Progettare la formazione in azienda: le fasi del processo formativo Uno tra gli aspetti fondamentali della formazione riguarda la scomposizione dell’attività

professionale in fasi principali:

1) La prima tappa è rappresentata dall’analisi dei bisogni formativi definendo quello che l’azione formativa si prefigge in termini di risultati da raggiungere. 2) La seconda tappa riguarda la fase di progettazione dell’intervento formativo,

prefigurando il modello di intervento che più si adatta a tradurre in termini di risultati le esigenze emerse nella prima fase di analisi dei bisogni.

3) La terza tappa consiste nell’erogazione di ciò che è stato progettato attuandolo nella pratica, senza mai perdere di vista gli obiettivi come fulcro primario. 4) Infine, la quarta tappa è rappresentata dalla verifica e valutazione dei risultati di

apprendimento.

In sintesi le tappe fondamentali potrebbero essere così riassunte:

Figura 4: Il ciclo della formazione

ANALISI DEI BISOGNI

VALUTAZIONE PROGETTAZIONE

EROGAZIONE

Fonte: Boldizzioni, 2003, pag. 196

2.4.1 I bisogni aziendali

L’azienda è un organismo sociale, pertanto interagisce con l’esterno, scambia prodotti e servizi, organizza le proprie risorse con lo scopo di ottimizzare gli scambi che avvengono con il mercato. In situazioni di emergenza o quando il sistema informativo

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interno non è completamente sviluppato, l’azienda ha la necessità di ricorrere all’aiuto di esperti esterni per la formulazione di un’analisi dei propri bisogni. Ovviamente non è possibile procedere verso una corretta analisi dei bisogni se non tramite il coinvolgimento di tutte le variabili che influiscono nel processo aziendale e il coinvolgimento dei vari soggetti che vi intervengono. Se l’analisi dei bisogni aziendali è svolta da un esperto di formazione (analista dei bisogni aziendali), egli deve cercare di reperire informazioni dai soggetti partecipanti del processo. Infatti, vista l’esigenza da parte di una determinata organizzazione di realizzazione di un progetto di formazione, non può l’analista tenere una preparazione prettamente di consulente di formazione poiché andrebbe a leggere la richiesta limitandosi solo sotto l’ottica formativa, offrendo formazione. Di solito la domanda prevede una risposta più complessa richiedendo interventi integrati poiché è il sistema stesso che spesso deve apprendere e di conseguenza cambiare. Deve pertanto l’analista avviare dei processi di cambiamento correlati, coinvolgendo tutte le varie componenti aziendali.

2.4.2 1° fase: L’analisi dei fabbisogni formativi

L’analisi dei bisogni all’interno del processo formativo è il primo passo da compiere; si parte così, analizzando i bisogni su diversi livelli. Essa è il punto di partenza che precede il susseguirsi di fasi per arrivare poi alla fase finale del processo con la valutazione dei risultati. Non c’è però mai un vero inizio e una vera fine del processo (figura 4); infatti, essendo un processo esso si comporta in maniera ciclica, tant’è che l’ultima fase è direttamente legata alla prima, in quanto la valutazione dei risultati costituisce l’essenziale feed-back per orientare la successiva fase di analisi dei bisogni. I due differenti livelli di analisi sono: i bisogni dell’azienda committente (Quali sono le conoscenze e le capacità che l’azienda organizzatrice del corso vuole raggiungere? Quali conoscenze e capacità dovrebbe ottenere chi frequenta il corso? Quali conoscenze e capacità possiede chi è interessato al corso?) e dall’altra parte un’analisi dei bisogni avvertiti dai singoli individui (utenti della formazione) data dalle carenze di conoscenze che creano difficoltà nello svolgimento dell’attività lavorativa quotidiana (analisi dell’attività, analisi degli eventi critici, analisi del sistema di attese). Prendendo in esame i bisogni dei singoli individui si mantiene alta la motivazione di formazione in ognuno, poiché essi si sentono coinvolti essendo presi in considerazione e partecipi

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come parti attive nella possibilità di crescita aziendale (abbiamo già parlato di formazione come mezzo per il successo aziendale). L’azienda e il singolo individuo guardano lo strumento di formazione come mezzo per lo sviluppo dell’organizzazione per colmare le carenze individuali, perciò, l’analisi posta inizialmente tra ciò che l’azienda vuole ottenere e ciò che le risorse possiedono in termini di capacità e conoscenze(sapere, saper fare, saper essere), crea la fase di confronto tra le due situazioni che si riassume nella formulazione di un Gap; obiettivo formativo, quindi, è quello di ridurre nel maggior modo possibile il gap rilevato: è il bisogno formativo da dover soddisfare per ambedue le parti. Se il bisogno ha come scopo di ridurre il gap, si parla di risultati di formazione in termini di cambiamento. Alla domanda su cos’è un bisogno è possibile rispondere così: sussistono bisogni di formazione ogni qualvolta gli obiettivi sono formativi, o meglio, quando i bisogni da soddisfare sono di natura formativa. A livello aziendale un altro punto iniziale per la definizione degli obiettivi è quello di procedere alla valutazione dei costi/benefici, proseguendo maggiormente verso la direzione di redigere un piano di obiettivi legato alla reddittività aziendale. Un ultimo stadio è condotto a livello delle posizioni, definito nel rapporto tra individuo e posizione occupata e quindi dalle attese insoddisfatte legate al sistema di posizioni a cui il soggetto appartiene (il fabbisogno di formazione non è un dato assoluto ma relativo alla mansione svolta in quel momento). Anche questo fornisce informazioni utili sulle quali il formatore costruisce la sua attività formativa poiché spesso il formatore tende a privilegiare i problemi del singolo individuo causando possibili conflitti tra individuo stesso ed organizzazione committente. I livelli sono tre ma la risposta formativa è unica, per cui il formatore deve riuscire ad integrare al meglio i tre livelli di analisi dei bisogni affinché si possa raggiungere un soddisfacente risultato per gli attori coinvolti nel processo, un risultato che si traduce nella fase successiva in termini di obiettivi del processo formativo. La raccolta di informazioni a livello di individuo e di posizione può avvenire utilizzando ad esempio: questionari, interviste e job description50; a livello

50 _{La Job Description è la descrizione di una posizione lavorativa presente in azienda o nell’ente.}

I parametri considerati nella Job Description sono: Il nome della posizione, lo scopo della posizione, posizionamento gerarchico della posizione, mansioni e quindi attività e compiti principali svolti nella posizione, caratteristiche necessarie per svolgere le mansioni indicate. Altri indicatori: settore aziendali di riferimento, sede della posizione collegata, numero soggetti destinati in questa posizione, possibilità di

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organizzativo l’analisi risulta più specifica e, quindi, in questo caso è necessario l’intervento di esperti di organizzazione o di altre funzioni aziendali. L’ osservazione diretta è anch’essa un metodo ma di complessità notevole in quanto presenta difficoltà legate ad una specifica preparazione di chi conduce l’analisi, ma difficoltà anche tecnica nel doversi muovere all’interno dell’organizzazione, soprattutto se la ricerca deve procedere all’insaputa dei soggetti. Per non parlare dei condizionamenti soggettivi nei quali la ricerca può imbattersi; ancora maggiori se il livello di analisi è di tipo organizzativo, poiché, oltre alla soggettività del formatore, sono presenti coinvolgimenti soggettivi dell’intera organizzazione.

Lo scopo dell’analisi è quello di rilevare gli obiettivi da dover raggiungere, ma per capire se e come tali obiettivi possano essere raggiunti, le informazioni trasmesse in seguito alla fase di analisi espliciteranno al committente tre categorie di elementi: - I fattori organizzativi che influiscono sul problema per accertarsi dell’effettiva utilità di intervento in ambito formativo. In questo caso tali informazioni consentono di ridefinire in termini più realistici gli obiettivi che il committente può aspettarsi dall’intervento formativo, o addirittura una rilevazione da parte del formatore di aspettative del committente che non riguardano affatto problemi di tipo formativo. - Le conoscenze e le capacità possedute dai futuri partecipanti a confronto con il modello ideale. In questo caso gli obiettivi generali vengono tradotti in veri e propri obiettivi didattici con lo scopo, per cui, di chiarire meglio gli scopi dell’intervento da realizzare.

- I fattori sociali e psicologici (individuali o di gruppo) di cui tener conto perché potrebbero influenzare il successo della formazione; questi fattori sono indispensabili in fase di progettazione per la scelta di percorsi didattici, metodi, tempi, docenti ecc., maggiormente adeguati alla buon riuscita del progetto.

L’analisi dei bisogni si conclude con una proposta formativa.

carriera, attrezzature necessarie, rischi di mansione, visite mediche collegate, orario di lavoro, abbigliamento specifiche, livelli di prestazioni desiderati.

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2.4.3 2° fase: La progettazione dell’intervento formativo

Una volta individuati i fabbisogni formativi si passa all’elaborazione di un piano formativo. L’obiettivo è di arrivare all’erogazione del corso con continue verifiche durante tutta la fase, in modo da poter apportare le opportune modifiche al progetto qualora ci fosse necessità. Verifiche e modifiche perché è compito primario del formatore arrivare a realizzare un corso coerente con i bisogni rilevati nella prima fase. Punto fondamentale da cui partire in quanto condiziona in maniera decisiva tutto il percorso di coerenza del processo formativo, è la scelta degli obiettivi: sono infatti quest’ultimi che collegano l’analisi dei bisogni alla progettazione dell’intervento e alla valutazione dei risultati. Le altre variabili fondamentali che intervengono in questa fase, in seguito alla scelta e all’ esplicitazione degli obiettivi, che ne definiscono il piano formativo, sono: la scelta dei partecipanti valutandone le relative caratteristiche, i contenuti dei corsi e i metodi didattici fortemente correlati alla tipologia di formazione da realizzare. Non solo, oltre ai contenuti si devono definire la durata dei corsi, i tempi e gli orari, il materiale di supporto da consegnare, i budget di spesa, i docenti da utilizzare seguendo una linea qualitativa. La scelta da porsi, valutando questo ultimo aspetto, è in riferimento all’erogazione della formazione all’interno dell’azienda o servendosi di competenze provenienti dall’esterno51 _{(agenzie formative, società di consulenza,}

istituzioni che organizzano formazione ecc.). Entrambe le forme possiedono benefici e problematicità; nel caso in cui la scelta ricade sulla formazione interna, sicuramente la coerenza con le effettive esigenze aziendali ha una probabilità più alta che venga garantita, ma il limite potrebbe essere quello di non avere le giuste capacità che consentano di organizzare un corso internamente. Per la scelta esterna il vantaggio sussiste dal fatto che le varie realtà esterne lavorano in maniera specifica nell’ambito di riferimento, perciò detengono tutte le capacità per erogare formazione, dall’altra parte però può emergere il rischio che il corso possa non essere coerente con i bisogni richiesti, pertanto l’azienda deve necessariamente interagire con la realtà esterna per far comprendere al meglio i propri effettivi bisogni. È importante che gli obiettivi siano ben chiari in modo da essere comprensibili per i partecipanti e da permettere all’azienda di verificarne il raggiungimento.

51 _{Approfondimento Cap. 1 par. 1.4.2}

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Ma, definiti gli obiettivi, prima di fissare in maniera definita le varie caratteristiche del corso da erogare e il metodo formativo da utilizzare, si passa, sempre all’interno della fase di progettazione, all’analisi di fattibilità (fase di valutazione ex-ante). Sulla base del piano formativo ideato con l’indicazione di un budget (possesso di risorse economiche/finanziarie e delle risorse materiali, come ad esempio la disponibilità delle aule, la disponibilità di adeguati docenti, ecc.) a disposizione per ogni corso da realizzare, viene verificato se tutto ciò può essere fattibile, se l’azienda detiene tali risorse per passare all’effettiva erogazione del corso. La necessità di effettuare uno studio di fattibilità nasce dal fatto che, nel momento in cui viene individuato un possibile progetto, la presenza di complessità dell’intervento, di incertezza sui requisiti, la presenza di possibili alternative, richiedono un approfondimento sul progetto prima che possa esserne avviata la realizzazione. L’obiettivo di uno studio di fattibilità non è quindi quello di individuare potenziali progetti, ma quello di dare concretezza a un progetto già identificato, fornendo tutti gli elementi per la sua realizzazione.

Finora abbiamo fatto riferimento a tutto ciò che è inerente internamente all’azienda, ma tutte le componenti aziendali devono poter essere valutate in sede di analisi e nel successivo step di progettazione, quindi, oltre ad esse, è rilevante osservare e analizzare anche le variabili strutturali esterne che caratterizzano ciascuna azienda. Quindi riepilogando, con l’aggiunta di questo ultimo tassello, la progettazione di un intervento formativo dovrà considerare:

- il sistema aziendale (strategico e organizzativo) - le variabili strutturali esterne

- le variabili culturali interne.

Tra le variabili esterne strutturali da considerare troviamo: 1) le condizioni strategiche52 2) i fattori critici caratteristici del settore di appartenenza53 3) la fase di evoluzione del settore.54

52 _{Troviamo esserci: la struttura della domanda e dell’offerta di mercato: il trend qualitativo e}

quantitativo, l’omogeneità o la disomogeneità, la variazione nel tempo, e ancora, per l’offerta, il livello di competizione, la nazionalità o internazionalità della concorrenza, ecc.; lo stato della tecnologia nel

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2.4.4 3° fase: L’erogazione della formazione

La terza fase ha come contenuto la concretizzazione pratica di un piano formativo tramite la realizzazione degli interventi formativi. Importante è la fase costante di monitoraggio delle attività al fine di valutare l’efficacia verso la realizzazione degli obiettivi (che sono lo scopo primario ed essenziale a cui dover sempre fare riferimento senza mai perderli di vista), altrimenti opportuno sarebbe metterle in discussione per evitare che arrivino ad essere inadeguate o addirittura controproducenti per lo scopo da realizzare.

2.4.4.1 La scelta del metodo formativo

Le possibilità di scelta del metodo formativo nella realizzazione di un corso possono ricadere in:

- Formazione in aula tramite assorbimento di ciò che viene detto dal docente. In questa metodologia la qualità e capacità del formatore/docente incide sull’efficacia di assorbimento ed incide altresì sulla disponibilità ad apprendere da parte del singolo partecipante tramite un mix di motivazione, interesse, consapevolezza dell’importanza della formazione. Alcuni esempi: lezione, esercitazione pratica, giochi, video, film, musica, slide, ecc.

- La formazione basata sull’apprendimento attivo (svolte generalmente fuori dall’aula) tramite la simulazione di situazioni pratiche e reali e simulazione di problemi con rispettive soluzioni da mettere in pratica da parte dei partecipanti. Aiutano soprattutto ad incentivare lo spirito di appartenenza, il gioco di squadra,

settore, riguardo il grado di sviluppo legato al prodotto e al processo; la struttura del conto economico nel settore per quanto riguarda gli investimenti e i costi fissi incidenti; La presenza di vincoli socio- istituzionali del settore, la natura e le relative conseguenze.

53 _{Parliamo di fattori critici strutturali stabili di successo che danno indicazioni in quale area di}

competenza o capacità interna è ideale disporre di condizioni di eccellenza professionale.

54 _{Ogni settore è poi caratterizzato anche da fattori critici strutturali ma variabili nel tempo. Sono fattori}

che possono modificarsi nel tempo in seguito alla fase evolutiva del settore. E’ importante che ogni azienda conosca la fase evolutiva del settore in cui opera, poiché ogni fase rappresenta la possibilità per l’azienda di sfruttare e acquisire i vantaggi competitivi.

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il lavoro in team, ecc. Esempi: teatro, sport, trekking, cucina creativa, yoga, ecc. Ovviamente tutte queste situazioni vissute realmente devono poter essere utili affinché siano applicabili nella vita lavorativa quotidiana.

- Formazione di tipo interattivo o multimediale. L’ e- Learning è la tecnica utilizzata per trasmettere strumenti didattici tramite l’utilizzo di reti informatiche, in primis Internet. Essa ha cambiato totalmente il modo in cui si fa formazione degli adulti in contesti organizzativi. La presenza di un tutor online assolve la funzione di assistenza e osservatore. Assistente perché è disponibile nell’offrire tutte le informazioni alle domande che gli provengono da coloro che sono interessati al servizio; nel ruolo di osservatore, invece, pur essendo non vicini fisicamente, il tutor fa sentire la sua presenza all’autodidatta, il quale viene seguito passo dopo passo nel suo percorso di apprendimento. Il tutor è sempre pronto ad intervenire qualora ci fosse necessità; è evidente che la figura del tutor e la sua presenza assicura una forma di grande garanzia. Il partecipante può avere un’ampia gamma di risorse per il raggiungimento degli obiettivi, di cui tra i più comuni: testi scritti, immagini, testi parlati, filmati, lezioni a distanza asincrona55, lezioni a distanza sincrona56, lezioni ed esercizi interattivi, simulazioni, glossari, studi di casi57. In casi di e- Learning le figure coinvolte, oltre al tutor e al docente, sono: il progettista della struttura didattico- formativa che progetta appositi strumenti didattici; l’esperto di contenuti che fornisce i

55 _{La lezione a distanza asincrona prevede tutte le caratteristiche di un filmato, con la differenza che}

sussiste un rapporto diretto a distanza tra docente e allievo, tant’è che il partecipante può alla fine della lezione intervenirvi con commenti e domande.

56 _{Per la lezione a distanza sincrona invece, c’è la presenza simultanea on-line tra docente ed allievi, come}

se rappresentasse una vera e propria lezione in classe, con la differenza che il luogo fisico reale non sussiste ma il luogo di interazione è virtuale.

57 _{L’importanza di questa tecnica come forma di apprendimento stimola la creatività. Lo strumento si}

basa illustrando inizialmente in maniera generale il caso per poi arrivare all’illustrazione dei dettagli più rilevanti. Dopo la fase narrativa subentra la fase analitica (con effettiva e vera valenza didattica) dove il partecipante si ritrova a dover affrontare il caso in vari step: prima analizzando il contesto iniziale, passare poi alla soluzione proposta, infine arrivare alla conoscenza delle conseguenze della soluzione. Il caso presentato con le soluzioni proposte, stimola il partecipante nella ricerca di sempre nuove soluzioni; si attiva perciò un processo di apprendimento creativo.

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materiali relativi agli argomenti del corso; l’amministratore di sistema che è la figura tecnologica che dà sostegno a tutti i vari partecipanti, non ha contatti diretti con loro, ma garantisce il buon funzionamento del server, la conservazione e l’aggiornamento dei dati, l’accesso e l’utilizzo delle interfacce; la figura del direttore responsabile, colui che ha approvato sin dall’inizio gli obiettivi del corso, i contenuti e gli strumenti; infine la figura dello sponsor, cioè colui che ha procurato i fondi, garantisce il buon esito dell’attività e la difende da eventuali e possibili attacchi. La forma multimediale, al contrario, è pura attività di auto-apprendimento.

2.4.4.2 La perdita del rapporto diretto con le persone

Laddove la scelta del metodo formativo da utilizzare ricadesse nei confronti di una formazione interattiva o multimediale, essa presenta una perdita di rapporto tra le persone. Anche se lo strumento dell’e-learning prevede un’interazione con altre persone, essa avviene tuttavia a distanza. L’immagine è di una persona sola davanti al computer, concentrato con l’obiettivo di apprendere. Si perde completamente l’aspetto della socializzazione, caratteristica umana essenziale. Tra i punti negativi del rapporto interattivo o della mancanza completa di un rapporto, lo colleghiamo proprio a questo ultimo aspetto. Dall’altra parte la risposta a tale critica prevede che l’apprendimento non sia solo un fatto sociale, riuscendo pertanto ad apprendere anche da soli. Un altro punto critico mosso su tali servizi, è che essi possano provocare una forma di dipendenza nei confronti della tecnologia. Importante è però capire bene quali sono i punti a favore laddove si erogasse un buon ed efficace e-learning, dandone il giusto valore, in quanto è possibile servirsi di questo per i vantaggi che preserva. Utile perché isola l’attenzione, non la persona; arricchisce le conoscenza, non riduce le relazioni. E’ una tipologia di formazione meno costosa che prevede però la possibilità di una maggiore personalizzazione rispetto ai bisogni specifici del singolo partecipante: motivo per cui è in costante crescita all’interno delle organizzazioni.

2.4.4.3 Vantaggi e svantaggi dell’e-learning

Abbiamo già fatto un piccolo accenno, ma dettagliatamente vediamoli, elencando tra i vantaggi:

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- I costi: possibilità di formare un numero maggiore di persone. Il vantaggio sul costo sostenuto si presenta collegato a tale aspetto, perché più elevato è il numero di persone, minore sarà il costo di formazione che andrà ad incidere sul singolo soggetto.

- La personalizzazione: basata sulla possibilità di modulare i contenuti in base all’esigenze del singolo partecipante, decidendo anche le tempistiche di ricezione legate ai proprio ritmi di apprendimento.

- La valutazione: la possibilità di un monitoraggio continuo dei percorsi formativi e dei relativi risultati raggiunti.

Tra gli svantaggi:

- Gli investimenti: si riducono sì i costi di impianto non essendoci più un luogo fisico bensì virtuale, ma i costi dovranno comunque essere sostenuti per la gestione e la manutenzione.

- Rapporto docente/allievo58

- La formazione come evento sociale perde questo fattore nel passaggio dal luogo