Movimentazioni informative

Abbiamo già accennato brevemente alle dinamiche delle informazioni per spiegare la struttura organizzativa (vd. Paragrafo 3); in questo capitolo discuteremo in maniera più esaustiva il tema.

Per quanto si tratti di un’azienda di piccole dimensioni, Reyvarsur adotta completamente le teorie più recenti, in ambito aziendale e di Lean Production, e, come quest’ultima suggerisce, la rapidità e la qualità delle informazioni scambiate all’interno dell’impresa sono elementi di grande valore e possono crearne un vantaggio strategico. Tutto ciò si riscontra in un ambiente aziendale che favorisce lo scambio di feedback, conoscenze ed informazioni lungo tutta la filiera del lavoro, sia tramite canali formali che informali. Per quanto riguarda i canali informali, l’azienda li favorisce adottando un’ambiente “open space” sia all’interno degli uffici, sia tra reparti che si occupano di incarichi differenti, sia tra gli uffici e la zona di produzione. In questo modo qualsiasi elemento del personale può facilmente e rapidamente informare il diretto interessato riguardo ad un problema imprevisto, la sovrapposizione di richieste contrastanti, un cambio improvviso del planning settimanale. La possibilità di questi canali informali snellisce molto i mezzi comunicativi all’interno dell’azienda, riducendo i tempi di risposta ad eventuali stimoli, e senza dover sottostare ad una rigida struttura aziendale per quanto riguardo lo scambio d’informazioni.

D’altro canto, la presenza di tale possibilità non dovrebbe influire negativamente sulla diffusione di informazioni lungo i canali formali, dove ogni informazione viene propriamente registrata e catalogata, in vista di un eventuale utilizzo futuro (ciò non avviene sempre, come evidenzierò più avanti nel trattato). Dal punto di vista formale, ci sono diverse tipologie di comunicazione.

Per quanto riguarda la produzione, si riscontra un movimento informativo, in conseguenza, di tipo bottom-up e top-down. Si parte infatti dagli operatori di produzione e di montaggio, le cui opinioni e informazioni sono tenute in alta considerazione, poichè a diretto contatto con la linea del valore, e quindi i primi elementi dell’impresa a rendersi conto di problemi o possibili miglioramenti. Questi, riferiscono le informazioni personali e quelle che le vengono richieste dalla direzione, tramite formato cartaceo, il quale deve essere appeso ai cartelloni specifici, in modo da essere sempre ben visibile da tutto il personale, ed in particolar modo dai Responsabili di produzione. Questi ultimi,

settimanalmente redigono un report della propria zona d’affidamento tramite i dati ed i feedback degli operatori, di cui si fanno portavoci davanti ai Responsabili d’Ufficio. In particolare, i principali Responsabili d’Ufficio di riferimento sono quelli di Produzione, Montaggio e Qualità, essendo essi coloro che gestiscono direttamente la produzione all’interno dell’azienda. Una volta raccolte ed analizzate tali informazioni, essi prendono le dovute decisioni e stilano il planning settimanale (ridistribuendo i lavori di produzione). D’altro canto, queste informazioni andranno in seguito riportate alle riunioni settimanali della direzione, in modo tale da influire sul piano strategico. Da qui, le informazioni riguardanti le decisioni ripercorrono a ritroso il processo, fino ad arrivare agli operatori, i quali le compiranno. Anche queste, al fine di migliorare la comprensione e diffondere all’interno di tutto il personale gli obiettivi aziendali, vengono appesi su cartelloni ben visibili, differenti da quelli precedentemente enunciati.

Per ciò che concerne lo scambio di informazioni dal punto di vista del mercato e della comunicazione tra i vari reparti invece, l’azienda è supportata da una sistema ERP (Enterprise Resource Planning). L’ERP è un sistema informativo di gestione, che integra tutti i processi di business rilevanti di un’azienda (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità, ecc.). In particolare, la piattaforma software adottatta da Reyvarsur è “Sage Eurowin”. Una soluzione di gestione integrale per aziende di piccole dimensioni (tra gli 11 e i 100 dipendenti), adatta per settori di produzione, servizi, distribuzione. Tramite questo strumento, l’impresa controlla e connette (a livello informativo) tutte le aree aziendali, dall’Ufficio Vendite, l’Ufficio Acquisti, Trasporti, fino all’amministrazione e l’Ufficio addetto alla Produzione. E’ inoltre possibile conoscere in qualsiasi momento lo stato reale dell’impresa. Questo software riunisce tutte le necessità organizzative di Reyvarsur sotto un’unica applicazione. Viene infatti utilizzato per la gestione dei circuiti commerciali (acquisto e vendita prodotti), la contabilità e l’ambito economico aziendale e la gestione integrale di stock e dei magazzini. Si estrinseca ora il suo utilizzo all’interno di Reyvarsur nei diversi settori:

• Vendite: dalla gestione dei clienti abituali o potenziali, la realizzazione di previsioni vendite, l’archiviazione di ordini e fatture, fino al controllo del lavoro dei venditori e dei mandatari di certe operazioni.

• Acquisti: dalla gestione di fornitori, la realizzazione di previsioni, l’archiviazione di ordini e fatture, fino alla gestione ordini, regolarizzazione vendite e inventarizzazione.

• Magazzino: dall’approvvigionamento, gli ordini in arrivo ed in uscita, fino all’inventarizzazione della lista di stock presenti.

• Contabilità: dalla gestione di previsioni di pagamento a lungo termine o posticipati, il controllo di tasse, fino alle liste di controllo annuale e la presentazione di determinati modelli fiscali. Viene inoltre utilizzato per la contabilizzazione automatica di fatture di vendita e d’acquisto.

• Produzione: dalla gestione di produzione e montaggio, la presenza di prodotti finiti e WIP all’interno dell’impianto, fino alla possibilità di studio e archiviazione di dati proveniente da tutti i settori aziendali per le future scelte strategiche. Si hanno infine delle cartelle di valutazione del personale, tramite i quali, ciascun lavoratore da valutazioni e feedback ai colleghi con i quali entra in contatto o che neinfluenzano il lavoro. Questro strumento informativo viene sottoposto a tutto il personale di Reyvarsur, da un consulente esterno, con cadenza semestrale, con lo scopo ultimo di migliorare il lavoro, le relazioni e la trasparenza all’interno dell’impresa.