VALUTAZIONE, QUALIFICAZIONE E SELEZIONE DEI FORNITORI, NEGOZIAZIONE, STIPULA E

Il presente processo riguarda tutte le Funzioni della BATTAGLIO coinvolte nella gestione delle procedure acquisitive di beni e di servizi.

Ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001, il relativo processo potrebbe costituire una delle modalità strumentali attraverso cui commettere i reati di “corruzione”, nelle loro varie tipologie, e di “induzione indebita a dare o promettere utilità”. Sussiste altresì il rischio della commissione dei reati di “corruzione tra privati” e “istigazione alla corruzione tra privati”, introdotti, rispettivamente, dalla L. n. 190/12 e dal D.Lgs. n. 38/2017 tra i reati societari descritti nel paragrafo 3.1. lett. a e b).

Una gestione non trasparente del processo, infatti, potrebbe consentire la commissione di tali reati, ad esempio attraverso la creazione di fondi “neri” a seguito del pagamento di prezzi superiori all’effettivo valore del bene/servizio ottenuto.

Si intende inoltre prevenire il rischio di acquisire beni o servizi di provenienza illecita e in particolare il coinvolgimento in altri reati al cui rischio potrebbe essere esposta l’attività della controparte (reati contro l’industria ed il commercio, reati in materia di violazione

Modello di organizzazione, gestione e controllo Condotta) trovano applicazione le procedure per l’area acquisti sviluppate dalla BATTAGLIO (codice doc. PO.APP), integrate nel Sistema di Gestione della Qualità e finalizzate a garantire l'affidabilità degli approvvigionamenti di prodotti ortofrutticoli e beni/servizi ritenuti primari ai fini della qualità assicurando che gli stessi siano conformi ai requisiti specificati.

Queste procedure definiscono al loro interno i seguenti elementi essenziali:

i) ruoli, responsabilità, modalità operative e di controllo delle Funzioni coinvolte nel processo di gestione delle diverse categorie di approvvigionamento; ii) modalità di creazione, di gestione e mantenimento del database fornitori (c.d. Elenco Fornitori); iii) criteri oggettivi e trasparenti per la valutazione della richiesta di acquisto, per la selezione del fornitore/professionista esterno e iter di controllo per l’accettazione della fornitura/prestazione professionale; iv) formalizzazione dei criteri e dei metodi dell’iter decisionale e delle motivazioni che hanno portato alla scelta del fornitore stabiliti in funzione delle diverse tipologie di fornitori e categorie di forniture; v) monitoraggio periodico da parte di soggetti con idoneo profilo di responsabilità delle prestazioni dei fornitori e audit periodico dei fornitori; vi) iter strutturato di verifica delle fatture passive;

vii) determinazione dei limiti di firma per area e funzione; viii) modalità di conservazione della documentazione rilevante.

Inoltre, la disciplina del processo di valutazione, qualificazione, selezione, contrattualizzazione e gestione dei fornitori di beni, lavori e servizi richiede l’adozione dei seguenti protocolli specifici:

• utilizzo di criteri oggettivi e trasparenti e verificabili per la definizione delle strategie di approvvigionamento, le relative tempistiche e la formulazione dei fabbisogni;

• controlli preventivi dei fabbisogni tramite verifica coerenza con budget;

• esistenza di livelli di autorizzazione per le richieste di acquisto/variazioni con dichiarati limiti di spesa;

• individuazione delle controparti nel rispetto dei principi di trasparenza e tracciabilità e secondo criteri basati su motivazioni di ordine tecnico/qualitativo/economico e/o strategico;

• qualora il fornitore sia correlato alla Società per il tramite di rapporti familiari o situazioni similari, in nessuna circostanza tale fornitore deve essere favorito nelle procedure di approvvigionamento.

• È raccomandato il ricorso a fornitori con i quali intercorrono rapporti consolidati e di comprovata affidabilità; in particolare la Funzione Commerciale richiede offerte ai potenziali fornitori preventivamente qualificati e, a parità di prodotto, origine e condizioni viene data la preferenza alle aziende del Gruppo Battaglio;

• in caso di acquisti di importo elevato, svolgimento di verifica della solidità finanziaria della controparte contrattuale;

• nel caso di subappalti, richiesta ai potenziali fornitori di: iscrizioni CCIAA, INPS, INAIL, polizze assicurative, libro matricola, documentazione antimafia, o equivalenti locali;

• valutazione delle offerte svolta considerando: la valutazione tecnica dell'offerta, la capacità del fornitore di evadere la fornitura nei tempi richiesti, le condizioni economiche;

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 73 BATTAGLIO S.p.A.

• con riguardo ad alcune categorie di fornitura sono richieste obbligatoriamente specifiche certificazioni (es.: ex prodotti biologici o per addetti a impianti speciali se dipendenti coop);

• per alcune tipologie di fornitori e in determinate circostanze sono effettuate verifiche dei sistemi qualità dei potenziali fornitori, anche tramite visite presso i siti degli stessi (es: fornitori “di sistema”)

• adesione da parte dei fornitori al Codice Etico e al MOGC della BATTAGLIO attraverso l’inserimento all’interno dei contratti con terzi, di specifiche clausole contrattuali che prevedano, a titolo esemplificativo: i) obbligo di accettazione del Codice Etico da parte del terzo contraente, rispetto dei principi ivi stabiliti e facoltà della Società di revocare i mandati/affidamenti nel caso di violazione da parte dei fornitori di tale obbligo; ii) conoscenza del contenuto del D.Lgs. n. 231/2001 e del MOGC adottato da BATTAGLIO con conseguente impegno del terzo contraente ad astenersi da comportamenti idonei a configurare le ipotesi di reato di cui al Decreto (a prescindere dalla effettiva consumazione del reato o dalla punibilità dello stesso) e comunque in violazione delle regole previste dal Modello stesso;

l’inosservanza da parte del fornitore di tale impegno è considerato un inadempimento grave e motivo di risoluzione del contratto ai sensi delle disposizioni applicabili del Codice Civile;

• divieto di effettuare operazioni commerciali e/o finanziarie con controparti coinvolte in indagini di autorità giudiziarie per reati presupposto di responsabilità ai sensi del D.Lgs. 231/01 e/o segnalati dalle organizzazioni/autorità europee e internazionali preposte alla prevenzione dei reati di terrorismo, riciclaggio e criminalità organizzata;

• predisposizione degli accordi con le controparti effettuata nel rispetto della normativa nazionale vigente;

• indicazione delle condizioni di fornitura sugli ordini di acquisto (es: tempi di consegna, garanzia, destinazione, trasporto, prezzo, condizioni di pagamento, etc.);

• acquisizione delle conferme d'ordine dai fornitori: gli ordini di acquisto riportano la richiesta ai fornitori di restituirne copia controfirmata per conferma dell’accettazione delle condizioni di fornitura in essi contenute;

• predisposizione degli ordini e/o dei contratti con le controparti nel rispetto della normativa nazionale vigente;

• sottoscrizione degli ordini e/o dei contratti da parte dei soggetti dotati del potere di impegnare la Società verso l'esterno nel rispetto del vigente sistema di deleghe e procure;

• verifica corretta esecuzione dei servizi/lavori e/o accettazione consegna dei beni;

• liquidazione delle fatture relative ad appalti (a titolo esemplificativo pulizie e facchinaggio) subordinata alla produzione da parte degli stessi di documenti attestanti la regolarità contributiva, previdenziale e assicurativa del personale impiegato nell’esecuzione dei contratti;

• pagamenti effettuati nell’ambito di apposite procedure amministrative autorizzative, che prevedono la verifica della fattura e ne documentino la riferibilità e la tracciabilità della spesa.

Modello di organizzazione, gestione e controllo

(ex D. lgs. n. 231/2001) 74 BATTAGLIO S.p.A.

3.1.3.2. ATTIVITÀ AMMINISTRATIVO-CONTABILI E GESTIONE DEI FLUSSI