Individuazione e analisi dei PROCESSI e delle ATTIVITA’ potenzialmente interessate da eventuali casistiche di

3. Fattispecie di reato - presupposto rilevanti per BATTAGLIO

3.2. REATI DI CORRUZIONE TRA PRIVATI

3.2.2. Individuazione e analisi dei PROCESSI e delle ATTIVITA’ potenzialmente interessate da eventuali casistiche di

individuazione dei reati associabili – protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo – procedure specifiche di controllo

3.2.2.1. Negoziazione, stipula e gestione di contratti di acquisto e vendita con controparti private - vendita di prodotti ortofrutticoli diretti principalmente alla Grande Distribuzione Organizzata (GDO)

BATTAGLIO opera, dalla sua costituzione, nell’ambito dell’attività di commercio all’ingrosso di prodotti ortofrutticoli importando sul mercato italiano della Grande Distribuzione Organizzata frutta, in particolare banane, ananas, avocado, frutta esotica, ma anche agrumi, uva, meloni, kiwi, pere provenienti dall’emisfero Sud in “contro stagione”. In tale contesto potrebbero svilupparsi condotte penalmente rilevanti al fine di favorire la definizione di contratti di fornitura o vendita, a danno della società.

Per quanto riguarda i soggetti interessati, occorre rilevare che il reato di “corruzione privata” costituisce fonte di responsabilità dell’ente di appartenenza dell’autore della corruzione ossia di colui che dà o promette denaro o altre utilità ai soggetti apicali ovvero a chi è sottoposto alla loro direzione o vigilanza.

Individuazione dei reati associabili

In relazione a questi processi, i reati ipotizzabili sono:

− corruzione tra privati (art. 2635 c.c.)

− istigazione alla corruzione tra privati (art. 2635 bis c.c.)

Il reato di corruzione potrebbe essere commesso attraverso la gestione non trasparente del processo di acquisto (ad esempio, con la creazione di fondi a seguito di contratti stipulati a prezzi superiori a quelli di mercato) finalizzata a consentire la dazione o promessa di denaro o altre utilità per l’attuazione di atto corruttivo.

Protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo

Per quanto riguarda i processi sensibili in esame, oltre ai protocolli di comportamento e agli altri componenti di controllo generale interno (in particolare Codice Etico e Criteri di Condotta) trovano applicazione i protocolli di controllo specifici previsti per il processo

“Valutazione, qualificazione e selezione dei fornitori, negoziazione, stipula e gestione dei relativi contratti” (paragrafo 3.1.3.1.) e le procedure per l’area acquisti sviluppate dalla BATTAGLIO integrate nel Sistema di Gestione della Qualità e finalizzate a garantire l'affidabilità degli approvvigionamenti di prodotti ortofrutticoli e dei beni/servizi ritenuti primari ai fini della qualità assicurando che gli stessi siano conformi ai requisiti specificati.

In particolare:

• Procedura Operativa “PO.APP APPROVVIGIONAMENTO”: la procedura ha lo scopo di stabilire le modalità di qualificazione dei fornitori attraverso una valutazione complessiva del loro livello qualitativo. Tali valutazioni vengono utilizzate dall’Ufficio Acquisti in fase di ordine delle forniture e più in generale per

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(ex D. lgs. n. 231/2001) 83 BATTAGLIO S.p.A.

la gestione degli acquisti di materia prima; la procedura definisce le principali attività svolte dall’Azienda per garantire l’affidabilità degli approvvigionamenti di prodotti;

• Procedura Operativa “PO.RI Rintracciabilità”: l’obiettivo della procedura è quello di attuare un metodo efficace di controllo dei flussi in entrata e in uscita, incasellando l’azienda all’interno di una catena (filiera in alcuni casi) al fine di garantire la circolazione di alimenti sani e sicuri, verificando la qualità e la provenienza del prodotto, di individuare le cause dei problemi e di istituire un sistema di allarme rapido.

• Procedura Operativa “PO.AN Analisi”: consiste in un piano di campionamento per effettuare verifiche riguardanti l’eventuale presenza di contaminanti (residui di fitofarmaci, metalli pesanti, ecc.) sui prodotti ortofrutticoli commercializzati.

Tutti i Fornitori sono oggetto di controlli analitici sui prodotti forniti a BATTAGLIO, così come riportato nella procedura “PO.APP Approvvigionamento”. Tali analisi vengono condotte da laboratori esterni accreditati con l’obiettivo di controllare i prodotti e monitorare l’operato dei fornitori ed in particolar modo quelli c.d. “di sistema” e “di prodotto controllato”.

• Procedura Operativa “Controllo delle apparecchiature di misura e di prova”:

scopo della procedura è di stabilire un sistema di controllo delle apparecchiature di misura e prova, tale da assicurare la validità delle misure, prove, controlli e collaudi con esse effettuati. La procedura si applica a tutte le apparecchiature di misura e prova, e all’eventuale software utilizzato per monitoraggi e misurazioni, utilizzati in ogni fase di controllo del prodotto per la misura di caratteristiche aventi influenza sulla qualità.

• Procedura Operativa “PO.CONTR Controllo prodotto e maturazione”: scopo della procedura è di stabilire le modalità per il controllo del prodotto in tutte le fasi, dall’arrivo, durante la conservazione , durante le eventuali lavorazioni (maturazione banane) o confezionamento, ed in particolare la pianificazione e l’effettuazione dei controlli; l'identificazione del prodotto e del suo stato di controllo; il trattamento dei prodotti non conformi e la gestione delle deroghe; la registrazione dell'esito dei controlli effettuati. La procedura si applica a tutti i controlli da effettuarsi dall'arrivo del prodotto, fino alla consegna al cliente finale.

• Procedura Operativa “PO.NC Reclami, resi e ritiri / richiami”: scopo della presente procedura è di stabilire le modalità per l’effettuazione delle attività di assistenza in relazione alle non conformità.

Nel processo in esame, in aggiunta ai protocolli generali di controllo aziendali trovano applicazione le seguenti procedure specifiche:

▪ Tracciabilità: lo standard richiede che tutte le fasi del processo devono essere opportunamente documentate mediante archiviazione da parte delle Direzioni/Funzioni competenti. Deve essere garantita la tracciabilità degli incontri/rapporti con i rappresentanti del Cliente (a titolo di esempio mediante archiviazione e-mail, verbali interni, verbali di audit) la tracciabilità delle principali decisioni con evidenza di chi le ha assunte e delle motivazioni, nonché un reporting periodico verso gli Organi delegati della Società. In particolare, le

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(ex D. lgs. n. 231/2001) 84 BATTAGLIO S.p.A.

Procedure Operative summenzionate stabiliscono per ciascuna fase del processo le specifiche modalità di gestione della documentazione individuando le funzioni responsabili.

▪ Segregazione dei compiti: lo standard richiede l’esistenza di una adeguata separazione dei ruoli nelle diverse fasi del processo. In particolare le Procedure Qualità summenzionate stabiliscono per ciascuna fase del processo ruoli, responsabilità e modalità operative dei soggetti coinvolti nel processo in essere, prevedendo idonea segregazione dei compiti.

▪ Procure e deleghe: lo standard richiede che le istanze e i contratti siano sottoscritti dai soggetti dotati del potere di impegnare la Società verso l'esterno nel rispetto del vigente sistema di procure e deleghe.

3.2.3. PROCESSI STRUMENTALI

Processi nel cui ambito, in linea di principio, potrebbero crearsi le condizioni o gli strumenti per la creazione di provvista illecita di flussi finanziari o la disponibilità di altre utilità strumentali per la successiva commissione del reato di corruzione tra privati. In generale le aree a rischio riguardano processi già individuati e regolamentati per la prevenzione dei reati di corruzione a favore di funzionari pubblici.

3.2.3.1. NEGOZIAZIONE, STIPULA E GESTIONE DI CONTRATTI CON PARTNER COMMERCIALI IN CONNESSIONE A RAPPORTI CON CLIENTI

Questo processo riguarda i servizi e attività strumentali e accessori rispetto all’attività principale svolta dall’azienda.

Individuazione dei reati associabili

In relazione a questi processi, i reati ipotizzabili sono:

− corruzione tra privati (art. 2635 c.c.)

− istigazione alla corruzione tra privati (art. 2635 bis c.c.)

Protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo

Oltre ai protocolli di comportamento e agli altri componenti di controllo generale interno (in particolare Codice Etico e Criteri di Condotta), la disciplina del processo in esame richiede l’adozione dei seguenti protocolli specifici:

▪ i partner commerciali devono possedere una buona reputazione nel contesto di mercato di riferimento e devono rispettare il Codice Etico e il presente MOGC;

▪ utilizzo di criteri oggettivi e trasparenti e verificabili per la selezione dei partner commerciali (vedi procedura approvvigionamento (in ossequio anche alla procedura operativa “PO. APP Approvvigionamento”);

▪ devono essere svolte e documentate verifiche preventive sulle controparti, tramite, a titolo esemplificativo, l’ottenimento e l’esame della seguente documentazione: visure camerali, reports, certificati previsti da normativa legale/fiscale, documenti di riconoscimento, informazioni ottenute su internet, referenze, Curriculum Vitae dei consulenti, etc.;

▪ individuazione delle controparti secondo criteri basati su motivazioni di ordine tecnico e/o strategico;

▪ formalizzazione dell’iter decisionale e delle motivazioni che hanno portato alla scelta del fornitore;

▪ non devono sussistere rapporti di correlazione tra il partner commerciale e il Cliente che potrebbero comportare conflitti di interesse;

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▪ il partner commerciale deve documentare i servizi resi con modalità tali da garantire un adeguato livello di professionalità e comprensibilità dei contenuti;

▪ le prestazioni e le controprestazioni del contratto non devono essere sproporzionate tra loro;

▪ gli accordi verbali o le cosiddette “sideletters” sono vietati; i rapporti con i partner commerciali devono essere adeguatamente formalizzati, la controparte deve essere chiaramente indentificata e l’oggetto del contratto chiaramente definito;

anche le eventuali modifiche e/o successive integrazioni ai contratti devono essere adeguatamente formalizzate e chiaramente definite;

▪ divieto di instaurare rapporti con controparti coinvolte in indagini di autorità giudiziarie per reati presupposto di responsabilità ai sensi del D.Lgs. 231/01 e/o segnalati dalle organizzazioni/autorità europee e internazionali preposte alla prevenzione dei reati di terrorismo, riciclaggio e criminalità organizzata;

▪ chiara identificazione dei conti bancari utilizzati dai partner commerciali e svolgimento delle verifiche previste dalla summenzionata procedura “PO. APP Approvvigionamento”; pagamenti effettuati nell’ambito di apposite procedure amministrative, che ne documentino la riferibilità e consentano la tracciabilità della spesa.

▪ per i pagamenti in favore dei partner commerciali è escluso l’uso di denaro contante o di altro strumento finanziario al portatore, ma è obbligatorio l’uso di operatori finanziari abilitati per la realizzazione di qualunque operazione di pagamento. Ciò ad eccezione delle vendite effettuate presso gli stand aziendali situati all’interno del CAAT (Centro Agroalimentare di Torino) e del CAR (Centro Agroalimentare di Roma) e, in generale, per vendite di importo inferiore al limite di pagamento in contanti definito dalla normativa vigente in materia.

Nel caso del processo in esame trovano applicazione le seguenti procedure specifiche in materia di tracciabilità e archiviazione della documentazione e di segregazione dei compiti:

▪ Tracciabilità: lo standard richiede che tutte le fasi del processo devono essere opportunamente documentate mediante archiviazione da parte delle Direzioni/Funzioni competenti per un periodo minimo di cinque anni, salvo che per legge non sia richiesto un periodo maggiore. Deve essere garantita la tracciabilità degli incontri/rapporti con il partner commerciale (a titolo di esempio mediante archiviazione e-mail, verbali interni, verbali predisposti per ogni incontro e per ogni discussione relativamente allo svolgimento delle attività, report a supporto dei servizi svolti, fase verifica avanzamento lavori, etc.), la tracciabilità delle principali decisioni con evidenza di chi le ha assunte e delle motivazioni.

▪ Segregazione dei compiti: lo standard richiede l’esistenza di una adeguata separazione dei ruoli nelle diverse fasi del processo. In particolare, gli organi e le funzioni della Società devono garantire che tutti i rapporti con partner commerciali siano formalizzati e documentati.

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3.2.3.2. ATTIVITA’ AMMINISTRATIVO-CONTABILI DEI FLUSSI FINANZIARI

Si tratta delle attività relative alla contabilizzazione delle fatture emesse e/o ricevute, alla gestione degli incassi, dei pagamenti effettuati dalla Società e delle riconciliazioni bancarie.

Individuazione dei reati associabili

In relazione a questi processi, i reati ipotizzabili sono:

− corruzione tra privati (art. 2635 c.c.)

− istigazione alla corruzione tra privati (art. 2635 bis c.c.)

Il processo di gestione degli incassi, pagamenti e dei flussi finanziari costituiscono potenzialmente modalità strumentali attraverso cui può essere commesso il reato di corruzione. Questi processi potrebbero, infatti, costituire supporto alla costituzione di disponibilità finanziarie - sia in Italia che all'estero - destinabili al pubblico ufficiale o all'incaricato di pubblico servizio oppure a soggetti privati.

Protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo

“Attività amministrativo contabili e gestione dei flussi finanziari” regolamentato nella sezione dedicata ai Reati contro la Pubblica Amministrazione (paragrafo 3.1.3.2.).

3.2.3.3. GESTIONE DEI RAPPORTI INFRAGRUPPO

Si tratta delle attività svolte in forza di contratti di servizio che regolano formalmente le prestazioni di servizi Intercompany, assicurando trasparenza in merito all’oggetto delle prestazioni erogate e ai relativi corrispettivi.

I rapporti fra società del Gruppo BATTAGLIO riguardano sia la gestione centralizzata di alcuni servizi a livello di Gruppo (controllo di gestione, ambito IT e locazioni) sia rapporti infragruppo di natura commerciale (ad es.: organizzazione fiere), le cui modalità, termini e condizioni sono disciplinati mediante contratti formalizzati fra le società del Gruppo.

Individuazione dei reati associabili

In relazione a questi processi, i reati ipotizzabili sono:

− corruzione tra privati (art. 2635 c.c.)

− istigazione alla corruzione tra privati (art. 2635 bis c.c.)

Questo processo potrebbe, infatti, costituire supporto alla costituzione di disponibilità finanziarie - sia in Italia che all'estero - destinabili al pubblico ufficiale o all'incaricato di pubblico servizio oppure a soggetti privati affinché compiano o omettano di compiere atti violando il loro dovere di fedeltà a danno della società.

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(ex D. lgs. n. 231/2001) 87 BATTAGLIO S.p.A.

Protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo

“Gestione dei contratti infragruppo” regolamentato nella sezione dedicata ai Reati Societari (paragrafo 3.3.2.5.).

3.2.3.4. SELEZIONE, ASSUNZIONE E AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE

Questo processo comprende tutte le attività necessarie alla costituzione del rapporto di lavoro tra la Società e una persona fisica e inerenti in generale all’amministrazione del personale dipendente.

Individuazione dei reati associabili

In relazione a questi processi, i reati ipotizzabili sono:

− corruzione tra privati (art. 2635 c.c.)

− istigazione alla corruzione tra privati (art. 2635 bis c.c.)

L’assunzione e la promozione di personale potrebbero costituire, infatti, un potenziale supporto alla commissione del reato di corruzione sia verso pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio sia tra privati per ottenerne favori nell'ambito dello svolgimento di altre attività aziendali (es.: ottenimento di licenze, stipula contratti con clienti privati, etc.).

Protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo

“Selezione, assunzione e amministrazione del personale” regolamentato nella sezione dedicata ai Reati contro la Pubblica Amministrazione (paragrafo 3.1.3.3.).

3.2.3.5. GESTIONE OMAGGI, SPESE DI RAPPRESENTANZA, OSPITALITA’ E DONAZIONI

Questo processo comprende tutte le attività connesse alla gestione omaggi, spese di rappresentanza e donazioni.

Individuazione dei reati associabili

In relazione a questi processi, i reati ipotizzabili sono:

− corruzione tra privati (art. 2635 c.c.)

− istigazione alla corruzione tra privati (art. 2635 bis c.c.) Protocolli interni di comportamento, prevenzione e controllo

“Gestione omaggi, spese di rappresentanza, ospitalità e donazioni” regolamentato nella sezione dedicata ai Reati contro la Pubblica Amministrazione (paragrafo 3.1.3.4.)

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 88 BATTAGLIO S.p.A.

3.3. REATI SOCIETARI

Nel documento MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO (pagine 82-88)