Il caso aziendale: Itinera Servizi alle Imprese S.r.l.
3.3 PPS Up Procurement & Providing Service: le fasi del progetto formativo realizzato da Itinera Servizi alle Imprese S.r.l
Il piano formativo settoriale, presentato da Itinera, in ATI con Obiettivo Lavoro Formazione (successivamente Ranstad), ed in partenariato con Scuola Nazionale Servizi, ha mirato a realizzare un intervento di formazione continua per gli addetti operanti, nei diversi ruoli e mansioni, nel settore dei servizi alle imprese, ed in particolare nell’ambito del mercato degli appalti privati e pubblici.
3.3.1 Costituzione di un’ATI (Associazione temporanea di imprese)
Precedentemente alla realizzazione e alla presentazione dei piani formativi da inviare on-line presso l’apposito sistema, il percorso ha avuto inizio (percorso che ha potuto, come ricordato, avviarsi solo in seguito alla richiesta di accreditamento al fondo Fon.coop, vedi par. 3.2.2.1) con la costituzione di un’ATI. Itinera si è avvalsa della possibilità di coalizzarsi ad altre aziende (con la condizione necessaria che fossero anch’esse accreditate presso il Fondo) per il reperimento di clienti che beneficiassero dei corsi di formazione, attivati ed erogati solo qualora il piano fosse stato accettato dal Fondo e quindi ammesso al contributo. L’azienda in questione è stata Obiettivo Lavoro Formazione che poi, lungo il percorso di realizzazione del progetto, ha cambiato la sua ragione sociale mutandosi in Ranstad. La dichiarazione di intenti a costituirsi in ATI è stata concordata e approvata dal capofila Itinera e da Obiettivo Lavoro Formazione nel 7 luglio 2015. In tale dichiarazione le due parti affermavano che in caso di approvazione ed ammissione al contributo del piano “PPS- Up- Procurement & Providing Service” si impegnavano a: costituirsi in ATI, a riconoscere il ruolo di mandataria all’impresa associata Itinera, di trasmettere a Fon.coop la copia dell’atto notarile. Inoltre, Itinera si è avvalsa anche della collaborazione di un soggetto partner Scuola Nazionale Servizi dandole il conferimento di delega per l’attività di ideazione e progettazione nell’ambito del progetto da realizzare, impiegando suo personale qualificato (docenti) per un totale di 20 ore durante tutto l’arco della realizzazione del progetto (erogazione dei corsi formativi).
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3.3.2 Analisi dei fabbisogni formativi per ideare il piano
Si passa ora alla fase di pianificazione delle attività. Nel rispetto degli obiettivi formativi proposti per la realizzazione del piano e cioè di offrire ai lavoratori e alle imprese beneficiarie un intervento sulle aree di competenza maggiormente sensibili per la qualificazione delle attività del settore, far acquisire quelle competenze utili per il ruolo e le mansioni dei lavoratori coinvolti in riferimento ad ogni singola azienda partecipante, pertanto garantendo il rispetto della specificità delle singole imprese intervenendo sulle rispettive aspettative e fabbisogni, sulla base di tutto questo, per poter garantire i risultati che gli obiettivi si prefissavano, gli interventi dovevano essere gestiti orientandosi verso la personalizzazione in relazione alle specificità delle singole realtà aziendali. Cosicché, in base alle indicazioni raccolte in fase di analisi dei fabbisogni, è stato possibile per le imprese partecipanti indicare gli ambiti di competenza di maggior interesse e il fabbisogno aziendale. L’analisi dei fabbisogni ha coinvolto Itinera e Obiettivo Lavoro Formazione, le quali si sono dovute rivolgere ad aziende già loro clienti (in questo caso la condizione necessaria prevista dal regolamento è che a beneficiarne siano state aziende con una provenienza regionale mista tra centro- nord e sud) inviando ad esse un catalogo di formazione creato sulla base dei requisiti del bando da un gruppo di progettisti incaricati dalle imprese partecipanti.
Le attività presenti nel catalogo comprendevano corsi inerenti: competenze gestionali; competenze nell’area tecnica- settore termico-; organizzazione e sistemi di gestione; digitalizzazione dei processi aziendali; qualifica competenze operative; amministrazione, controllo e finanza; il rapporto di lavoro; comunicazione/ leadership; formazione obbligatoria.
In aggiunta alla proposta di formazione con il catalogo inviato, per l’acquisizione dei fabbisogni della singola azienda, in allegato sono stati inclusi anche due documenti che è stato di interesse dell’azienda cliente compilare qualora sia stata propensa a beneficiare delle attività formative. I documenti in questione sono:
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- La scheda di rilevazione con le informazioni dell’azienda e dei partecipanti; ha incluso nello specifico informazioni riguardanti il Rappresentante legale dell’azienda partecipante ai Piani Formativi Fon.Coop, dati della persona giuridica, la/le matricola/e INPS aderenti al fondo associate all’azienda, le informazioni sull’organico della matricola, i dati dei dipendenti partecipanti al piano, indicati i finanziamenti di cui ha beneficiato l'impresa a titolo De minimis.
- Il secondo documento è nato con lo scopo di reperire il vero fabbisogno della singola azienda. Esso ha previsto la raccolta di informazioni riguardo le attività richieste, i corsi e le ore di cui le aziende clienti hanno necessitato per le attività di interesse. Quindi, precisavano per quali attività hanno fatto richiesta tra quelle presenti nella proposta di catalogo, determinando tra i corsi indicati il livello di priorità di ognuno (livello basso indicato con il colore nero, livello medio con colore verde e corsi con priorità alta colorati in rosso). Sulla base invece delle ore di bisogno è stato calcolato il finanziamento75 di cui avrebbero dovuto usufruire per godere dell’erogazione dei corsi formativi. Il budget è stato misurato prendendo di riferimento il costo orario di ciascun dipendente e il costo della formazione di frequenza. L’elemento costo risulta essenziale per le aziende proponenti, in quanto, oltre ad inviare il piano formativo on-line (come abbiamo già visto nel paragrafo precedente attinente alle linee guida generali dell’avviso in questione), era nel regolamento dell’avviso obbligatorio presentare una rendicontazione preventiva da confrontare con la rendicontazione consuntiva in ultima fase (a conclusione del progetto) ed un piano economico preventivo essenziale per valutare con il proprio budget a disposizione quali fabbisogni e in quale misura poter soddisfare: perciò la realizzazione di un piano preventivo a livello dei costi che ha anticipato il piano formativo. Da precisare che i piani, secondo il regolamento previsto per l’avviso n°25, dovevano rispettare il parametro di costo ora formazione per un massimo di 165,00 euro.
75 Per i contributi concessi a valere dell’avviso è stata applicata la disciplina comunitaria degli aiuti di
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Sulla base dei due documenti descritti, che le aziende clienti con volontà di adesione al progetto hanno fornito, Itinera e Obiettivo Lavoro Formazione sono riuscite ad acquisire i fabbisogni complessivi di ogni singola azienda. Ovviamente, essendo il budget economico limitato ad una certa cifra, hanno dovuto avviare una scrematura sulla base delle informazioni prima citate e descritte (allievi, ore, priorità assegnata) e anche in riferimento ai corsi obbligatori per legge riguardanti la sicurezza, in quanto per ogni singola azienda solamente il 20% massimo dei corsi poteva riguardare tale materia ( da sottolineare che ogni impresa aveva la possibilità di opzionare corsi obbligatori per legge solo nel caso in cui avesse optato per il regime di aiuti de minimis76); una scrematura e una decisione presa accuratamente valutando più elementi.
3.3.3 Presentazione del piano formativo
Dall’analisi dei fabbisogni formativi, le due aziende unite in ATI hanno potuto realizzare il proprio piano formativo da inviare presso la piattaforma GIFCOOP. Ma, prima di tale passo, per la presentazione occorreva avere obbligatoriamente un accordo sindacale con i sindacati nazionali. La condizione valutata dai sindacati per apportare la propria firma al piano era quella che ogni singola azienda cliente beneficiaria fosse iscritta ad un fondo di previdenza. Di fronte a ciò è stata, cosicché, attuata un’ulteriore scrematura da parte dei sindacati, i quali sono arrivati a firmare l’accordo sindacale per il piano formativo che comprendeva 17 aziende beneficiarie. La presentazione del piano on-line prevedeva l’invio di tutta la documentazione necessaria e la compilazione delle schede previste dal formulario online con i dati delle due aziende e delle aziende clienti. Ad esempio, i dati riassuntivi del piano, i dati di concertazione77 con allegato il documento firmato dell’accordo sindacale, i dati di tutte le aziende beneficiarie (in questo caso bastava inserire il codice fiscale dell’azienda di interesse e in automatico venivano reperiti i dati), i soggetti delegati nella varie attività che in questo caso, per il
76 Erogazione dell’aiuto alla formazione con un finanziamento pubblico complessivo in tale settore di
200.000 euro.
77 Il piano formativo settoriale concordato è un accordo sottoscritto tra i partecipanti di almeno una delle
Organizzazioni di Rappresentanza Nazionali di settore delle imprese cooperative e di tutte le sigle sindacali nazionali (Cgil, Cisl; Uil) costituenti Fon.Coop per il settore di interesse. La mancanza di ciò avrebbe reso il piano non ammissibile.
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progetto di Itinera e Obiettivo Lavoro Formazione, si trattava della delega (con la possibilità di modifica in itinere delle attività assegnateli o cambiamento dei soggetti stessi) per la collaborazione con la Scuola Nazionale Servizi (vedi pag. 95 ). Dopo aver compilato in maniera accurata il formulario, le società hanno dovuto validare il piano cliccando l’apposito tasto “valida piano”. Il sistema informativo a seguito dell’esito positivo della validazione ha proceduto con l’assegnazione del numero di protocollo così da attestare l’avvenuta acquisizione da parte del sistema. Dopo la validazione del piano esso non è più stato possibile modificarlo.
3.3.4 Ammissibilità e valutazione del piano
Già descritte le specifiche della procedura di ammissibilità e valutazione del piano nel paragrafo precedente (vedi pag. 91), il piano ha superato entrambe le fasi rientrando nella graduatoria della lista su base settoriale pubblicata da Fon.coop il 10/12/15 presso il sito ufficiale. I piani erano ritenuti finanziabili laddove avessero superato il punteggio minimo di 65/100, infatti il piano PPS-UP è rientrato nel finanziamento ottenendo un punteggio di 65 punti e un contributo approvato pari a 496.744,36 euro.
In seguito all’approvazione del piano, la convenzione per inizio attività sottoscritta nel gennaio 2016, con efficacia dal momento della controfirma da parte del legale rappresentante di Fon.coop, accertava il contributo massimo per la realizzazione del piano formativo pari a 496.744,36 euro sulla base dei costi presentati nel preventivo del piano approvato, mentre, un importo effettivo, dunque, determinato (come il regolamento prevede) a consuntivo, a seguito del rendiconto finale delle spese sostenute e della certificazione rilasciata da un revisore dei conti nominato dallo stesso soggetto attuatore. La Convenzione definiva, ancora, la durata delle attività, l’obbligo di aggiornamento delle informazioni per garantire il monitoraggio in itinere del piano, l’obbligo di conservazione della documentazione inerente al piano per i 5 anni successivi alla chiusura delle attività per controlli successivi. Firmata la convenzione il piano ha potuto ritenersi avviato.
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3.3.5 Avvio del progetto formativo
L’erogazione delle attività del progetto formativo PPS-UP ha avuto inizio in data 15 gennaio 2016.
L’avvio del piano è stato formalizzato con l’inserimento on-line dell’elenco delle singole attività formative da erogare, con informazioni riguardanti la descrizione generale, se attività previste per obbligo di legge, definizione del numero delle edizioni e dei moduli previsti. La descrizione delle attività e dei relativi moduli ed edizioni sono informazioni con possibilità di variazione in itinere, essendo modifiche che possono essere effettuate direttamente su Gifcoop senza essere soggette ad autorizzazione del Fondo.
Le modalità formative utilizzate per la realizzazione dei corsi sono avvenute con: lezioni frontali finalizzate al trasferimento di competenze, studio di casi e problem solving e formazione a distanza. La ricerca dei docenti è stata avviata on-line (ad esempio tramite Linkedin), o ricercando docenti già presenti nel data-base interno all’azienda in quanto già avvenute collaborazioni passate, oppure tramite la delega conferita a Scuola Nazionale Servizi incaricata di fornire propri docenti.
Vedremo però in sede di fase finale come non tutte le attività siano state rendicontate per la mancanza nel rispetto di alcuni criteri.
Sotto un breve riepilogo con le informazioni del progetto:
Ente gestore e partner: Itinera servizi alle imprese S.r.l. e Obiettivo lavoro Formazione S.r.l.
Data inizio 15/01/16 Data Fine 15/07/17 Denominazione progetto:PPSUP-
Procurement & Providing service skills upgrade
Codice Piano I14S25-2015- 0001645
Beneficiari della formazione:
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MANUTENCOOP; COOPLAT; SOCIETA' SERVIZI SOCIO CULTURALI Soc. Coop. ONLUS; B & B SERVICE; ARCHIMEDE; NETTUNO MULTISERVIZI; BLUE COOP; CICLAT
Formazione erogata da Obiettivo Lavoro Formazione: CIR FOOD; Progetto 2000 Società Cooperativa Sociale; MULTISERVICE; RSA SERVICE Società Cooperativa O.N.L.U.S.; LOG IT RIMINI - TARGET SINERGIE – FORMULA SERVIZI; Cooperativa Vicentina Leone S.C.AR.L.; CAPODARCO SOCIETA' COOPERATIVA SOCIALE INTEGRATA;
Avviso di riferimento: Avviso 25 del Delibera 24/11/14 Scadenza erogazione formazione 15/7/17 Proroga: 31/10/17 Scadenza presentazione rendiconto Entro 18 mesi dall'avvio
attività
La scadenza della fine attività era stata fissata per luglio 2015, ma di fronte alle numerose richieste provenienti dalle aziende partecipanti, il fondo in piena autonomia ha deciso di prorogare la fine al 31/10/17. Il Fondo ha pubblicato il 15 maggio 2017 sul sito ufficiale la comunicazione della data della proroga e la data della scadenza massima di rendicontazione fissata al 31/12/17.
3.3.6 Monitoraggio e valutazione del percorso formativo
La fase di monitoraggio del percorso formativo si intende non solo finale ma anche in itinere; essa è stata articolata in varie fasi in quanto finalizzata per l’azienda a diversi obiettivi, quali: l’acquisizione di dati qualitativi riguardanti il processo formativo, la valutazione dell’attività formativa, la somministrazione di questionari di soddisfazione ai partecipanti e l’elaborazione di un report riguardo il riscontro organizzativo del piano formativo realizzato. Come in tutti i progetti messi in atto, Itinera si è avvalsa dello strumento monitoraggio per la verifica continua che gli obiettivi delineati venissero rispettati, per valutare e controllare l’andamento operativo in tutto il percorso formativo
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progettuale e, di conseguenza, un controllo che ha permesso, come sempre, di correggere le attività in opera.
Ciò che è stato preso di riferimento riguarda tali indicatori:
- Il tasso di presenza/ assenza degli allievi
- Il livello di gradimento degli allievi
- Il livello di apprendimento delle competenze - Il rispetto dei tempi di programmazione svolta - Il controllo economico/finanziario
L’impostazione del processo di monitoraggio nella maniera descritta ha avuto lo scopo di non valutare solamente la performance didattica ottenuta dai partecipanti, ma anche l’attività dei docenti, la soddisfazione degli allievi e la funzionalità stessa della società in termini di qualità dei servizi erogati. Il sistema di monitoraggio costituisce dunque l’indispensabile supporto al processo di valutazione e viceversa, la presenza del sistema di monitoraggio senza un efficace processo di valutazione tale da consentire di migliorare l’efficacia del processo formativo è praticamente inutile.
Durante l’attività formativa è stato raccolto e valutato il livello di apprendimento dei partecipanti raggiunto attraverso lo svolgimento di test di verifica realizzati dai docenti a conclusione del corso. Per questa modalità di valutazione sia a livello qualitativo che quantitativo, gli indicatori di riferimento sono stati, otre alla percentuale di presenza degli allievi, il tasso di superamento dei test, il numero di coloro che hanno completato l’intero percorso formativo e anche il numero dei partecipanti che hanno conseguito l’attestazione di fine corso se prevista.
Il monitoraggio dell’attività dei docenti è consistita nel far compilare ad ogni allievo un questionario di valutazione sul singolo docente che rileva il grado di comprensione delle lezioni tenute, la capacità del docente di raccogliere i vari feedback e di saper, pertanto, adattare i contenuti e lo svolgimento didattico alle esigenze dell’aula. Ancora, il questionario ha permesso di valutare la qualità e quantità del materiale didattico fornito
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in aula, delle esercitazioni svolte, ma anche di comprendere il rapporto dei docenti con l’aula.
I livelli di soddisfazione dei partecipanti sono stati monitorati periodicamente durante il percorso formativo somministrando dei questionari di gradimento. Di seguito il fac simile del questionario proposto ai partecipanti:
TITOLO CORSO: Data:
NOME (facoltativo):
Giudizio da 0 a 3 (Legenda: 0 molto negativo, 1 negativo, 2 positivo, 3 molto positivo)
1. Miglioramento delle conoscenze tecniche