Completamento delle attività SAP Ariba Contracts per fornitori SAP Ariba Sourcing per fornitori THE BEST RUN PUBLIC (PUBBLICO)

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PUBLIC (PUBBLICO) 2022-01

Completamento delle attività

SAP Ariba Contracts per fornitori SAP Ariba Sourcing per fornitori

THE BEST RUN

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Contenuto

Completamento delle attività. . . .3

Ariba Network ora fa parte di SAP Business Network. . . .4

Nuovi menu per la release 2105. . . . 5

Modifiche all'interfaccia utente per fornitori. . . 5

Informazioni sulle attività. . . . 8

Completamento delle attività mediante l'interfaccia utente SAP Ariba. . . . 9

Informazioni sul completamento delle attività mediante l'interfaccia utente SAP Ariba. . . .9

Ricerca di attività. . . 10

Completamento di un'attività di revisione, approvazione o negoziazione dall'interfaccia utente. . . .11

Revisione di documenti in qualità di revisore con accesso alle modifiche. . . .12

Contrassegno di un'attività Operazioni da effettuare come Avviata o Completata. . . 13

Contrassegno di un'attività di notifica come Completata. . . .13

Completamento di attività tramite posta elettronica. . . . 15

Informazioni sul completamento di attività tramite posta elettronica. . . .15

Autorizzazione alle richieste di approvazione posta elettronica in entrata. . . .16

Risposta a una notifica di approvazione HTML in formato non compatto. . . .16

Risposta a una notifica di approvazione HTML in formato compatto. . . .17

Risposta a una notifica di approvazione con testo normale in formato non compatto. . . .18

Risposta a una richiesta con testo normale in formato compatto. . . .19

Delega di un'attività di approvazione per posta elettronica. . . 19

Firma di documenti. . . .21

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Completamento delle attività Contenuto

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Completamento delle attività

Questa guida è rivolta ai fornitori a cui è stata assegnata un’attività in SAP Ariba.

Un cliente può assegnare un'attività all’utente, ad esempio un'attività di revisione, approvazione, accettazione o firma elettronica di un documento.

Guide correlate

Utilizzo di progetti e documenti Partecipazione a eventi sourcing

Abilitazione di Sincronizzazione file desktop

Completamento delle attività Completamento delle attività

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Ariba Network ora fa parte di SAP Business Network

Che cos'è SAP Business Network?

SAP Business Network è un'offerta di collaborazione basata su cloud che può aiutare a trasformare le catene logistiche disconnesse in reti unificate, collaborative e intelligenti che rimuovono le barriere e centralizzano i dati.

Con una rete unificata, è possibile collegarsi a tutti i partner commerciali attraverso un'unica directory, collaborare utilizzando dati e flussi di lavoro condivisi e applicare l'intelligence a livello di rete per guidare le decisioni e

migliorare la società.

SAP Business Network è nuovo o è una rete diversa?

No, SAP Business Network è il nuovo nome della soluzione del portale di partner commerciali utilizzato da tutti i fornitori Ariba Network come parte della visione di SAP di una rete unificata. La rete di transazioni dietro il portale mantiene il marchio Ariba e continua a essere gestita da Ariba Inc. (una sussidiaria interamente di proprietà di SAP SE).

Che cosa è stato rinominato SAP Business Network e che cosa rimane Ariba Network?

Due esperienze fornitore sono state rinominate SAP Business Network: L'onboarding basato su invito della

richiesta di relazione commerciale per gli account Enterprise e la pagina iniziale e il workbench dei fornitori per tutti gli account Enterprise e Standard. Tutte le altre esperienze di rete conservano il marchio Ariba Network o SAP Ariba Supply Chain Collaboration.

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Completamento delle attività Ariba Network ora fa parte di SAP Business Network

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Nuovi menu per la release 2105

La Posta in arrivo e la Posta in uscita Ariba Network sono state sostituite da menu orientati agli oggetti per tutti i compratori e i fornitori. Le voci di menu sono ora raggruppate logicamente in base al processo, migliorando la navigazione e l'usabilità.

Modifiche all'interfaccia utente per fornitori

La seguente tabella descrive i percorsi dei menu precedenti per i fornitori e i percorsi corrispondenti dei nuovi menu orientati all'oggetto.

Menu precedente Nuovo menu

Pagina iniziale Pagina iniziale

Posta in arrivo Ordini d'acquisto e di consegna Per i fornitori senza SAP Ariba Supply Chain Collaboration:

Ordini Ordini d'acquisto

Per i fornitori con SAP Ariba Supply Chain Collaboration:

Ordini Ordini d'acquisto e di consegna

Posta in arrivo Collaborazione estesa Esecuzione ordini Collaborazione estesa Posta in arrivo Richieste di collaborazione Opportunità Richieste di collaborazione Posta in arrivo Fogli presenze e richieste approvazione

spesa

Esecuzione ordini Fogli presenze e richieste approvazione spesa

Posta in arrivo Richieste di trasporto Esecuzione ordini Richieste di trasporto Posta in arrivo Pagamenti anticipati Pagamenti Pagamenti anticipati Posta in arrivo Pagamenti pianificati Pagamenti Pagamenti pianificati

Posta in arrivo Rimesse Pagamenti Rimesse

Posta in arrivo Contratti Ordini Contratti

Posta in arrivo Notifiche ... Notifiche , nella sezione Traccia.

Posta in arrivo Ricevute Esecuzione ordini Documenti di entrata merci

Posta in arrivo Coda di attesa ... Coda in attesa , nella sezione Traccia.

Posta in arrivo Attività prodotto ... Messaggi di attività prodotto , nella sezione Traccia.

Posta in arrivo Domande Ordini Domande d'ordine

Completamento delle attività Nuovi menu per la release 2105

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Posta in uscita Fatture Fatture Fatture

Posta in uscita Verifica data e ora Fatture Verifica data e ora

Posta in uscita Conferme d'ordine Esecuzione ordini Conferme d'ordine Posta in uscita Avvisi di spedizione Esecuzione ordini Avvisi di spedizione Posta in uscita Conferme trasporto Esecuzione ordini Conferme trasporto Posta in uscita Moduli acquisizione servizi Esecuzione ordini Moduli acquisizione servizi Posta in uscita Transazioni AP Plus Pagamenti Transazioni AP Plus

Posta in uscita Fatture archiviate Fatture Fatture archiviate Per le bozze di avvisi di spedizione e moduli acquisizione ser

vizi, Posta in uscita Bozze

Esecuzione ordini Bozze

Posta in uscita Ordini di vendita Esecuzione ordini Ordini di vendita

Posta in uscita Conversioni PDF Fatture Conversioni PDF

Posta in uscita Riapprovvigionamento prodotto Esecuzione ordini Riapprovvigionamento prodotto Posta in uscita Collaborazione estesa Esecuzione ordini Collaborazione estesa

Posta in uscita Documenti da inviare nuovamente ... Documenti da inviare nuovamente , nella sezione Traccia.

Cataloghi Cataloghi

Attività di abilitazione Abilitazione

Rapporti Rapporti

Archivio documenti Documenti archiviati ... Documenti archiviati , nella sezione Archivio documenti.

Archivio documenti Stato download ... Stato download , nella sezione Archivio documenti.

Messaggi Messaggi

Pianificazione Previsione Pianificazione Previsione

Pianificazione Collaborazione di pianificazione Pianificazione Collaborazione di pianificazione Pianificazione Rapporto vendite Pianificazione Rapporto vendite

Documenti ...

Documenti File CSV conferma d'ordine ... Conferma d'ordine , nella sezione Caricamento CSV.

Documenti File CSV avviso di spedizione ... Avviso di spedizione , nella sezione Caricamento CSV.

Documenti Modelli CSV ... Modelli , nella sezione Download CSV.

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Documenti File CSV fattura ... Fattura , nella sezione Caricamento CSV.

Documenti File CSV modulo acquisizione servizi ... Modulo acquisizione servizi , nella sezione Caricamento CSV

Documenti Fattura PDF ... Fattura PDF , nella sezione Caricamento CSV.

Documenti Documento esterno ... Documento esterno , nella sezione Caricamento CSV.

Documenti Fattura con ordine d'acquisto Crea Fattura con ordine d’acquisto Documenti Fattura senza ordine d'acquisto Crea Fattura senza ordine d'acquisto

Documenti Fattura contratto Crea Fattura contratto

Documenti Modulo acquisizione servizi Crea Modulo acquisizione servizi Documenti Fogli presenze e richieste approvazione

spesa

Crea Fogli presenze e richieste approvazione spesa

Download di file ... Carica/scarica , nella sezione File Excel.

Per le bozze di fatture, Posta in uscita Bozze Fatture Bozze Posta in uscita Fatture , filtro in base a Note di

accredito

Fatture Note di accredito

Posta in uscita Fatture , filtro in base a Note di addebito

Fatture Note di addebito

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Informazioni sulle attività

Soluzioni SAP Ariba Strategic Sourcing supporta i seguenti tipi di attività:

● Attività di revisione. L'utente deve rivedere un documento. È possibile rinviare una versione revisionata del documento e allegare commenti relativi al documento. Se il proprietario dell'attività ha fornito un accesso in modifica, è anche possibile modificare il documento e inviarlo in modo che venga salvato come nuova versione sul server Ariba.

● Attività di approvazione. L'utente deve approvare un documento. In alternativa, è possibile respingere il documento. Se si respinge il documento, è possibile rinviare una versione revisionata del documento e allegare commenti.

● Attività di negoziazione. L'utente deve accettare un documento. In alternativa, è possibile inviare una

controproposta. Se si invia una controproposta, è possibile rinviare una versione revisionata del documento e allegare commenti.

● Attività di firma. L'utente deve firmare elettronicamente un documento. A questo scopo viene utilizzato DocuSign, un provider di servizi di firma digitale per SAP Ariba.

● Attività Operazioni da effettuare. L'utente deve contrassegnare l'attività come completata. Le operazioni da effettuare sono attività semplici e generalmente non hanno documenti associati.

● Attività di notifica. L'utente riceve una notifica relativa a informazioni o a un documento. Il cliente potrebbe anche chiedere all'utente di contrassegnare l'attività come Completata.

Nella maggior parte dei casi, è necessario eseguire il login al server SAP Ariba e utilizzare l'interfaccia utente SAP Ariba per completare un'attività. Tuttavia il cliente può anche inviare notifiche per posta elettronica con

collegamenti o istruzioni che consentono di completare l'attività utilizzando risposte via e-mail.

Informazioni correlate

Completamento delle attività mediante l'interfaccia utente Ariba [pagina 9]

Completamento delle attività mediante posta elettronica [pagina 15]

Firma di documenti [pagina 21]

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Completamento delle attività Informazioni sulle attività

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Completamento delle attività mediante l'interfaccia utente SAP Ariba

Informazioni sul completamento delle attività mediante l'interfaccia utente SAP Ariba [pagina 9]

Ricerca di attività [pagina 10]

Completamento di un'attività di revisione, approvazione o negoziazione dall'interfaccia utente [pagina 11]

Revisione di documenti in qualità di revisore con accesso alle modifiche [pagina 12]

Contrassegno di un'attività Operazioni da effettuare come Avviata o Completata [pagina 13]

Contrassegno di un'attività di notifica come Completata [pagina 13]

Informazioni sul completamento delle attività mediante l'interfaccia utente SAP Ariba

È possibile completare le attività dall'interfaccia utente SAP Ariba; alcuni clienti possono anche consentire agli utenti di completare le attività tramite posta elettronica.

Per completare un'attività dall'interfaccia utente, individuarla innanzitutto nella tabella Attività, come descritto in Ricerca di attività [pagina 10].

La procedura per completare un'attività dipende dal tipo di attività.

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Nota

A seconda della configurazione del cliente, è anche possibile completare un'attività tramite posta elettronica senza effettuare il login al server SAP Ariba. Se è stato ricevuto un messaggio di posta elettronica per approvare o rivedere un documento con un collegamento Fare clic qui o istruzioni per rispondere al messaggio e

completare l'attività, è possibile completare l'attività per posta elettronica. Vedere Completamento delle attività tramite la posta elettronica [pagina 15] per istruzioni.

Se è stato ricevuto un messaggio di posta elettronica con le istruzioni per firmare un documento da Adobe Sign o DocuSign (provider di servizi di firma digitale per SAP Ariba), il documento verrà firmato dal sito Web Adobe Sign o DocuSign. Vedere Firma di documenti [pagina 21] per istruzioni.

Completamento di una revisione, di un'approvazione o di un'attività di negoziazione dall'interfaccia utente [pagina 11]

Revisione di documenti in qualità di revisore con accesso in modifica [pagina 12]

Contrassegno di un'attività Operazioni da effettuare come Avviata o Completata [pagina 13]

Completamento delle attività

Completamento delle attività mediante l'interfaccia utente SAP Ariba

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Contrassegno di un'attività di notifica come Completata [pagina 13]

Ricerca di attività

È possibile trovare le attività assegnate all'utente in una tabella Attività.

Procedura

1. Trovare un'attività assegnata all'utente per un evento di sourcing o l'area di lavoro di un contratto:

○ Per trovare un'attività assegnata per un evento di sourcing, aprire una pagina SAP Ariba Sourcing e selezionare Offerte e questionari Ariba dal menu della soluzione nell'angolo in alto a sinistra.

○ Per trovare un'attività assegnata per un'area di lavoro contratti, aprire una pagina SAP Ariba Contracts e selezionare Ariba Contract Management dal menu della soluzione nell'angolo in alto a sinistra.

2. Ogni pagina SAP Ariba Sourcing o pagina SAP Ariba Contracts contiene eventi, transazioni e attività per un singolo cliente con cui si ha una relazione o che ha invitato l'utente a partecipare a un evento di sourcing. Se l'utente ha relazioni con più clienti e intende visualizzare le attività di un diverso cliente, passare alle schede Compratore (in alto a sinistra della pagina) e fare clic sulla scheda di quel cliente.

3. La tabella Attività elenca tutte le attività non completate e tutte le attività di proprietà dell'utente completate negli ultimi 7 giorni per questo cliente.

4. È possibile fare clic su Cerca Attività nell'angolo in alto a destra per cercare altre attività assegnate all'utente da questo cliente.

Si apre la pagina Attività personali. Utilizzare i menu a discesa per modificare i valori di filtro, se necessario.

Per default, la pagina Attività personali mostra le attività che soddisfano tutti i criteri seguenti:

○ Tutti i progetti: attività da tutti i progetti.

○ Incompleta (tutti)/completa (ultimi 7 giorni): attività non complete o attività di cui l'utente è proprietario e che sono state completate negli ultimi 7 giorni. (Gli utenti fornitore possono essere proprietari solo di attività Operazioni da effettuare).

○ Qualsiasi data: attività con una qualsiasi data di scadenza

○ Attività richieste: attività contrassegnate come richieste dal proprietario dell'attività (iniziate o non iniziate) o attività contrassegnate come facoltative dal proprietario dell'attività iniziate.

○ Proprietario/approvatore/revisore/osservatore/destinatario: attività di cui si è il proprietario,

l'approvatore, il revisore, l'osservatore o il destinatario. Nella maggior parte dei casi l'utente è l'approvatore o il revisore.

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Completamento delle attività Completamento delle attività mediante l'interfaccia utente SAP Ariba

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Completamento di un'attività di revisione,

approvazione o negoziazione dall'interfaccia utente

Procedura

1. Utilizzare uno dei seguenti metodi per aprire l'attività.

○ Localizzare l'attività nella tabella Attività come descritto in Ricerca di attività [pagina 10]. La pagina dell'attività si apre dopo aver fatto clic sul nome dell'attività.

○ Se l'utente ha ricevuto un messaggio di posta elettronica di notifica dell'attività, aprire il collegamento Fare clic qui per accedere alla pagina di login di SAP Ariba. La pagina dell'attività si aprirà dopo aver effettuato il login.

Nella pagina dell'attività:

○ il riquadro a sinistra contiene dei collegamenti per leggere o scaricare il documento da rivedere;

○ il riquadro a destra contiene dei pulsanti per completare l'attività.

Se il riquadro a destra riporta anche l'icona e il nome di un documento, il proprietario dell'attività ha permesso all'utente di modificare il documento. Consultare Revisione di documenti in qualità di revisore con accesso in modifica [pagina 12] per ottenere informazioni su come completare la revisione.

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Nota

Se il titolo della pagina è Attività Operazioni da effettuare, consultare Contrassegno di un'attività Operazioni da effettuare come Avviata o Completata [pagina 13]. Se il titolo della pagina è Attività di notifica, consultare Contrassegno di un'attività di notifica come Completata [pagina 13].

2. Fare clic sull'icona o sul nome del documento, per scaricare o visualizzare il file.

3. Per proporre modifiche ad un documento, modificare e salvare una copia del file nel proprio file system.

Se si tratta di un documento di Microsoft Word, utilizzare la funzionalità Rilevamento modifiche di Microsoft Word per aiutare il proprietario dell'attività a visualizzare e includere le modifiche effettuate. Un'icona che riporta la dicitura TRK nella parte inferiore della finestra o eventuali modifiche al testo evidenziate indicano che la funzionalità è abilitata. Se la funzionalità di rilevamento delle modifiche non è abilitata, abilitarla

selezionando Strumenti Rilevamento modifiche dalla barra degli strumenti di Microsoft Word.

Se si tratta di un documento di voci d'ordine del contratto, viene visualizzato come file di Microsoft Excel. Per inviare una versione modificata del file di Excel, aprire il file di Excel, quindi aprire il foglio di lavoro Informazioni voci contratto. Modificare i valori, ad esempio i valori nelle colonne Prezzo e Quantità e qualsiasi altra colonna, in base alle istruzioni del compratore.

4. Quando si è pronti per completare l'attività, fare clic sul pulsante corrispondente (ad es. Completa revisione) nel riquadro a destra.

Facendo clic sui pulsanti Crea controproposta, Completa revisione oppure Respingi, è possibile allegare una versione rivista del documento di revisione.

Si aprirà una nuova pagina per inserire i dati, al fine di completare l'attività.

5. Inserire un messaggio per il proprietario dell'attività.

6. Se l'utente ha fatto clic su Crea controproposta, Completa revisione oppure Respingi e ha rivisto il

documento, inserire il nome del percorso nel campo Allega documento rivisto o utilizzare il pulsante Sfoglia per trovarlo.

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7. Fare clic su Aggiungi allegato per includere eventuali file aggiuntivi.

8. Fare clic su OK.

Revisione di documenti in qualità di revisore con accesso alle modifiche

Contesto

Questa procedura suppone che l'utente abbia attivato la funzionalità Sincronizzazione file desktop (SFD), sebbene non sia necessario abilitare SFD per rivedere i documenti con accesso in modifica.

Procedura

○ Se l'utente ha ricevuto un messaggio di posta elettronica di notifica dell'attività, aprire il collegamento Fare clic qui per accedere alla pagina di login di Ariba. La pagina dell'attività si aprirà dopo aver effettuato il login.

Ariba apre la pagina Attività di revisione.

2. Per modificare il documento e caricarne una nuova versione sul server SAP Ariba, fare clic sul nome del documento nel riquadro In attesa delle risposte (a destra) e selezionare Apri. Se l'icona del documento non è riportata nel riquadro a destra, un altro revisore potrebbe aver aperto il documento in quel momento oppure potrebbe essere stata creata una nuova versione del documento dopo che l'attività era stata assegnata all'utente. In questo caso, il nome del documento nel riquadro a sinistra riporta anche le informazioni sulla versione; fare clic sul nome del documento per scaricare una copia della versione del documento che era attiva quando l'attività è stata assegnata all'utente.

È anche possibile fare clic sul nome del documento nel riquadro In attesa delle risposte (a destra) e selezionare Sostituisci documento per sostituirlo. (Se SFD non è abilitato, sarà visualizzato un pulsante Sostituisci documento separato).

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Nota

Fare clic sull'icona o sul nome del documento nel riquadro a sinistra per scaricare e aprire il documento in un'area di lavoro temporanea nel proprio sistema per l'accesso di lettura indipendente dal documento sul server SAP Ariba. Le modifiche dell'utente non verranno caricate sul server SAP Ariba, né saranno visibili agli altri utenti. È possibile salvare le modifiche nel file scaricato e includere il file modificato come allegato, quando la revisione sarà completa.

3. Il sistema aprirà il documento in Microsoft Word o nel programma corrispondente. Effettuare le modifiche richieste e salvare il documento.

Se si tratta di un documento di Microsoft Word, utilizzare la funzionalità Rilevamento modifiche di Microsoft Word per aiutare il proprietario dell'attività a visualizzare e includere le modifiche effettuate. Un'icona che

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riporta la dicitura TRK nella parte inferiore della finestra o eventuali modifiche al testo evidenziate indicano che la funzionalità è abilitata. Se la funzionalità di rilevamento delle modifiche non è abilitata, abilitarla

selezionando Strumenti Rilevamento modifiche dalla barra degli strumenti di Microsoft Word.

Se si tratta di un documento di voci d'ordine del contratto, viene visualizzato come file di Microsoft Excel o pagina con campi modificabili, a seconda delle dimensioni del documento. Se viene visualizzato come file di Microsoft Excel ed è necessario inviare una versione modificata del file, aprire il file, quindi aprire il foglio di lavoro Informazioni voci contratto. Modificare i valori, ad esempio i valori nelle colonne Prezzo e Quantità e qualsiasi altra colonna, in base alle istruzioni del compratore.

4. Il sistema aprirà la finestra Aggiornamento documento. Fare clic su Aggiorna ora per aggiornare il sistema con il documento modificato.

Si aprirà una nuova finestra che consente di creare una nuova versione del documento.

5. Fare clic su Sì, salva come vn (qui n è il numero della versione successiva del documento).

Inserire una descrizione delle modifiche effettuate e fare clic su Salva.

6. Il sistema torna indietro alla pagina Attività di revisione.

Fare clic su Completa revisione.

7. Inserire i commenti alla revisione e fare clic su OK.

Contrassegno di un'attività Operazioni da effettuare come Avviata o Completata

Procedura

Se esiste un documento associato all'attività, verrà visualizzata l'icona di un documento nel riquadro a sinistra ed è possibile fare clic sul nome del documento per aprirlo.

2. Fare clic su Contrassegna come avviata oppure Contrassegna come completata.

Contrassegno di un'attività di notifica come Completata

Contesto

Un cliente può richiedere che l'utente contrassegni come completata un'attività di notifica.

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Procedura

2. Se la pagina dell'attività riporta l'icona di un documento nel riquadro a sinistra, è possibile fare clic sul nome del documento per aprirlo.

3. Se nel riquadro a destra è presente il pulsante Contrassegna come completata, farvi clic sopra. Se non c'è alcun pulsante Contrassegna come completata, all'utente non è richiesta alcuna operazione.

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Completamento di attività tramite posta elettronica

Informazioni sul completamento di attività tramite posta elettronica [pagina 15]

Autorizzazione alle richieste di approvazione posta elettronica in entrata [pagina 16]

Risposta a una notifica di approvazione HTML in formato non compatto [pagina 16]

Risposta a una notifica di approvazione HTML in formato compatto [pagina 17]

Risposta a una notifica di approvazione con testo normale in formato non compatto [pagina 18]

Risposta a una richiesta con testo normale in formato compatto [pagina 19]

Delega di un'attività di approvazione per posta elettronica [pagina 19]

Informazioni sul completamento di attività tramite posta elettronica

È possibile completare l'approvazione e rivedere le attività tramite la posta elettronica se è stata ricevuta per posta elettronica una richiesta di approvazione o revisione di un documento con:

● una sezione Azione e un collegamento Fare clic qui;

● istruzioni per rispondere al messaggio e completare l'attività.

Se è stata ricevuta una notifica per posta elettronica per l'approvazione o la revisione di un'attività che non include uno di questi componenti o se è stata ricevuta una notifica per posta elettronica per un'attività Operazioni da effettuare o di notifica, per completare l'attività occorre eseguire il login a SAP Ariba. Vedere Completamento delle attività tramite l'interfaccia utente Ariba [pagina 9] per istruzioni.

Se è stato ricevuto un messaggio di posta elettronica con le istruzioni per firmare un documento da DocuSign (provider di servizi di firma digitale per Ariba), il documento verrà firmato dal sito Web DocuSign. Vedere Firma di documenti [pagina 21] per istruzioni.

I metodi disponibili per completare l'attività dipendono dal formato della notifica. Il formato è determinato dai valori configurati dal proprio compratore e dall'amministratore dell'account SAP Ariba nella propria organizzazione. Il formato della notifica di approvazione per posta elettronica può essere:

● HTML o testo normale;

● compatto o non compatto. I messaggi compatti consentono all'utente di completare l'attività inviando una risposta che include il messaggio originale e un messaggio di una riga. I messaggi non compatti consentono all'utente di completare l'attività inviando una risposta con il messaggio originale e una X marcata in una casella di controllo.

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Suggerimento

Se si ricevono notifiche per posta elettronica su un dispositivo mobile, è possibile completare le attività di approvazione per posta elettronica inviando semplici messaggi di testo. Chiedere all'amministratore

Completamento di attività tramite posta elettronica

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dell'account SAP Ariba della propria organizzazione di selezionare la seguente opzione Formato di approvazione offline:

Receive offline email approval notifications in compact text format

Autorizzazione alle richieste di approvazione posta elettronica in entrata [pagina 16]

Risposta a una richiesta HTML in formato non compatto [pagina 16]

Risposta a una richiesta HTML in formato compatto [pagina 17]

Risposta a una richiesta con testo normale in formato non compatto [pagina 18]

Risposta a una richiesta con testo normale in formato compatto [pagina 19]

Risposta a una richiesta HTML in formato non compatto [pagina 16]

Delega di un'attività di approvazione per posta elettronica [pagina 19]

Autorizzazione alle richieste di approvazione posta elettronica in entrata

Procedura

Potrebbe essere necessario modificare i filtri della posta elettronica, per ricevere le richieste in entrata relative alle approvazioni via posta elettronica. In questo caso, configurare i filtri in modo che accettino la posta elettronica con i seguenti dettagli:

○ Nome visualizzato dell'indirizzo del mittente: Approvazione per posta elettronica o Revisione per posta elettronica.

○ Parte dell'indirizzo del mittente: un nome host dal dominio ariba.com. Si basa sull'account SAP Ariba utilizzato dal compratore, quale s4approval-someBuyer+someBuyerSite@someHost.ariba.com.

Risposta a una notifica di approvazione HTML in formato non compatto

Se le impostazioni di notifica della propria organizzazione cliente utilizzano i valori predefiniti (non è stata

selezionata l'opzione testo normale o formato compatto per le approvazioni per posta elettronica) ed è configurato l'invio delle approvazioni per posta elettronica in formato HTML, l'utente riceverà messaggi con dei collegamenti, su cui è possibile fare clic per completare l'attività.

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Completamento delle attività Completamento di attività tramite posta elettronica

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Contesto

Il messaggio di posta elettronica include anche il documento da rivedere, come allegato.

Procedura

1. Per completare l'attività, eseguire una delle seguenti azioni.

○ Per completare l'attività senza effettuare il login nella soluzione Ariba, fare clic sul collegamento Fare clic qui nella riga Azione. Questa operazione crea un messaggio di risposta preformattato e che contiene già l'indirizzo, con un'area dedicata ai commenti.

○ Per completare l'attività effettuando il login nella soluzione Ariba, fare clic sul collegamento Fare clic qui nella riga Riferimento sistema.

2. Aggiungere i propri commenti.

3. Inviare la risposta per posta elettronica.

Risposta a una notifica di approvazione HTML in formato compatto

Se le impostazioni di notifica dell'organizzazione cliente prevedono la ricezione di approvazioni per posta elettronica in formato compatto ed è stato configurato l'invio delle approvazioni per posta elettronica in formato HTML, l'utente riceverà messaggi con una sezione che include istruzioni su come approvare o respingere la richiesta senza effettuare il login nella soluzione SAP Ariba.

Contesto

Le istruzioni iniziano con la seguente frase:

Nella prima riga della risposta, digitare...

È possibile anche effettuare il login nella soluzione SAP Ariba per completare l'attività facendo clic sul collegamento Fare clic qui nella riga Riferimento sistema della notifica.

Procedura

1. Per completare l'attività senza effettuare il login nella soluzione SAP Ariba, utilizzare il proprio client di posta elettronica per creare una risposta al messaggio che includa il messaggio originale.

2. Utilizzare la prima riga della risposta per inserire l'azione da eseguire, nel modo seguente.

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○ Se questa è un'attività di approvazione e l'utente intende approvare l'attività, digitare approva nella prima riga.

○ Se questa è un'attività di approvazione e l'utente intende respingere l'attività, digitare respingi nella prima riga.

○ Se questa è un'attività di revisione, digitare rivedi nella prima riga.

3. Nella seconda riga, inserire dei commenti o una motivazione.

Risposta a una notifica di approvazione con testo normale in formato non compatto

Se le preferenze di notifica prevedono la ricezione di approvazioni per posta elettronica in testo normale o è configurato l'invio delle approvazioni per posta elettronica in testo normale, l'utente riceverà notifiche di

approvazione in testo normale. Se le impostazioni di notifica dell'organizzazione cliente non prevedono la ricezione di messaggi in formato compatto, è possibile compilare una risposta per posta elettronica per completare l'attività di approvazione.

Contesto

Le notifiche comprendono istruzioni simili alla seguente per approvare o respingere la richiesta senza effettuare il login nella soluzione Ariba:

Rispondendo a questo messaggio è possibile approvare o respingere la richiesta. Se si inoltra il messaggio con le righe riportate di seguito, l'autorità di approvare o respingere verrà delegata a tutti i destinatari del messaggio.

Per approvare o respingere, rispondere a questo messaggio e contrassegnare con una X la casella [ ] che precede l'azione desiderata.

[ ] Approva WorkflowActionID,AABkAG9!wYN,mnookmguwr0u,1,rxxx;

[ ] Respingi WorkflowActionID,AABkAG9!wYN,1rbekej9mr581,2,rxxx;

[:Inizio sezione Commenti. Inserire i commenti a partire dalla riga seguente:]

[:Fine sezione Commenti:]

Per visualizzare questa richiesta nel sistema Ariba Spend Management, utilizzare il seguente URL:

http://rxxx.ariba.com/ad/webjumper?itemID=AABkAG9%21wYN&awcharset=UTF-8

Procedura

1. Per completare l'attività senza effettuare il login in SAP Ariba, utilizzare il proprio client di posta elettronica per creare una risposta al messaggio che includa il messaggio originale.

2. Digitare X nelle parentesi quadre corrispondenti come spiegato.

3. Aggiungere i propri commenti.

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Risposta a una richiesta con testo normale in formato compatto

Se le preferenze di notifica prevedono la ricezione di approvazioni per posta elettronica in testo normale o è configurato l'invio delle approvazioni per posta elettronica in testo normale, l'utente riceverà notifiche in testo normale. Se le preferenze personali prevedono anche la ricezione di notifiche in formato compatto, è possibile rispondere a una notifica per completare l'attività.

Contesto

Le notifiche includono un testo simile al seguente:

Nella prima riga della risposta, digitare "approva" o "respingi".

Immettere un motivo o un commento nella seconda riga della risposta.

TSK6440: approvazione per .txt supplementare NON MODIFICARE:

Approva WorkflowActionID,AABkAG9!wRS,15m5hbh2za2lm,AABkADIosp2,1,AABkADIosp2,rxxx;

Respingi WorkflowActionID,AABkAG9!wRS,zak6js7taihq,AABkADIosp2,2,AABkADIosp2,rxxx;

----FINE DEL TESTO----

Procedura

1. Per completare l'attività, utilizzare il proprio client di posta elettronica per creare una risposta al messaggio che includa il messaggio originale.

2. Utilizzare la prima riga della risposta per inserire l'azione da eseguire, nel modo seguente.

○ Se questa è un'attività di approvazione e l'utente intende approvare l'attività, digitare approva nella prima riga.

○ Se questa è un'attività di approvazione e l'utente intende respingere l'attività, digitare respingi nella prima riga.

○ Se questa è un'attività di revisione, digitare rivedi nella prima riga.

3. Utilizzare la seconda riga della risposta per inserire dei commenti o una motivazione. Non modificare o eliminare il testo oltre la riga NON MODIFICARE.

Delega di un'attività di approvazione per posta elettronica

È possibile delegare un'attività di approvazione per posta elettronica, inoltrando la notifica di approvazione via posta elettronica.

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Contesto

Facendo in questo modo, il nome dell'approvatore delegato non viene visualizzato nella rappresentazione del flusso di approvazione visibile al proprietario dell'attività; viene invece visualizzato il nome dell'utente (il nome

dell'approvatore originale).

Procedura

1. Inoltrare la notifica di approvazione per posta elettronica ad un altro utente (l'approvatore delegato).

2. Per completare l'attività di approvazione, l'approvatore delegato crea un messaggio di posta elettronica, sostituendo il campo A nel messaggio con l'indirizzo nel campo Da del messaggio originale, che ha il nome di visualizzazione Approvazione per posta elettronica o Revisione per posta elettronica.

Ciò implica il trasferimento della risposta alla casella di posta di SAP Ariba, affinché venga elaborata automaticamente, e non all'utente che ha inoltrato il messaggio.

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Firma di documenti

Se un utente di SAP Ariba chiede all'utente (al quale è stata assegnata un'attività di firma) la firma di un

documento, quest'ultimo riceverà una notifica per posta elettronica dal sito Web di firma elettronica di terze parti.

La notifica include un collegamento che reindirizza l'utente al sito Web del provider di firma elettronica e gli permette di visualizzare il documento.

Per completare l'attività di firma:

1. Aprire la notifica per posta elettronica e fare clic sul collegamento al sito Web del provider di firma elettronica.

Se non si dispone già di un formato firma configurato con il provider di firma elettronica, potrebbe essere necessario selezionare un formato. Completare il processo di selezione.

2. Rivedere il documento nel sito Web del provider di firma elettronica.

3. Le azioni disponibili dipendono dal provider di firma e possono includere:

○ Firma del documento (apposizione della firma elettronica sul documento).

Fare clic sull'icona Firmare qui o Fare clic per firmare per inserire la firma elettronica.

○ Apposizione delle iniziali sul documento (DocuSign). Esistono due tipi di icone iniziali DocuSign:

○ Richiesto. L'opzione iniziale richiesta è chiamata Iniziale.

È possibile fare clic sul tag iniziale per inserire le iniziali nel documento e completare il processo di firma con uno stato firmato (non respinto). In alternativa, si può scegliere di respingere il documento facendo clic su Annulla e Rifiuta di firmare.

○ Facoltativo. L'icona iniziale facoltativa include l'etichetta Iniziale, una casella di controllo verde e un segno X rosso:

I tag facoltativi consentono di accettare e firmare il documento ma non siglare (ovvero di respingere) alcune voci del documento. Facendo clic sulla casella di controllo verde si accetta la voce e si appongono le iniziali al posto del tag. Facendo clic sul segno X rosso si respinge la voce e non si appongono le iniziali al posto del tag. Se si fa clic sul segno X rosso è ancora possibile completare il processo di firma, ma le iniziali non saranno inserite al posto del tag.

○ Compilazione di campi dati, come un campo data o di testo.

I campi dati sono definiti dal proprietario dell'attività. Se non si è sicuri dei dati da immettere, contattare il proprietario dell'attività per un chiarimento.

○ Rifiuto di firmare o annullamento del documento.

○ Modifica del firmatario (riassegnazione del firmatario).

○ Inoltro del documento a un altro firmatario.

Dopo che tutti i firmatari hanno firmato il documento, il proprietario dell'attività riceve un messaggio per posta elettronica che lo informa del completamento dell'attività di firma.

Completamento delle attività Firma di documenti

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Importante: esonero di responsabilità e informazioni legali

Hyperlink

Alcuni link vengono classificati da un’icona e/o da un testo mouseover (testo che appare al passaggio del mouse). Tali link forniscono informazioni supplementari.

Riguardo le icone:

● Link con l’icona : state entrando in un sito Web non in hosting presso SAP. Utilizzando tali link, accettate (salvo diversa previsione espressa nei vostri accordi con SAP) quanto segue:

● I contenuti dei siti cui puntano i link non rappresentano documentazione SAP. Tali informazioni non potranno costituire alcun fondamento per qualsivoglia pretesa nei confronti di SAP.

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● Link con l’icona : state lasciando la documentazione per tale prodotto o servizio SAP e state entrando in un sito Web in hosting presso SAP. Utilizzando tali link, date atto (salvo diversa previsione espressa nei vostri accordi con SAP) che tali informazioni non potranno costituire alcun fondamento per qualsivoglia pretesa nei confronti di SAP.

Video ospitati su piattaforme esterne

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Beta ed Altre Caratteristiche Sperimentali

Le caratteristiche sperimentali non formano parte di quanto ufficialmente fornito e garantito da SAP per le release future. Ciò significa che SAP potrà in ogni momento modificare le caratteristiche sperimentali in ogni momento e per qualunque ragione Le caratteristiche sperimentali non sono intese per utilizzi produttivi. Non sarete legittimati a mostrare, provare, esaminare, valutare o altrimenti utilizzare le caratteristiche sperimentali in un ambiente operativo o con dati il cui back up non sia stato sufficiente.

Le caratteristiche sperimentali sono finalizzate a ricevere il feedback in una fase iniziale, permettendo ai clienti e ai partner di esercitare di conseguenza la loro influenza sul prodotto futuro. Fornendo il vostro feedback (ad es. nella Community SAP), accettate che i diritti di proprietà intellettuale relativi ai contributi ed alle opere derivate rimarranno proprietà esclusiva di SAP.

Codice di Esempio

L’eventuale codifica software e/o i frammenti di codice sono esempi. Non sono intesi per utilizzi produttivi. Il codice di esempio è fornito al solo scopo di spiegare e visualizzare le regole di sintassi e phrasing. SAP non garantisce la correttezza e completezza del codice di esempio. SAP declina qualsiasi responsabilità per gli eventuali errori danni causati dall'utilizzo di tali codici di esempio, salvo che essi conseguano a dolo o colpa grave da parte di SAP.

Linguaggio imparziale

SAP promuove la cultura della diversità e dell'inclusione. È per questo che, ogniqualvolta possibile, SAP utilizza un linguaggio imparziale nella documentazione per rivolgersi a persone di tutte le culture, etnie, generi e abilità.

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Completamento delle attività Importante: esonero di responsabilità e informazioni legali

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Importante: esonero di responsabilità e informazioni legali

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www.ariba.com

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