15 Giorni 30 Giorni
45 Giorni
5 % 2 % 0 % Data Base Periodi e Tassi Percentualiviene comunque generata automaticamente dal sistema)
• se la fattura è creata in MM sono proposte per default le condizioni indicate nel segmento organizzazione acquisti dell'anagrafica (tali condizioni sono copiate nella fattura FI che viene comunque generata automaticamente dal sistema)
Nella transazione per l'acquisizione di una fattura è anche possibile indicare un importo fisso per lo sconto (campo “sconto”), che vale al posto della percentuale di sconto calcolata dal sistema.
Il sistema identifica ogni set di condizioni di pagamento con una chiave (chiave condizioni
pagamento).
Di ogni set di condizioni di pagamento fanno parte:
• una spiegazione, generata automaticamente dal sistema (eg.: “in 14 giorni 3% di sconto; in 30 giorni no sconto”) e sostituibile con una spiegazione propria, ed un testo
vendite per la stampa delle fatture.
• l'indicazione di uno o più giorni limite (day limit) (opzionali), che permettono di diversificare sotto una stessa chiave più condizioni di pagamento in base al giorno del mese in cui cade la data base della fattura.
Con riferimento al disegno, se la data base cade tra il primo giorno del mese ed il giorno limite si applicano le cond. di pagamento A; se invece la data base cade tra il giorno limite e l'ultimo giorno del mese si applicano le cond. di pagamento B.
Entrambe le condizioni di pagamento (A e B) sono memorizzate sotto la stessa chiave. L'utilizzo del giorno limite sarà ulteriormente chiarito in un esempio riportato a fine capitolo.
• l'indicazione del tipo di conto al quale si possono applicare le condizioni di pagamento (clienti o fornitori)
• alcuni campi che abilitano ulteriori funzioni di controllo del pagamento: – Chiave di blocco (Block Key)
Le chiavi di blocco possono essere inserite nei conti o nelle posizioni e possono bloccarne il pagamento.
– Metodo di pagamento (Payment Method)
Per ogni paese sono definiti nel sistema alcuni metodi di pagamento che possono essere utilizzati all'interno di quel paese. Se è specificato un metodo di pagamento nelle condizioni di pagamento associate alla fattura, il sistema permette di pagare la fattura solo attraverso quel metodo.
Mese
1 Giorno 31
Limite
• indicazioni per la determinazione della data base (informazioni complete di seguito) • dati che, insieme alla data base, definiscono le condizioni di pagamento
La data base, come anticipato, è la data che il sistema utilizza per determinare la data di scadenza della fattura ed i periodi per gli sconti.
Quando si registra una fattura il sistema può proporre per default un valore per la data di base. Il valore di default viene calcolato dal sistema sulla base di indicazioni memorizzate nelle condizioni di pagamento.
Il valore di default può essere impostato come: • Data di registrazione
• Data di acquisizione • Data documento • Nessuna proposta
Il valore di default per la data di base può essere ulteriormente controllato attraverso i campi “Giorno fisso” e “Mesi supplementari”. Il valore immesso nel primo campo sostituisce il giorno del mese della data di base; il valore immesso nel secondo campo si somma al numero del mese della data di base.
Il valore proposto dal sistema per la data di base quando si registra una fattura può in ogni caso essere modificato manualmente, sovrascrivendo il valore proposto dal sistema.
I seguenti esempi sono esplicativi:
Valore di default per la data di base: 'Data Documento'
Giorno Fisso: '31'
Mesi Supplementari: '1'
Data Documento: '13/07/1999'
Nessuna Data di Base immessa manualmente --- Data di Base per il pagamento : '31/08/1999'
Valore di default per la data di base: 'Data di registrazione'
Giorno Fisso: '31'
Mesi Supplementari: '1'
Data di Registrazione: '13/07/1999' Data di Base proposta dal sistema: '31/08/1999' Data di Base immessa manualmente: '25/08/1999' --- Data di Base per il pagamento : '25/08/1999'
Oltre alla data di base, per calcolare gli sconti devono essere memorizzati nelle condizioni di pagamento una “percentuale” e un “numero di giorni” per ogni periodo di sconto previsto (fino ad un massimo di 3). Anche per la determinazione dei periodi come per la data di base possono essere utilizzati anche un “giorno fisso” e dei “mesi supplementari”.
Registrazione degli sconti
Le normative nazionali stabiliscono se la base imponibile per gli sconti è: • il valore netto (importo della fattura, escluse le tasse)
• il valore lordo (importo della fattura, incluse le tasse)
Il valore da utilizzare come base imponibile per gli sconti è un'opzione che rientra tra i parametri globali della società.
Quando si pareggia una partita aperta in un conto fornitore o in un conto cliente, lo sconto viene automaticamente registrato in un “conto per sconto ottenuto” (“account for cash discount taken”) o in un “conto per perdita sconto” (“account for lost cash discount”).
I conti da utilizzare come conti per sconto ottenuto o per perdita sconto sono definibili nella parametrizzazione del sistema.
Pagamenti Rateali
Il sistema consente di gestire anche i pagamenti rateali (installment plans): l'importo totale della fattura viene diviso in importi parziali (rate) che scadono in date diverse.
Le condizioni per il pagamento in rate costituiscono un help di acquisizione nell'acquisizione delle fatture: non è necessario immettere più posizioni (una per ogni rata) ma è sufficiente immettere i dati per un'unica posizione; il sistema suddivide automaticamente l'importo della fattura.
Nelle condizioni di pagamento per pagamenti rateali deve essere attivato il flag “pagamento rateale”, mentre non si applicano i periodi e i tassi percentuali di sconto.
Devono invece essere definiti il numero di rate, le percentuali per la suddivisione dell'importo totale e la condizione di pagamento da applicare per l'importo parziale di ogni rata.
Note di Credito
Per le note di credito legate a fatture, è possibile indicare la connessione tra la nota di credito e la relativa fattura immettendo il numero della fattura nel campo “Riferimento fattura” (transazione FB60). In questo caso il sistema copia le condizioni di pagamento dalla fattura in modo che le date di scadenza della fattura e della nota di credito siano le stesse.
Le condizioni di pagamento non sono valide per le altre note di credito (non legate a fatture); queste note di credito scadono nella data di base. Per attivare le condizioni di pagamento per queste note di credito può essere immesso il valore “V” nel campo “Riferimento fattura”.
Parametrizzazione: Conti per sconto ottenuto o per perdita sconto
Verificare nel piano dei conti assegnato alla propria società (INT) quali conti sono utilizzati come “conti per perdita sconto” e “conti per sconto ottenuto”
E' possibile verificare i “conti per perdita sconto” attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità clienti / fornitori Operazioni contabili Pagamento → → → → Parametrizzazione di base pagamento Memorizzare conti per perdita sconto→
E' possibile verificare i “conti per sconto ottenuto” attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità clienti / fornitori Operazioni contabili Pagamento → → → → Parametrizzazione di base pagamento Memorizzare conti per sconto ottenuto→
Nel piano dei conti INT:
Conto per conto ottenuto 276000 Conto per perdita sconto 880010
Parametrizzazione: Definizione di nuove condizioni di pagamento
Si desidera definire nel sistema una nuova condizione di pagamento concordata con il proprio fornitore (FT01). La condizione di pagamento deve essere proposta dal sistema come default nella registrazione delle fatture del fornitore quando queste sono create all'interno del modulo FI.
I termini previsti sono i seguenti:
5 % di sconto - se la fattura viene pagata entro il 15 del mese successivo alla data della fattura
nessuno sconto – se la fattura viene pagata entro il 30 del mese successivo (data di scadenza)
(1) Si definiscono le nuove condizioni di pagamento attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità clienti / fornitori Operazioni contabili Entrata fattura / → → → accredito Aggiornare condizioni pagamento→
Si clicca sul bottone “Nuovi Inserimenti”. Si immettono i seguenti valori:
Chiave condizioni pagamento PAG1
Tipo conto Fornitori
Calcolo della data di base Giorno fisso: 1
Mesi Supplementari: 1 Proposta per data di base Data documento Condizioni di pagamento 1° Periodo:
Percentuale: 5% Giorno Fisso; 15 Mesi Supplementari: 1
2° Periodo:
Giorno Fisso; 31 Mesi Supplementari: 1
Si può notare che il sistema genera automaticamente il seguente testo per le condizioni appena definite: “fino al 15 del mese succ. 5 % sconto ; fino al 30 del mese succ. no sconto ;
Data base il 1 del mese succ.”.
(2) Si memorizza la chiave delle condizioni di pagamento nel segmento società dell'anagrafica fornitore.
Si avvia la transazione FK02. Si immettono i dati:
Fornitore FT01
Società TESYS
Flag Pagamento (Seg Società)
Si preme invio.
Si immette la chiave “PAG1” nel campo “Condizioni di Pagamento”. Si clicca sul bottone “Salvare”.
1.5.Contabilità Generale
1.5.1.Introduzione
Le transazioni contabili di un'azienda sono registrate all'interno di un libro mastro generale (general ledger), a partire dal quale sono generati lo stato patrimoniale ed il conto economico. Il libro mastro è strutturato sulla base di un piano dei conti (chart of accounts).
Un piano dei conti memorizza in forma ordinata la struttura e le informazioni principali relative ad un insieme di conti (G/L accounts), utilizzabili per le registrazioni “in dare” ed “in avere”.
1.5.2.Piano dei Conti
Nel sistema possono essere definiti più piani dei conti.
Alcuni piani dei conti sono predefiniti in base ai requisiti contabili di alcuni paesi e forniti come modello; questi piani dei conti modello possono semplificare notevolmente il processo di configurazione del piano dei conti soprattutto in quei paesi, come la Francia e la Slovacchia, nei quali la struttura del piano dei conti è imposta alle aziende dalla normativa fiscale.
Per ogni piano dei conti il sistema gestisce una definizione, costituita da un insieme di parametri che lo identificano e ne controllano la gestione:
Definizione Piano Dei Conti
Chiave Stringa (fino a 4 caratteri) che identifica univocamente il piano dei conti
all'interno del sistema.
Denominazione Descrizione testuale associata al piano dei conti.
Lingua di Aggiornamento Lingua con la quale sono redatte le descrizioni dei conti relativi al piano dei conti; come descritto in seguito, è possibile memorizzare nel sistema le traduzioni dei nomi e delle descrizioni dei conti anche in lingue diverse da quella di aggiornamento.
Lunghezza dei numeri dei Conti Co.Ge.
Può essere compresa tra 1 e 10 posizioni.
Integrazione tra
Conti Co.Ge e voci di costo
Parametro di controllo per l'integrazione tra i moduli FI (Financial) e CO (Controlling).
Il sistema permette di associare una voce di costo7 ad ogni conto Co.Ge del Conto Economico per estrapolare dalla contabilità i dati utili ai fini del controlling. Se una voce di costo è attivata con un conto Co.Ge il sistema rende impossibile salvare un documento del modulo FI senza associare i dettagli per il controlling.
La creazione della voce di costo associata ad ogni conto Co.Ge del Conto Economico può essere impostata attraverso il parametro come
manuale o automatica; in quest'ultimo caso alla creazione di ogni nuovo
conto Co.Ge viene creata automaticamente la voce di costo relativa.
Piano dei conti di gruppo Chiave del piano dei conti da utilizzare come piano dei conti di gruppo, nel caso in cui si desideri utilizzarne uno.
Se viene indicato un piano dei conti di gruppo, l'immissione di un valore nel campo “numero conto gruppo” dell'anagrafica Co.Ge diviene obbligatoria.
Stato Può essere impostato come bloccato, rendendo il piano dei conti non
assegnabile ad una società; questo è utile nel caso in cui il piano dei conti sia in fase di creazione e non ancora completo.
7 Un oggetto del sistema per il controlling al quale è associata un'anagrafica. Le voci di costo sono raccolte in una controlling area (unità organizzativa del modulo del sistema CO).
Parametrizzazione: Visualizzazione dell'Indice e della definizione dei piani dei conti L'indice dei piani dei conti definiti nel sistema e la definizione di ogni singolo piano dei conti possono essere visionati e aggiornati attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità generale Conti Co.Ge. Dati anagrafici → → → → Preparare Elaborare indice piano dei conti →
I piani dei conti sono definiti nel sistema a livello di mandante.
Un piano dei conti deve essere assegnato ad ogni società (si parla in questo caso di piano dei conti operativo); è anche possibile assegnare uno stesso piano dei conti a più società.
Il modulo CO (Controlling) del sistema SAP utilizza lo stesso piano dei conti del modulo FI: per utilizzare funzionalità di controlling trasversale a società diverse, le società devono utilizzare lo stesso piano dei conti.
Parametrizzazione: Assegnamento piano dei conti ad una società Un piano dei conti può essere assegnato ad una società attraverso l'attività IMG:
IMG: Contabilità Contabilità generale Conti Co.Ge. Dati anagrafici → → → → Preparare Attribuire società ad un piano dei conti→
Del piano dei conti fanno parte informazioni di base riguardo ai conti, memorizzate nel segmento piano dei conti delle anagrafiche Co.Ge., analizzate nel paragrafo seguente.
1.5.3.Anagrafiche Co.Ge.
Struttura dei dati e modalità di Gestione
Le informazioni relative ai conti sono memorizzate nel sistema all'interno di specifiche anagrafiche (Anagrafiche Co.Ge.).
Un'anagrafica co.ge. è costituita da 2 segmenti: • un segmento piano dei conti
• un segmento società
Le informazioni memorizzate nel segmento piano dei conti si applicano a tutte le società alle quali è assegnato il piano dei conti (non è possibile diversificarle per società ed è quindi sufficiente che siano immesse nel sistema un'unica volta).
Affinché un conto del piano dei conti assegnato sia utilizzabile in una società è necessario creare un segmento società.
Le informazioni contenute nel segmento società si applicano esclusivamente alla società per la quale il segmento è stato creato e sono quindi elaborate in accordo ai requisiti della specifica società.
Poiché il “numero” e la “denominazione” del conto sono memorizzati nel segmento piano dei conti dell'anagrafica, il conto ha lo stesso numero e lo stesso nome in tutte le società nelle quali è utilizzato.
Il sistema permette di gestire le anagrafiche:
• in modo centralizzato, permettendo di aggiornare attraverso un'unica transazione (FS00) entrambi i segmenti
• decentralizzato, cioè gestendo singolarmente attraverso transazioni diverse i due segmenti
➔ FSP0 – segmento piano dei conti ➔ FSS0 – segmento società
Layout
All'interno di ciascun segmento i dati sono suddivisi, concettualmente e visivamente attraverso il layout delle transazioni, in schede diverse, all'interno delle quali sono ulteriormente separati in gruppi.
L'immagine seguente sintetizza il layout dell'anagrafica Co.Ge..
Il sistema permette di configurare: • il numero e il titolo delle schede
• i gruppi di campi che si desidera utilizzare e la loro posizione sulle schede8
• layout specifici per la transazione per la gestione centralizzata delle anagrafiche e per quelle per la gestione decentralizzata
Le operazioni di personalizzazione del layout delle anagrafiche Co.Ge. non sono necessarie; nella maggior parte dei casi può essere sufficiente una selezione dei campi da utilizzare attraverso il controllo dello stato associato a ciascun campo (la logica e le procedure sono
8 Non è possibile modificare internamente i gruppi di campi aggiungendo o eliminando alcuni campi da ciascun gruppo.