DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE
N. 97/2017 Seduta del 19.07.2017
OGGETTO APPROVAZIONE DELLE AZIONI 2017 DI DUE PROGETTI PLURIENNALI DI MIGLIORAMENTO DEI SERVIZI DEL COMUNE CON INTEGRAZIONE DELLE RISORSE DECENTRATE C.D. VARIABILI AI SENSI DELL’ART. 15, COMMA 5 DEL C.C.N.L. 1.4.1999 – APPROVAZIONE DI ULTERIORI MODIFICHE ED INTEGRAZIONI AL PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE PER IL TRIENNIO 2017/2019
L’anno 2017 addì 19 del mese di luglio alle ore 19.15 nella Residenza Municipale si è riunita la Giunta Comunale.
Alla trattazione del presente argomento, sono presenti (P) ed assenti (A) i Signori:
1. SCHIAVO Michele Sindaco P
2. GASTALDON Mirco Vice Sindaco P
3. GIACOMINI Denis Assessore P
4. NANIA Enrico Assessore P
5. VENTURATO Paola Assessore P
6. PARIZZI Augusta Maria Grazia Assessore A
e pertanto complessivamente presenti n. 5 componenti della Giunta Presiede il Sindaco SCHIAVO Michele.
Partecipa alla seduta TAMMARO Dott.ssa Laura, Segretario Comunale.
La seduta è legale.
N. 792 registro atti pubblicati
REFERTO DI PUBBLICAZIONE (ART. 124 d. Lgs. 267/2000)
Si certifica che copia della presente delibera è stata affissa all’albo comunale per la pubblicazione di 15 giorni consecutivi dal 25.07.2017
Addì 25.07.2017
IL FUNZIONARIO INCARICATO
CERTIFICATO DI ESECUTIVITÀ (art. 134 D. Lgs. 267/2000)
Si certifica che la presente deliberazione È DIVENUTA ESECUTIVA ai sensi del 3° comma dell’art. 134 del D. Lgs. 267/2000, il 19.08.2017
Addì 21.08.2017
IL FUNZIONARIO INCARICATO
Si certifica che la presente deliberazione è stata comunicata ai capigruppo il 25.07.2017 Addì 25.07.2017
IL FUNZIONARIO INCARICATO
DELIBERAZIONE DI GIUNTA COMUNALE N. 97 DEL 19.07.2017
Oggetto: approvazione delle azioni 2017 di due progetti pluriennali di miglioramento dei servizi del Comune con integrazione delle risorse decentrate c.d. variabili ai sensi dell’art. 15, comma 5 del C.C.N.L. 1.4.1999 – approvazione di ulteriori modifiche ed integrazioni al Piano Esecutivo di Gestione per il triennio 2017/2019.
RICHIAMATA la deliberazione di Giunta Comunale n. 59 del 10.05.2017 con cui è stato approvato il Piano Esecutivo di Gestione 2017/2019;
VISTO l’art. 15, comma 5 del C.C.N.L. 1.4.1999 del comparto Regioni ed Autonomie locali, ai sensi del quale in caso di attivazione di nuovi servizi o di processi di riorganizzazione finalizzati ad un accrescimento di quelli esistenti, ai quali sia correlato un aumento delle prestazioni del personale in servizio cui non possa farsi fronte attraverso la razionalizzazione delle strutture e/o delle risorse finanziarie disponibili (…) gli enti, nell’ambito della programmazione annuale e triennale dei fabbisogni di cui all’art. 6 del D.Lgs. 29/93, valutano anche l’entità delle risorse necessarie per sostenere i maggiori oneri del trattamento economico accessorio del personale da impiegare nelle nuove attività e ne individuano la relativa copertura nell’ambito delle capacità di bilancio;
VISTO l’art. 40 del D.Lgs. n. 165/2001, così come modificato dal D.Lgs. n. 150/2009 e da ultimo dal D.Lgs. n. 75/2017, laddove stabilisce, al comma 3 quinquies, che “la contrattazione collettiva nazionale dispone, per le amministrazioni di cui al comma 3 dell’articolo 41, le modalità di utilizzo delle risorse indicate all’art. 45, comma 3-bis, individuando i criteri e i limiti finanziari entro i quali si deve svolgere la contrattazione integrativa. Le regioni, per quanto concerne le proprie amministrazioni, e gli enti locali possono destinare risorse aggiuntive alla contrattazione integrativa nei limiti stabiliti dalla contrattazione nazionale e nei limiti dei parametri di virtuosità fissati per la spesa di personale dalle vigenti disposizioni, in ogni caso nel rispetto degli obiettivi di finanza pubblica e di analoghi strumenti del contenimento della spesa. Lo stanziamento delle risorse aggiuntive per la contrattazione integrativa è correlato all’effettivo rispetto dei principi in materia di misurazione, valutazione e trasparenza della performance e in materia di merito e premi applicabili alle regioni e agli enti locali secondo quanto previsto dagli articoli 16 e 31 del decreto legislativo di attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”;
VISTO il comma 3 dell’art. 45 del D.Lgs. n. 165/2001, così come modificato dal D.Lgs. n.
150/2009, ai sensi del quale “i contratti collettivi definiscono, in coerenza con le disposizioni legislative vigenti, trattamenti economici accessori collegati: a) alla performance individuale; b) alla performance organizzativa con riferimento all'amministrazione nel suo complesso e alle unità organizzative o aree di responsabilità in cui si articola l'amministrazione; c) all'effettivo svolgimento di attività particolarmente disagiate ovvero pericolose o dannose per la salute”;
VISTO l’art. 23, comma 3 del D.Lgs. n. 75/2017, ai sensi del quale “fermo restando il limite delle risorse complessive previsto dal comma 2, le regioni e gli enti locali, con esclusione degli enti del Servizio sanitario nazionale, possono destinare apposite risorse alla componente variabile dei fondi per il salario accessorio, anche per l’attivazione dei servizi o di processi di riorganizzazione ed il relativo mantenimento, nel rispetto dei vincoli di bilancio e delle vigenti disposizioni in materia di vincoli della spesa di personale ed in coerenza con la normativa contrattuale vigente per la medesima componente variabile”;
CONSIDERATO che:
- nel P.E.G. 2017/2019 è stato assegnato al Segretario Generale, con la collaborazione dei Responsabili dei Servizi competenti, l’obiettivo denominato: “Progetto pluriennale di de materializzazione degli atti amministrativi”;
- nella parte descrittiva della suddetta scheda del P.E.G. si precisa quanto segue:
“La mappatura dei procedimenti e, in termini generali, di tutti i processi dell'Ente deve essere concretamente conclusa entro il 2017 anche per l' adempimento delle cogenti prescrizioni dettate dall'ANAC (con determinazione n. 12 in data 28.10.2015 di integrazione del Piano Nazionale Anticorruzione) nonché per il completamento dell'analisi - oggetto di incarico a soggetto esterno qualificato - per la rilevazione dei carichi di lavoro degli uffici del Comune e dell'Unione e per la
razionalizzazione dei flussi di attività.
All'attuazione del piano di azioni 2017 sono correlati incentivi a valere sulle risorse decentrate c.d.
variabili ex art. 15 c. 5 CCNL 1998/2011, nell' importo appositamente stanziato da parte della
Giunta comunale.
Sarà necessario costituire dei gruppi di lavoro formati da dipendenti dei vari settori, individuati dai rispettivi Responsabili dei servizi, ed anzi come nel 2016 si tenderà a realizzare il progetto in collaborazione con l'Unione Medio Brenta e con gli altri Comuni aderenti alla stessa: per questo motivo non sono ancora individuate le risorse umane dedicate”; nella scheda è aggiunto che si provvederà anche, per tutti i più importanti processi dell’Ente, ad una prima pesatura dei principali rischi corruttivi e si precisa inoltre che “questa mappatura costituirà la base per la dematerializzazione dei processi del Comune, che sarà progressivamente concretizzata nei prossimi anni, con priorità per i procedimenti ad istanza di parte (come già avvenuto per i processi del SUAP e del SUE gestiti dall’Unione Medio Brenta)”;
PRESO ATTO che la scheda rinvia alla “deliberazione giuntale di approvazione del presente PEG”
per la completa descrizione del progetto e del piano di azioni per il 2017, e che invero solo di recente è stato compiutamente ridefinito il cronoprogramma in cui sono dettagliate le azioni necessarie per il conseguimento dell’obiettivo nel 2017;
RITENUTO pertanto opportuno integrare la suddetta scheda con il cronoprogramma e lo specifico aggiornamento per l’anno 2017 del progetto pluriennale “trasversale” di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti amministrativi, come da allegato sub “a” alla presente deliberazione;
RICORDATO che il suddetto progetto pluriennale è stato approvato con delibera di Giunta Comunale n. 88 del 30/07/2014, ed ha avuto una prima attuazione negli anni 2014 e 2016, e che con la deliberazione G.C. n. 88/2014 si è deciso di stanziare per la realizzazione del progetto stesso risorse aggiuntive per la contrattazione decentrata, destinate a trattamento economico accessorio del personale coinvolto, essendosi verificata la ricorrenza di tutti i presupposti delineati dalla citata norma collettiva di cui all’art. 15, comma 5, C.C.N.L. 1.4.1999: infatti, in primo luogo, è stato progettato un miglioramento quali-quantitativo dei servizi concreto, oggettivo e verificabile, che si traduce in un beneficio immediato per l’utenza interna - in termini di semplificazione, riorganizzazione ed accelerazione della gestione ed informazione dei documenti - ma porterà col tempo significativi benefici all’utenza esterna di tutti i servizi comunali, poiché assicurerà una maggiore qualità e tempestività del trattamento delle informazioni in possesso del Comune e porrà le basi per la consultazione dello stato dei procedimenti, l’espletamento di pratiche e l’erogazione di servizi on line; in secondo luogo, i risultati attesi sono verificabili e misurabili (così come tutti gli obiettivi del P.E.G.) attraverso indicatori, con l’identificazione dei tempi correlati; in terzo luogo, la quantificazione delle risorse destinate a compensi accessori è correlata al grado di rilevanza ed importanza dei risultati attesi, perché lo stanziamento complessivo di € 24.000,00 per complessivi 4 anni è stato quantificato in base ad una percentuale di circa l’80% del risparmio che si stima possa derivare per l’Ente dal completamento della digitalizzazione dei processi al termine del suddetto periodo pluriennale (tot. € 30.200,00 circa, per economie di € 1.300,00 per ogni anno sull’acquisto di carta e mancato acquisto di un armadio compattatore pari a circa € 25.000,00); infine, dette risorse sono rese disponibili solo a consuntivo, dopo che siano stati accertati i risultati realizzati sulla base degli indicatori riportati nella scheda PEG, con le modalità stabilite dal vigente Sistema di misurazione e valutazione della performance del Comune;
RITENUTO, inoltre, opportuno integrare, come da allegato sub “b” alla presente deliberazione, la scheda P.E.G. “120SAP: SPORTELLO POLIVALENTE: ATTUAZIONE DEL PROGETTO DI
RIORGANIZZAZIONE E RIPOTENZIAMENTO POLIFUNZIONALE DELLO SPORTELLO AL CITTADINO” con una più completa descrizione delle azioni attuative di questo processo di riorganizzazione pianificate per l’anno 2017;
RICORDATO che l’obiettivo di ripotenziamento e riorganizzazione dello Sportello assume valenza strategica per questa Amministrazione, come dimostrato dalla sua previsione introdotta ancora nel Documento Unico di Programmazione 2016/2018, all’interno della Missione 1 Servizi istituzionali, generali e di gestione (Obiettivo strategico B. Innovazione amministrativa Punto 2
“Riprogettare il modo di lavorare … del Comune, con l’erogazione del servizio mediante flussi snelli, continui e coordinati tra uffici e enti superiori senza interruzioni…” - Obiettivo operativo B Innovazione amministrativa Punto 2 “prosecuzione del progetto di riorganizzazione e riqualificazione dello Sportello del Cittadino, avviato nel 2016, finalizzato all’ampliamento dell’offerta di servizi in collaborazione con l’UMB”): l’Amministrazione ha inteso, in sostanza, concentrare in un unico punto, presso la Sede municipale di Cadoneghe, il primo accesso degli utenti ai servizi ed attività amministrativi erogati sia dal Comune che dall’Unione Comuni del Medio Brenta (cui il Comune ha conferito una pluralità di funzioni);
DATO ATTO che a tali fini si è reso necessario concordare formalmente, dal 2016, con l’Unione l’assegnazione parziale sia degli operatori dello Sportello dipendenti del Comune al servizio dell’Unione per il 50% dell’orario di lavoro sia dei dipendenti dell’Unione adibiti per attività di sportello alla sede di Cadoneghe al servizio del Comune sempre per il 50% dell’orario di lavoro;
PRESO ATTO che nel corso del 2016 le attività trasferite allo Sportello o comunque riorganizzate nell’ambito dello stesso sono state: procedimento di iscrizione anagrafica (Comune): snellimento del workflow procedimentale, riaggregazione delle fasi di controllo e data entry; attività di front office dei servizi scolastici; assistenza scolastica (Unione): informazioni, iscrizioni, gestione pagamenti dei servizi di refezione e trasporto scolastico, informazioni, iscrizioni, gestione pagamenti centri ricreativi estivi, informazioni e assistenza compilazione istanze per agevolazioni tariffarie e buono libri;
ATTESO che per l’anno 2017 si intende portare allo Sportello o comunque riorganizzare in tale ambito una serie rilevante di ulteriori attività e servizi quali:
- Demografico-cimiteriali (Comune): concessione loculo, autorizzazione sepoltura, autorizzazione cremazione, illuminazione votiva, gestione agenda appuntamenti stato civile e anagrafe (iscrizioni anagrafiche, separazioni, divorzi, unioni civili, cittadinanze);
- Scolastici (Unione): iscrizione asilo nido;
- Tributi (Unione): informazioni sui pagamenti, rilascio modello F24, assistenza di base nella compilazione della modulistica (dichiarazioni/istanze di rimborso);
- Polizia locale (Unione): autorizzazione passi carrai, rilascio contrassegni invalidi.
RITENUTO opportuno stanziare per la realizzazione delle azioni progettuali 2017 apposite risorse aggiuntive per la contrattazione decentrata, destinate a trattamento economico accessorio del personale coinvolto, essendosi in presenza di tutti i presupposti delineati dalla sopra citata norma collettiva di cui all’art. 15, comma 5, C.C.N.L. 1.4.1999; infatti, è stata progettata una riorganizzazione ed un conseguente miglioramento quali-quantitativo dei servizi concreto, oggettivo e verificabile, che si traduce in un beneficio immediato per l’utenza esterna – derivante dall’accesso presso un unico punto di contatto per una pluralità di servizi, in orario di apertura sufficientemente ampio, con possibilità di veloce soddisfacimento delle richieste ed interazione con figure professionali adeguate alla relazione – ed anche per l’Ente stesso (che riesce in questo modo a professionalizzare il front - on line e ad aumentare l’efficienza ed efficacia delle attività); i risultati attesi sono verificabili e misurabili (così come tutti gli obiettivi del P.E.G.) attraverso indicatori, con l’identificazione dei tempi correlati; la quantificazione delle risorse è correlata al grado di rilevanza ed importanza dei risultati attesi, perché lo stanziamento di € 5.000,00 per il 2017 è stato quantificato in base ad una percentuale di circa il 33% del risparmio di tempo di lavoro che si stima possa derivare agli uffici di back office in conseguenza dello spostamento di attività allo Sportello (tot. € 15.189,00 circa); infine, dette risorse sono rese disponibili solo a consuntivo, dopo avere
accertato i risultati realizzati sulla base degli indicatori riportati nella scheda PEG, con le modalità stabilite dal vigente Sistema di misurazione e valutazione della performance del Comune;
ATTESO che, tenuto conto dell’importanza strategica ascritta all’attività dello Sportello polivalente, nei limiti delle disponibilità di bilancio ci si riserva di destinare anche per i prossimi esercizi risorse contrattuali aggiuntive per il riconoscimento di incentivi al personale impegnato nello Sportello polivalente, sia per il mantenimento dei nuovi servizi attivati sia per l’ulteriore potenziamento dello Sportello medesimo;
DATO ATTO inoltre che le risorse decentrate aggiuntive correlate ai due progetti di cui sopra sono destinate nel rispetto non solo dei C.C.N.L. di comparto ma anche di tutti gli altri vincoli richiamati dall’art. 40 c. 3 quinquies del D.Lgs. n. 165/2001 cit. e successive modifiche;
ATTESO, in particolare, che la presente costituisce integrazione del Programma Triennale dei fabbisogni del personale del triennio 2017/2019, ricompreso nella Sezione Operativa del D.U.P.
2017/2019, per quanto vada rilevato che il suddetto documento programmatico è interessato dalla nuova disciplina recata dal D.Lgs. 75/2017 e che l’art. 15, comma 5 del C.C.N.L. 1.4.1999 vada ora interpretato in maniera sistematica sulla base del sopravvenuto disposto del sopra citato art. 23, comma 3 del suddetto D.Lgs. n. 75/2017, il quale autorizza la destinazione di risorse decentrate integrative “anche per l’attivazione dei servizi o di processi di riorganizzazione ed il relativo mantenimento”, individuando le relative condizioni nel “rispetto dei vincoli di bilancio e delle vigenti disposizioni in materia di vincoli della spesa di personale” oltre che nella “coerenza con la normativa contrattuale vigente per la medesima componente variabile”;
RITENUTO, infine, di approvare ulteriori modifiche ed integrazioni al P.E.G. 2017/2019, conformemente all’allegato sub “c” alla presente;
ATTESO che nel suddetto allegato “c” è riportato l’aggiornamento di alcune schede obiettivo a seguito degli interventi correttivi richiesti dall’Organo di valutazione in occasione del primo monitoraggio intermedio sullo stato di attuazione della pianificazione operativa dell’esercizio, effettuato con incontri coi Responsabili di Servizio tenutisi il 31 maggio 2017 ed il 14 giugno 2017:
si rinvia ai suddetti verbali dell’Organo di valutazione - depositati agli atti dell’Area Affari Generali e di prossima pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale del Comune – per le motivazioni di dettaglio delle modifiche delle singole schede, le quali comunque riguardano prevalentemente la revisione degli indicatori temporali in relazione ad uno slittamento dei tempi dovuto a cause non imputabili all’ufficio ed in alcuni casi prevedono la più corretta formulazione delle fasi di attività programmate; è inoltre rivista la tempistica di realizzazione dell’intervento relativo allo Stadio comunale, ed è introdotta una scheda (“Contrattazione decentrata 2017”) che per mero errore materiale non era stata inserita nella prima versione del P.E.G.;
ATTESO, inoltre, che nell’allegato “c” sono introdotte alcune nuove schede obiettivo, le quali prevedono specifiche misure per la riduzione del rischio da “stress lavoro correlato”, in attuazione delle indicazioni contenute nel Documento di valutazione del suddetto rischio, redatto ai sensi dell’art. 28, comma 2 del D.Lgs. n. 81/2008 in data 2.11.2016 (riferito al periodo maggio/ottobre 2016), a firma della psicologa incaricata Dott.ssa Franca Fazzini: ciò in quanto l’attività valutativa svolta, con specifico riferimento alle risultanze della somministrazione di un questionario – strumento indicatore (basato su sei dimensioni dei Management studies) a tutto il personale, ha fatto emergere nel complesso livelli non trascurabili di rischio di stress lavoro correlato, nelle dimensioni della “domanda” (carichi di lavoro – organizzazione del lavoro – tempi di lavoro), del
“cambiamento” (comunicazione e gestione dei cambiamenti organizzativi) e del “supporto del management” (comunicazione degli obiettivi attesi, pianificazione del lavoro, circolarità delle informazioni), ed in minore misura del “supporto fra colleghi”; per far fronte alle principali criticità emerse, è stata elaborata, di intesa fra il Segretario, il delegato (ex art. 16, D.Lgs. n. 81/2008) Arch.
N. Paiaro e tutti i Responsabili di Servizio del Comune (quali “dirigenti” titolari degli obblighi di cui all’art. 18 del D.Lgs. n. 81/2008), una proposta di azioni correttive da attuarsi nel corrente esercizio 2017, la quale è stata condivisa con la professionista incaricata dell’analisi, il RSPP ed il Medico competente e successivamente presentata, in apposita riunione, al personale dipendente del Comune;
TENUTO inoltre conto che con deliberazione di Giunta Comunale n. 94 del 10.07.2017 è stata adottata una variazione urgente al Bilancio di Previsione 2017, che si ritiene opportuno recepire nel PEG, in conformità all’allegato sub “d” alla presente proposta di provvedimento;
DATO ATTO che alcune azioni proposte nel sopra citato Documento di valutazione coincidono con attività già di fatto in corso di svolgimento nel Comune, quali:
- la mappatura e (eventuale) revisione dei processi / flussi di attività, finalizzata alla riduzione dei tempi ed alla precisa descrizione / standardizzazione delle attività richieste agli operatori, anche nella prospettiva della de materializzazione (come da allegato sub “a”);
- le modalità da tempo in uso per la condivisione e comunicazione degli obiettivi generali e di settore (la definizione degli obiettivi del PEG in base alle proposte dei Responsabili dei Servizi ed alla consultazione con gli Assessori competenti per materia – con sempre maggiore attenzione all’identificazione di obiettivi e target compatibili con le risorse, sia umane che finanziarie, oggettivamente disponibili – previa elaborazione delle singole schede PEG condivisa da parte dei dipendenti direttamente interessati e del rispettivo Responsabile)
- lo svolgimento di riunioni settimanali del personale di ogni Area a cura dei singoli Responsabili nonché di riunioni quindicinali tra la Giunta, il Segretario ed i Responsabili di Area;
ATTESO che si valuterà in futuro anche, in particolare per l’ufficio tecnico, l’introduzione di fasce orarie per il ricevimento delle telefonate, mediante un risponditore automatico, da impostare in sinergia con l’Unione (stante l’unicità del centralino), nonché l’individuazione di un numero telefonico dedicato per le segnalazioni relative a manutenzioni di infrastrutture pubbliche;
CONSIDERATO che a cura dell’Unione Comuni Medio Brenta si provvederà inoltre all’acquisto di strumentazione informatica adeguata alle esigenze funzionali (in sostituzione dell’attuale strumentazione obsoleta), anzitutto per l’ufficio tecnico ma in generale per tutte le postazioni di lavoro che lo richiedano, sulla base del programma a suo tempo predisposto dal Responsabile CED dell’Unione, e con finanziamento a valere sull’avanzo di amministrazione 2016 dell’Unione (per la quota di pertinenza del Comune di Cadoneghe);
VISTI:
- il T.U. sull’ordinamento degli enti locali approvato con D.Lgs. 18/8/2000, n. 267 e successive modifiche;
- il D.Lgs. n. 165/2001 e successive modifiche;
- il D.Lgs. n. 150/2009 e successive modifiche;
- il vigente Statuto comunale;
- il vigente Regolamento comunale di contabilità;
SI PROPONE
- di approvare, per tutti i motivi esposti in premessa, la completa descrizione del piano di azioni 2017 del progetto pluriennale “trasversale” di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti amministrativi, come da allegato sub “a” alla presente deliberazione, nonché la completa descrizione del piano di azioni 2017 del progetto pluriennale di riorganizzazione e ripotenziamento polifunzionale dello sportello al cittadino, come da allegato sub “b” alla presente deliberazione;
- di approvare, per tutti i motivi esposti in premessa, ulteriori modifiche ed integrazioni al Piano Esecutivo di Gestione (P.E.G.) 2017/2019, allegato sub “c” alla presente proposta di provvedimento;
- di approvare altresì le variazioni finanziarie al P.E.G. derivanti dall’adozione della variazione al Bilancio di Previsione 2017/2019 riportate nell’allegato sub “d” al presente provvedimento;
- di autorizzare per l’esercizio 2017 l’integrazione delle risorse decentrate c.d. variabili ai sensi dell’art. 15, comma 5 del C.C.N.L. 01.04.1999, per il finanziamento delle azioni annuali di attuazione dei due progetti pluriennali di ulteriore incremento e consolidamento dei servizi erogati dall'Ente (a dotazione organica invariata) – come da allegati sub “a” e sub “b” - per un importo complessivo di € 10.000,00, oltre oneri riflessi a carico dell’Ente, che trova adeguata copertura nel Bilancio di previsione 2017/2019;
- di dare atto che la presente costituisce integrazione del Programma Triennale dei fabbisogni del personale del triennio 2017/2019, ricompreso nella Sezione Operativa del D.U.P. 2017/2019;
- di dare atto che l’erogazione degli incentivi avverrà solo a seguito di una precisa rilevazione, a consuntivo, dei risultati realizzati sulla base degli indicatori riportati nella scheda, con le modalità stabilite dal vigente Sistema di misurazione e valutazione della performance del Comune;
- di dichiarare con separata votazione la presente proposta di deliberazione immediatamente eseguibile.
Ai sensi dell'art. 49 del Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267, si esprime parere:
- favorevole di regolarità tecnica
Cadoneghe, per La Responsabile dei Servizi Affari
Generali
Dott.ssa Lajla Pagini
La Responsabile dei Servizi alla Persona Dott.ssa Fadia Misri
- favorevole di regolarità contabile Il Responsabile dei Servizi Economico-Finanziari
Cadoneghe, Dott. Roberto Pinton
Allegato A) PROGETTO PLURIENNALE DI DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI – GESTIONE DEL FASCICOLO INFORMATICO - AZIONI ANNO 2017
In riferimento al Progetto di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti amministrative – gestione del fascicolo informatico, approvato con delibera di Giunta Comunale n. 88 del 30/07/2014, si intende proseguire l’attività intrapresa nell’anno 2016, quando si è deciso di imprimere un’importante accelerazione all’attuazione del Piano; infatti, la realizzazione nei precedenti anni 2014 e 2015 ha subito significative battute d’arresto a causa del processo di riorganizzazione che ha interessato la struttura comunale ed ha richiesto un notevole sforzo aggiuntivo al personale, in particolare anche al personale dell’area SAP preposto allo Sportello, al Protocollo e all’Archivio.
La mappatura dei procedimenti e, in termini generali, di tutti i processi dell’Ente deve a questo punto essere concretamente avviata e conclusa entro il 2017: ciò non solo ai fini dell’ottemperanza agli obblighi derivanti dal C.A.D. ed allo specifico obbligo relativo alla gestione di istanze on line – particolarmente utile anche nella prospettiva della riduzione del carico di lavoro dello Sportello e del Protocollo e in generale della velocizzazione di tutte le attività amministrative dell’Ente – ma anche per l’adempimento delle cogenti prescrizioni dettate dall’ANAC (con determinazione n. 12 in data 28.10.2015 di integrazione del Piano Nazionale Anticorruzione) nonché per il completamento dell’analisi attualmente in corso – oggetto di incarico a soggetto esterno qualificato (ditta Maggioli) - per la razionalizzazione dei flussi di attività, finalizzata alla riduzione dei tempi ed all’ottimale impiego delle risorse umane disponibili.
Nonostante la collaborazione dell’incaricato esterno, l’impegno richiesto alle risorse umane interne per la mappatura di tutti i principali processi dell’Ente resta comunque preponderante. Per le azioni previste nel 2017, così come fatto nel 2016, saranno costituiti appositi gruppi di lavoro formati da dipendenti di ciascuna Area, individuati dai rispettivi Responsabili dei servizi, anche se si gestirà il progetto in collaborazione con l’Unione Medio Brenta: ciò sarà utile soprattutto per favorire un costruttivo confronto delle diverse esperienze di lavoro e la progressiva omogeneizzazione delle modalità operative, anche nell’ottica dell’impostazione delle continue relazioni tra uffici del Comune e uffici dell’Unione. Si sottolinea anche la necessità che la struttura dell’Unione dei Comuni del Medio Brenta, alla quale è stata trasferita la funzione Servizi Informativi, sia attivamente coinvolta nell’assistenza alla parte tecnico- informatica.
Si riepilogano di seguito i risultati attesi dalla complessiva realizzazione del progetto pluriennale di dematerializzazione dell’attività del Comune:
- graduale sostituzione della gestione cartacea delle istanze e delle transazioni con soggetti esterni con una gestione informatizzata delle stesse mediante canali di trasmissione telematica sicuri e certificati;
- riduzione dei consumi di carta, aumento di efficienza e trasparenza nella gestione procedimentale.
Si propone di riconoscere ai dipendenti coinvolti nella realizzazione delle azioni progettuali 2017 la corresponsione di compensi incentivanti (ex art. 15, comma 5, C.C.N.L. 1.4.1999) per il tempo che dedicheranno allo svolgimento dell’attività necessaria alla realizzazione degli obiettivi previsti, in un importo pari a quello stanziato per l’esercizio 2016, cioè di € 5.000,00.
Di seguito si riporta il crono programma aggiornato, che prevede entro il 31.12.2017 il completamento della mappatura e revisione (con identificazione degli specifici rischi corruttivi) dei procedimenti di competenza di tutte le Aree funzionali del Comune. Nel 2018 sarà integrato in riferimento alla digitalizzazione dei processi.
Azione Obiettivo Attività Periodo temporale
Mappatura e ridisegno processi –
Comuni Cadoneghe, Curtarolo e Vigodarzere e UMB
Mappare e ridisegnare in logica di semplificazione i processi PRINCIPALI delle aree:
- Edilizia privata dell’Unione e dei Comuni di Vigodarzere e
costituzione del gruppo di lavoro policomunale con all'interno i “facilitatori del miglioramento”
per ciascun settore
censimento ed individuazione dei principali processi da ridisegnare per ogni settore rappresentazione grafica del processo nella situazione attuale
individuazione ambiti di miglioramento e
Da settembre a dicembre 2016
Curtarolo - SUAP (Edilizia
produttiva e Commercio);
- Protocollo e Servizi Demografici - Archivio e Servizi
Cimiteriali
2. Mappare e ridisegnare in logica di
semplificazione i processi PRINCIPALI delle aree:
- Gestione del personale - Servizi sociali,
culturali, tempo libero, associazionismo - Segreteria - Centrale Unica di
Committenza - Procedure contrattuali
autonome dei Comuni e dell’Unione 3. Mappare e ridisegnare in logica di semplificazione i processi PRINCIPALI delle aree:
- Servizi tributi - Istruzione
- Polizia Locale, Sicurezza - Servizi finanziari - Lavori pubblici
- Manutenzioni - Ambiente
razionalizzazione
rappresentazione del nuovo flusso ridisegnato definizione dell’agenda del miglioramento per passare dalla situazione attuale a quella futura presentazione all’Amministrazione dei risultati ottenuti
impostare l’attività di mappatura e ridisegno dei restanti processi da parte delle strutture
Da maggio a giugno 2017
Da luglio a ottobre 2017
Pesatura del rischio corruttivo – Comuni Cadoneghe, Curtarolo e Vigodarzere e UMB
Identificare i rischi corruttivi e dare risposte alle esigenze di trasparenza in stretto raccordo con le scelte organizzative e di processo fatte
riprendere le valutazioni sui livelli di rischio corruzione dei processi fatte per il PTPC analisi dei nuovi processi ridisegnati al fine di individuare le attività a maggior rischio corruzione
definire le soluzioni per ridurre i livelli di rischio nel quadro delle compatibilità organizzative (livelli di efficienza e qualità dei servizi) definire il programma di sviluppo con ulteriori processi da rivedere
impostare l’attività di valutazione e pesatura dei restanti processi da parte delle strutture
per tutti i processi da ottobre a dicembre 2017
Informatizzazione dei procedimenti – Comuni Cadoneghe, Curtarolo e Vigodarzere e UMB
Individuare gli eventuali gap strumentali e funzionali rispetto alla gestione digitalizzata dei procedimenti e definire le azioni di miglioramento
Censimento dei procedimenti dell’Ente da informatizzare
Autovalutazione del livello di informatizzazione dei procedimenti
Definizione dei criteri di priorità nell’affrontare la digitalizzazione
Impostazione del piano di informatizzazione
Da settembre a dicembre 2016
Allegato B) PROGETTO PLURIENNALE DI RIORGANIZZAZIONE E RIPOTENZIAMENTO POLIFUNZIONALE DELLO SPORTELLO AL CITTADINO - AZIONI ANNO 2017
Lo Sportello del Cittadino gestisce il front office trasversale dell'Ente per quei servizi che vi hanno decentrato la fase di avvio e primo contatto istruttorio o di immediata erogazione. Dal 2016 è stato attivato un progetto di integrazione con le attività front office dell'Unione Medio Brenta con gli obiettivi e le metodologia di seguito illustrate.
La riorganizzazione tiene conto delle diverse esigenze sia del cittadino utente (disporre di un punto unico di contatto, ottenere veloce risoluzione dei problemi, usufruire di orari ampi di accesso, interagire con professionalità adeguate alla relazione, ecc.) sia dell'Ente stesso (professionalizzare il front - on line, fare efficienza, valorizzare le competenze di specialisti). Le soluzioni, pertanto, devono bilanciare polivalenza e specializzazione, adottando soluzioni secondo la metodologia della c.d. "organizzazione snella". Saranno ridefiniti i modelli di funzionamento, i criteri di definizione
dei ruoli (infodesk, operatori polivalenti, operatori di back office); la segmentazione per fruitori; il dimensionamento delle risorse; le soluzioni logistiche; i supporti operativi; strumenti informatici.
Per quanto concerne gli operatori, nel corso del 2016 sono state formalizzate le assegnazioni parziali degli operatori di Sportello dei due Enti coinvolti, rispettivamente al servizio dell’Unione per il personale dipendente del Comune ed al servizio del Comune per il personale dipendente dell’Unione: in tal modo tutto il personale dedicato allo Sportello (n. 3 operatori Comune, n. 2 operatori Unione, di cui uno assegnato a luglio 2017) è assegnato per metà del proprio tempo di lavoro al servizio dell’altro Ente, ed è quindi legittimato ad operare per il front office dei servizi e funzioni di competenza di entrambi gli Enti.
Nel corso del 2016, le attività trasferite allo Sportello o comunque riorganizzate nell’ambito dello stesso sono state:
- Procedimento di iscrizione anagrafica (Comune): snellimento del workflow procedimentale, riaggregazione delle fasi di controllo e data entry;
- Attività di front office dei servizi scolastici – assistenza scolastica (Unione): informazioni, iscrizioni, gestione pagamenti dei servizi di refezione e trasporto scolastico, informazioni, iscrizioni, gestione pagamenti centri ricreativi estivi, informazioni e assistenza compilazione istanze per agevolazioni tariffarie e buono libri.
Il processo di riorganizzazione e potenziamento prosegue nel 2017, successivamente alla approvazione degli atti formali relativi all’assegnazione parziale dei dipendenti dei due Enti coinvolti (nei termini sopra esposti), con un significativo avanzamento.
Infatti il progetto prevede, per l’anno corrente, due distinte linee di sviluppo che coinvolgono tutto il personale dei due Enti assegnato allo Sportello:
1. Attività di formazione teorico-pratica, relative ai servizi erogati attraverso gli sportelli polifunzionali, con specifico riguardo ai procedimenti di nuova assegnazione o riorganizzati:
a. Demografico-cimiteriali (Comune): concessione loculo, autorizzazione sepoltura, autorizzazione cremazione, illuminazione votiva, gestione agenda appuntamenti stato civile e anagrafe (iscrizioni anagrafiche, separazioni, divorzi, unioni civili, cittadinanze);
b. Scolastici (Unione): iscrizione asilo nido;
c. Tributi (Unione): informazioni sui pagamenti, rilascio modello F24, assistenza di base nella compilazione della modulistica (dichiarazioni/istanze di rimborso);
d. Polizia locale (Unione): autorizzazione passi carrai, rilascio contrassegni invalidi.
La formazione, inoltre, sarà finalizzata anche all’aggiornamento delle competenze relazionali e di comunicazione necessarie per il personale a contatto con il pubblico.
2. Predisposizione e aggiornamento delle mappe dei flussi procedimentali e relativo materiale informativo, anche multilinguistico, per i servizi e le prestazioni erogati allo Sportello.
La realizzazione delle azioni progettuali dell’anno 2017 sarà coordinata dalla Responsabile dell’Area SAP del Comune, di intesa con il Responsabile dei Servizi alla Persona dell’Unione, e con il supporto professionale di un soggetto incaricato esterno (ditta Maggioli).
In considerazione delle attività assegnate allo Sportello di cui all’elenco sopra riportato, si ritiene di individuare i ruoli organizzativi e i dipendenti coinvolti come di seguito:
- Operatore di Sportello: Martina Tessari - Operatore di Sportello: Caterina Baldan - Operatore di Sportello: Patrizia Desolei
- Operatore Prima informazione e orientamento: Francesco Garbin - Operatore Servizi Demografici e Cimiteriali: Luigina Telve
- Operatore Servizi Demografici e Cimiteriali: Nicoletta Malimpensa - Operatore Servizi Demografici e Cimiteriali: Marina Sarto
- Operatore Servizi Demografici e Cimiteriali: Gabriella Bassan.
L’impegno richiesto al personale (del Comune e dell’Unione) per la attuazione della formazione tecnico-pratica e per la conseguente attivazione dei nuovi servizi dello Sportello è sicuramente molto significativo, ed è determinante per la riuscita del progetto.
Per questo motivo si propone di riconoscere ai dipendenti coinvolti nella realizzazione delle azioni progettuali 2017 la corresponsione di compensi incentivanti (ex art. 15, comma 5, C.C.N.L.
1.4.1999) per il tempo che dedicheranno allo svolgimento dell’attività necessaria alla realizzazione degli obiettivi previsti.
Si ritiene ragionevole quantificare le risorse a ciò destinate commisurandole ad una percentuale del risparmio del tempo di lavoro del personale degli uffici di back office che conseguirà allo spostamento di una serie di attività allo Sportello.
Alla luce della riorganizzazione e spostamento allo Sportello delle attività sopra elencate, è possibile ipotizzare un conseguente risparmio su base annua di tempo di lavoro del personale adibito agli uffici di back office pari a circa ore 960, come di seguito distinto:
a. Demografici-cimiteriali: n. 290 ore b. Scolastici: n. 115 ore
c. Tributi: n. 400 ore d. Polizia locale: n. 160 ore.
Tale risparmio si può quantificare in termini monetari, sulla base del costo orario di un collaboratore amministrativo C1 (pari a € 15,74), in un importo complessivo stimato di circa € 15.189,00.
Si ritiene di destinare al riconoscimento di incentivi al personale coinvolto nel progetto una somma complessiva di € 5.000 per il 2017, pari a circa il 33% (32,91%) del complessivo risparmio stimato.
Tenuto conto dell’importanza strategica ascritta all’attività dello Sportello polivalente, l’Amministrazione comunale, nei limiti delle disponibilità di bilancio, si riserva di quantificare e destinare anche per i prossimi esercizi risorse contrattuali aggiuntive per il riconoscimento di incentivi al personale impegnato nello Sportello medesimo, sia per il mantenimento dei nuovi servizi attivati sia per l’ulteriore potenziamento dello Sportello medesimo.
DELIBERAZIONE DI GIUNTA COMUNALE N. 97 DEL 19.07.2017
LA GIUNTA COMUNALE
PRESO ATTO della proposta di deliberazione meglio descritta più sopra;
VISTI i pareri espressi dal Responsabile del Servizio competente, ai sensi dell’art. 49 del T.U. delle leggi sull’ordinamento degli enti locali, approvato con D.Lgs. 18.8.2000, n. 267;
CON voti favorevoli unanimi,
DELIBERA
di approvare la proposta di deliberazione meglio enunciata più sopra.
SUCCESSIVAMENTE, con voti favorevoli unanimi, la presente deliberazione viene dichiarata IMMEDIATAMENTE ESEGUIBILE ai sensi dell’art. 134, comma 4°, del T.U. delle leggi sull’ordinamento degli enti locali, approvato con D.Lgs. 18.8.2000, n. 267.
IL PRESIDENTE IL SEGRETARIO
