GESTIONE RAPPORTI CON ENTI PUBBLICI, PUBBLICI UFFICIALI E INCARICATI DI PUBBLICO SERVIZIO

OBBLIGATORI, A VERIFICHE, CONTROLLI, VISITE E ISPEZIONI EFFETTUATE DA ENTI IN BASE A PREVISIONI DI LEGGE

Il processo riguarda l’attività di verifiche ed ispezioni svolte da parte della Pubblica Amministrazione (es. Guardia di Finanza, Carabinieri, ASL, ecc.).

Le attività inerenti al presente processo devono essere sempre gestite dal Responsabile di Funzione o da soggetto appositamente incaricato. Se necessario, è coinvolto un consulente esterno.

Individuazione dei reati–presupposto associabili

In relazione a questo processo, i reati ipotizzabili, in linea di principio, potrebbero essere:

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 63 BATTAGLIO S.p.A.

− corruzione (artt. 318 e 319 c.p.)

− induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 319 quater co. 2 c.p.)

− istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.)

− truffa a danno dello Stato o di altro ente pubblico (art. 640 c.p.) Protocolli interni di comportamento e di controllo

Nel processo in esame, oltre agli standard generali di controllo, trovano applicazione le seguenti procedure specifiche in materia di tracciabilità e archiviazione della documentazione e di segregazione dei compiti:

Tracciabilità: le principali fasi del processo in oggetto devono essere opportunamente documentate e archiviate presso le Direzioni/Funzioni competenti di BATTAGLIO. La formalizzazione dei rapporti con rappresentanti della Pubblica Amministrazione e l’archiviazione degli atti e documenti prodotti è necessaria al fine di permettere un controllo che eviti informazioni non corrette/complete o l’elusione degli obblighi di legge.

Tutti i soggetti che entrano in contatto con i rappresentanti della Pubblica Amministrazione in occasione di visite e ispezioni devono essere individuati e autorizzati tramite autorizzazione formale interna, che deve essere archiviata.

Nei casi di eventuali visite ispettive l’attività svolta e l'esito delle stesse, sono documentati dal verbale redatto dall'organo ispettivo e controfirmato dal rappresentante della Società che ha partecipato alla visita stessa.

Segregazione dei compiti: sussistenza di soggetti diversi nelle fasi di predisposizione, verifica e in quelle di autorizzazione e presentazione di dati, informazioni o documenti da fornire a soggetti pubblici, con lo scopo di evitare un’eccessiva concentrazione di poteri. In particolare, con riferimento ai diversi ambiti, le principali responsabilità per il coordinamento e la gestione degli adempimenti, delle visite e ispezioni sono così individuate:

▪ ambito tributario e amministrativo: Direzione Amministrazione, con il supporto dei professionisti esterni incaricati;

▪ ambito ambiente, salute e sicurezza sul lavoro: Datore di Lavoro, con il supporto del RSPP;

▪ ambito adempimenti e gestione del personale: Responsabile Risorse Umane, con il supporto del consulente esterno specializzato;

▪ ambito qualità: Responsabile Qualità

▪ ambito logistica: funzioni import, trasporti e imballi

▪ altri ambiti: da individuare di volta in volta in coerenza con le funzioni e le responsabilità operative attribuite nell’organizzazione aziendale.

Gli eventuali incontri/visite ispettive sono presenziati, laddove possibile e/o in funzione della struttura organizzativa, da due referenti della Società di cui almeno uno opportunamente delegato.

Procure e deleghe: la sottoscrizione di dichiarazioni e qualsiasi comunicazione/documentazione da trasmettere alla Pubblica Amministrazione deve essere effettuata nel rispetto di quanto previsto dallo Statuto della Società, dal sistema di procure per l’attribuzione dei poteri di rappresentanza e firma sociale ed in coerenza con le responsabilità organizzative assegnate.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 64 BATTAGLIO S.p.A.

Procedure specifiche di controllo relative al processo di “gestione rapporti con Enti pubblici, pubblici ufficiali e incaricati di pubblico servizio in connessione agli adempimenti obbligatori previsti dalla legge, a verifiche, controlli, visite e ispezioni effettuate da enti in base a previsioni di legge”.

Adempimenti fiscali e tributari:

▪ la Direzione Amministrava, per il tramite delle proprie Funzioni competenti, assicura la disponibilità delle informazioni e dei dati necessari per l’iter di determinazione degli importi da versare e la predisposizione delle dichiarazioni;

▪ la Direzione Amministrativa della Società è supportata da professionisti esterni specializzati, cui è attribuito formale incarico di assistenza e consulenza in materia fiscale e tributaria. I professionisti esterni sono tenuti a garantire la costante e corretta applicazione della normativa vigente e lo svolgimento di controlli sulla modulistica e sulle dichiarazioni preventivamente rispetto alla trasmissione all’Amministrazione Finanziaria; la modulistica e le dichiarazioni sono sottoscritte dagli Organi delegati nel rispetto del sistema di poteri pro-tempore vigente. Infine, i professionisti, in base all’incarico ricevuto, procedono all’invio della modulistica e delle dichiarazioni;

▪ la Direzione Amministrativa della Società, per il tramite delle proprie Funzioni competenti, procede all’esecuzione dei versamenti dovuti in conformità alla modulistica e alle dichiarazioni predisposte dai professionisti esterni e nel rispetto dei componenti di controllo interno che regolamentano il processo di “ Attività amministrativo contabili e gestione dei flussi finanziari” della presente Parte Speciale del Modello;

▪ la Direzione Amministrazione della Società, per il tramite delle proprie Funzioni competenti, assicura la corretta rilevazione degli adempimenti fiscali e tributari nella contabilità generale e la corretta esposizione nel bilancio d’esercizio, in base ai principi contabili di riferimento nazionali emanati dall’Organismo Italiano Contabilità (OIC).

Adempimenti per il personale:

▪ la Funzione Risorse Umane, coordinandosi con la Direzione Amministrativa, per il tramite delle proprie Funzioni competenti, assicura la disponibilità delle informazioni e dei dati necessari per l’iter di elaborazione dei cedolini paga e dei connessi trattamenti previdenziali del personale, affidato in outsourcing a un consulente esterno;

▪ la Funzione Risorse Umane della Società è supportata da un consulente esterno, cui è attribuito formale incarico di assistenza e consulenza in materia di elaborazione dei cedolini paga e connessi adempimenti del personale. Il consulente esterno è tenuto a garantire la costante e corretta applicazione della normativa vigente e lo svolgimento di controlli sulla modulistica e sulle dichiarazioni preventivamente rispetto alla trasmissione agli Enti Previdenziali; la modulistica e le dichiarazioni sono sottoscritte dagli Organi delegati nel rispetto del sistema di poteri pro-tepore vigente. Infine, il consulente esterno, in base all’incarico ricevuto, procede all’invio della modulistica e delle dichiarazioni;

▪ la Direzione Amministrativa della Società, per il tramite delle proprie Funzioni competenti, procede all’esecuzione dei versamenti dovuti in accordo alla modulistica e dichiarazioni predisposte dal consulente esterno e nel rispetto dei componenti di controllo interno che regolamentano il processo “Attività

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 65 BATTAGLIO S.p.A.

amministrativo contabili e gestione dei flussi finanziari” della presente Parte Speciale del Modello;

▪ la Direzione Amministrativa della Società, per il tramite delle proprie Funzioni competenti, assicura, coordinandosi con la Direzione Risorse Umane, la corretta rilevazione degli adempimenti previdenziali nella contabilità generale e la corretta esposizione nel bilancio d’esercizio;

▪ la Direzione Risorse Umane, per il tramite delle proprie Funzioni competenti, assicura, in conformità alla normativa vigente, la gestione degli adempimenti connessi a personale appartenente a categorie protette o la cui assunzione è agevolata, con particolare riferimento agli accordi stipulati dalla Società attraverso i quali è possibile beneficiare di agevolazioni in relazione a tali assunzioni; il Responsabile Risorse Umane informa gli Organi delegati periodicamente, e comunque ogni qual volta si debbano approvare assunzioni di personale, in merito a tale gestione e al rispetto della normativa vigente.

Gestione verifiche, controlli e visite ispettive da parte di Autorità di Vigilanza e organi ispettivi pubblici:

▪ in caso di ispezione, il Responsabile della funzione coinvolta informa immediatamente gli Organi delegati, fornendo completa informativa in merito all’evento. In particolare, in relazione all’ambito di riferimento delle verifiche e ispezioni, devono essere senza indugio coinvolti, sin dal primo contatto, i seguenti soggetti/Funzioni aziendali:

− ambito tributario e amministrativo: Direzione Amministrativa e professionisti esterni;

− ambito ambiente, salute e sicurezza sul lavoro: Datore di Lavoro, Responsabile Risorse Umane, RSPP;

− ambito adempimenti e gestione del personale: Responsabile Risorse Umane e Direzione Amministrativa;

− altri ambiti: da individuare di volta in volta in coerenza con le funzioni e le responsabilità;

− operative attribuite nell’organizzazione aziendale.

▪ il Responsabile della Funzione coinvolta cura la gestione del primo contatto con gli ispettori e provvede ad individuare le risorse in grado di dare supporto operativo all'organo ispettivo nel reperimento dei dati e delle informazioni richieste.

▪ le risorse individuate forniscono ai componenti dell'organo ispettivo tutta la documentazione e i dati richiesti che afferiscono all'operatività corrente. Le risorse aziendali coinvolte (individuate in relazione agli ambiti interessati:

gestione del sistema di sicurezza, profili ambientali, area del personale, etc.) supportano l’ispettore sia nel raggiungimento dei luoghi sottoposti ad ispezione sia fornendo la documentazione necessaria.

▪ il personale competente della Funzione coinvolta assiste gli ispettori nella stesura del verbale dell'ispezione valutando l’opportunità di inserire eventuali osservazioni. I verbali sono sottoscritti dai soggetti autorizzati in base al sistema di procure e deleghe pro-tempore vigente. I responsabili di Funzione delegati, congiuntamente ai soggetti competenti rispetto all’ambito delle verifiche e/o ispezioni, valutano le criticità dei rilievi formulati al fine di fornire, ove se ne ravvisi

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 66 BATTAGLIO S.p.A.

la necessità, complete e tempestive informazioni agli Organi di Amministrazione e Controllo della Società.

Obblighi di notifica/informativa nei confronti di Autorità Indipendenti e Organismi di Vigilanza:

▪ l’invio di informazioni a enti deve essere sempre preceduto da adeguata e completa istruttoria interna da parte delle Funzioni aziendali competenti;

▪ la sottoscrizione di notifiche e/o informative è riservata ai soggetti cui sono attributi relativi poteri di rappresentanza e firma sociale ed in coerenza con le responsabilità organizzative assegnate.

3.1.2.3. PARTECIPAZIONE A PROCEDURE PER L’OTTENIMENTO DI EROGAZIONI,