Ordine di Acquisto

L'ordine di acquisto è una richiesta formale ad un fornitore per l'approvvigionamento di materiali o servizi secondo condizioni stabilite.

Il sistema è stato progettato con l'obiettivo di permettere l'elaborazione di ordini di acquisto con il minor onere possibile.

Esiste quindi la possibilità di:

• creare ordini di acquisto limitati

• creare ordini di acquisto con riferimento a dati già esistenti nel sistema; in particolare a partire da:

- richieste di acquisto (un documento del modulo MM, descritte in seguito) - ordini precedenti

- contratti

Anche la ricezione merci e la verifica della fattura (i passi seguenti nel processo di approvvigionamento) generalmente sono elaborate sulla abse di un ordine di acquisto

Un ordine di acquisto è un documento del modulo MM e, come i documenti contabili già analizzati, è costituito da una testata (document header) e da una o più posizioni (items). La testata contiene informazioni rilevanti per l'intero ordine di acquisto, come la data di

registrazione, la valuta e i termini per il pagamento (in modo simile a quanto visto per i documenti FI).

La parte del documento relativa alle posizioni contiene informazioni relative ai singoli materiali o servizi ordinati; possono essere gestite anche informazioni addizionali (non necessarie) come la schedulazione del piano di consegna.

La transazione per la creazione di un ordine di acquisto, di tipo Enjoy, è la ME21N.

L'interfaccia della transazione ME21N, come tutte le transazioni di tipo Enjoy, riflette la struttura del documento appena descritta ed è composta da 4 aree:

• Testata

• Overview Posizioni

• Dettaglio Posizioni

• Riepilogo Documento

In quest'area possono essere visualizzati diversi tipi di documenti per gli acquisti, come ordini di acquisto già registrati o richieste di acquisto.

Per ogni utente del sistema che utilizza la transazione è possibile definire alcuni parametri

personali (utile nel caso in cui non siano ancora stati immessi gli inserimenti appropriati

nell'anagrafica utente); in particolare è possibile configurare dei valori di default per i dati della testata, come dati organizzativi di default (società, organizzazione acquisti e gruppo acquisti) e delle posizioni.

Attività operativa: Emissione di un ordine di acquisto

Senza riferimento ad alcun caso esempio, analizziamo i passi essenziali per la creazione di un ordine di acquisto attraverso la transazione ME21N.

E' innanzitutto necessario indicare i dati organizzativi (società, organizzazione acquisti ed eventualmente gruppo acquisti), se non sono stati memorizzati valori di default tra i parametri personali.

Devono quindi essere immessi:

• la tipologia del documento (Ordine di Acquisto) • il numero del fornitore

Per quanto riguarda le posizioni: • il materiale

• la quantità richiesta

• il prezzo (il sistema propone automaticamente il prezzo se esiste un record anagrafico degli acquisti per il fornitore e il materiale)

• la divisione per la quale i materiali sono richiesti

E' quindi possibile registrare il documento cliccando sul bottone “Salvare”.

Effettuando il salvataggio è opportuno annotare il numero del documento generato dal sistema.

Quando l'ordine è stato salvato è possibile rivederlo anche in un secondo momento attraverso la transazione selezionando dalla barra dell'area “Riepilogo documento” la variante “Ordini d'acquisto dell'utente”.

Ulteriori dettagli relativi alla transazione: Tipo di Contabilizzazione

Un campo molto importante per la gestione contabile del processo di approvvigionamento è il “tipo di contabilizzazione” (secondo campo da sinistra nella sezione della transazione per le posizioni).

Il tipo di contabilizzazione stabilisce quali dati di contabilizzazione (ad es. centro di costo, numero del conto) sono richiesti per la posizione.

I dati di contabilizzazione sono visualizzati nella scheda “Contabilizzazione” nella sezione per il dettaglio delle posizioni.

Nel sistema sono definibili più tipi (o categorie) di contabilizzazione; è possibile verificare le categorie definite nel sistema ed eventualmente definirne di nuove attraverso l'attività IMG:

IMG: Gestione Materiale Acquisti Contabilizzazione Aggiornare categorie di → → → contabilizzazione

Le categorie di contabilizzazione fondamentali sono le seguenti:

• a consumo (nel momento in cui si effettua l'ordine si deve conoscere già l'elemento

analitico del controlling nel contesto del quale il bene viene consumato; presuppone inoltre che il bene sia consumato in un esercizio)

• a stock

• cespite

Acquisti dall'estero

Per acquisti da fornitori non residenti nel medesimo stato della società acquirente può essere necessario immettere informazioni relative al commercio estero.

Le attività di customizing per la parametrizzazione dei processi di importazione sono accessibili dal percorso:

In particolare per la creazione di un ordine d'acquisto il sistema richiede almeno la modalità di trasporto prevista.

Le modalità di trasporto possibili sono definite per singoli paesi e può essere opportuno verificare le modalità già definite nel sistema oppure, se per il proprio paese non sono definite quelle di cui si ha bisogno, definirne di nuove attraverso l'attività IMG

IMG: Gestione Materiali → Dati trasporto

Controlli sulla data di consegna

Se si indica come data di consegna una data più recente rispetto al tempo di consegna minimo indicato per il fornitore tra i dati anagrafici del segmento organizzazione acquisti (campo “tempo consegna pianificato”) il sistema mostra un avvertimento nel momento in cui si sceglie di salvare l'ordine.

Il sistema mostra un avvertimento anche nel caso in cui il prezzo effettivo indicato per il materiale nell'ordine di acquisto si discosti dal prezzo previsto nel record anagrafico materiale.

In questo caso il sistema esegue le seguenti conversioni: il prezzo dell'ordine d'acquisto viene convertito prima nell'unità di misura di base del materiale contenuta nell'anagrafica materiale, poi nell'unità prezzo contenuta nell'anagrafica materiale.

Testi

Per poter stampare l'ordine di acquisto può essere necessario indicare nella testata dei messaggi per l'output.