Gli strumenti tradizionali che permettono una migliore interazione tra domanda e mercato dell’offerta sono utili a migliorare l’efficienza del processo d’acquisto per quanto riguarda la gestione delle fonti di approvvigionamento (come il vendor rating e la gestione dei contratti). Inoltre esistono strumenti che supportano le attività relative al ciclo d’ordine e che permettono di automatizzare quelle operazioni ripetitive tipiche degli acquisti come la richiesta di quotazione, l’approvazione degli ordini d’acquisto, il monitoraggio dell’arrivo dei materiali, il confronto tra le offerte di diversi fornitori e che, in generale, accorciano tutti i tempi necessari allo scambio informativo tra cliente e fornitore. Infatti una diminuzione del tempo dedicato allo scambio di informazioni rende più efficiente il processo di ciclo attivo, perché vengono eliminate delle attività che non danno valore aggiunto. Si parla di e-procurement quando si sfruttano le nuove tecnologie internet per ottenere vantaggio competitivo in termini di (13):
➢ maggiore efficienza delle transazioni commerciali; ➢ migliore conoscenza del mercato dell’offerta;
➢ tempi ridotti nelle attività di chiusura del ciclo d’ordine (consegna e pagamento); ➢ diminuzione dei costi indiretti del processo d’acquisto;
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In questo contesto l’e-commerce permette di ampliare il proprio parco fornitori in modo considerevole e mantenendo dei costi molto più bassi rispetto a quelli sostenuti per lo scouting tradizionale.
Le piattaforme più utilizzate sono i marketplace, le e-auction e l’EDI (Electronic Data
Interchance).
I marketplace sono degli spazi virtuali di intermediazione per la compravendita di beni o servizi. Questi spazi sono organizzati in siti internet in cui diversi fornitori propongono la loro offerta a potenziali clienti, che possono essere altre aziende oppure dei consumatori. Nel caso di transazioni tra aziende si parla di Business-to-Business (B2B); le interazioni, invece, tra aziende e privati avvengono nei mercati B2C (Business-to-Comsumer); infine il Consumer-to-Consumer (C2C) è dedicato agli scambi tra privati. Si possono distinguere i marketplace verticali e quelli orizzontali: nel primo caso l’offerta è specializzata in prodotti dello stesso settore come può essere quello petrolchimico o quello high-tech; nel secondo caso, invece, sono presenti prodotti eterogenei e l’offerta copre più settori commerciali.
Gli attori che conducono la transazione in un marketplace sono i buyer, i seller e il provider, cioè colui che fornisce il servizio ed offre lo spazio per la compravendita. Il provider può decidere di fornire un mercato elettronico di tipo seller-centric, se l’ingresso è selettivo per i compratori, oppure di tipo buyer-centric, se l’accesso è permesso solamente ad una selezione di fornitori. Il grande vantaggio di questo strumento è quello di poter confrontare le offerte di molti fornitori (o le richieste di molti compratori) in modo veloce e immediato, e il processo di acquisto è completamente automatizzato dal sistema, riducendo al minimo l’interazione dell’utente. Per i venditori i marketplace aprono le porte ad una fetta di mercato importante senza necessariamente investire in attività di marketing e senza passare dai canali tradizionali di distribuzione; in questo modo si abbassano i costi di distribuzione e i costi indiretti rendendo l’offerta più competitiva, anche per i piccoli fornitori.
Le aste elettroniche o e-auction permettono di effettuare delle transazioni con delle regole specifiche di contrattazione, basate principalmente sulla competizione diretta tra buyer o tra
seller. Il fornitore che decide di condurre un’asta elettronica per vendere il proprio prodotto o
servizio utilizzerà un’asta al rialzo, cercando di ottenere il prezzo più alto possibile per la sua prestazione. Invece l’acquirente che vuole comprare un determinato bene indirà un’asta al ribasso
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per ottenere le migliori condizioni d’acquisto. Il criterio con cui viene aggiudicato l’oggetto dell’asta è il prezzo, in quanto tutte le altre caratteristiche sono ben specificate nel capitolato d’asta.
Le modalità con cui si svolge l’asta possono seguire regole diverse (14):
➢ l’asta in busta chiusa di primo prezzo, in cui i concorrenti presentano l’offerta simultaneamente in busta chiusa, e vince quella migliore;
➢ l’asta in busta chiusa di secondo prezzo, nella quale il vincitore è sempre il concorrente che propone la migliore offerta, ma viene applicato il prezzo che si classifica secondo; ➢ l’asta inglese, la quale vede un banditore a gestire le offerte che sono visibili a tutti i
partecipanti e termina quando nessuno propone altre offerte;
➢ l’asta olandese, prevede delle proposte di prezzo al ribasso da parte del banditore finché uno dei partecipanti non accetta l’offerta.
Le aste partono generalmente da un prezzo di partenza per poi calare o aumentare a seconda che si parli di aste al ribasso o aste al rialzo. Gli incrementi minimi di prezzo sono predefiniti e il valore minimo o massimo che può raggiungere l’incremento o il decremento è nascosto ai concorrenti e si chiama prezzo di riserva. Se non si raggiunge il prezzo di riserva il bene non viene aggiudicato.
Affinché il meccanismo dell’asta porti dei benefici bisogna considerare alcuni aspetti (13): ➢ gli offerenti devono agire in modo indipendente tra loro;
➢ l’oggetto deve essere ben definito cioè definire, senza equivoci, il capitolato d’asta, le specifiche dell’oggetto e le condizioni di fornitura;
➢ le offerte dei concorrenti devono essere del tutto equivalenti;
➢ se l’oggetto è una commodity, le cui caratteristiche sono ben note agli offerenti, le condizioni di fornitura sono riferite alla sola offerta economica;
➢ se l’oggetto dell’asta è un prodotto con una certa specificità è necessario fornire, oltre all’offerta economica, anche una proposta tecnica.
Nelle immagini sottostanti sono illustrati gli andamenti tipici delle aste inverse (Figura 24) e delle aste al rialzo (Figura 25).
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Figura 24 - Esempio dell'andamento di un'asta inversa
Figura 25 - Esempio dell'andamento di un'asta al rialzo
L’asta telematica può essere uno strumento molto utile nel purchasing per stimolare la competizione tra fornitori che forniscono un bene la cui convenienza economica è l’aspetto predominante per quella fornitura. Facendo riferimento alla classificazione di Kraljic affrontata nel par. 2.4, una relazione basata sull’ipercompetizione, come può essere quella che scaturisce da un’asta al ribasso, non è sicuramente adatta ad un contesto in cui il rischio di fornitura assume dimensioni rilevanti. I codici critici necessitano maggiore attenzione da parte degli acquisti e le risorse investite su una relazione duratura con il fornitore devono essere adeguate. Un discorso
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analogo si può fare per i codici colli di bottiglia: i fornitori che commercializzano prodotti a scarsa reperibilità non hanno interesse a impegnarsi in una gara d’asta per aggiudicarsi una fornitura poco conveniente. I codici leva si prestano meglio a questo tipo di strategia d’acquisto in quanto il loro alto valore permette di sfruttare al meglio la forza contrattuale del buyer che può ottenere anche dei saving rilevanti e i venditori si aggiudicherebbero una fornitura con un alto impatto sul profitto. Per gli acquisti non critici spesso gli scarsi saving che si otterrebbero non giustificano le risorse spese nella gestione di diversi fornitori e, quindi, si preferisce affidarsi a pochi fornitori in modo da minimizzare i costi indiretti di gestione.
Tuttavia le aste nascondono delle insidie che vanno considerate. Il meccanismo con cui si sviluppa una gara distorce la relazione cliente-fornitore in quanto sbilancia notevolmente il potere contrattuale verso l’uno (per le aste al ribasso) o verso l’altro (aste al rialzo). Questo fenomeno favorisce una competizione esclusivamente basata sul prezzo e trascura degli aspetti molto importanti in un rapporto di fornitura come la qualità del servizio, la qualità della merce, l’affidabilità e il lead time di consegna.