/fornite dalle varie Direzione/Funzioni aziendali coinvolte nelle attività di chiusura (inclusi il consulente esterno incaricato di determinare le voci inerenti il costo del personale e i professionisti incaricati di determinare le voci inerenti le imposte), con l’indicazione delle date entro cui devono essere completate le attività e/o fornite le informazioni. Le scadenze vengono fissate coerentemente con il calendario societario e gli adempimenti previsti dalla normativa civilistica. Il calendario amministrativo può essere oggetto di aggiornamenti successivi al suo rilascio;

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 95 BATTAGLIO S.p.A.

▪ Monitoraggio delle informazioni ricevute: Finance/Controlling verifica sistematicamente l'ottenimento delle informazioni richieste entro le scadenze indicate nel calendario di chiusura e in caso di ritardo provvede a sollecitare i referenti inadempienti. Per quanto riguarda il rispetto delle scadenze, in accordo al calendario, i responsabili delle Direzioni/Funzioni, nonché i consulenti/professionisti esterni summenzionati, devono fornire tempestivamente le informazioni e i dati richiesti e sono responsabili per la correttezza delle informazioni inviate alla Funzione Finance/

Controlling;

▪ Determinazione scritture di assestamento e di chiusura: Finance/Controlling, in base alle informazioni ricevute, alle attività svolte secondo il calendario di chiusura e alla situazione contabile manutenuta nella contabilità generale, provvede al calcolo delle poste necessarie per l'effettuazione delle scritture di assestamento e di chiusura;

▪ Validazione, rilevazione scritture di chiusura e predisposizione bilancio di verifica:

previa validazione del Responsabile, il personale della Funzione Finance/Controlling procede alla rilevazione delle scritture di chiusura e alla conseguente elaborazione del bilancio di verifica riportante i saldi dei singoli conti contabili alla data di riferimento del bilancio. Tale bilancio di verifica è sottoposto alle opportune verifiche da parte di Finance/Controlling, nonché trasmesso ai consulenti/professionisti esterni per le attività e verifiche di competenza;

▪ Predisposizione bozza di bilancio: Finance/Controlling predispone una prima bozza di stato patrimoniale e conto economico.

▪ Controllo bozza di bilancio: i prospetti di bilancio sono esaminati dalla Direzione Amministrativa, che effettua controlli di ragionevolezza sulle informazioni contenute nei documenti di bilancio ricevuti (per poi procedere con la redazione delle bozze di Nota Integrativa, Relazione sulla Gestione e Rendiconto Finanziario). In particolare, la Direzione Amministrativa svolge gli approfondimenti ritenuti opportuni sulle voci economiche e patrimoniali rilevanti e sulla base dell’esame del documento richiede eventuali ulteriori verifiche su specifiche voci. La bozza completa del bilancio d’esercizio è inoltre assoggettata al controllo indipendente del Revisore Legale nell’ambito dell’incarico allo stesso conferito. La Direzione Amministrativa discute con il Revisore Legale il trattamento delle poste di bilancio secondo i principi contabili di riferimento confrontandosi sulle tematiche di maggior rilevanza nell’ambito del processo di chiusura contabile e di formazione del bilancio. In particolare, vengono effettuate una o più riunioni con il Revisore Legale, prima della riunione del Consiglio di Amministrazione indetta per l'approvazione del progetto di bilancio e della successiva Assemblea, che hanno per oggetto la valutazione di eventuali criticità emerse nello svolgimento dell’attività di revisione. Il calcolo delle imposte è affidato a professionisti esterni.

▪ Invio fascicolo progetto di bilancio ai membri del CdA e del Collegio Sindacale: la Direzione Amministrativa predispone la bozza definitiva del fascicolo di bilancio composto dai seguenti documenti: Prospetti di Bilancio (Stato Patrimoniale, Conto Economico, Movimenti Patrimonio Netto e Rendiconto Finanziario); Note Esplicative (Nota Integrativa); Relazione sulla Gestione. Tale documentazione è inviata anche ai professionisti esterni incaricati del successivo deposito, che effettuano un controllo complessivo sulla correttezza/completezza della stessa. In caso di esito positivo delle suddette attività di supervisione il progetto di bilancio è trasmesso ai membri del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale con congruo anticipo rispetto alla riunione per la discussione ed approvazione del progetto stesso;

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 96 BATTAGLIO S.p.A.

▪ Approvazione del Progetto di Bilancio: il progetto di bilancio viene portato all’attenzione del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione. Il Progetto di Bilancio approvato dal Consiglio è firmato dal Presidente della Società. Nel periodo che intercorre fra l’approvazione del Progetto di Bilancio da parte del Consiglio di Amministrazione e la data del deposito dello stesso ai fini del successivo svolgimento dell’Assemblea dei Soci, la Direzione Amministrazione acquisisce la Relazione rilasciata dal Revisore Legale sul bilancio d’esercizio. Il Progetto di Bilancio e la Relazione della Società di revisione legale sono trasmesse alle funzioni di segreteria ai fini dello svolgimento delle procedure di deposito presso la sede sociale.

Procedure specifiche di controllo relative al processo di “Gestione attività contabili, flussi finanziari, redazione bilancio di esercizio e comunicazioni sociali obbligatorie”

Nel processo in esame, oltre ai Protocolli di prevenzione e di controllo Generali interni e di controllo specifici previsti per il processo sensibile “Attività amministrativo-contabili e gestione dei flussi finanziari” regolamentato nella Parte Speciale “Reati nei rapporti con la Pubblica Amministrazione” del presente Modello (paragrafo 3.1.3.2.), trovano applicazione le seguenti procedure specifiche, anche in materia di tracciabilità e archiviazione della documentazione, di segregazione dei compiti e di deleghe:

▪ Predisposizione di bilanci trimestrali che ricalcano quello civilistico e di riclassifica gestionale, illustrati nel corso di riunioni periodiche delle figure apicali, al fine di dare una costante, veritiera e sintetica visione dell’andamento economico-finanziario dell’azienda.

▪ Tracciabilità: le principali fasi del processo in oggetto devono essere opportunamente documentate e archiviate presso la Direzione Amministrativa di BATTAGLIO. I sistemi informatici e gli strumenti applicativi utilizzati per la tenuta della contabilità e per la predisposizione del bilancio d’esercizio garantiscono la tracciabilità dei singoli passaggi. L'approvazione del Progetto di bilancio è documentata dal verbale del Consiglio di Amministrazione, mentre l’approvazione del bilancio è documentata dal verbale dell’Assemblea degli azionisti riunita ai sensi di legge.

▪ Segregazione dei compiti: lo standard richiede l’esistenza di segregazione fra le funzioni e organi coinvolti nelle attività autorizzative (ad es: validazione delle stime e delle valutazioni, approvazione del progetto di bilancio, ecc), esecutive e di controllo (ad es: addetti destinati a contabilità iva e contabilità di magazzino, finanza, controllo).

▪ Procure e deleghe: il potere di sovrintendere ai servizi amministrativi è formalmente affidato a un consigliere della Società cui è attribuita la responsabilità della Direzione Amministrativa. La rappresentanza legale della Società con l'uso della firma sociale di fronte ai terzi e in giudizio spetta al Presidente del Consiglio di Amministrazione. Il Consiglio di Amministrazione provvede all’approvazione del progetto di bilancio da sottoporre ai Soci. Infine all’Assemblea dei Soci sono riservate l’approvazione del bilancio e la distribuzione degli utili.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 97 BATTAGLIO S.p.A.

3.3.2.2. GESTIONE DEI RAPPORTI CON IL COLLEGIO SINDACALE E CON IL