GESTIONE CONTENZIOSI GIUDIZIALI, ARBITRALI E/O GESTIONE DEI RAPPORTI CON

PROCEDIMENTI GIUDIZIARI

Il processo comprende tutte le attività di gestione dei contenziosi (incluse le fasi di precontenzioso) riconducibili a procedimenti giudiziali e arbitrali, attivi e passivi, con enti pubblici o con soggetti terzi non pubblici (dipendenti, agenti, clienti, fornitori, terzi in genere). Sono, in particolare, ricomprese in questa attività sensibile i rapporti con l'Autorità Giudiziaria, pubblici ufficiali e incaricati di pubblico servizio nell’ambito del contenzioso penale, civile, del lavoro, amministrativo, tributario e fiscale.

Questo processo ricomprende anche la gestione degli accordi transattivi volti a prevenire o dirimere una controversia attraverso accordi o reciproche rinunce e concessioni, al fine di evitare l’instaurarsi o il proseguire di procedimenti giudiziari.

Individuazione dei reati–presupposto associabili

In relazione a questo processo, i reati contemplati dal D. Lgs. 231/2002 che potrebbero essere commessi sono i seguenti:

− corruzione (artt. 318 e 319 c.p.)

− induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 319 quater co. 2 c.p.)

− truffa a danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640 c.p.)

− induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’Autorità Giudiziaria (art. 377 bis c.p.)

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 69 BATTAGLIO S.p.A.

Protocolli interni di comportamento e di controllo

I Responsabili delle Direzioni/Funzioni competenti sono tenuti a informare prontamente l’Amministratore Delegato e gli altri organi delegati circa l’emersione di potenziali contenziosi, il ricevimento di notifiche e/o lettere di contestazione, richieste verbali o scritte da parte di soggetti esterni, fornendo tutte le informazioni necessarie per la valutazione delle circostanze specifiche.

L’Amministratore Delegato e gli altri organi delegati, congiuntamente alle Direzioni/Funzioni competenti, con l’eventuale supporto di studi legali esterni, procedono a un esame iniziale congiunto della situazione, volto all’individuazione preliminare degli ambiti di riferimenti (es.: diritto civile, commerciale, giuslavoristico, tributario, penale, …) e delle eventuali ulteriori funzioni/organi da coinvolgere.

In particolare, con riferimento ai diversi profili che potrebbero presentare gli eventuali contenziosi sono coinvolte diverse funzioni societarie (es.: Direzione Amministrativa, Responsabile Risorse Umane, Responsabili Qualità etc.).

Le Direzioni/Funzioni coinvolte per competenza nella gestione del contenzioso, in stretto coordinamento con gli Organi delegati, forniscono la documentazione di supporto ai consulenti legali esterni eventualmente incaricati, oltre a monitorare l’andamento del procedimento. L’Amministratore Delegato, con il supporto delle Direzioni/Funzioni interessate, a seconda degli ambiti di competenza, procede a riferire gli sviluppi dei contenziosi agli Organi di Amministrazione e Controllo della Società.

Le attività di supporto legale in fase di gestione di contenziosi giudiziali o stragiudiziali possono coinvolgere studi legali esterni cui sono conferiti incarichi in conformità alle procedure aziendali stabilite per i processi di “Valutazione, qualificazione e selezione dei fornitori, negoziazione, stipula e gestione dei relativi contratti” ed ai poteri autorizzativi pro-tempore vigenti.

Solo i soggetti muniti di apposita procura sono autorizzati a sottoscrivere gli incarichi alle liti e/o le transazioni/conciliazioni, nel rispetto dei limiti di autorità interni.

In ogni caso è fatto divieto di porre in essere/collaborare/dare causa alla realizzazione di comportamenti che possano rientrare nelle fattispecie di reato considerate ai fini del D.Lgs. n. 231/2001, e più in particolare, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, è vietato, al fine di favorire indebitamente gli interessi della BATTAGLIO, ed anche a mezzo di professionisti esterni o soggetti terzi:

▪ in sede di contatti formali od informali, o nel corso di tutte le fasi del procedimento:

− avanzare indebite richieste o esercitare pressioni su giudici o membri di collegi arbitrali (compresi gli ausiliari ed i periti d’ufficio);

− indurre chiunque al superamento di vincoli o criticità ai fini della tutela degli interessi della BATTAGLIO;

− indurre - con violenza o minaccia o, alternativamente, con offerta

− promessa di denaro o di altre utilità - a tacere o a mentire la persona chiamata a rendere davanti all’Autorità Giudiziaria dichiarazioni utilizzabili in un procedimento penale;

− influenzare indebitamente le decisioni dell’Organo giudicante o le posizioni della Pubblica Amministrazione quando questa sia controparte del contenzioso/arbitrato;

▪ in occasione di ispezioni/controlli/verifiche, influenzare il giudizio, il parere, il rapporto o il referto degli organismi pubblici o nominati dall’organo giudicante o della polizia giudiziaria;

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 70 BATTAGLIO S.p.A.

▪ chiedere o indurre i soggetti della Pubblica Amministrazione a trattamenti di favore ovvero omettere informazioni dovute al fine di influenzare impropriamente la gestione del rapporto con BATTAGLIO;

▪ promettere o versare/offrire somme di denaro non dovute, doni o gratuite prestazioni (al di della prassi dei regali di cortesia di modico valore) ed accordare vantaggi o altre utilità di qualsiasi natura - direttamente o indirettamente, per sé o per altri - a favore di esponenti apicali o di persone loro subordinate appartenenti a controparti aventi natura privatistica o pubblica in relazione con la BATTAGLIO, al fine di favorirne indebitamente gli interessi dell’azienda oppure minacciarli di un danno ingiusto per le medesime motivazioni. Tra i vantaggi che potrebbero essere accordati, si citano, a titolo esemplificativo, la promessa di assunzione per parenti ed affini e, più in generale, tutte le operazioni che comportino la generazione di una perdita per BATTAGLIO e la creazione di un utile per i soggetti predetti (ad esempio: stralcio ingiustificato di posizione debitoria e/o applicazioni di sconti o condizioni non in linea con i parametri commerciali di riferimento);

▪

affidare incarichi a professionisti esterni eludendo criteri documentabili ed obiettivi quali professionalità e competenza, competitività, prezzo, integrità e capacità di garantire un’efficace assistenza. In particolare, le regole per la scelta del professionista devono ispirarsi ai criteri di chiarezza e documentabilità dettati dal Codice Etico, dai Criteri di Condotta e dal processo di “Valutazione, qualificazione e selezione dei fornitori, negoziazione, stipula e gestione dei relativi contratti”, ciò al fine di prevenire il rischio di commissione dei reati di

“corruzione”, nelle loro varie tipologie, di “induzione indebita a dare o promettere utilità” Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. n.231/2001 e dei reati di “corruzione tra privati” e “istigazione alla corruzione tra privati”, che potrebbe derivare dall’eventuale scelta di soggetti “vicini” a persone legate alla Pubblica Amministrazione ovvero a soggetti apicali o persone loro subordinate appartenenti a società controparti aventi natura privatistica o soggetti che svolgono in tali società funzioni direttive anche di fatto e dalla conseguente possibilità di agevolare/condizionare il rapporto con la BATTAGLIO.

Il controllo delle prestazioni fornite dai professionisti legali esterni avviene da parte delle Direzioni/Funzioni di volta in volta coinvolte nella gestione dei contenziosi per competenza, nell’ambito delle rispettive attività di monitoraggio dell’andamento dei procedimenti/contenziosi.

Per quanto riguarda il controllo della fatturazione e i pagamenti, le parcelle/fatture dei consulenti legali esterni sono autorizzate dagli Organi delegati competenti, previa verifica degli importi da parte della Direzione Amministrativa che effettua un controllo di merito degli importi e della coerenza con le prestazioni ricevute.

Procedure specifiche di controllo relativamente al processo di “Gestione contenziosi giudiziali, arbitrali e/o gestione dei rapporti con amministratori, dipendenti o terzi coinvolti in procedimenti giudiziari”

Nel processo in esame, in aggiunta agli strumenti generali di prevenzione e controllo aziendali trovano applicazione le seguenti procedure specifiche:

▪ I dipendenti della Società devono segnalare alle Funzioni aziendali competenti le richieste di rendere o produrre davanti all'Autorità Giudiziaria dichiarazioni utilizzabili in un procedimento penale relative all’esercizio delle proprie funzioni;

è stabilito il divieto da parte della funzione destinataria della segnalazione di

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 71 BATTAGLIO S.p.A.

indurre o favorire i dipendenti di cui sopra a non rendere/produrre le suddette dichiarazioni, ovvero a renderle mendaci.

▪ La Società non consentirà che alcun dipendente sia licenziato, retrocesso di grado, sospeso, minacciato, molestato o che sia discriminato in qualsiasi altro modo, secondo i termini e le condizioni del contratto di assunzione, per atti leciti intrapresi da tale dipendente mirati a fornire informazioni, assistere nelle indagini, e/o fornire testimonianza a sostegno di indagini condotte da enti governativi e normativi, o da rappresentanti di BATTAGLIO a riguardo di attività aziendali che tale dipendente crede possano violare la legge, le normative o le politiche aziendali.

▪ rilevazione e monitoraggio periodico delle vertenze pendenti;

▪ determinazione e accantonamento in bilancio degli adeguati stanziamenti al Fondo Rischi e Oneri in relazione alle vertenze passive pendenti;

▪ Tracciabilità: è richiesta l’archiviazione e la conservazione della documentazione rilevante per le fasi del processo di gestione dei contenziosi da parte delle funzioni di segreteria degli Organi delegati e/o dalle Direzioni/Funzioni coinvolte nella gestione dei contenziosi. È inoltre prevista la predisposizione di un’informativa periodica, contenente l’indicazione dei contenziosi in corso, di quelli chiusi e di quelli da avviare, da trasmettere agli Organi delegati. È prevista inoltre un’informativa immediata agli Organi delegati nel caso in cui la Società sia coinvolta in un procedimento ai sensi del d.lgs. n. 231/2001.

▪ Segregazione dei compiti: coinvolgimento nella gestione dei contenziosi delle diverse Funzioni aziendali interessate per competenza (es.: Risorse Umane, Direzione Amministrazione, etc.), in coerenza con i diversi profili che potrebbero presentare gli eventuali contenziosi.

Nel documento MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO (pagine 68-71)