Gestione economica, finanziaria, programmazione e provveditorato CDR 1

Il servizio Rapporti Istituzionali svolge le sue funzioni alle dirette dipendenze del Sindaco, supportandolo nell'azione amministrativa e nelle attività istituzionali proprie del ruolo. Cura l’aggiornamento legislativo, la gestione del Peg di competenza e la formalizzazione di tutti gli atti del Sindaco a contenuto istituzionale. Inoltre cura, d'intesa con gli assessorati di riferimento, l'applicazione degli istituti di partecipazione.

CDR 33

Il servizio stampa e comunicazione è preposto a potenziare e qualificare sempre di più il flusso comunicativo tra il Comune come istituzione in tutte le sue articolazioni e i cittadini e la società. Una comunicazione il più possibile completa e mirata verso i mezzi di comunicazione ( sia quelli più tradizionali cartacei che radiotelevisivi, sia quelli online o legati alla Rete come i social) quale strumento fondamentale per favorire la trasparenza, la conoscenza e la partecipazione dei cittadini alla cosa pubblica.

L'Ufficio Relazioni con il Pubblico è a disposizione dei cittadini e di tutti coloro che hanno bisogno di un'informazione o di chiarimenti relativi al Comune e alla città. Garantisce l'accesso agli atti e la possibilità di inoltrare suggerimenti o reclami sui servizi e sull'attività dell'Ente (uffici, manutenzione del verde, strade, illuminazione, traffico, scuole, sicurezza, inquinamento delle acque, presenza di amianto, discarica abusiva ...). Presso l'URP sono attivi lo sportello del consumatore, lo sportello RAI e gli sportelli gestiti da: ACU-Associazione Consumatori Utenti, Movimento per la Difesa del Cittadino, Cittadinanza attiva, Sportello a quattro zampe d’intesa con il servizio veterinario della ASL1 Umbria.

PROGRAMMA 2 Segreteria Generale CDR 37

Comprende i servizi di segreteria generale con particolare riguardo alla gestione del flusso deliberativo dalla fase di deposito delle proposte di deliberazione di Giunta o di Consiglio Comunale sino alla fase di pubblicazione e archiviazione, ivi inclusa la trasmissione agli uffici interni o alle autorità esterne salva la competenza dei singoli uffici.

Tenuta e aggiornamento costante dell’archivio digitale dei regolamenti comunali.

PROGRAMMA 03: Gestione economica, finanziaria, programmazione e provveditorato CDR 1

L’attività del settore continua ad essere incentrata sulla ottimizzazione della programmazione e gestione contabile e finanziaria dell’Ente determinata dall’armonizzazione contabile che richiede sempre più una ridefinizione dei percorsi a partire dagli obiettivi strategici e operativi fino al Piano esecutivo di gestione. Il processo evolutivo degli ultimi 5 anni nella contabilità degli EE.LL. è stato rivoluzionario e tuttavia ancora ad oggi non si è fermato in quanto sempre più numerosi sono gli adempimenti e le modifiche normative che riguardano il governo finanziario dell’ente locale.

Peraltro, mentre per i piccoli Comuni si assiste ad una revisione della riforma in senso positivo con introduzione di molte semplificazioni degli adempimenti, per i restanti Enti permangono tutte le difficoltà legate ad attività di gestione contabile, rendicontazione e controllo nuove e più stringenti (bilancio consolidato che attrae nel calcolo ulteriori società partecipate, contabilità economico-patrimoniale obbligatoria, Documento Unico di Programmazione nella sua versione ampia, ecc) che in un ente di dimensioni medie come il Comune di Città di Castello incontra indubbiamente difficoltà maggiori che non in enti più grandi e meglio strutturati. Non è superfluo pertanto ribadire l’importanza fondamentale

Missione 1 descrizione Documento unico di programmazione 2020 - 2022

dei costi e fabbisogni standard come base per le decisioni sulle possibilità di finanziamento esterno richiede una correttezza e puntualità di registrazione che non possono essere lasciate al caso. Se ritenuto necessario dai dirigenti di settore il servizio finanziario interverrà coinvolgendo in riunioni interne gli addetti amministrativi dei vari settori e per il personale variamente interessato dai processi di entrata e spesa, consapevoli che l’individuazione delle possibilità di crescita futura dell’ente dipendono anche dalla modalità di allocare in modo corretto le risorse, ponendo particolare attenzione anche alla elaborazione e modifica dei crono programmi di spesa sia per le opere pubbliche che per i corposi programmi di spesa corrente che vedono il Comune anche come soggetto capofila.

Nelle fasi della spesa, si proseguirà pertanto nella doverosa attenzione alla gestione finanziaria degli investimenti ed in particolare all’elaborazione, di concerto con i settori tecnici OO.PP., del cronoprogramma delle spese in c/capitale e dei suoi aggiornamenti annuali, come documento che traduce in termini contabili l’andamento dei lavori.

L’utilizzo del cronoprogramma inoltre ha avuto già dal 2017 un aumento esponenziale anche per la parte corrente tenuto conto delle attività svolte dal Comune di Città di Castello in qualità di capofila della Zona sociale e di partecipante al complesso programma di interventi di Agenda Urbana, finanziati con risorse regionali in un orizzonte temporale di circa 5 anni e per importi di circa 10 milioni di euro complessivi.

Come per il 2019 si mantiene al momento sul fronte della finanza locale la normativa già ampiamente aggiornata che ha visto notevoli modifiche positive sul fronte degli equilibri di finanza pubblica, con il definitivo abbandono delle complesse regole del "patto di stabilità" a favore del solo controllo degli equilibri di bilancio. Tuttavia la semplificazione delle ingenti regole del pareggio è, come noto, stata controbilanciata dall’introduzione di nuove e più stringenti norme applicabili sulla parte della realizzazione finanziaria e monetaria della spesa le quali, imponendo obblighi di miglioramento dei tempi di pagamento e fortissime penalizzazioni per ritardi, di fatto hanno finito per non ridurre la complessa attività di controllo a carico del servizio finanziario. I primi mesi del 2019 hanno visto infatti una certa difficoltà applicativa delle regole volte alla velocizzazione dei pagamenti a causa del disallineamento delle procedure software in uso agli EE.LL. e quelle utilizzate per le informazioni nella piattaforma nazionale che rileva i crediti commerciali (PCC), che richiede diverso tempo da parte degli operatori del sistema. Nel 2020 sarà necessario provvedere ad azzerare detto disallineamento, con un supporto informatico che consenta di trasmettere informazioni massive sui pagamenti in modalità automatica.

Il governo dei flussi di cassa dell’ente è ormai diventato prioritario quanto la gestione finanziaria di competenza e dei suoi equilibri, tenuto conto che proprio sulla misura del fondo cassa libero a fine anno si basa fondamentalmente il primo termometro di salute dello stato delle finanze dell’ente. Il Settore Finanziario pertanto è chiamato a costituire anche su questo aspetto il fulcro del definitivo cambiamento da trasferire a tutte le strutture dell’ente volto a far assumere la piena consapevolezza delle decisioni di spesa e di entrata nella loro reale monetizzazione cioè nei pagamenti ed incassi e non solo nella formazione di debiti e crediti come impegni e accertamenti. Sarà necessario anche nel 2020 come nel 2019, porre particolare attenzione all’ottimizzazione della gestione delle entrate in termini di miglioramento della velocità di incasso e di attività di recupero, per la quale l’ufficio entrate dovrà porsi come cardine e punto di riferimento per i vari responsabili delle singole entrate, sollecitando gli interessati a porvi la dovuta ed elevata attenzione. Un tale cospicuo programma di attività non può prescindere dalla verifica delle possibilità di snellimento delle operazioni contabili anche quotidiane, con particolare riferimento a carichi di lavoro laddove questi siano dovuti a procedure anche obsolete che dovranno essere pertanto adeguate ai software esistenti ed alla connessione degli stessi tra altri uffici dell’ente (es. definitiva introduzione della gestione informatizzata automatica del flusso stipendi/mandati) con il necessario coinvolgimento attivo e fattivo di questi ultimi.

Nell’ambito della fiscalità passiva sussiste l’obbiettivo di continuare a cogliere i possibili migliori margini di risparmio nel versamento imposte IVA e IRAP nonché di mantenimento della correttezza nella gestione soprattutto per quanto riguarda l’operatività dello split payment e della fatturazione elettronica passiva nonché delle attività di nuova introduzione quali la fatturazione elettronica attiva.

Per tutto quanto sopra dovranno essere pertanto valutate le migliori modalità organizzative interne nonché la disponibilità di professionalità adeguate come requisito imprescindibile per il corretto svolgimento delle attività e scadenze ordinarie e per consentire dunque di evitare di incorrere in sanzioni.

Laddove non risulti possibile poter garantire il mantenimento della dotazione di risorse umane destinata al settore sarà valutata la convenienza ad una esternalizzazione delle attività che consenta un risparmio di spesa pur mantenendo la correttezza degli adempimenti ed efficacia dei risultati.

L’attività del settore proseguirà pertanto nelle seguenti attività:

· Ottimizzazione della gestione finanziaria delineata dall’armonizzazione contabile.

La gestione con cronoprogramma dinamico non solo della parte capitale ma anche della parte corrente vincolata richiede particolare attenzione e numerose variazioni di bilancio nel corso dell’esercizio anche provvisorio.

· Monitoraggio costante dei flussi di cassa, finalizzato al mantenimento dell’equilibrio del bilancio di cassa e alla limitazione del ricorso all’anticipazione di tesoreria, nonché alla corretta contabilizzazione delle somme vincolate.

· Controllo accurato del processo contabile di spesa con presidio pressoché costante dei flussi di pagamento e dei tempi di realizzazione monetaria delle uscite. Sul fronte delle spese obiettivo precipuo è la riduzione dell’indice dei tempi medi di pagamento, da pubblicare trimestralmente sul portale della trasparenza, nonché al rispetto tendenziale entro fine anno dei tempi di pagamento e dello stock di debito residuo commerciale.

In particolare, riguardo ai tempi di pagamento, sarà necessario adeguare con interventi consistenti, anche supportati dalla software house, le comunicazioni massive effettuate mensilmente nella PCC, (Piattaforma per la Certificazione dei Crediti) che, ai sensi della L. 145/2018 (legge di bilancio 2019), diventa la banca dati ufficiale delle informazioni sulla spesa dell’Ente ma ad oggi, oltre ad essere poco agevole nell’utilizzo, risulta anche poco attendibile nell’estrapolazione dei dati, purtroppo spesso non allineati alle risultanze della contabilità.

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2017 si sono aggiunti alle liquidazioni mensili e alla dichiarazione annuale, gli adempimenti come sostituto d'imposta, certificazioni uniche e 770 e infine la gestione irap.

· Non di minore rilevanza è l’attività correlata alla gestione delle partecipazioni detenute dall’ente in società ed altri enti di diritto privato, con un crescente impegno da parte della struttura competente nel dar seguito ai numerosi adempimenti fissati dal legislatore. Già con l’introduzione dell’art. 147-quater del D. Lgs. 267/2000 disciplinante l’esercizio del controllo sulle partecipate, e successivamente con l’emanazione del Testo Unico sulle società partecipate che ha raccolto ed uniformato le varie normative riguardanti il complesso universo delle partecipazioni pubbliche, sono stati previsti stringenti obblighi per l’ente chiamato ad avviare e via via implementare un coordinato sistema di verifiche e monitoraggi periodici nei confronti di tali soggetti, anche in riferimento a possibili riflessi sui propri equilibri economico-finanziari.

Sempre più complesso si delinea in tal senso il ruolo dell’Ente locale, impegnato da un lato ad esercitare le sue prerogative di socio, dall’altro a garantire in sede locale una sana gestione finanziaria, mediante il rispetto degli equilibri di bilancio, su cui incidono anche i risultati e l’andamento delle società partecipate, per la natura pubblica delle risorse impiegate .

Da qui l’esigenza di un controllo costante sulle partecipazioni detenute, al fine di verificare il raggiungimento degli obiettivi assegnati e prevenire eventuali situazioni di crisi aziendale che potrebbero impattare in modo rilevante per il proprio bilancio, mediante l’adozione di sistemi integrati di governance , intesi a garantire flussi informativi univoci, chiari e tempestivi a supporto delle decisioni.

Ciò implica l’impostazione di un’articolata struttura organizzativa e lo sviluppo di professionalità interne, in grado di supportare adeguatamente gli organi di governo nell’esercizio delle attività di loro competenza, così da sviluppare un presidio e un governo delle relazioni ente-società che non sia mera gestione operativa e contabile delle stesse .

Funzionale e di rilevanza strategica a tal fine è sicuramente la definizione di una congrua regolamentazione interna che individui in modo puntuale la rete dei rapporti interni ed esterni riguardanti il sistema delle partecipazioni, e disciplini compiutamente nelle singole fasi le correlate azioni di programmazione-controllo.

In questo contesto, assume altresì un rilievo fondamentale la redazione del bilancio consolidato, introdotto con la riforma di cui al D. Lgs. 118/2011 , in cui confluiscono i risultati degli enti e società costituenti il Gruppo Amministrazione Pubblica (G.A.P.),come individuato annualmente dall’amministrazione, quale strumento fondamentale per avere una visione completa delle consistenze economiche, patrimoniali e finanziarie delle articolazioni organizzative ad essa facenti capo, dando una rappresentazione anche di natura contabile alle proprie scelte di indirizzo, pianificazione e controllo.

Accanto al sistema dei controlli interni, si è venuta sviluppando negli ultimi tempi una rete di controlli esterni esercitati in primo luogo dagli organi della magistratura contabile, incentrati sulla verifica dell’impatto delle gestioni delle partecipazioni sui bilanci degli enti partecipanti, con correlate richieste di informazioni sulle principali scelte organizzative e gestionali inerenti alle società pubbliche.

Un ruolo centrale è sicuramente rivestito anche dalle attività incentrate sull’attuazione del processo di snellimento e razionalizzazione avviato da alcuni anni ed ormai entrato a regime, con l’obbligo sancito dal Testo Unico sulle società partecipate di procedere annualmente alla revisione delle partecipazioni al fine di individuare quelle non più detenibili o comunque da razionalizzare mediante interventi sui costi di funzionamento o sull’apparato organizzativo delle stesse, per evitare inutili doppioni o aggravamenti di strutture. L’ente proseguirà pertanto nel proprio percorso già intrapreso in tal senso portandolo a compimento e rivedendo se necessario le scelte già effettuate.

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L’attività di apertura al pubblico del servizio cassa economato viene cessata per mancanza del dipendente addetto e anche in relazione alla sempre maggior diffusione delle modalità di pagamento on-line e con strumenti telematici. Resta invece l’attività di anticipi economali per spese di piccolo ammontare come da regolamento di economato. Il servizio gestisce anche il controllo della riscossione delle entrate derivanti da permessi di costruire rateizzati effettuando un controllo dettagliato relativo ad eventuali rate non pagate, verificando le ipotesi di escussione o iscrizione a ruolo.

Nell’ambito del centro di responsabilità è svolta anche l’attività di gestione del magazzino dei materiali di cancelleria e beni di ufficio di uso corrente nonché delle relative procedure per l’affidamento delle forniture e la tenuta dell’inventario dei beni mobili. Sarà necessaria una riorganizzazione, dal momento che il dipendente addetto collocato in pensione dal 2019, non è stato ancora rimpiazzato.

Tutte le attività svolte investono le funzioni di agenti contabili e subagenti, per i quali si provvederà ad una revisione organizzativa interna anche decentrando alcune attività presso altri uffici secondo una maggiore razionalizzazione e funzionalità di servizio all’utenza e tenuto conto della riduzione da 3 a 1 unità del personale addetto.

Anche in considerazione delle funzioni dell’economo, attualmente dal dipendente vicario del responsabile finanziario è opportuno, a seguito della revisione dell'inventario degli oggetti smarriti e oggetti di proprietà dell'Ente contenuti nella cassaforte, continuare a gestire le attività successive agli atti di dismissione dei medesimi.

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PROGRAMMA 04: Gestione delle entrate tributarie e servizi fiscali