Gli operatori privati, le unità di progetto, i consorzi, i club di prodotto e le imprese che assistono alla presentazione di un progetto di co-marketing sono ancora più motivati ad aderirvi se questa avviene in modo dinamico e coinvolgente.
Un partnership-workshop è finalizzato a raggiungere questi risultati, ovvero a creare ancora più interesse, fiducia e consenso nell’iniziativa da parte degli operatori che possono essere interessati ad aderirvi.
La tabella 3.5.h. presenta alcune delle regole basilari, le quali creano nel loro insieme le premesse per un incontro capace di creare un feeling forte.
– 131 – Tavola 3.5.h. Partnership-workshop
In generale Attività preparatorie
a. Lavorare in
segreteria preparare un invito autorevole e accattivante
segnalare agli invitati il luogo, l’ora di inizio, la durata e l’ordine del giorno dell’incontro entro minimo 30 giorni dall’incontro stesso
sincerarsi che le persone abbiano ricevuto l’invito e caldeggiare la loro partecipazione entro 7 giorni dalla data dell’incontro
b. Decidere cose piccole, ma
importanti
suddividere gli interventi tra sfera tecnica e politica
affidare il coordinamento dell’incontro tecnico ad un responsabile di destinazione (marketing/management), ad un tecnico o ad una persona in grado di godere della fiducia degli imprenditori e degli amministratori locali, meglio se non di tipo politico
affidare a qualcuno il compito di prendere nota degli interventi e delle domande in sala e di assistere il coordinatore dell’incontro se necessario c. Preparare
l’intervento verificare luminosità e profondità della sala per tarare la dimensione minima del carattere all’interno delle diverse diapositive
provare le tecnologie audio-video e telematiche ed i relativi supporti nella stessa configurazione rispetto a quella utilizzata
adattare i contenuti delle diapositive in base alle prime domande raccolte in modo informale
preparare il comunicato stampa pre e decidere chi lo invia e quando; d. Chiarire le regole di ingaggio dell’incontro e degli interventi
accordarsi con il moderatore-coordinatore dell’incontro affinché:
i tempi di intervento di ciascuno e l’ordine in cui vengono richieste le domande siano rispettati
le persone abbiano la possibilità di esprimersi anche su eventuali punti controversi o frustrazioni che possano emergere
si verifichi se le risposte sono stata esaustive o meno per colui/coloro i quali hanno posto la domanda e, in caso negativo, si colga
l'opportunità per approfondire la conoscenza dei possibili interessati e delle loro motivazioni a margine dell’incontro
I promotori i quali stabiliscono le regole d’ingaggio degli interventi personali con maggiore anticipo rispetto alla data di svolgimento del’incontro, prevengono il rischio di contestazioni e possono arrivare più concentrati alla data fissata. Altre buone prassi generali riguardano lo svolgimento dell’incontro. La tabella 3.5.i. presenta gli accorgimenti che riguardano questa fase.
La capacità delle persone di comunicare in modo efficace è essenziale per la buona riuscita dell’incontro. La regola generale della comunicazione che si consiglia di utilizzare nel corso degli incontri di presentazione dei progetti di co-marketing è una sola: semplicità.
– 132 – Tavola 3.5.i. Partnership-workshop
In generale Attività di buon coordinamento dei lavori
a. Preparazione della
sala e del personale arrivare con circa un ora di anticipo rispetto all’inizio previsto
verificare segnaletica interna, disposizione fisica dei posti a sedere rispetto allo schermo, impianto audio, compatibilità tecnologica, connessioni internet, ecc.
familiarizzare con il personale di servizio in sala
avviare la copertina di introduzione all’incontro e relativo sottofondo musicale
b. Accreditamento dare istruzioni agli attendenti in sala perché questi:
migliorino gli aspetti deboli dell’ultimo minuto
consegnino e spieghino il contenuto delle cartelline
informino gli accreditati di qualsiasi notizia dell’ultimo minuto per loro utile (es.: il meeting comincerà con X minuti in ritardo, gli eventuali media presenti, ecc.
restino disponibili ad accreditare i ritardatari e spieghino loro il punto del programma a cui si è arrivati rispetto all'agenda
suggeriscano ai ritardatari di non entrare subito in sala se questo può arrecare disturbo, ma di aspettare il punto successivo dell'agenda oppure di aspettare altri ritardatari per evitare di disturbare le persone già presenti e per abituarli ad arrivare in orario (questo dovrà essere assolutamente fatto se la presentazione avviene in un locale oscurato o se il locale disponibile per la riunione è molto piccolo)
trasmettano al coordinatore le eventuali ‘richieste anomale’ e rispondano al richiedente in tempo reale
raccolgano (scrivano) gli eventuali suggerimenti delle persone utili a fare si che le riunioni successive diventino sempre più piacevoli e produttive
c. Accoglienza i promotori dell’iniziativa a propria volta:
non delegano il benvenuto al personale di sala (anche se di bella presenza)
non danno il benvenuto alle persone a distanza, ma le accolgono al loro arrivo una-alla-volta dopo che queste si sono accreditate. Si dà in questo modo il benvenuto ufficiale e si esprime amicizia ed attenzione al singolo al di fuori degli schemi Le persone in sala percepiscono, attraverso la sintesi e l’attenzione al contenuto di ciò che viene detto lo sforzo profuso dagli organizzatori al fine di rendere il workshop il più produttivo possibile. La tavola 3.5.j. riguarda la settimana successiva alla data di svolgimento dell’incontro, ossia la verifica ‘a valle’ dei risultati ottenuti.
– 133 – Tavola 3.5.j. Partnership-workshop
In generale Attività di riscontro
a. Lavoro a tavolino preparare e inviare il comunicato stampa post-incontro
pensare ai punti che hanno richiesto l’intervento del coordinatore e alle interruzioni degli interventi
pensare alle risposte giudicate eventualmente non esaustive
decidere quali correttivi apportare al progetto b. Feedback agli
intervenuti preparare un resoconto finale contenente commenti positivi e negativi trascritti in modo fedele (letterale)
inviare il verbale a chi è intervenuto e anche agli invitati assenti all’incontro
inserire la verifica dei correttivi apportati al progetto tra i punti all’ordine del giorno dell’incontro immdiatamente successivo c. Adattamenti al
progetto: analizzare i verbali relativi alle riunioni precedenti, i temi affrontati, gli interventi, le risposte date dagli organizzatori degli incontri, ecc.
capire, tra le righe ciò che è realmente imputabile al progetto e ciò che è relativo alla situazione locale
capire quali sono le organizzazioni in grado di aiutarci a superare i problemi più resistenti e consolidare le attività del progetto Ragionare insieme su quanto è successo durante l’incontro è necessario anche per capire quanto è restato ‘fra le righe’, per sentire le parole ‘non dette’ dalle persone intervenute. Familiarizzare con questo schema richiede del tempo, sensibilità e costnza. S tratta tuttavia di investimento importante per coinvolgere le persone, chiarire i dubbi principali e aumentare le possibilità di avviare le attività previste in tempi ristretti.
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Discutere un progetto di co-marketing presentato in modo semplice, ma coinvolgente può portare i partecipanti inviatati ad apprezzare maggiormente i contenuti dell’iniziativa, può favorire una maggiore apertura mentale e può condurre a discutere in modo produttivo sia i ‘pro’ e sia i ‘contro’ della proposta. La probabilità di raccogliere manifestazioni d’interesse in questo modo aumenta. La struttura della presentazione e la lettera d’intenti rappresentano entrambi strumenti essenziali per la raccolta- fondi e quindi per l’attivazione di qualsiasi iniziativa di co-marketing. Si entra in questo modo nella fase
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