Utilizzo di sondaggi - Strumenti utilizzati

CAPITOLO 5. Lo stato “as-is”

25. Strumenti utilizzati

25.1 Utilizzo di sondaggi

Strumento altamente utilizzato all’interno di Reyvarsur e di grande utilità per la raccolta dati e compilazione dello Stato Corrente. Questo risulta infatti essere un valido utensile, soprattutto per le aziende di piccole dimensioni, dove il processo ha una organizzazione più rapida e facilitata, sia dal punto di vista delle tempistiche che dell’analisi dei dati raccolti. Esso viene somministrato ai dipendenti di Reyvarsur normalmente con cadenza trimestrale. Il formato di questi sondaggi standard è convenzionale e richiede al personale una valutazione delle condizioni del lavoro e dei colleghi, eventuali problemi, insoddisfazioni o punti critici e suggerimenti per migliorare il lavoro od il contesto. Non mancano però i casi eccezionali nei quali vengano richieste informazioni specifiche a causa di un cambiamento o di ricerca informazioni interne per un progetto (come in

questo caso). La forma e la modalità di sondaggio utilizzato in questo caso non è standardizzato, ma varia a seconda del caso e dell’obiettivo che ci si prefigge con la sua diffusione.

Questa attività non va però sottovalutata dal punto di vista di complessità di stesura e diffusione. La somministrazione di un sondaggio senza specifiche ben definite non porterebbe nessuna utilità, anzi rischierebbe di creare più confusione. Prima della consegna deve essere svolta una attenta fase di analisi e decisioni. Un sondaggio aziendale è un'attività pianificata che permette all'azienda di raccogliere in modo strutturato le opinioni dei collaboratori riguardo a uno specifico argomento o all'azienda in se stessa. Il sondaggio nel nostro caso viene condotto allo scopo di prendere in considerazione queste opinioni in fasi di pianificazione relativa all'implementazione di cambiamenti (tramite il progetto di Value Strem Mapping) a beneficio dell'azienda e dei collaboratori stessi (il personale ed i clienti).

Vantaggi aziendali dalla conduzione del sondaggio:

• Fornire dati e informazioni che possono essere utilizzate in attività di problem solving, pianificazione e decisione.

• Incoraggiare il coinvolgimento dei collaboratori, migliorare la motivazione. • Consentire al management di ascoltare opinioni ai quali non sarebbero altrimenti

esposti.

• Creare un efficace canale di comunicazione.

• Fungere da strumento di verifica e riscontro di iniziative gestionali. Svantaggi aziendali dalla conduzione del sondaggio:

• Richiede tempo per essere somministrato e analizzato.

• Comporta costi in fase di pianificazione, implementazione e analisi.

• Può generare (se non propriamente gestito da un punto di vista comunicativo) nei collaboratori sospetti riguardo alle reali ragioni dell'iniziativa.

Esistono dieci fasi per la conduzione di un sondaggio aziendla efficace ed efficiente:

1) DEFINIRE LO SCOPO DEL SONDAGGIO E IDENTIFICARE I COLLABORATORI COINVOLTI:

Nel modo più specifico possibile, identificare l'argomento sul quale si intendono raccogliere opinioni. E' fondamentale essere chiari su come si intendono utilizzare dette

opinioni. Notare, ad esempio, che un sondaggio sul tema "Introdurre il lavoro da casa" può generare una serie di aspettative o ansietà ed è quindi necessario definire in anticipo come gestirle. Identificare chi sarà coinvolto nel sondaggio: tutti i collaboratori, uno stabilimento o un comparto, una tipologia di collaboratori.

2) IDENTIFICARE L'AMMINISTRATORE DEL SONDAGGIO:

Nominare un ente che amministri il sondaggio. L'ente può essere il comparto risorse umane o un gruppo di lavoro costituito da persone che provengono da vari settori aziendali. Se l'azienda non ha al suo interno il giusto livello di esperienza o risorse, coinvolgere un consulente esterno. In questo caso l'iniziativa sarà probabilmente più costosa ma potrebbe essere utile a sottolineare l'imparzialità e l'importanza del progetto.

3) SCEGLIERE UN METODO DI SONDAGGIO:

Ci sono essenzialmente due metodi utilizzabili: questionari o interviste faccia a faccia. Questionari: sono particolarmente utili quando il numero dei collaboratori coinvolti è considerevole e quando le risposte possono essere inquadrate semplicemente in un si o no. Interviste faccia a faccia: possono essere svolte a livello individuale o di gruppo. Il formato interattivo consente di approfondire i temi. In ogni caso, le interviste richiedono molto tempo e non sono adatte a coinvolgere molte persone al progetto; inoltre possono mostrare incongruenze nei dati e informazioni raccolte e sono difficili da interpretare e rappresentare in modo quantitativo. Da ricordare che la scelta del metodo di sondaggio dipende: dal numero di persone coinvolte, dal tipo di informazioni che si intendono raccogliere e dalle risorse che sono a disposizione per l'iniziativa.

4) DEFINIRE LE DOMANDE E LE PROCEDURE:

Definire il questionario (o le linee guida per le interviste faccia a faccia) utilizzando i seguenti criteri di riflessione e valutazione:

- sono le domande chiare, prive di ambiguità? - richiederanno molto tempo per le risposte?

- le domande permettono di avere informazioni sul tema in modo esauriente? - la confidenzialità è garantita?

E' fondamentale assicurarsi che le domande non siano discriminanti sotto qualsiasi punto di vista; considerare le possibili problematiche riguardanti la comprensione del linguaggio e terminologia utilizzata. Somministrare questionari o condurre interviste faccia a faccia richiedono una assoluta professionalità nel metodo.

Selzionare un numero ristretto di collaboratori per completare il questionario (o svolgere le interviste). Verificare con i partecipanti l'efficacia e la chiarezza delle domande o delle linee guida utilizzate. Verificare se le informazioni raccolte siano centrate rispetto al tema oggetto del sondaggio. Se necessario, a seguito di queste considerazioni e riscontri, modificare il questionario o le linee guida e fornire istruzioni aggiuntive ai partecipanti.

6) ILLUSTRARE LO SCOPO DEL SONDAGGIO:

E' fondamentale assicurasi che tutte le persone che partecipano al sondaggio comprendano gli obiettivi dello stesso e i benefici che ne trarranno. In questo senso è necessario comunicare in modo chiaro e aperto. E' anche opportuno comunicare alle persone non coinvolte nel sondaggio ragioni oggettive alla base della scelta.

7) IMPLEMENTARE IL SONDAGGIO:

Distribuire il questionario (o organizzare le interviste). Fissare un tempo relativamente breve per concludere la fase di raccolta informazioni e assicurarsi che sia chiaramente identificato chi ha il compito di fornire informazioni o spiegazioni tecniche. La scelta di far inviare i quetionari completati dai partecipanti ad un'ente esterno contribuirà a rafforzare il messaggio di serietà, impegno e confidenzialità di tutta l'operazione.

8) CURARE LA COMUNICAZIONE DI DATI E INFORMAZIONI RACCOLTE: Creare un report dettagliato per il management team e uno più sintetico per tutti i collaboratori, questo allo scopo di assicurarsi che la comunicazione dei risultati sia chiara per tutti. E' fondamentale corredare il report con i relativi piani di azione volti alla soluzione di problematiche emerse o a raccogliere opportunità identificate. Nel caso siano presenti dati di settore rapportabili potrebbe essere opportuno fare anche del benchmarking. Per tutte queste attività specialistiche è consigliato il supporto di un ente esterno.

9) VALUTARE COMPLESSIVAMENTE IL SONDAGGIO:

Procedere alla valutazione complessiva del sondaggio da un punto di vista sia quantitativo che qualitativo verificando, ad esempio, l'indice di risposta rispetto ai sondaggi consegnati, i problemi emersi nella somministrazione del sondaggio ecc.. Tutte queste considerazioni dovranno essere utilizzate per migliorare sondaggi futuri.

10) FARE UN FOLLOW-UP:

Una volta che i piani di azione sono stati implementati è consigliabile fare un nuovo sondaggio per riscontrare l'impatto dei cambiamenti implementati. Da valutare anche l'opportunità di creare un sistema di gestione periodico (come quello trimestrale presente in Reyvarsur.

Figura 59 Esempio di un sondaggio somministrato al personale di Reyvarsur

Nella figura soprastante si vede un esempio di sondaggio che è stato somministrato al personale di Reyvarsur. In esso sono presenti differenti tipologie di domande: chiuse, aperte e di assegnazione voti. Ovviamente le risposte per le domande aperte sono state studiate in modo da renderle concise e di forma specifica, evitando quindi la divagazione del soggetto a cui viene sottoposto.

NOMBRE DEL RESPONSABLE :

1.- ¿Cómo valora la calidad de los productos ofrecidos por Reyvarsur?