Strumenti Util

Per quanto riguarda gli strumenti utili in materia, in un sistema sempre più globalizzato, fin dagli anni ottanta si è iniziato a parlare della necessità di stabilire norme comuni tra le varie unità archivistiche nazionali. Quattro sono i documenti di fondamentale riferimento, redatti sotto l'egida dell'ICA-Consigli internazionale degli archivi: lo Statements of Principles

Regarding Archival Descriptions, pubblicato nel 1990 e modificato nel

1992, che definisce alcuni principi fondanti della dottrina archivistica internazionale, il documento ISAD-G, Standard internazionale per la

descrizione archivistica, che ha avuto una prima edizione nel 1993 e una

revisione nel 2000, l'ISAAR (CPF) cioè lo Standard internazionale per i

record d'autorità archivistici di enti, persone, famiglie (ICA/CIA, 2003),

nato nel 1994 e rivisto nel 2004, l'ISDF,International Standard for

Describing Functions, che regola le funzioni dei soggetti produttori,

attraverso una suddivisione in business process, attività, compiti e pratiche. Anche l'ISAF, International standard on Activities/Function of Corporal

Bodies è una creatura dell'ICA e propone una norma internazionale sulle

attività e sulle funzioni delle collettività.

I requisiti per la conservazione dei documenti di Archivi e Biblioteche sono specificati nella norma ISO 11799, Requisiti per la conservazione dei

materiali delle biblioteche e degli archivi, adottato nel 2003, per la

definizione delle norme sulla conservazione dei documenti con la specifica di criteri qualitativi affinché siano resistenti all'invecchiamento abbiamo l'ISO 9706, Informazione e documentazione-Carta per documenti-

Prescrizioni per la durata.

Per gli archivi online esistono altri strumenti fondamentali per la gestione informatica, primo tra questi è il Design Criteria Standard for Electronic

Records Management Software Applications (DOD 5015.2-STD,

pubblicato nel 1997 dal Ministero della Difesa degli Stati Uniti, l'ISDIAH,International Standard forr Describing Institutions with Archival

debbano essere pubblicate nei portali archivistici e le modalità di pubblicazione. Di notevole valore è anche il lavoro avviato nel 1999 da Luciana Duranti, InterPARES,International research on Permanent

Authentic Records in Electronic Systems, in collaborazione con la

University of British Columbia e con il Ministero della Difesa americano, che esplica le conoscenze teoriche e metodologiche fondamentali per la conservazione a lungo termine dei documenti originali in formato digitale, e la ricerca del 1995 dell'università di Pittsburgh The Functional

Requirements for evidence in Recordkeeping, che si pone l'obiettivo di

diffondere una serie di buona norme per l'archiviazione di documenti a livello legale, burocratico e organizzativo.

La International Organization for Standardisation nel settembre 2001 ha approvato le norme internazionali ISO 15489 , che presentano una parte generale sui requisiti fondamentali ad un sistema di gestione documentaria, che garantisca autenticità del documento, la corrispondenza delle esigenze dell'ente, il rispetto delle norme giuridiche e l'affidabilità di un sistema e una parte metodologica sull'organizzazione della gestione dei documenti digitali in base a dette norme. Per la gestione online dei records organizzati secondo ISO15489, esiste la norma per metadati ISO23081, che illustra quali siano necessari per realizzare gli obbiettivi ISO15489.

La commissione italiana DIAM-Documentazione, informazione automatica e multimediale e la sottocommissione SC11 per la Gestione dei documenti d'archivio, ha pubblicato nel 2006 la norma UNI-ISO 15489-1 e nel 2007 la

UNI-ISO15489-2.

Un modello virtuoso di sistema informativo per l'archiviazione e la conservazione digitale, che definisce un insieme coerente di azioni da mettere in atto e di concetti sul mondo dell'informazione digitale e sui metadati necessari, è l'OASISI-Open Archival Information System, norma che si trova all'interno delle norme ISO 14721.

I requisiti fondamentali per la gestione elettronica dei documenti vengono definiti anche dalla guida europea Model requirements for the management

of Eletronic Records (MoReQ), sviluppata dal programma europero IDA – Interchange of Data Between Administrations, e ampliata nel 2007 nel

MoReQ-2, sempre per volere dell'Unione Europea in risposta al problema

degli archivi informatici. Altro progetto Europeo sviluppato con uno sguardo alle buone pratiche, nell'ambito della digitalizzazione è stato l'Eparnet46_{, finanziato dalla commissione europea, che si propone anche di} riunire Archivi, Biblioteche e Musei in quanto organizzazioni incaricate di mantenere la memoria, con ICT ossia l'Industria della tecnologia, con gli istituti di ricerca, con gli enti governativi e con le industrie dello spettacolo e della creatività, oltre che con alcuni settori commerciali. Il progetto ha come obiettivi principali la sensibilizzazione dell'opinione pubblica, la valutazione dei possibili sviluppi dell'informazione, il mettere a disposizione i risultati di ricerche e offrire un servizio di consiglio, oltre che l'organizzazione di programmi di formazione e ricerca, la promozione della ricerca e della condivisione e sensibilizzare i produttori di software ad uno sviluppo della materia che risponda al meglio all'esigenza degli utenti. Ricordiamo anche il progetto Minerva47 _{e il MICHAEL-Multilingual}

Inventory of Cultural Heritage in Europe, esteso poi in MICHAELplus48_, entrambi lanciati dalla Summer School di Delos e coordinati dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali.

L'UNESCO, durante la conferenza generale del 17 ottobre 2003 ha approvato la Charte sur la conservation du patrimoine numérique49_{, che} afferma l'importanza di un intervento di digitalizzazione immediato che impedisca la perdita del patrimonio culturale archivistico, e la necessità di produrre oggetti digitali autentici e stabili. Il ministero per i Beni e le Attività culturali nel 2005 ha creato l'OTEBAC_Osservaotorio tecnologico

per i beni e le attività culturali50_{, che monitora gli istituti culturali nel} lavoro sul web e nella digitalizzazione dei contenuti. L'osservatorio raccoglie e sviluppa i risultati del progetto Minerva, che dal 2002 lavora al coordinamento di politiche e programmi di digitalizzazione del patrimonio scientifico e culturale, ha dato avvio ad una rete di Ministeri europei per la 46 Cfr. Www.erpanet.org.

47 Cfr. www.minervaeurope.org. 48 Cfr. www.michael-culture.org.

49 Il docuemento è consultabile sul sito UNESCO all'indirizzo

http://portal.unesco.org/fr/ev.php . 50 Cfr. www.otebac.it.

Cultura sotto l'egida del Dicastero italiano, al fine di offrire supporto nella creazione di siti web e per la creazione di archivi digitali, che rispondano a standard e criteri condivi, ai soggetti culturali pubblici come Biblioteche, Archivi, Musei, centri per la ricerca e istituzioni per le spettacolo.

Ricordiamo in questa sede anche la piattaforma EUROPEANA51 _-European

Digital Library, Museum, Archive , piattaforma che permette l'accesso a

materiali digitali eterogenei provenienti da biblioteche, archivi e musei. Il più grande problema dell'archiviazione digitale, ormai necessaria, resta quello dei costi dei processi di digitalizzazione professionali, e la necessità del dialogo tra archivisti e informatici in materia.