1.5. Contabilità Generale
1.5.3. Anagrafiche Co.Ge
Struttura dei dati e modalità di Gestione
Le informazioni relative ai conti sono memorizzate nel sistema all'interno di specifiche anagrafiche (Anagrafiche Co.Ge.).
Un'anagrafica co.ge. è costituita da 2 segmenti: • un segmento piano dei conti
• un segmento società
Le informazioni memorizzate nel segmento piano dei conti si applicano a tutte le società alle quali è assegnato il piano dei conti (non è possibile diversificarle per società ed è quindi sufficiente che siano immesse nel sistema un'unica volta).
Affinché un conto del piano dei conti assegnato sia utilizzabile in una società è necessario creare un segmento società.
Le informazioni contenute nel segmento società si applicano esclusivamente alla società per la quale il segmento è stato creato e sono quindi elaborate in accordo ai requisiti della specifica società.
Poiché il “numero” e la “denominazione” del conto sono memorizzati nel segmento piano dei conti dell'anagrafica, il conto ha lo stesso numero e lo stesso nome in tutte le società nelle quali è utilizzato.
Il sistema permette di gestire le anagrafiche:
• in modo centralizzato, permettendo di aggiornare attraverso un'unica transazione (FS00) entrambi i segmenti
• decentralizzato, cioè gestendo singolarmente attraverso transazioni diverse i due segmenti
➔ FSP0 – segmento piano dei conti ➔ FSS0 – segmento società
Layout
All'interno di ciascun segmento i dati sono suddivisi, concettualmente e visivamente attraverso il layout delle transazioni, in schede diverse, all'interno delle quali sono ulteriormente separati in gruppi.
L'immagine seguente sintetizza il layout dell'anagrafica Co.Ge..
Il sistema permette di configurare: • il numero e il titolo delle schede
• i gruppi di campi che si desidera utilizzare e la loro posizione sulle schede8
• layout specifici per la transazione per la gestione centralizzata delle anagrafiche e per quelle per la gestione decentralizzata
Le operazioni di personalizzazione del layout delle anagrafiche Co.Ge. non sono necessarie; nella maggior parte dei casi può essere sufficiente una selezione dei campi da utilizzare attraverso il controllo dello stato associato a ciascun campo (la logica e le procedure sono
8 Non è possibile modificare internamente i gruppi di campi aggiungendo o eliminando alcuni campi da ciascun gruppo.
Illustrazione 12: Schema layout anagrafiche
Titolo Scheda 1 Gruppo A Gruppo B Campo X ... Campo Y ... Campo Z ...
descritte in seguito).
Prametrizzazione : Configurazione del layout dell'Anagrafica Co.Ge.
Per la personalizzazione del layout devono essere utilizzate le attività IMG accessibili dal percorso:
IMG: Contabilità Contabilità generale Conti Co.Ge. Dati anagrafici → → → → Preparare Attività supplementari Layout per elaborazione singola→ →
Lo schema seguente mostra il formato standard delle anagrafiche Co.Ge., predefinito nel sistema:
Dati anagrafici generali
La denominazione del conto è costituita da un testo breve ed uno esteso.
E' possibile immettere la definizione in più lingue, in modo che sia mostrata nella lingua di logon quando si accede alle informazioni delle anagrafiche e quando si effettuano registrazioni. Il sistema permette inoltre di immettere alcune parole chiave da utilizzare per la ricerca del conto, anche in questo caso in lingue diverse.
Tipologia del conto
Un conto può appartenere allo stato patrimoniale (Balance Sheet) oppure al conto
economico (Profit and Loss Statement)
Questa informazione è memorizzata tra le informazioni di controllo del segmento piano dei conti.
Illustrazione 13: Struttura anagrafica Co.Ge.
Anagrafica Anagrafica Co.Ge. Co.Ge. Tipo / Definizione Parola Chiave / Traduzione Informazioni Dati di Controllo Acquisizione / Banca / Interessi Informazioni Controllo Definizione Dati di Consolidamento Parole Chiave Traduzione Segmento Piano dei Conti
Segmento Società
Controllo Conto Gestione del Conto Dati Joint Venture
Controllo dell'Acquisizione Documento Dati Bancari / Finanziari
Dati Calcolo degli Interessi Informazioni nella Società Testi Conti Co.Ge. nella Società Informazioni nel Piano dei Conti Testi conti Co.Ge. nel Piano dei Conti
Schede
I due tipi di conti sono gestiti in modo diverso dal sistema nelle operazioni di chiusura: • per i conti dello stato patrimoniale, il bilancio è riportato negli esercizi successivi;
• per i conti del conto economico il bilancio è riportato in un conto economico di
riporto (retained earnings account), mentre il conto è azzerato. Prametrizzazione: Definizione del conto economico di riporto
I conti da utilizzare come conti economici di riporto sono selezionabili attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità Generale Conti Co.Ge. Dati Anagrafici → → → → Preparare → Definire conto economico di riporto
Ad ogni conto configurato come conto economico di riporto è assegnata una chiave che lo identifica.
Se viene selezionato un unico conto come conto economico di riporto tale chiave viene automaticamente assegnata dal sistema ad ogni conto del conto economico.
Se sono specificati due o più conti come possibili conti economici di riporto nel segmento piano dei conti dell'anagrafica Co.Ge. sarà visibile anche un campo “Tipo conto economico” nel quale dovrà essere inserita la chiave del conto da utilizzare come conto economico di riporto.
Gruppo Conti
Altra informazione di controllo memorizzata nel segmento piano dei conti dell'anagrafica è il
gruppo conti.
Il sistema permette di definire gruppi conti per raccogliere conti con funzionalità simili: è ad esempio possibile definire dei gruppi conti per liquidi, per il patrimonio immobiliare, per i materiali ecc..
Il gruppo conti controlla:
• il numero del conto: è possibile assegnare un range numerico ad un gruppo conti in modo tale che conti dello stesso tipo siano individuati da un numero all'interno dello stesso range.
• lo stato campo associato ai campi del segmento società dell'anagrafica Co.Ge.
Ad ogni campo di un'anagrafica può essere assegnato uno dei seguenti stati (sono elencati in ordine decrescente di priorità):
Attributi di Stato Campo
Nascosto Il campo non viene mostrato (quindi non è utilizzato)
Visualizzato Il campo viene mostrato ma il valore non può essere modificato (anche nel caso in cui la transazione sia in modalità “modifica”)
Inserimento Obbligatorio Il campo viene mostrato ed è richiesto l'inserimento di un valore
Inserimento Opzionale Il campo viene mostrato ed è possibile ma non richiesto immettere o modificare un valore9
9 Esistono alcune eccezioni a questo principio: alcuni campi hanno associato uno stato predefinito e non modificabile; altri campi sono considerati in gruppo dal sistema ed è associabile uno stesso stato solo al loro insieme.
Lo stato dei campi dell'anagrafica è controllato non solo dal gruppo conti ma anche dalla transazione utilizzata per l'accesso all'anagrafica (che può essere nella modalità “creazione”, “modifica” o “visualizzazione”).
Prametrizzazione: Stato campo Anagrafica Co.Ge. controllato dalla transazione Per attribuire ad ogni campo del segmento dati società dell'anagrafica un valore specifico di stato per ogni tipo di transazione (si parla in questo caso di controllo specifico per transazione) deve essere utilizzata l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità generale Conti Co.Ge. Dati anagrafici → → → → Preparare Attività supplementari Definire struttura videata per→ → ogni transazione
Lo stato effettivamente assegnato ad un campo nel momento in cui si accede ad un'anagrafica è stabilito dal sistema selezionando lo stato a priorità maggiore tra quello associato al gruppo conti e quello associato alla transazione.
Lo stato associato ad un campo quando si utilizza la transazione in modalità “visualizzazione” può essere solamente nascosto o visualizzato, poiché non si possono immettere valori in una transazione per la sola visualizzazione.
Un conto Co.Ge. può servire da conto mastro (o conto di riconciliazione) per sezionali (conti fornitore, cliente, materiale, cespite).
Tutte le registrazioni relative ai sezionali sono automaticamente registrate anche nel conto mastro assegnato (il libro mastro è in tal modo costantemente aggiornato)10.
Nel segmento società dell'anagrafica Co.Ge. è indicato se il conto deve servire da conto mastro per conti di tipo fornitore, cliente o cespite (un conto mastro non può essere relativo a conti di entrambi i tipi).
Visualizzazione e Gestione delle Partite
Tra gli altri dati di controllo memorizzati nel segmento società dell'anagrafica sono particolarmente importanti i flag:
• Visualizza partite singole
• Gestione partite aperte
Se il flag “visualizza partite singole” è attivo, dalla transazione per la visualizzazione del saldo del conto (FS10N, cfr. capitolo “Operazioni nella Contabilità Generale”) è possibile visionare anche le partite singole dalle quali è stato ricavato il saldo; disattivando il flag si risparmiano invece risorse di sistema (questa opzione è utile in particolare per alcune tipologie di conti, per i quali le partite singole sono visionabili in modi alternativi; in genere è comunque preferibile attivare il flag per tutti i conti).
La transazione per la visualizzazione del saldo di un conto mostra le “Transaction
Figures” relative al conto. Le Transaction Figures sono i totali delle registrazione in dare ed in avere. Il bilancio del conto è ottenuto come differenza tra la transaction figure in dare e quella in avere.
La traduzione italiana di questo concetto è quella di “saldo” (in dare ed in avere). Nella maggio parte dei contesti in questi tesi si è tuttavia scelto di conservare la denominazione inglese.
Nei conti per il quali il flag “gestione partite aperte” è attivato, per ogni registrazione viene salvata l'informazione addizionale: “aperta” o “chiusa” (se è attivo questo flag deve essere attivo anche il flag “visualizza partite singole”).
La gestione delle partite aperte è un prerequisito se si ha il bisogno di controllare se è stata ricevuta la contropartita per una certa business transaction (ovvero se questa è stata pareggiata). E' possibile visualizzare separatamente le registrazioni aperte e quelle chiuse ed è quindi semplice vedere quali transazioni devono ancora essere pareggiate.
Per default, il sistema gestisce i conti fornitore e quelli cliente a partite aperte.
Per quanto riguarda i conti Co.Ge., devono essere gestiti a partite aperte i conti transitori11
relativi a:
• le banche
• l'entrata merce / fattura da ricevere • i salari
11 I conti transitori sono introdotti in più parti all'interno della tesi, nei contesti nei quali sono utilizzati Illustrazione 14: Utilizzo del flag "Visualizza Partite Singole"
Conto
(Visualizza Partite Singole attivo)
Trans. Figure / Avere Trans. Figure / Dare
Conto
(Visualizza Partite Singole non attivo)
Trans. Figure / Dare Trans. Figure / Avere Doc. X / Pos. 3 + ... Doc. Y / Pos. 7 + ... Doc. Z / Pos. 2C + ... Doc. A / Pos. 2 + ... Doc. B / Pos. 1 + ...
Illustrazione 15: Utilizzo del flag "Gestione della Partite Aperte"
Conto
(Gestione Partite Aperte attivo) Doc. X / Pos. 3 + ... Doc. Y / Pos. 7 + ... Doc. Z / Pos. 2C + ... Doc. A / Pos. 2 + ... Doc. B / Pos. 1 + ...
Trans. Figure / Avere Trans. Figure / Dare
Conto
(Gestione Partite Aperte non attivo) Doc. X / Pos. 3 + ...
Doc. Y / Pos. 7 + ... Doc. Z / Pos. 2C + ...
Doc. A / Pos. 2 + ... Doc. B / Pos. 1 + ...
Trans. Figure / Avere Trans. Figure / Dare
Divisa
Il campo “Divisa Conto” (Segmento: Società, Scheda: Controllo) controlla la divisa (valuta) nella quale viene gestito il conto; può essere utilizzata:
• la divisa locale (local currency)
la divisa locale è la divisa assegnata alla Company code (cfr. capitolo “Unità Organizzative”); per default questa viene proposta dal sistema quando si crea un conto Co.Ge..
Se viene scelta la divisa locale come divisa per il conto è possibile effettuare registrazioni sul conto in qualunque divisa; le altre divise sono convertite nella divisa locale per ogni posizione del documento che viene registrato.
Le transaction figures sono gestite dal sistema per ogni divisa; più precisamente:
• Le transaction figures (in dare ed in avere) in divisa locale sono la somma di tutte le le registrazioni effettuate sul conto
• Le transaction figures in ciascuna divisa straniera sono la somma delle registrazioni effettuate sul conto solo nella relativa divisa
• una divisa straniera (foreign currency)
in questo caso è possibile effettuare registrazioni sul conto solo nella divisa selezionata. La gestione delle transaction figures può essere controllata dal flag “Saldi solo in divisa interna”.
Per ogni conto il sistema gestisce le “transaction figures” in ogni divisa, a meno che non sia attivato il flag “Saldi solo in divisa interna”.
Altri campi che compaiono nel segmento dati società dell'anagrafica Co.Ge. saranno introdotti in altre sezioni di questa tesi, nei contesti nei quali sono impiegati.