Introduzione
Questo lavoro è nato con lo scopo di studiare l'implementazione di una soluzione completa per la gestione della contabilità attraverso un sistema Erp moderno.
In particolare, la soluzione studiata doveva rispondere ai requisiti non tradizionali di uno scenario di business internazionale:
• la gestione contabile di un'azienda slovacca
• la possibilità (da parte del management) di supervisionare il bilancio dall'Italia • la possibilità di monitorare e controllare alcuni processi contabili dall'Italia
Una simile soluzione è estremamente attuale e risponde alle esigenze di molti imprenditori italiani, che investono per le proprie attività di business nei paesi dell'est.
Il ruolo che riveste la contabilità all'interno dell'azienda e del sistema informativo aziendale è profondamente mutato negli ultimi due decenni.
Il management aziendale oggigiorno ha bisogno di strumenti informatici adatti per supportare le decisioni e convertire le visioni strategiche in obiettivi misurabili, sui quali costruire il futuro del proprio business.
All'interno di questo contesto la contabilità ha una doppia funzione:
✔ quella di sorgente delle informazioni per gli strumenti di supporto alle decisioni (la contabilità acquisisce e struttura i dati)
✔ quella di strumento di misura dell'audit (indipendentemente dalle metodologie di management adottate il risultato del business compare nel bilancio)
Solo un supporto informatico evoluto è in grado di assicurare i vantaggi derivanti dalla tracciabilità istantanea degli eventi finanziari e dalla conservazione costante dello stato di consistenza dei dati di bilancio.
E' stato scelto a tal proposito il sistema informativo SAP R/3; tale sistema è oggi lo standard consolidato di mercato e dispone di caratteristiche uniche, in grado di supportare stabilmente e con funzionalità avanzate il modello di business considerato.
Gran parte del lavoro è stata dedicata all'analisi di questo strumento informatico.
Sono stati inizialmente studiati gli interventi di parametrizzazione necessari per l'implementazione di una soluzione generica.
Le priorità in questa fase sono state le seguenti:
• analizzare, per ogni tipologia di intervento, ogni dettaglio tecnico configurabile, al fine di valutare le alternative nella gestione dei processi supportati
• individuare le best practices nei singoli contesti operativi
• comprendere e delineare la logica di gestione interna del sistema
Sono state inoltre analizzate le modalità di gestione operativa dei processi contabili, sottolineando le differenze con la gestione contabile tradizionale.
Parallelamente al modulo per la contabilità è stato analizzato, con modalità analoghe, anche il modulo per la gestione dei materiali.
L'analisi di questo modulo è stata limitata dalla necessità di implementare solo un processo di approvvigionamento essenziale.
Anche in questo caso obiettivo primario è stato quello di considerare ogni attività indispensabile per realizzare un'installazione operativa del sistema; particolare attenzione è stata quindi dedicata, ad esempio, alla parametrizzazione tecnica delle anagrafiche materiali. L'integrazione tra i due moduli è stata studiata e verificata operativamente.
Una volta acquisite le necessarie competenze generali è stato possibile individuare, tra le soluzioni messe a disposizione dal sistema, quelle più adatte per supportare il modello di business considerato.
Tali soluzioni sono descritte nella parte finale della tesi.
Nell'ambito di tale descrizione sono stati volutamente omessi alcuni aspetti tecnici di carattere meno generale, poiché ampliamente documentati dalle note di sistema e per loro natura intrinseca poco utili a scopo didattico.
Gran parte delle soluzioni studiate sono state implementate e testate in un sistema reale, compatibilmente con le risorse tecnologiche che ci sono state messe a disposizione.
Il risultato concreto di questo studio è stato quindi un prototipo di sistema, in gran parte funzionale e testato operativamente.
Indice generale
1.Contabilità ... 7
1.1.Gestione dei processi finanziari: la visione di SAP... 7
1.1.1.Il cambiamento nelle imprese...7
1.1.2.Il ruolo della contabilità finanziaria e gestionale...8
1.1.3.MySAP ERP Financials Solutions...9
1.2.Introduzione al modulo FI (Financial Accounting)... 10
1.3.Processo di Parametrizzazione del Modulo FI... 11
1.3.1.Creazione...12 1.3.2.Versioni Localizzate... 12 1.4.Parametrizzazione di Base... 16 1.4.1.Esercizio...16 1.4.2.Tasse... 19 Generalità... 19
IVA (Imposta sul Valore Aggiunto)... 20
IVE CEE... 21 1.4.3.Periodi Contabili...23 1.4.4.Documenti ... 26 Gestione e Struttura... 26 Tipo Documento...26 Chiavi Contabili...27 1.4.5.Divise...31 1.4.6.Condizioni di Pagamento... 36
Definizione e modalità di applicazione e di calcolo...36
Registrazione degli sconti...39
Pagamenti Rateali...39
Note di Credito...39
1.5.Contabilità Generale... 42
1.5.1.Introduzione...42
1.5.2.Piano dei Conti...42
1.5.3.Anagrafiche Co.Ge... 44
Struttura dei dati e modalità di Gestione...44
Layout...45
Dati anagrafici generali...46
Tipologia del conto...46
Gruppo Conti...47
Visualizzazione e Gestione delle Partite...48
Divisa... 50
1.5.5.Financial Statement Version... 53
1.5.6.Operazioni nella Contabilità Generale... 58
Registrazione di documenti Co.Ge...58
Visione del bilancio di un conto... 60
Visione della lista dei bilanci dei conti... 61
1.6.Anagrafiche Fornitori e Clienti... 62
1.6.1.Struttura dei Dati... 62
1.6.2.Modalità di Gestione delle anagrafiche...63
1.6.3.Dati Anagrafici... 64
1.6.4.Procedure di integrazione cliente - fornitore...66
1.6.5.Gruppo Conti...68
1.7.Processi contabili relativi ai fornitori... 70
Registrazione di Fatture e Note di Credito...70
1.7.1.Pagamento...71
1.8.Processi contabili relativi ai clienti... 73
1.8.1.Emissione di Fatture e Note di Credito... 73
1.8.2.Incassi...73
1.8.3.Sollecito... 75
1.9.Pareggio... 78
1.9.1.Registrazioni con pareggio... 78
1.9.2.Pareggio Conto... 78
1.9.3.Differenze di cambio nel pareggio e nella chiusura...79
1.10.Banche... 81
1.10.1.Gestione delle banche... 81
1.10.2.Anagrafiche Banche...81
1.10.3.Banche Interne... 82
1.10.4.Conti Correnti Bancari...83
1.10.5.Banche per i fornitori ed i clienti...84
1.11.Cespiti... 85
1.11.1.Concetti generali...85
1.11.2.Ammortamento...86
1.11.3.Determinazione conti...86
1.11.4.Processi contabili relativi ai cespiti... 87
1.12.Cassa Contante... 87
2.Gestione dei Materiali ... 88
2.1.Introduzione al Modulo MM (Materials Management)... 88
2.2.Unità Organizzative... 89
2.3.Dati di Base... 91
2.3.1.Record Anagrafico del Fornitore... 91
2.3.3.Record Anagrafico del Materiale...94
Struttura dei Dati... 94
Parametrizzazione dell'Interfaccia... 96
Codice del Materiale ... 100
Tipo del Materiale... 100
Transazioni per la gestione delle anagrafiche materiale... 101
2.4.Acquisti... 101
2.4.1.Ordine di Acquisto... 103
2.4.2.Entrata Merce... 107
2.4.3.Approfondimento: Richiesta d'acquisto... 109
3.Progetto: Implementare FI per una Società Slovacca controllata dall'Italia.. 110
3.1.Introduzione... 110 3.2.Supporto Multilingua... 110 3.2.1.Requisiti...110 3.2.2.Implementazione ... 111 Codepages... 111 Procedura di Installazione...113 Soluzione Adottata...117
3.3.Requisiti per la contabilità esterna in Slovacchia... 118
3.4.Supporto Multidivisa ed altre soluzioni... 119
Indice delle illustrazioni
Illustrazione 1: Solution Map MySAP Erp Financial Solution... 9
Illustrazione 2: Processo di Parametrizzazione del modulo FI... 11
Illustrazione 3: Versioni Localizzate: Country Installation Program... 14
Illustrazione 4: Versioni Localizzate: Copia delle unità org. modello... 14
Illustrazione 5: Principio della Variante... 16
Illustrazione 6: Variante Esercizio - Anno da calendario... 17
Illustrazione 7: Disegno 1: Variante Esercizio - Anno non da Calendario con 4 periodi contabili, inizio esercizio il 1 Aprile... 17
Illustrazione 8: Registrazioni relative alla tassa di acquisizione CEE... 21
Illustrazione 9: Registrazione di un documento: Controlli relativi ai periodi contabili... 24
Illustrazione 10: Procedura per la configurazione delle divise... 33
Illustrazione 11: Condizioni di pagamento (esempio)... 36
Illustrazione 12: Schema layout anagrafiche... 45
Illustrazione 13: Struttura anagrafica Co.Ge... 46
Illustrazione 14: Utilizzo del flag "Visualizza Partite Singole"... 49
Illustrazione 15: Utilizzo del flag "Gestione della Partite Aperte"... 49
Illustrazione 16: Utilizzo ed audit - Piano dei Conti di Gruppo... 52
Illustrazione 17: Utilizzo ed Audit - Piano dei Conti Paese... 52
Illustrazione 18: Transazione Tradizionale FB01... 60
Illustrazione 19: Interfaccia transazione Enjoy FB60... 70
Illustrazione 20: Gestione degli incassi... 73
Illustrazione 21: Differenze di cambio realizzate... 79
Illustrazione 22: Gestione della Banche... 84
Illustrazione 23: Area di Valorizzazione... 89
Illustrazione 24: Organizzazione della Funzione Acquisti... 90
Illustrazione 25: esempio di struttura d'impresa... 94
Illustrazione 26: Settori specializzati... 95
Illustrazione 27: Documenti e Registrazioni Contabili nel Processo di Approvvigionamento....102
Illustrazione 28: Esempio di Blended Codepage... 112
1.Contabilità
1.1.Gestione dei processi finanziari: la visione di SAP
1.1.1.Il cambiamento nelle imprese
La globalizzazione e la crescente importanza di Internet hanno portato a cambiamenti di vasta scala nei processi di business.
Per sottolineare la radicalità e la velocità del cambiamento è possibile citare, a titolo esempio, alcuni dati recenti relativi alla crescita dell'e-commerce B2C in Italia: per il 6° anno consecutivo il settore ha registrato una crescita di oltre il 40%, oltrepassando nella prima metà del 2006 i 4 miliardi di fatturato.
Questi dati, tratti da uno studio della School of Management del Politecnico di Milano, sono relativi ad acquisti di prodotti e servizi (esclusi i contenuti per il web) fatti attraverso Internet da siti italiani.
In particolare, nel 2006 sono stati registrati:
• un incremento del 45% sui volumi di transato
• un aumento del numero di ordini (circa 50 milioni complessivi con un valore medio di 80 € ciascuno)
I comparti che guidano la classifica dell'e-commerce sono quelli tradizionali del turismo, dell'informatica, dell'elettronica e delle assicurazioni; ma anche l'editoria, l'abbigliamento ed il grocery.
Più che mai, le aziende hanno bisogno di reagire in modo veloce e competente ai crescenti cambiamenti nei fattori ambientali esterni, e l'utilizzo dei tools adatti le può aiutare in questo. Nell'economia attuale, basata sulla rete, non è più possibile associare una compagnia ad un edificio, una specifica locazione geografica, una singola società o una singola industria. Oggi, una compagnia è composta da team virtuali, stringe accordi di partnership e lavora insieme ad altre compagnie, spesso a livello globale.
2000 2002 2003 2004 2005 2006 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 4000 4500 343 711 1158 1990 2822 4091 Crescita B2C in Italia M ili ar d i d i E u ro
In questo nuovo ambiente, la capacità di lavorare insieme è la chiave del successo.
L'obiettivo dell'azienda tuttavia è rimasto lo stesso: il bisogno di creare profitto e valore crescente in modo duraturo per gli investitori e gli stakeholders.
Nel 1980 le compagnie cominciarono ad acquistare sistemi IT per supportare le operazioni quotidiane nella finanza e nella contabilità e per renderle più efficienti. La struttura organizzativa dell'azienda era di tipo verticale e completamente funzionale e la finalità principale dei sistemi IT era il reporting, ovvero la preparazione del bilancio.
Il passo successivo (anni '90) è stato lo sviluppo e l'introduzione di diversi sistemi ERP all'interno di una compagnia o gruppo. La struttura organizzativa aziendale si è parallelamente evoluta verso una forma a matrice.
Oggi, la sfida che devono affrontare le compagnie è integrare i sistemi, e per questo hanno bisogno di utilizzare le funzioni della contabilità e della finanza all'interno di ognuno di essi. Un'area applicativa, cresciuta di molto in importanza negli ultimi dieci anni, è stata quella della raccolta e dell'analisi dei dati e delle informazioni.
L'utilizzo di metodi statistici e la creazione di dati rilevanti e strutturati accresce la capacità delle aziende di comprendere il comportamento del cliente e quindi di:
• realizzare prodotti su misura in base ai requisiti attuali del cliente
• offrire questi prodotti nei giusti segmenti di mercato e nel momento adatto
Per questo motivo è importante individuare i tools di analisi più adatti ed utilizzarli nel modo corretto: la conoscenza da sola è inutile se non ci sono metodi per realizzare gli adeguamenti strategici ed operativi richiesti.
Le nuove metodologie di management consentono di convertire le visioni strategiche in obiettivi misurabili e di costruire su queste basi il futuro delle società; affinché questo sia possibile tuttavia è necessario essere in grado di valutare le strategie da perseguire e compararle utilizzando gli adeguati tools di analisi.
Il problema è quindi come supportare il management nelle decisioni strategiche determinanti per il futuro della compagnia.
1.1.2.Il ruolo della contabilità finanziaria e gestionale
Indipendentemente dalle metodologie di management che una compagnia adotta, il risultato del business compare nel bilancio.
Per questo motivo, la gestione finanziaria e contabile è di importanza centrale per l'intera compagnia e può essere considerata una core function.
L'influenza della gestione finanziaria va dall'area operativa, ad esempio attraverso l'elaborazione degli ordini di vendita, fino alla gestione strategica.
L'obiettivo è collezionare i dati richiesti ed analizzarli.
Applicando adeguati metodi analitici, è possibile convertire dati quantitativi in conoscenza dell'area relativa. Queste informazioni sono quindi la base per le successive decisioni.
Migliore è l'informazione, più completa è la conoscenza, maggiore è l'eco sulle decisioni ed i risultati di business.
Il focus della contabilità e della finanza è così cambiato negli anni: dall'elaborazione delle operazioni quotidiane di business alla raccolta delle informazioni indispensabili per supportare le decisioni.
Oggi questo focus si è ulteriormente consolidato e sono nate nuove richieste; i responsabili della contabilità e della finanza hanno assunto un ruolo attivo di coordinamento delle business unit e di supporto alla decisioni.
1.1.3.MySAP ERP Financials Solutions
La soluzione completa di SAP per la gestione finanziaria prende il nome di mySAP ERP Financial Solution e comprende vari moduli, tra i quali:
SAP FI – Financial SAP CO – Controlling
SAP SEM – Startegic Enterprise Management SAP BW – Business Warehouse
SAP FSCM – Financial Supply Chain Management
I processi gestibili attraverso questa soluzione sono sintetizzati nel seguente schema (solution map) e vanno dalle transazioni finanziarie operative fino ai task per il supporto alle decisioni di tipo analitico e strategico.
Il ruolo dei moduli per la contabilità interna ed esterna (FI e CO), come strumenti per la redazione dei bilanci e per la raccolta delle informazioni di rilevanza strategica, è di fondamentale importanza all'interno della soluzione.
1.2.Introduzione al modulo FI (Financial Accounting)
Il modulo FI risponde ai requisiti tipici (anche a livello internazionale) della funzione Contabilità Finanziaria all'interno di una moderna organizzazione aziendale, così come sono stati delineati nei paragrafi precedenti.
In particolare il modulo FI supporta:
La registrazione, l'elaborazione e la rappresentazione dei dati contabili
In risposta ai requisiti tradizionali della contabilità esterna, le business transactions sono registrate in accordo al Principio del documento (discusso in uno dei capitoli seguenti) che permette conservare la consistenza dei dati e tracciare costantemente i singoli eventi finanziari, con un livello di dettaglio che va dal bilancio (di un'unica azienda o consolidato) fino ai singoli documenti.
L'integrazione dei dati attraverso un flusso aperto
Il flusso dei dati tra le singole componenti del modulo FI e tra lo stesso modulo e gli altri moduli del sistema è assicurato da aggiornamenti automatici ed in tempo reale.
La preparazione di informazioni operative di supporto alle decisioni
Del modulo fanno parte le seguenti componenti, le cui funzionalità saranno analizzate nei capitoli seguenti:
• Contabilità Generale (General Ledger) (FI-GL) • Contabilità Fornitori (Accounts Payables) (FI-AP) • Contabilità Clienti (Accounts Receivables) (FI-AR) • Contabilità Banche (Bank Accounting) (FI-BL) • Contabilità Cespiti (Asset Accounting) (FI-AA)
Sono inoltre integrate nel modulo anche le seguenti componenti, non analizzate in questa tesi: • Funds Management (FI-FM)
• Travel Management (FI-TV) • Special Purpose Ledger (FI-SL)
1.3.Processo di Parametrizzazione del Modulo FI
Il seguente diagramma delinea un'overview generale del processo di parametrizzazione del modulo FI.
Il livello di dettaglio mostrato nel diagramma per le principali fasi del processo di parametrizzazione è estremamente basso o addirittura nullo; si è solamente voluto sottolineare la complessità di tale processo e ordinarlo da un punto di vista logico.
I tra fattori mostrati in alto a destra: • Normativa fiscale nazionale • Esigenze di business
• Gestione precedente dei processi aziendali
sono i principali agenti condizionanti delle scelte implementative che delineano l'evoluzione del processo.
Alcune “domande” associabili a tali agenti sono state riportate solamente a titolo di esempio. Le singole attività di parametrizzazione saranno analizzate nei paragrafi seguenti.
11 Stato Patrimoniale Conto Economico Transitori Ausiliari Ges tione Proces s i precedente Normativa Fis cale
Nazionale Es igenze di Bus ines s
Installazione Preesistente ? PdC Gruppo PdC Paese SI NO Definizione PdC per il bilancio consolidato Banche Cespiti Mappatura Struttura Aziendale Company Code Business Area Bisogno di bilanci settoriali interni / diversificazione delle registrazioni? Parametrizzazione di Base Esportazione di prodotti / serv. In stati membi UE?
Varianti Es ercizio
Periodi Contabili Codici IVA Divis e
Gruppi Conti Documenti
Parametrizzazione Fornitori / Clienti Attività Operative Condizioni di Pagamento Gruppi Conti Layout Anagrafiche Parametrizzazione Contabilità Generale Definizione Indice PdC Definizione Segmenti PdC Layout
Anagr. Co.Ge. Segmenti Soc.Attivazione Gruppi Conti
Struttura Bilancio
1.3.1.Creazione
Il sistema suggerisce di creare una nuova Company code come copia di una Company esistente, con il vantaggio di non dover reimmettere tutti i parametri.
Dopo la copia è necessario apportare alla definizione della nuova società solamente le modifiche necessarie.
La definizione della Company code gestita dal sistema comprende i seguenti campi: Definizione della Company Code
Chiave Società Stringa di 4 caratteri alfanumerici che identifica univocamente la società all'interno del sistema
Nome
-Località
-Paese Chiave paese che identifica il paese che deve essere considerato dal sistema come “home country”. Tutti gli altri paesi sono considerati stranieri.
Questo è importante per le transazioni di business e di pagamento dal momento che per pagamenti verso paesi esteri sono necessarie form diverse. Il sistema inoltre supporta formati diversi (ad esempio per l'indirizzo) per ogni paese.
Divisa Divisa locale per la Company code (cfr capitolo “Divise”).
Lingua Indica al sistema in quale lingua generare automaticamente alcuni testi.
E' comunque possibile anche definire ex-novo una Company code, configurando singolarmente tutti i parametri.
1.3.2.Versioni Localizzate
1Per la creazione di nuove unità organizzative possono rivelarsi di grande utilità le versioni localizzate (country versions) messe a disposizione dal sistema.
Il sistema SAP offre numerose Versioni Localizzate Standard (Standard Country Versions), ciascuna parametrizzata per la gestione dei processi in uno specifico paese.
Ogni versione localizzata è fondata sulle funzionalità standard del sistema, ma comprende anche:
• alcune funzionalità specifiche per un singolo Paese (Country-Specific Functions) • un Country Template
Le funzionalità specifiche per i diversi Paesi non sono offerte come componenti separati, ma sono perfettamente integrate nei moduli standard del sistema.
1 La traduzione italiana del sistema di “Country Version” è “Versione Paese”. E' stata preferita queste versione perché più chiara.
La versione localizzata che viene utilizzata, inoltre, non ha niente a che fare con la lingua di logon con la quale si opera nel Sistema (cfr. capitolo “Lingue”).
Un Country Template è un insieme di parametrizzazioni specifiche per un determinato Paese, preapplicate ad un gruppo di unità organizzative modello2.
Relativamente alla Company code, se si ha bisogno di una Company code per un paese per il quale è previsto un country template, è possibile utilizzare il country installation program per copiare le tabelle di customizing dal country template nella Company code 00013.
Dopo l'esecuzione del country installation program la Company code 0001 risulta parametrizzata per un determinato paese. Questa Company code deve essere quindi nuovamente copiata in una nuova Company code da utilizzare produttivamente dopo gli ulteriori interventi di customizing necessari.
Il country installation program non genera solamente una Company code modello per un determinato paese, ma anche dei modelli per i centri di costo, le divisioni, le organizzazioni acquisti, le organizzazioni vendite ecc.
Prametrizzazione : Definizione di una società operante in Slovacchia
Si crea una Company code che rifletta nel sistema la propria azienda dal punto di vista contabile.
Utilizzando il country template per la Slovacchia è possibile accelerare notevolmente il processo di creazione e parametrizzazione della nuova Company code.
Per utilizzare correttamente il country template è necessario: (1) Eseguire il Country Installation Program
IMG: Struttura d'Impresa → Localizzare unità organizzative modello
Si clicca su “Versione Nazionale”, si immette SK come “Versione paese da implementare” e si disattiva il flag “Test”. Si clicca quindi su “Eseguire”.
2 Le unità organizzative modello di un country template hanno codice xx01 (xx - sigla del relativo paese, e.g. SK per la Slovacchia).
3 La company code 0001 non deve essere utilizzata come company code produttiva; la funzione di questa company code è esclusivamente quella di target per la copia effettuata dal “country installation program”.
(2) Copiare la Company code 0001 nella nuova Company code produttiva (TESY)
IMG: Struttura Impresa → Definizione Contabilità Elaborare, copiare,→ → cancellare, controllare società
L'IMG suggerisce di eseguire nell'ordine i seguenti step: 1. Società: Copiare, cancellare, controllare 2. Elaborare dati società
Si clicca due volte sulla prima opzione.
Nella schermata successiva si seleziona dal menù di sistema: Oggetto Organizzativo → Copiare oggetto organizzativo Si configura la copia dalla società 0001 alla nuova società “TESY”. Il sistema richiede, nell'ordine:
• Se copiare anche i conti Co.Ge. (il Piano dei Conti) • Se utilizzare una diversa divisa locale
Devono essere confermate entrambe le opzioni.
Terminata la copia della società una buona norma è quella di far eseguire al
Illustrazione 3: Versioni Localizzate: Country Installation Program
sistema una verifica della consistenza delle tabelle di customizing (dal menu di navigazione selezionare Oggetto Organizzativo Controllare).→
Dal menù di navigazione si seleziona la freccia verde. Viene visualizzato il menù iniziale. Si clicca due volte sulla seconda opzione e di seguito sulla nuova società “TESY”,
accedendo alla schermata che consente di modificarne la definizione. Si immettono quindi valori appropriati per la definizione della nuova società.
Prametrizzazione: Definizione di business area
Si definiscono nel sistema due business area che riflettono i settori nei quali si diversifica la produzione della nostra azienda.
Si intendono utilizzare le due business area per la creazione di bilanci interni a scopo gestionale.
Si utilizza l'attività IMG:
IMG: Struttura Impresa → Definizione Contabilità Definire settore contabile→ → Si definiscono 2 business area “TBA1” e TBA2”.
1.4.Parametrizzazione di Base
1.4.1.Esercizio
L'esercizio (Fiscal Year) in SAP è gestito come una variante.
Principio della Variante
Il “principio della variante” (variant principle) è un pattern, utilizzato in modo ricorrente nel sistema, che permette di semplificare molte attività di configurazione. Descriviamo adesso brevemente tale principio, senza citarlo ulteriormente all'interno di questa tesi; è facile riconoscerne l'applicazione in molte operazioni di parametrizzazione.
Il principio è basato su un metodo in 3 passi:
Il metodo è utilizzato per configurare lo stato campo, i periodi contabili, l'esercizio ecc..
Per attribuire operazioni commerciali (registrazione di fatture, ordini di acquisto, ammortamenti ecc.) a differenti periodi è necessario definire un esercizio con periodi contabili (posting periods).
L'esercizio è una variante assegnata alla società.
La variante esercizio contiene la definizione di periodi contabili normali e straordinari; in totale possono essere definiti 16 periodi.
I periodi contabili straordinari (special periods) non sono associati a intervalli di tempo reale (mesi, giorni ecc.) ma sono utilizzati per le operazioni di chiusura della contabilità a fine esercizio.
Il sistema determina il periodo nel quale deve essere registrata una transazione dalla data di registrazione; se la data di registrazione cade all'interno dell'ultimo periodo normale la transazione può essere registrata in uno dei periodi speciali.
La variante esercizio non specifica se un periodo è aperto o chiuso; questa informazione, come descritto in seguito, è definita in un'altra variante.
Se ogni esercizio di una variante utilizza lo stesso numero di periodi e i periodi contabili iniziano e terminano sempre lo stesso giorno dell'anno, la variante è non dipendente da esercizio. Una variante esercizio non dipendente da esercizio può essere definita come anno da
calendario o come anno non da calendario.
Se l'esercizio è definito come anno da calendario i periodi contabili normali coincidono con i mesi dell'anno solare.
Illustrazione 5: Principio della Variante
Definizione dei valori per la Variante Definizione della Variante Assegnamento della Variante a oggetti del Sistema
Se l'esercizio è definito come anno non da calendario l'amministratore del sistema deve definire i periodi contabili assegnandogli una data di inizio e una di fine; in tutto possono essere definiti fino a 16 periodi contabili normali.
Se la data di inizio dell'esercizio non è l'1 Gennaio, ai periodi dell'anno che appartengono all'esercizio precedente o a quello successivo deve essere assegnato un indicatore -1 o +1.
Una variante esercizio deve essere definita come dipendente da esercizio se è verificata una delle seguente condizioni:
• Le date di inizio e fine di uno o più dei periodi contabili differiscono da esercizio a esercizio
• il numero dei periodi contabili differisce da esercizio a esercizio
Se tutti gli esercizi di una variante esercizio hanno sempre lo stesso numero di periodi contabili, devono essere definite solamente le date di inizio e fine degli stessi.
Se un esercizio di una variante esercizio ha un numero minore di periodi contabili viene definito
esercizio parziale; definire un esercizio parziale può essere necessario se un esercizio deve
essere chiuso prima del termine previsto, ad esempio perché:
• la data di inizio degli esercizi a partire dal successivo deve essere modificata • l'azienda viene venduta
Illustrazione 6: Variante Esercizio - Anno da calendario
Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic
Anno solare
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Periodi
Esercizio Inizio Es erc.: 1 Gen
Illustrazione 7: Disegno 1: Variante Esercizio - Anno non da Calendario con 4 periodi contabili, inizio esercizio il 1 Aprile
0 0
0
Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic
Anno solare
Periodi
Esercizio
-1
Inizio Es erc.: 1 Apr
4
1
2
3
Indicatore es . diff.
Parametrizzazione: Definizione e Assegnamento di una Variante esercizio
Per la nostra società scegliamo di definire una variante esercizio che comprenda 12 periodi normali (coincidenti con i mesi del calendario solare) e 2 speciali.
(1) Per la definizione della variante esercizio si utilizza l'attività IMG:
IMG: Contabilità →Parametrizzazione di base del modulo contabilità → Esercizio →Aggiornare varianti esercizio
Si crea un nuovo inserimento (definiamo la variante “S1”) con i seguenti valori:
VE (Variante Esercizio) S1
Descrizione Variante Esercizio Test
Anno Calendario
!
Numero periodi contabili 12 Numero periodi Straordinari 2 Si salva l'inserimento e si torna al menu IMG.
(2) Si utilizza la seguente attività IMG per attribuire la nuova variante esercizio s1 alla nostra società :
IMG: Contabilità →Parametrizzazione di base del modulo contabilità → Esercizio → Attribuire società ad una variante esercizio
L'interfaccia dell'attività per il completamento dell'operazione è molto intuitiva.
1.4.2.Tasse
GeneralitàIl sistema supporta diversi sistemi di tassazione: • IVA
• US Sales Tax
• Tasse addizionali (specifiche di certi paesi, ad esempio l'investment tax in Norvegia o la clearing tax in Belgio)
• Ritenuta d'acconto
Generalmente le tasse possono essere imposte:
• a livello nazionale, con tassi definiti uniformemente
• a livello di stato/giurisdizione (come accade negli Stati Uniti), con tassi definiti dallo stato/giurisdizione
Il sistema SAP permette di gestire entrambi i tipi di tassazione; nel secondo caso tuttavia, a causa delle complicazioni che il tipo di tassazione comporta (negli USA ci sono più di 67.000 possibili giurisdizioni), il sistema si limita a fornire un'interfaccia generica di supporto, da utilizzare in combinazione con software specifici di terze parti.
Il sistema supporta la gestione delle tasse come segue:
1. Controllando l'ammontare immesso per le tasse o calcolandolo automaticamente (quando ad esempio si registra una fattura)
2. Registrando l'ammontare delle tasse in conti specifici per le imposte
3. Effettuando le correzioni all'ammontare delle tasse per sconti o altre forme di deduzione Le normative nazionali stabiliscono se la base imponibile per le imposte deve essere:
• l'imponibile netto (ammontare delle spese o delle entrate meno gli sconti)
• l'imponibile lordo (ammontare delle spese o delle entrate senza l'applicazione degli sconti)
Quale imponibile utilizzare è specificato attraverso un'opzione di configurazione assegnata alla società (o alla giurisdizione).
In questo contesto viene presa in considerazione solamente la gestione dell'IVA (Tax on sales
IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) L'IVA comprende:
• l'IVA Acquisti (Input Tax) – imposta sul valore netto della fattura, fatturata dal fornitore. L'IVA acquisti è un credito della società nei confronti dello stato (o della diversa autorità fiscale).
• L'IVA Vendite (Output Tax) – imposta sul valore netto dei beni fatturata al cliente. L'IVA vendite è un debito della società nei confronti dello stato (o della diversa autorità fiscale).
L'IVA è quindi un'imposta che colpisce il valore aggiunto di ogni fase della produzione e grava solo sul consumatore finale (che non può esercitare il diritto alla detrazione).
Uno schema di calcolo per le imposte (tax calculation procedure) è assegnato ad ogni paese per implementare le corrette procedure di calcolo delle tasse. Nel sistema sono pre-configurati molti schemi di calcolo per la maggior parte dei paesi.
Uno schema di calcolo comprende:
• Ordine degli step – algoritmo sequenziale eseguito dal sistema per il calcolo dell'imposta
• Tipi di tasse (Tipi di condizione) – relativi al paese, a ciascuno dei quali sono già associate alcune norme di calcolo.
• Chiavi conto – utilizzate per la determinazione dei conti per le tasse.
Quando si registra un documento deve essere immesso un codice IVA (Tax Code), che è il principale legame con lo schema di calcolo.
Il codice IVA comprende le percentuali imponibili (tax rates) che si applicano ai tipi di tasse definiti nello schema di calcolo.
Generalmente un codice IVA memorizza un'unica percentuale imponibile, ma può memorizzare più percentuali per diversi tipi di tasse (se l'oggetto di una posizione deve essere tassato con più tipi di tasse).
Esempio di codice IVA con più di una percentuale imponibile:
➔ IVA Acquisti 19% non detraibile al 50% (per le percentuali imponibili equivale a 9,5% IVA Acquisti, 9,5% IVA Acquisti non deducibile)
Le tasse calcolate dal sistema sono normalmente registrate, attraverso una posizione indipendente, su un conto speciale per le imposte.
I conti imposte (tax accounts), ovvero i conti nei quali sono registrate le tasse, sono definibili immettendo uno dei seguenti valori nel campo “Categoria Fiscale” del segmento società dell'anagrafica del conto:
• “>” - Per l'IVA Vendite
Altri conti possono essere rilevanti per le imposte; per questi conti uno dei seguenti valori deve essere immesso nello stesso campo dell'anagrafica:
• “-” - per registrazioni che richiedono un codice IVA Acquisti (ad esempio, conti di riconciliazione per conti fornitori)
• “+” - per registrazioni che richiedono un codice IVA Vendite (ad esempio, conti di riconciliazione per conti clienti)
• “*” - per registrazioni che richiedono un qualunque tipo di codice IVA
Il contenuto del campo può essere lasciato vuoto se il conto non è rilevante per le imposte, cioè è utilizzato per registrazioni che non richiedono l'utilizzo di codici IVA.
IVE CEE
Con l'avvento del mercato unico europeo sono state abolite le tasse alla frontiera tra gli stati dell'Unione.
Queste sono state sostituite con un più approfondito sistema di report per le consegne effettuate verso società in altri stati dell'Unione.
Le consegne sono esenti da IVA (Output Tax 0%) se destinata ad altre entità titolari di partita IVA CEE; una tassa di acquisizione (che ha sostituito la tassa di importazione) è invece imposta nel paese di destinazione.
Le società clienti possono comunque richiedere allo stato il rimborso della tassa di acquisizione come input tax; la tassa di acquisizione viene quindi utilizzata solamente per notificare alle autorità gli acquisti effettuati da altri paesi dell'Unione.
I fornitori sono invece obbligati a notificare all'autorità fiscale le consegne effettuate (anche se esenti da tasse) in una EC Sales List; in questo report devono essere indicate le partite IVA CEE di ogni destinatario, e le stesse partite IVA devono comparire anche su tutte le fatture tra compagnie di diversi stati dell'Unione.
Nel sistema, devono essere definiti dei codici IVA speciali:
• Un codice tassa di acquisizione (acquisition tax code).
Questo codice genera due registrazioni, mostrate nel seguente diagramma.
Illustrazione 8: Registrazioni relative alla tassa di acquisizione CEE
Fornitore Spese Input Tax Acquisizione Output Tax Acquisizione Codice IVA Acquisizione
• Un codice output tax 0% (consegne esenti da tassazione).
A questo codice deve essere assegnato un numero di identificazione UE per indicare e classificare le vendite rilevanti per la EC Sales List.
Benché un codice di questo tipo non generi registrazioni, deve comunque essere definito un conto tasse ad esso associato.
Una partita IVA CEE (VAT Registration Number) può essere assegnata ad ogni società, appartenente ad uno stato dell'Unione, che possa richiedere il rimborso della input tax (in Italia, ad ogni titolare di partita IVA italiana).
Nel sistema una partita IVA CEE (stringa di 15 caratteri alfanumerici) può essere assegnata ad ogni company code, fornitore o cliente.
Per la gestione dell'IVA CEE, inoltre, sono previsti nel sistema alcuni campi addizionali per le posizioni dei documenti (utilizzati nelle transazioni con i clienti):
• Tax number (Partita IVA CEE del cliente)
• Reporting country (Paese di destinazione dei beni)
• Delivering country (Paese della società fornitrice dei beni – la propria company code)
• EU triangular deals
Dei primi tre questi campi, solamente il primo deve essere immesso esplicitamente dall'utente. Gli altri campi sono completati dal sistema recuperando i dati rispettivamente dall'anagrafica cliente e dai dati della company code.
Parametrizzazione: Definizione di un codice IVA
Si definisce nel sistema un codice per l'IVA unica al 19 % (vendite). Si accede all'attività IMG:
IMG: Contabilità Parametrizzazione di base del modulo contabilità IVA → → → Calcolo Definire codice IVA→
Si immette la chiave paese del proprio paese (ex.: “SK”), il codice IVA (“SK”), una descrizione per il nuovo codice IVA (“Output Tax 19%”) e il tipo imposta (“A” - IVA vendite).
Nella schermata successiva sono facilmente individuabili gli elementi che caratterizzano uno schema di calcolo (step ordinati, tipi di imposte e tipi di condizione).
Si immette il valore “19,00” nel campo “Percentuale Imponibile” per l'entrata corrispondente al tipo di imposta “MWAI”.
1.4.3.Periodi Contabili
Per impedire che un documento sia registrato in un periodo contabile sbagliato, è possibile
chiudere alcuni periodi contabili.
Normalmente il periodo contabile in corso è aperto mentre tutti gli altri sono chiusi; alla fine di un periodo questo viene generalmente chiuso mentre quello successivo viene aperto.
Come già accennato, la variante esercizio, nella quale sono definiti i periodi contabili, non memorizza informazioni relativamente a quali periodi sono aperti e quali chiusi.
Queste informazioni sono memorizzate nella variante per periodi contabili.
I periodi contabili non sono aperti o chiusi automaticamente dal sistema: la variante per periodi contabili deve essere gestita manualmente.
Una variante per periodi contabili, come una variante esercizio, deve essere assegnata a ciascuna società.
E' possibile assegnare una stessa variante per periodi contabili a più società; in questo caso, per tutte le società assegnate, gli stessi periodi contabili sono aperti o chiusi simultaneamente. In generale in questo modo si semplifica la gestione dei periodi.
I periodi contabili possono essere gestiti differentemente per tipo di conto; è possibile, ad esempio, che per alcuni periodi contabili le registrazioni siano ammesse per i conti di tipo fornitore ma non per quelli di tipo cliente.
Per ogni variante per periodi contabili possono essere utilizzate impostazioni diverse per ciascuno dei seguenti tipi di conto:
➔ “D” - Conti cliente ➔ “K” - Conti fornitore ➔ “A” - Conti cespite ➔ “M” - Conti materiale ➔ “S” - Conti Co.Ge.
Per ciascuno dei tipi di conto può essere indicato un intervallo di periodi aperti ed anche un intervallo di numeri di conto al quale restringere il controllo.
Gli intervalli numerici di numeri conto fanno sempre riferimento a conti Co.Ge.: inserendo i numeri dei conti di riconciliazione che stanno dietro ai sezionali, alcuni conti sezionali possono essere gestiti in modo diverso rispetto ad altri ai quali è associato un diverso conto di riconciliazione.
Quando si registra un documento contabile il sistema esegue dei controlli.
La transazione per la registrazione di un documento richiede l'immissione di una “data di registrazione” (posting date): il sistema determina il periodo contabile e l'esercizio dalla data di registrazione.
Come primo controllo, nella testata il sistema verifica i periodi assegnati al tipo di conto “+”; i periodi che si suppone siano aperti per almeno uno degli altri tipi di conto devono quindi essere aperti anche per il tipo di conto “+”.
La variante per periodi contabili deve contenere indicazioni almeno per il tipo di conto “+”; se i periodi contabili non sono gestiti in modo diversificato per tipo di conto, il controllo attraverso l'entry “+” è sufficiente.
A livello di posizione il sistema controlla che per il tipo di conto associato alla chiave il periodo contabile sia aperto.
Illustrazione 9: Registrazione di un documento: Controlli relativi ai periodi contabili
Testata Data di Registrazione: 10/9/2006 Posizioni 001 CC: 31 Conto: F001 002 CC: 40 Conto: 101 ... Periodo: 10 Esercizio 2006
T. Conto Da Conto A Conto Da Periodo A Periodo
“+” “09 / 2006 “ 10 / 2006
“K” 40 50 “09 / 2006 “ 10 / 2006
“S” “ 10 / 2006 “ 10 / 2006
Tabella della Variante Periodi Aperti Documento Esempio: Fattura Fornitore Conto di Riconciliazione: 41
Durante la chiusura d'esercizio due intervalli di periodi devono essere aperti allo stesso tempo; per questo motivo nella tabella per i periodi contabili possono essere immessi due intervalli di periodi.
Un gruppo di autorizzazione può essere assegnato al primo intervallo di periodi; solo gli utenti appartenenti al gruppo di autorizzazione indicato possono effettuare registrazioni nel primo intervallo di periodi.
Una buon modo di operare può essere quella di utilizzare il primo intervallo per i periodi speciali ed autorizzare solamente i contabili coinvolti nella chiusura d'esercizio ad effettuare registrazioni nei periodi speciali.
L'utente deve avere l'autorizzazione per l'authorization object F_BKPF_BUP. Prametrizzazione: Definizione di una Variante per Periodi Contabili Si definisce una variante per periodi contabili da utilizzare per la nostra società. La variante deve rispondere ai seguenti requisiti:
• I mastrini fornitori devono essere aperti per il mese in corso e per quello precedente (molte fatture fornitore sono archiviate e registrate spesso in ritardo)
• Il libro mastro (conti Co.Ge.) e gli altri mastrini sono aperti solo per il mese in corso (1) Si definisce la variante utilizzando l'attività IMG:
IMG: Contabilità →Parametrizzazione di base del modulo contabilità → Documento Periodi contabili Definire varianti per periodi contabili aperti
→ →
Si crea un nuovo inserimento “VPA1” associandogli la descrizione “Variante periodi aperti test”.
(2) Si definisce la gestione dei periodi nella nuova variante utilizzando l'attività IMG: IMG: Contabilità → Parametrizzazione di base del modulo contabilità → Documento Periodi contabili Aprire e chiudere periodi contabili→ →
Si creano nuovi inserimenti immettendo nella tabella i seguenti valori: Variante Tipo Conto Da Conto A Conto Da Periodo Esercizio A Periodo Esercizio VPA1 + Mese Precedente Corrente Mese Corrente Corrente VPA1 K “ZZZ..” Mese Precedente Corrente Mese Corrente Corrente VPA1 D “ZZZ..” Mese Corrente Corrente Mese Corrente Corrente VPA1 A “ZZZ..” Mese Corrente Corrente Mese Corrente Corrente VPA1 M “ZZZ..” Mese Corrente Corrente Mese Corrente Corrente VPA1 S “ZZZ..” Mese Corrente Corrente Mese Corrente Corrente
(3) Si assegna la variante alla propria società utilizzando l'attività IMG:
IMG: Contabilità → Parametrizzazione di base del modulo contabilità → Documento Periodi contabili Attribuire varianti a società→ →
1.4.4.Documenti
Gestione e StrutturaIl sistema genera e memorizza almeno un documento per ogni business transaction (principio
del documento).
Ad una business transaction possono essere associati anche più documenti: e.g. all'entrata merce sono associati sia un documento MM (non rilevante per la contabilità) che un documento FI. Molte business transactions, come l'emissione di un ordine di acquisto, non generano alcun documento FI.
Il sistema tiene traccia delle interconnessioni tra documenti (e.g. tutti i documenti coinvolti nel processo di approvvigionamento) consentendo all'utente di disporre in molti contesti operativi di un'overview completa di tutte le transazioni incorse nel sistema.
Ogni documento è univocamente identificato da: ✔ Un numero
✔ La società alla quale fa testo
✔ L'esercizio nel corso del quale è stato generato La struttura di un documento è composta da:
✔ Una testata (informazioni che si applicano all'intero documento) ✔ Da 2 a 999 posizioni (informazioni che si applicano alle linee contabili) ✔ Informazioni dettagliate per la testa e le linee contabili (opzionali) Le due importanti chiavi di controllo per un documento sono:
Tipo Documento - per la testata
Chiave Contabile - per le linee contabili
Tipo Documento
Il tipo documento controlla la testata e differenzia le business transactions che sono registrate.
Alcuni importanti tipi di documenti contabili predefiniti nel sistema: AB – Documenti Generali
KR – Fatture Fornitori
KZ – Pagamenti Fornitori
KN – Fatture e Note di Credito Fornitori registrate con procedura netta DR – Fatture Clienti
DG – Note di Credito Clienti DZ – Pagamenti Clienti
SA – Registrazioni conti Co.Ge.
I tipi documento sono definiti a livello di mandante e sono quindi gli stessi per tutte le società. A ciascun documento è associata una definizione (un testo come quello riportato in precedenza per i tipi elencati).
Il tipo documento controlla:
• I tipi di conto ammessi per le registrazioni previste dal documento • Il range numerico per i numeri dei documenti
• Lo stato campo dei campi “Testo testata documento” e “Riferimento” della testata del documento
• Se le fatture devono essere registrate con la procedura netta
Sap consiglia una “best practice” per l'archiviazione dei documenti originali; questa dovrebbe essere gestita sulla base del tipo di documento.
I documenti originali (cartacei) dovrebbero essere archiviati sotto il numero di documento di sistema; se un documento originale ha un numero esterno occorrerebbe:
• Immettere il numero esterno del documento originale nel campo “Riferimento” della testata del documento di sistema
• Annotare il numero del documento di sistema sul documento originale
Nel sistema possono essere definiti vari range di numerazione documento che possono essere assegnati a diversi tipi di documento (uno stesso range numerico può essere assegnato anche a più tipi di documento) .
Il sistema controlla che il numero di ogni documento rientri nel range assegnato al tipo del documento.
L'assegnamento di un numero ad un documento può essere di tipo interno o esterno, con modalità analoghe a quelle, ad esempio, dei numeri di conto.
Mentre i tipi di documento sono gestiti a livello di mandante, i range di numerazione documento sono gestiti a livello società; attraverso alcune attività IMG dedicate è possibile copiare gli intervalli dei range di numerazione documento da una società all'altra o da un esercizio all'altro.
Chiavi Contabili
Le chiavi contabili svolgono funzioni di controllo per le linee contabili e, come i tipi di documento, sono definite a livello di mandante.
• in quale tipo di conto la linea contabile può essere registrata • se la linea contabile deve essere registrata in debito o in credito • lo stato campo di alcuni campi addizionali per le linee contabili
Nelle transazioni Enjoy introdotte nelle ultime versioni del sistema le chiavi contabili non devono essere immesse dall'utente; nelle transazioni tradizionali queste sono invece richieste e diversificate per “dare” ed “avere”.
Alcune chiavi contabili per-definite nel sistema sono le seguenti:
Dare Avere
Registrazioni conti Co.Ge 50 40
Fatture fornitori 31 40
Fatture clienti 50 01
Durante l'immissione di documenti sono visualizzati campi diversi, in base alla transazione e ai conti utilizzati.
Come i campi delle anagrafiche dei conti Co.Ge., anche i campi dei documenti sono controllati da uno “stato campo” ad essi associato.
Ricordiamo che per un qualunque campo i valori di stato possibili sono, in ordine decrescente di priorità:
• nascosto • visualizzato
• inserimento obbligatorio • inserimento opzionale
Lo stato campo dei campi associati ad una linea contabile è controllato da: • la chiave contabile
• il conto Co.Ge.
Ad ogni linea contabile è associato un valore di stato per ogni campo.
Per i conti Co.Ge. sono invece creati dei gruppi stato campo, a ciascuno dei quali è associato un valore di stato per ogni campo; i gruppi stato campo sono raccolti in una variante assegnata alla società (tipicamente un'unica variante viene assegnata a tutte le società di un gruppo). Ad ogni conto Co.Ge. viene assegnato un gruppo stato campo: la chiave del gruppo è memorizzata nel campo “Gruppo stato campo” presente nel segmento società dell'anagrafica del conto.
Quando si immette un documento, il sistema confronta per ciascun campo i valori di stato associati alla chiave contabile e al gruppo assegnato al conto, ed applica quello con priorità superiore.
I gruppi stato campo non sono previsti per i sezionali (clienti e fornitori).
Le registrazioni sui sezionali sono differenziabili solo attraverso le chiave contabili; per questo motivo sono definite molte chiavi contabili per i sezionali.
Le registrazioni sui conti Co.Ge. sono invece differenziate principalmente attraverso i gruppi stato campo; per questo c'è bisogno di due sole chiavi contabili (40 e 50) per le registrazioni sui conti Co.Ge..
SAP raccomanda di utilizzare le chiavi contabili standard predefinite nel sistema.
Se si modificano queste chiavi contabili o se ne definiscono di nuove, tutte le tabelle che contenengono dei riferimenti devono essere aggiornate.
Prametrizzazione : Verifica e controllo dei tipi di documento e dei range per i numeri documento nella propria società
E' possibile verificare (ed anche modificare) i range numerici definiti per i numeri documento nella propria società attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Parametrizzazione di base del modulo contabilità Documento → → → Range di numerazione documento Definire range di numerazione → documento E' possibile verificare (e modificare / creare nuovi) i tipi di documento definiti nel sistema (a livello di mandante, non in modo esclusivo per la propria società) attraverso l'attività IMG: IMG: Contabilità Parametrizzazione di base del modulo contabilità Documento → → →
Testata documento Definire tipi di documento→
Marcando un'entrata della tabella e cliccando sul bottone “Dettaglio” è possibile visualizzare la definizione del tipo di conto, che comprende il range numerico ad esso assegnato.
Parametrizzazione: Controllo dello stato campo (campo documento) attraverso la chiave contabile
Il contabile della propria società ha deciso che quando si registra una fattura fornitore deve essere necessario immettere il numero esterno del documento, in modo da tenere traccia nel sistema dei numeri originali utilizzati dal fornitore.
Questo requisito deve essere implementato nel sistema. Attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Parametrizzazione di base del modulo contabilità Documento → → → Posizione documento Controllo Definire chiave contabile→ →
Si accede all'elenco delle chiavi contabili (definite a livello di mandante).
Si marca l'entrata della tabella corrispondente alla linea chiave contabile 31: “Fattura, Avere Fornitore” e si clicca sul bottone “Dettaglio”.
Viene visualizzata la definizione della chiave contabile. Si clicca sul bottone “Aggiorna stato campo” in alto a sinistra.
Tra i dati generali si seleziona l'attributo di stato “Inserimento obbligatorio” per il campo “Riferimento a fattura”.
Parametrizzazione: Controllo dello stato campo (campo documento) attraverso il gruppo stato campo
Il contabile della propria società ha deciso che si deve tenere traccia della natura delle spese di trasferta quando queste incorrono.
Per questo motivo si sceglie di rendere obbligatoria l'immissione di un valore per il campo “testo” relativamente alle linee contabili per il conto “Spese di trasferta” (512000 nel piano dei conti CASK).
Occorre:
(1) Verificare la variante stato campo assegnata alla propria società. Attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Parametrizzazione di base del modulo contabilità Documento → → Posizione documento Controllo
→ → → Attribuire varianti stato campo società
si prende nota del nome della variante.
(2) Creare nella variante un nuovo “gruppo stato campo” che preveda l'attributo di stato “inserimento obbligatorio” per il campo “testo”.
Attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Parametrizzazione di base del modulo contabilità Documento → → Posizione documento Controllo
→ → → Aggiornare varianti stato campi
si entra nel dettaglio della variante.
Si seleziona la variante e si clicca su “gruppi stato campo”.
Si copia il gruppo stato campo “G004” originariamente attribuito al conto (come poteva essere verificato attraverso la transazione FSS0) in un nuovo gruppo, che può essere definito ST01.
Si clicca due volte sul nuovo gruppo.
campo “Riferimento a fattura”.
(3) Assegnare il nuovo “gruppo stato campo” al conto Co.Ge. per le spese di trasferta. Attraverso la transazione FSS0 si accede ai dati del conto 512000 relativi al segmento società.
Si seleziona la scheda “Acquisizione / banca / interessi” e nel campo “Gruppo stato campo” si inserisce la chiave del nuovo gruppo.
1.4.5.Divise
Quando viene immesso nel sistema un valore monetario deve essere sempre indicata la divisa nella quale è espresso.
Le divise sono definite nel sistema a livello di client; ogni divisa è identificata da una chiave divisa (currency key) nel formato ISO standard (ex.: USD = Dollaro Usa, SKK = Corona Slovacca).
Molte divise sono predefinite e difficilmente si avrà il bisogno di definirne manualmente di nuove.
Per ogni Company code deve essere definita una divisa locale (local currency), ovvero la divisa nella quale sono gestiti i ledgers (tipicamente è la valuta nazionale).
Dal punto di vista della Company code, tutte le altre divise sono considerate straniere (foreign
currencies).
Per ogni coppia di valute possono essere definiti vari tassi di cambio (exchange rates), differenziati per tipo di tasso di cambio (exchange rate type).
I cambi vengono utilizzati per:
➔ la conversione di importi in divisa estera nella registrazione o nel pareggio, o per la verifica di un cambio manualmente inserito
➔ la determinazione di utili e perdite risultanti da differenze di cambio ➔ la valutazione di partite aperte e di conti in divisa estera.
I cambi vengono memorizzati a dipendenza temporale ("valido da").
E' necessario utilizzare diversi tipi di cambio per ogni coppia di valute, ad esempio, per: • la valutazione
• la conversione • la pianificazione
Nel sistema sono predefiniti i seguenti tipi di tassi di cambio: • Corso4 denaro5 (Bank Buying Rate)
• Corso lettera6 (Bank Selling Rate)
4 Prezzo attribuito in borsa o sul mercato a un titolo, una moneta o una merce durante la contrattazione ufficiale. 5 Prezzo al quale un operatore (in questo caso tipicamente una banca) si dichiara disposto ad acquistare una
determinata merce o attività finanziaria (in questo caso una divisa).
• Corso medio (Average Rate)
In particolare, il corso medio viene utilizzato per la registrazione e il pareggio; questo tipo di cambio deve essere definito e devono essere immessi tassi di cambio per questo tipo. Per ogni tasso di cambio deve essere indicato anche un fattore di conversione, che indica il rapporto tra le unità delle due valute al quale il tasso si applica (ad esempio EURO : LIRA, fattore di conversione 1 : 1000).
L'aggiornamento dei tassi di cambio è un'attività continua, che in base ai requisiti della propria società può avere ricorrenza giornaliera o anche più frequente.
Per semplificare tale attività il sistema mette a disposizione le seguenti funzionalità: ➔ divisa base (reference currency)
➔ margini di cambio (exchange rate spreads)
Una divisa base può essere assegnata ad un tipo di cambio.
In questo caso, devono essere gestiti solo i tassi di cambio tra la divisa base e le altre divise. Il tasso di conversione tra due divise (non base) viene calcolato automaticamente dal sistema combinando i cambi di ciascuna delle due valute nella divisa base (tasso di cambio incrociato). Il seguente esempio mostra alcune possibili entrate delle tabelle di customizing ed il conseguente comportamento del sistema:
Generalmente, mentre i tassi di cambio fluttuano giornalmente, gli scarti tra il corso denaro o lettera e il corso medio (applicati ad esempio da una banca) sono costanti.
Tipo Cambio Utilizzo Divisa Base ...
...
EURO Cambi fis si valute Comunità Europea EUR ... ...
Tabella tipi di cambio:
IMG: Prametrizzazione generale → Divise → Controllare tipi di cambio
Tabella cambi:
IMG: Prametrizzazione generale → Divise Inserire cambi→
Tipo Cambio Quotazione Diretta Coeff (Da) Da Coeff (A) In ...
...
EURO 166,39 1 ESP 1 EUR ...
EURO 1,96 1 DEM 1 EUR ...
Tasso di cambio da Marco Tedesco (DEM) a Peseta Spagnola (ESP) calcolato automaticamente dal sistema:
ESP
EUR
=166,39
DEM
EUR
=1,96
ESP
DEM
=
ESP
EUR
×
EUR
DEM
=166,39×
1
1,96
=84,89
Aggiornando i tassi di cambio per il corso medio e indicando un margine di cambio (cioè uno scarto, per ogni coppia di valute) per i corsi denaro e lettera, non devono essere aggiornati direttamente i tassi di cambio per i corsi denaro e lettera (il sistema li può calcolare automaticamente aggiungendo o sottraendo lo scarto dal corso medio).
Prametrizzazione : Gestione dei tassi di cambio nel sistema
Consideriamo come esempio quello di una società Slovacca con fornitori nell'Unione Europea e negli Stati Uniti; tale società deve quindi prevedere di utilizzare 3 divise:
• Dollaro USA (USD) • Euro (EUR)
• Corona Slovacca (SKK)
Tale società inoltre ha bisogno di memorizzare nel sistema i tassi di cambio per il corso denaro ed il corso lettera utilizzati dalla propria banca.
In generale, sintetizzando i concetti già espressi, la procedura per la configurazione delle divise è composta dai seguenti passi:
Vediamo come nella pratica questi passi si applicano all'esempio considerato.
(1) Per verificare che le 3 valute siano definite nel sistema si utilizza l'attività IMG:
IMG: Parametrizzazione Generale Divise Controllare codici divisa→ →
(2) Come è chiaro dall'esempio, è necessario prevedere 3 tipi di tassi di cambio. E' possibile utilizzare quelli predefiniti nel sistema parametrizzandoli in modo adeguato. Si accede all'attività IMG:
Corso Denaro Corso Lettera Corso Medio Scarto + Scarto -Margine di cambio Margine di cambio
Illustrazione 10: Procedura per la configurazione delle divise
Verificare la definizione della valute nel sistema
Definire i tipi di tassi di cambio necessari (corso medio, corso lettera, corso denaro)
Inserire e tenere aggiornati i tassi di cambio
Definire i fattori di conversione per ogni coppia di divise
IMG: Parametrizzazione Generale Divise Controllare tipi di cambio→ →
e si immettono i seguenti valori, considerando la natura delle relazione tra i 3 tipi di tasso di cambio e ricorrendo all'utilizzo di una divisa base per semplificare l'aggiornamento dei tassi.
Tipo Utilizzo Divisa Base Corrso Moneta (Corso Denaro)
Cambio Vendia (Corso Lettera)
M Tasso Medio EUR -
-D Corso Denaro - M
-L Corso Lettera - - M
(3) Non è necessario definire particolari fattori di conversione poiché quelli 1:1 di default sono adatti per i tassi di cambio delle valute.
(3) Si immettono per la prima volta i tassi di cambio.
E' sufficiente immettere i tassi di cambio da EUR a SKK e da EUR a USD.
Per l'inserimento dei tassi di cambio, sia nel customizing che nelle transazioni, il sistema supporta sia la direct quotation (“quotazione del certo”) che l'indirect quotation (“quotazione dell'incerto”).
Utilizzando le funzionalità della divisa base e dei margini di cambio l'aggiornamento dei tassi di cambio viene semplificato notevolmente e diviene di fatto sufficiente immettere nel sistema pochi dati.
Per semplificare ulteriormente tale attività e renderla automatica il sistema mette a disposizione anche alcuni report.
In particolare, attraverso il report RFTBFF00 è possibile importare nel sistema i dati relativi ai tassi di cambio da un file in un formato Multicash.
Il Multicash è uno standard per la gestione elettronica delle transazioni bancarie particolarmente utilizzato in Germania e in altri paesi dell'est.
Non entriamo ulteriormente nel merito dello standard, delle operazioni gestibili e del formato dei file; di seguito riportiamo il contenuto di un file di esempio.
Bank : VUB a.s., Prague
Date of Exch. rate : 28/04/2003 Version of date : 02
Curr MultiCash Amt Cash-buy Cash-sell No-C-buy No-C-sell VUB-mid CNB-mid USD 28.650000 1 27.9910 29.3090 28.2200 29.0800 28.6500 28.6570 EUR 31.583000 1 30.8570 32.3090 31.1410 32.0250 31.5830 31.5900 CAD 19.813000 1 18.9210 20.7050 19.3570 20.2690 19.8130 19.8060 CHF 20.974000 1 20.2400 21.7080 20.5750 21.3730 20.9740 21.0060 DKK 4.253800 1 4.0624 4.4452 4.1560 4.3516 4.2538 4.2550 GBP 45.601000 1 44.0050 47.1970 44.7350 46.4670 45.6010 45.6860 JPY 0.238400 100 22.7670 24.9130 23.2920 24.3880 23.8400 23.8340
NOK 4.073600 1 3.8903 4.2569 3.9799 4.1673 4.0736 4.0740 SEK 3.453800 1 3.2984 3.6092 3.3744 3.5332 3.4538 3.4580 SKK 0.769610 100 75.1910 78.7310 75.8070 78.1150 76.9610 77.1050 PLN 7.375800 1 7.0439 7.7077 7.2062 7.5454 7.3758 7.3980 HUF 0.128560 100 12.2770 13.4350 12.5600 13.1520 12.8560 12.8590
L'esecuzione del report può essere schedulata in background (come job process), configurando gli opportuni parametri, senza alcun bisogno di interventi manuali da parte di utenti.
Nel sistema possono essere definite fino a due divise parallele, che si aggiungono alla divisa locale configurata per la propria company code e possono essere utilizzate per la gestione dei ledgers.
I vantaggi dell'uso delle divise parallele sono particolarmente nel caso di sistemi gestiti a livello internazionale.
Tra questi figurano:
• Nelle registrazioni i valori sono salvati anche nelle divise parallele.
• Le transaction figures dei conti Co.Ge. Sono gestite anche nelle divise parallele. • Le differenze di cambio sono valutate anche per le divise parallele
Possono essere utilizzate come divise parallele i seguenti tipi di divisa (questi tipi di divisa sono definiti quando si definiscono le unità organizzative ad essi associate):
• Divisa Forte (Hard Currency)
Associata al paese della propria company code • Divisa Gruppo (Group Currency)
Associata al client
• Divisa Indice (Index-Based Currency)
Associata al paese della propria company code
Parametrizzazione: Configurazione delle divise parallele Le attività IMG per questo task sono accessibili dal percorso IMG:
IMG: Contabilità Parametrizzazione di base del modulo contabilità Società → → → Divise Parallele
