74 Controlling Area num 4 Leave blank
Tabella 14 - Attributi della tabella fatture estratta dallo SDW
Il secondo file che viene prodotto al momento dell’estrazione dei dati dal sistema è il cosiddetto Error log che non è altro che una tabella in cui le righe corrispondono all’istanza relativa al campo mancante mentre le colonne sono gli attributi relativi a: origine dell’errore, tipo, identificativo (del fornitore, dell’ordine o della fattura), numero riga d’ordine, nome del campo mancante e un messaggio d’errore. Un esempio del file è illustrato in Figura 76.
143
Figura 76 - Esempio di Error Log dello SDW
A questo punto è necessario individuare quali campi non sono stati compilati al momento dell’inserimento di un nuovo fornitore, della creazione di un nuovo ordine oppure nel momento in cui viene registrata una fattura. Per fare questo è stato effettuato un test di estrazione relativamente al mese di gennaio 2016 in cui sono emersi:
➢ 451 errori in anagrafica fornitori; ➢ 1254 errori negli ordini d’acquisto; ➢ 570 errori delle fatture.
Il report dà una chiara indicazione su quali siano i campi mancanti ma è necessario condurre un’ulteriore analisi per risalire alla causa dell’errore, cioè se si tratta di un errore di inserimento da parte dell’utente o se si tratta di un errore sistematico a seguito di una errata procedura di estrazione. Nella tabella che segue (Tabella 15) è stato fatto un approfondimento sulla corrispondenza dei campi dello SDW con quelli dell’ERP aziendale al fine di individuare con esattezza la radice degli errori.
Content
Part Type No. Line No.
Field
Name Error Message
Supplier Vendor 290100021 0 CAP Mandatory Field does not contain a value. Supplier Vendor 290100990 0 CAP Mandatory Field does not contain a value. Supplier Vendor 290100990 0 Indirizzo Mandatory Field does not contain a value. Supplier Vendor 290100999 0 CAP Mandatory Field does not contain a value. Supplier Vendor 290100999 0 Indirizzo Mandatory Field does not contain a value. Supplier Vendor 290200072 0 CAP Mandatory Field does not contain a value. Supplier Vendor 290200073 0 CAP Mandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608976 30000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608976 0 Incoterms CodeMandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608976 0 Incoterms CodeMandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608978 20000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608983 10000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608983 10000 SCC Mandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608985 10000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608986 10000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Vendor OA1608992 0 Incoterms CodeMandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602498 20000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 60000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 60000 SCC Mandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 90000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 90000 SCC Mandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 110000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 110000 SCC Mandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 150000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 150000 SCC Mandatory Field does not contain a value. Order Invoice AC1602501 200000 Codice categoria articoloMandatory Field does not contain a value.
144
Posizione Nome campo Corrispondenza su NAV Obbligatorio (X)
Provenienza (Fornitore, Articoli, Ordini, Fatture
Registrate, NAV) Automatico (X) Genera Errore (V, O, F)
1 Start tag FIXED X FIXED X
2 Year (start) SPW tool: Start date X Spend Cube Export 3 Month (start) SPW tool: Start date X Spend Cube Export 4 Year (end) SPW tool: End date X Spend Cube Export 5 Month (end) SPW tool: End date X Spend Cube Export 6 Email adress SPW tool: E-mail X Spend Cube Export
7 File creation date X NAV X
8 File creation time X NAV X
9 Sourced system type X NAV X
10 Source system release NAV X
11 SAP only FIXED X
12 SAP only FIXED X
13 SAP only FIXED X
14 SAP only FIXED X
15 Master data FIXED X NAV X
16 Order data FIXED X NAV X
17 Invoice data FIXED X NAV X
18 SCC mapping table FIXED X NAV X
19 Local language code SPW tool: Language X Spend Cube Export
Campi Spend Data Warehouse
HEADER
1 Version of record format FIXED X NAV X
2 Set type FIXED X NAV X
3 Date of master data extraction source system X NAV X
4 Group company number (AMI) FIXED X NAV X
5 Supplier ID Nr X F
6 Name of supplier (part 1) Nome X F V
7 Name of supplier (part 2) X
8 Country Cod. paese X F V
9 ZIP Code CAP/Provincia X F V
10 City Città X F V
11 Street Indirizzo X F V
12 Street n. Indirizzo X F
13 Zip code PO Box X
14 City PO box X
15 PO box n. X
16 Type of tax ID NAV X
17 VAT registration N. NAV
18 Type of tax ID NAV
19 DUNS n. NAV
20 Type of tax ID NAV
21 Nationale commercail registration n. NAV
22 Type of tax ID NAV
23 Other national register n. NAV
24 Group company (AMI) for TK vendor TKA Company code F 25 BPI n.
26 Payement target (net) expected data (days)
27 Payement target for maximal cash discount credit (days) 28 Maximal cash discount rate
29 Terms of delivery Cod. metodo di spedizione X F, O O
30 Industry code VENDOR
145
1 Version of record format FIXED X NAV X
2 Set type FIXED X NAV X
3 Group company number (AMI) FIXED X NAV X
4 Timeframe year Data Ordine X O X
5 Timeframe month Data Ordine X O X
6 Supplier ID Acquistare da - Nr. Fornitore X O, F
7 Creditor ID Pagare a - Nr. Fornitore X O, F
8 Local material category code Codice categoria articolo X A O, F
9 SCC SCC X A O, F
10 Currency code of purchase order X NAV X
11 Value of this position in PO Importo riga IVA eclusa X O, (A)
12 Leading sign of previous field Importo riga IVA eclusa X O, (A) X
13 Currency code EUR FIXED X NAV X
14 Value of this potision in EUR Importo riga IVA eclusa X O X 15 Leading sign of previous field Importo riga IVA eclusa X O X
16 Incoterms from PO Cod. metodo di spedizione X F O
17 Minimum n. of days for net payement NAV X
18 Average n. of days for net payement NAV X
19 Maximum n. of days for net payement NAV X
20 Minimal cash discount NAV X
21 Average cash discount NAV X
22 Maximum cash discount NAV X
23 Number of items in position FIXED X O X
24 Number of items by electronic catalogue X NAV X
25 Item quantity Quantità X O
26 Unit of measure Unità di misura X O
27 Currency code invoice NAV X
28 Value of invoice in local currency NAV X
29 Leading sign of previous field NAV X
30 Currency code in EUR NAV X
31 Value of invoice in EUR NAV X
32 Leading sign of previous field NAV X
33 Currency code of order without invoices NAV X
34 Value of order without invoices in local currency NAV X
35 Leading sign of previous field NAV X
36 Currency code in EUR NAV X
37 Value of order without invoicesin EUR NAV X
38 Leading sign of previous field NAV X
39 Part ID Nr. (Articolo) O, A
40 Material description Ignota NAV
41 Unique order ID Nr. (Ordine) X O X
42 Order item number Nr. Riga (Ordine) X O X
43 Order creation date Data Documento X O
44 Last change of order Data di Registrazione X O
45 Purchasin organization ID FIXED NAV
46 GC code FIXED NAV X
47 Frame agreement ID FIXED NAV
48 Buyer function ID FIXED NAV
49 Payement terms ID 50 Short-term payement 51 Mid-term payement 52 Long-term payement 53 Short-term discount 54 Mid-term discount 55 Side ID
56 Target delivery date Ignota O
57 Part name from supplier 58 Source country of supplier
59 SCC version FIXED X NAV X
60 Scheduling line number FIXED X NAV X
146
Tabella 15 - Tabella di corrispondenza campi tra SDW e l’ERP aziendale
1 Version of record format FIXED X NAV X
2 Set type FIXED X NAV X
3 Group company number (AMI) FIXED X NAV X
4 Timeframe year Data di registrazione (Fattura) X FR X 5 Timeframe month Data di registrazione (Fattura) X FR X 6 Creditor ID Pagare a - Nr. Fornitore X FR
7 Supplier ID Pagare a - Nr. Fornitore X FR 8 Related account number of G/L Registri C/G X FR 9 Description of the G/L account X FR
10 Local material category code Codice categoria articolo X A O, F
11 SCC SCC X A O, F
12 Currency code of invoice X NAV X
13 Gross value in local currency X A, FR X
14 Leading sign of previous field X A, FR X 15 Net value in local currency Importo riga IVA esclusa X FR
16 Leading sign of previous field Importo riga IVA esclusa X FR X 17 Tax in local currency Cat. Reg. art/ serv. IVA X A, FR
18 Leading sign of previous field Cat. Reg. art/ serv. IVA X A, FR X 19 Cash discount in local currency Importo sconto riga X FR
20 Leading sign of previous field Importo sconto riga X FR X
21 Other charges in local currency X FR X
22 Leading sign of previous field X FR X
23 Invoice value without PO in local currency FIXED NAV X 24 Leading sign of previous field FIXED NAV X 25 Local currency code of position with PO FIXED NAV X 26 Gross value of position with PO FIXED NAV X 27 Leading sign of previous field FIXED NAV X
28 Currency code EUR FIXED X NAV X
29 Gross value EUR X A, FR X
30 Leading sign of previous field X A, FR X 31 Net value EUR Importo riga IVA esclusa X FR
32 Leading sign of previous field Importo riga IVA esclusa X FR X 33 Tax in EUR Cat. Reg. art/ serv. IVA X A, FR
34 Leading sign of previous field Cat. Reg. art/ serv. IVA X A, FR X 35 Discount in EUR Importo sconto riga X FR
36 Leading sign of previous field Importo sconto riga X FR X
37 Other charges in EUR X FR X
38 Leading sign of previous field X FR X
39 Invoice value for position with PO in EUR NAV X
40 Leading sign of previous field NAV X
41 Invoice value for position without PO in EUR NAV X
42 Leading sign of previous field NAV X
43 Minimum n. of days for net payement NAV X 44 Average n. of days for net payement NAV X 45 Maximum n. of days for net payement NAV X
46 Minimal discount NAV X
47 Average discount NAV X
48 Maximum discount NAV X
49 Short description of invoice item Descrizione A, FR
50 Invoice ID FIXED X
51 Fiscal year NAV X
52 Invoice item number Numero riga (Fattura) X FR X
53 ID of related PO Nr. Ordine X FR X
54 Position of related PO item Numero riga (Ordine) X O, FR X 55 Invoice position date Data di registrazione (Fattura) X FR X 56 Creation date of this invoice item Data di registrazione (Fattura) X FR X
57 Last change date NAV X
58 Payement date Ignota NAV X
59 Amount of this invoice item Importo riga IVA esclusa X FR
60 Unit of measurement Unità di misura NAV X
61 Cost center ID NAV X
62 Payement terms ID NAV X
63 Short-term net payement NAV X
64 Mid-term net payement NAV X
65 Long-term net payement NAV X
66 Short-term discount NAV X
67 Mid-term discount NAV X
68 Site ID NAV X
69 GC code FIXED NAV X
70 Invoice ID Nr. (Fattura) X FR X
71 Part name for supplier NAV
72 Part ID NAV
73 SCC version FIXED X NAV X
74 Controlling area FIXED NAV X
147
L’attenzione verrà concentrata sui campi obbligatori, indicati in tabella con una X, che possono generare errori nell’esportazione in anagrafica fornitori (indicato nell’ultima colonna della tabella con V), negli ordini (indicato con O) o nelle fatture (indicato con F).
Possiamo dividere gli errori in due sottogruppi in funzione della provenienza del dato mancante. I campi mancanti in anagrafica articolo sono:
➢ Codice Categoria Articolo ➢ SCC
Mentre i campi mancanti in anagrafica fornitori sono: ➢ CAP ➢ Città ➢ Codice Paese ➢ Indirizzo ➢ Incoterms Code ➢ Nome
Da una statistica sugli errori, illustrata in Figura 77, è possibile distinguere quelli “statici”, in blu, che si creano solamente quando viene inserito o un nuovo fornitore o cancellato un campo tra quelli obbligatori, e quelli “variabili”, in arancione, che invece proliferano contestualmente alla creazione di ogni ordine e di ogni fattura. Questo significa che il numero degli errori variabili è in funzione del volume degli ordini creati (e anche delle fatture ma quest’ultime vengono create in funzione degli ordini corrispondenti) e da una stima fatta dal solo mese di gennaio 2016 costituiscono oltre l’80% degli errori totali, circa 1800 al mese.
148
Figura 77 - Statistiche sugli errori nello SDW
Queste considerazioni sulle inefficienze del processo di estrazione dei dati ha permesso di evidenziare alcune criticità che è necessario superare per poter passare allo step successivo, cioè la Spend Analysis, perché altrimenti le analisi effettuate su dati non coerenti o mancanti risulterebbero falsate e poco rappresentative della realtà. Le criticità riscontrate sono le seguenti:
➢ il gruppo di errori cosiddetti “statici”, presenti in anagrafica fornitore, non permettono una classificazione dei fornitori per paese o per città;
➢ il gruppo di errori “dinamici” sono legati ad alcuni campi dell’anagrafica articolo, che conta circa 18000 articoli, anche se quelli attivi ed effettivamente utilizzati sono molti meno (circa 5000);
➢ non tutti gli articoli attivi sono classificati secondo lo standard aziendale che descrive la categoria merceologica SCC;
➢ nello specifico, il campo Incoterms nell’anagrafica articolo compilato con la dicitura “da definire” genera comunque errore, anche se il campo non è vuoto (esempio in Figura 78).
149
Figura 78 - Esempio di errato inserimento di un campo in anagrafica fornitore
Dopo questa fase segue un’attività di pulizia della base di dati, in particolare sono state superate le criticità appena elencate con questi interventi:
➢ è stata corretta l’intera anagrafica fornitori correggendo o inserendo i campi errati o mancanti o eliminando gli errori statici;
➢ data l’impossibilità di sistemare l’intera anagrafica articoli a causa dell’alto numero di
items, si è scelto di selezionare i codici utilizzati negli ultimi cinque anni e completare
l’inserimento dei campi mancanti Codice Categoria Articolo e SCC;
➢ per quanto riguarda l’inserimento del campo SCC, è opportuno allineare e rendere più omogenei possibile i codici seguendo lo standard di classificazione aziendale che verrà descritto nelle righe seguenti;
➢ sono stati inseriti tutti gli Incoterms mancanti in anagrafica fornitori ma è necessario escludere dalle scelte possibili il valore “da definire” oppure sostituirlo con uno accettato dal tool SDW. Questa operazione è possibile solamente modificando alcuni parametri interni all’ERP a cui è possibile accedere solamente attraverso una specifica operazione del consulente informatico e che quindi esula dallo scopo di questo progetto. Questo aspetto verrà affrontato tra le proposte di miglioramento.
150
5.2.2. LA CLASSIFICAZIONE DEI CODICI SECONDO LO STANDARD SCC
L’aspetto forse più importante per tutte le attività di analisi che verranno svolte più avanti è avere dati di spesa classificabili per SCC, cioè per categoria merceologica. Lo standard di classificazione utilizzato, di cui è proprietario ThyssenKrupp, viene impiegato per tutte le divisioni appartenenti al gruppo in modo da poter fare le analisi di spesa con dati omogenei e confrontabili. L’SCC è un codice numerico di 8 cifre che identifica il segmento, la famiglia, la classe e la
commodity di un articolo. In ThyssenKrupp sono presenti 19 segmenti che danno origine a 210
famiglie, a 1444 classi e, all’ultimo livello, a 942 commodity, visibili nell’esempio di Tabella 16 e indicati rispettivamente come Livello 1, 2, 3 o 4. Il livello di dettaglio con cui vengono classificati gli items è almeno al terzo livello (per classe) e in ThyssenKrupp Encasa sono utilizzati circa 212 codici diversi.
Tabella 16 - Esempio di Sourcing Category Code per il segmento 71: Marketing, pubblicità, mostre
SCC