1.10.1.Gestione delle banche
Il sistema utilizza per le banche anagrafiche dedicate (bank master records). Oltre alle anagrafiche banche, devono essere definiti i dettagli relativi:
• alle banche interne (house banks)
• alle banche dei business partners (clienti e fornitori) • ai conti correnti bancari
1.10.2.Anagrafiche Banche
Le anagrafiche banche sono memorizzate centralmente (a livello di mandante) nel bank
directory16 e possono essere:
• importate automaticamente da supporto di memorizzazione esterno 17 - transazione
BAUP
• create manualmente – transazione FI01
Ogni anagrafica banca è identificata univocamente dalla coppia di informazioni: • “Chiave banca”
• “Chiave paese”
La chiave paese determina in base a quali criteri devono essere verificati i dati della banca e controlla quindi il formato e la semantica della chiave banca.
Prametrizzazione : Configurazione della chiave paese Deve essere utilizzata l'attività IMG:
IMG: Parametrizzazione Generale Parametrizzare Paese→ → Installare Controlli Specifici di un Paese
La chiave banca dell'anagrafica è la coordinata bancaria con la quale sono memorizzati i dati banca.
Nella maggior parte dei paesi la chiave banca coincide con il numero numero ABI/CAB (entrambi i codici scritti in sequenza senza spazi).
In alcuni paesi invece non esiste un numero ABI/CAB e i dati bancari sono gestiti attraverso il numero del conto bancario.
Per lo scambio del supporto dati è utile poter acquisire banche di società partner straniere senza il n. ABI/CAB; in tal caso la chiave banca può essere attribuita internamente.
Se i dati della banca vengono gestiti sotto un'altra chiave banca, come per esempio lo SWIFT-
16 Il report RFBKVZ00 mostra l'elenco delle banche memorizzate nel sistema – tabella BNKA 17 Sono disponibili CD che contengono i dati relativi a tutte le banche di uno specifico paese
Code è possibile prefissare un'attribuzione esterna dei numeri18.
Oltre alla coppia di informazioni “chiave banca” - “chiave paese”, le anagrafiche banche memorizzano informazioni di localizzazione (indirizzo) e di controllo.
1.10.3.Banche Interne
Le banche utilizzate dalla propria società sono definite banche interne (house banks).
Una banca interna è univocamente identificata da una “Chiave breve per banca interna” (house bank ID).
Ad una banca interna è associata un'anagrafica più complessa della quale fanno parte, oltre alle informazioni memorizzate nell'anagrafica banca relativa, informazioni per il pagamento elettronico (DME/EDI) ed informazioni relative ai conti correnti della società presso la banca.
Prametrizzazione: Definizione di una banca interna per la propria società La propria società ha un conto corrente aperto presso un banca.
Si desidera riflettere questo “dato reale” nel sistema per poter gestire tutte le transazioni contabili che coinvolgono il conto corrente bancario della società (deposito di assegni, trasferimento di denaro nella cassa contante, deposito di assegni, pagamenti a fornitori ecc.) E' necessario:
(1) Verificare che nel sistema sia definita l'anagrafica banca per la propria banca, oppure crearne una.
(2) Configurare la banca come banca interna per la propria società.
(3) Immettere nell'anagrafica della banca interna i dati richiesti per il proprio conto corrente bancario.
(4) Creare il conto Co.Ge. da associare al proprio conto corrente bancario
Nel nostro caso-esempio la società “Tesys” ha un conto corrente bancario (numero 123456789012) aperto presso la filiale di Bologna della banca Monte dei Paschi di Siena.
(1) Utilizzando il seguente report è possibile visualizzare il bank directory per verificare se è già definita un'anagrafica per la propria banca:
Contabilità Contabilità Banche Dati anagrafici Anagrafico banche → → → → → Visualizzare directory banche (S_P99_41000166)
L'anagrafica è già presente. (2) Si utilizza l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità Banche Conti Bancari Definire banche→ → → interne
Si completano i campi “paese banca” e “chiave banca”, che identificano l'anagrafica banca della propria banca, e si immette una chiave per identificare la nuova banca interna (nel nostro caso BIN1).
(3) Dalla stessa schermata si clicca due volte sulla voce “Conti Bancari”, presente nella struttura interattiva nella parte sinistra della schermata.
Si clicca quindi sul bottone “Nuovi Inserimenti” nella barra della transazione. Si immettono i seguenti dettagli per il conto:
ID Conto 001 (sel. libera)
Denominazione “Conto corrente Tesys” (sel. libera)
Conto bancario 123456789012 Chiave controllo D
Importante: per l'Italia è il codice CIN
In altri paesi il campo ha un significato diverso (consultare la guida del sistema)
1.10.4.Conti Correnti Bancari
E' necessario immettere nel sistema alcune informazioni addizionali per i conti correnti aperti presso le banca interne.
Ogni conto corrente è associato ad un conto Co.Ge. che rappresenta il conto nel libro mastro (nel conto Co.Ge. sono aggiornati i saldi in dare ed avere).
Per ogni banca interna i dati relativi ai conti correnti aperti sono visionabili e modificabili attraverso la stessa attività IMG per la gestione delle banche interne.
Ogni conto corrente è identificato da un “ID conto” (o “chiave breve per dettagli relativi al conto”), unico per banca interna.
• il numero del conto corrente presso la banca
• la divisa del conto (il sistema controlla che sia la stessa del conto Co.Ge. associato) • il numero del conto Co.Ge. associato
Nell'anagrafica Co.Ge. (e in qualunque contesto all'interno del sistema) il conto corrente associato al conto Co.Ge. è individuato dalla coppia di campi “banca interna” e “ID conto”, presenti nella scheda “Acquisizione / Banca / Interessi” del segmento società.
1.10.5.Banche per i fornitori ed i clienti
I dettagli per le banche dei propri business partners (fornitori e clienti) sono memorizzati nelle relative anagrafiche. Per ogni conto corrente di un business partner è sufficiente immettere la chiave banca, la chiave paese (se l'anagrafica banca è già stata creata nel sistema) e il numero del conto corrente bancario; queste informazioni possono essere utilizzate dal programma automatico di pagamento. Il campo “tipo banca” nelle anagrafiche cliente / fornitore è utilizzato per differenziare le banche nelle operazioni di registrazione delle fatture.
Illustrazione 22: Gestione della Banche
Bank Directory Livello Client BAUP FI01 ABI+CAB Numero CC Attr. Interna Attr. Esterna Chiave Paese Controllo Indirizzo Chiave Banca Livello Società ID C onto
C hiave Banca Interna
Numero CC Bancario Divis a
Numero Conto Co.Ge.
Dati bancari / finanziari Controllo
Numero Conto Divis a Conto
Chiave Banca interna ID Conto
Chiave Banca Interna
DME / EDI
Conti Correnti Societari Dati Anagrafici
C hiave Paese C hiave Banca