1.8.1.Emissione di Fatture e Note di Credito
Pressoché tutte le fatture e le note di credito relative ai clienti sono gestite attraverso l'integrazione con il modulo SD (Sales and Distribution).
In casi speciali (ad esempio per il test del modulo FI) le fatture e le note di credito possono comunque essere immesse attraverso la transazione Enjoy FB70 del modulo FI, senza far riferimento ad un ordine di vendita.
L'interfaccia della transazione è pressoché identica a quella della transazione FB60 (per la registrazione delle fatture e delle note di credito dei fornitori ).
1.8.2.Incassi
Gli incassi possono essere effettuati attraverso varie modalità in paesi e società diverse. Best Practice SAP: pagare tutte le fatture per mezzo di bonifici bancari, utilizzando un bonifico per ogni fattura. Nella descrizione che accompagna il bonifico riportare il numero della fattura pagata. Questa Best Practice è particolarmente utilizzata in Germania, dove i costi per la gestione dei conti correnti bancari sono pressoché inesistenti. La realtà italiana è diversa: spesso i clienti effettuano pagamenti parziali senza indicare quale fattura è stata pagata.
La registrazione degli incassi viene generalmente gestita come mostrato nel diagramma seguente.
Illustrazione 20: Gestione degli incassi
Pagamento Completo
Differenza di pagamento non rilevante
(entro i limiti di tolleranza definiti)
Differenza di pagamento rilevante
(fuori dai limiti di tolleranza)
Registrazione pagamento parziale Generazione partita residua
Cliente 1200
400
800
Pareggio Parziale Partita Residua 800
Cliente 1200
Riferimento a fattura
Le fatture sono chiuse (pareggiate) se il cliente paga l'importo totale dovuto, oppure con una deduzione autorizzata attraverso uno sconto pattuito.
Se esiste una differenza minima tra l'importo pagato e quello dovuto, questa può essere ignorata automaticamente dal sistema (come descritto in seguito, è possibile configurare delle differenze di pagamento ammesse, associabili a gruppi di clienti).
Se esiste una differenza tra l'importo pagato e quello dovuto che eccede i limiti di tolleranza configurati, è richiesto all'utente di gestirla manualmente.
I pagamenti inferiori all'importo dovuto possono essere gestiti attraverso due modalità: • pareggio parziale
• pareggio a partite residue
Di seguito viene considerato un esempio di incasso, mettendo in evidenza le registrazioni contabili per:
• le due modalità appena elencate
• le gestione dei pagamenti per i quali non è nota la fattura pareggiata
Una generica registrazione associata ad un incasso è la seguente (considerando un pagamento, ad esempio, tramite bonifico bancario):
D Conto Corrente Bancario A Cliente
Assumendo di non conoscere quale fattura è stata pagata, la precedente registrazione deve innanzitutto essere “spaccata” in due nuove registrazioni, con l'utilizzo di un conto transitorio.
D Conto Corrente Bancario A Cliente
D Conto Corrente Bancario D Transitorio Banca Entrata
A Transitorio Banca Entrata A Cliente
La registrazione numero 1 deve essere eseguita appena è stato ricevuto l'estratto conto per l'operazione bancaria.
Per i problemi descritti in precedenza non è invece possibile eseguire la registrazione numero 2. La registrazione numero 2, che pareggia la partita aperta nel conto cliente, potrà essere eseguita in un secondo momento attraverso la transazione F-28 (è un esempio di
registrazione con pareggio, descritta nel capitolo seguente).
La transazione F-28 è la transazione del sistema per gli incassi. Tale transazione potrebbe essere utilizzata per effettuare la registrazione originale nel caso sia immediatamente nota la fattura pagata.
Nel caso in cui non venga ricevuto un pagamento completo, la registrazione numero 2 può assumere una delle seguenti forme, a seconda della modalità adottata per gestire il pagamento parziale:
➔ Pareggio parziale:
D Transitorio Banca Entrata
A Cliente
Riferimento a fattura
➔ Pareggio a partita residua: D Transitorio banca Entrata
A Cliente
D Cliente (Differenza) Partita Residua
Effettuando un pareggio parziale viene memorizzato nella linea contabile un riferimento alla fattura parzialmente pareggiata; effettuando un pareggio a partita residue, invece, la partita originale viene chiusa e viene aperta una nuova partita (residua).
La seconda modalità è più “pulita”: è evidente la cifra che il cliente deve ancora pagare e non è necessario introdurre strutture addizionali come i collegamenti.
All'atto pratico, tuttavia, il pareggio a partita residua è sconsigliabile: in caso di più pagamenti parziali e più partite aperte, è difficile risalire al numero della fattura originale; questo crea problemi, ad esempio, per la procedura di sollecito: diviene difficile per l'azienda giustificare un credito che ha verso un cliente (viene conservato solo il numero di protocollo dell'incasso, non utilizzabile come giustificativo).
1.8.3.Sollecito
Il sistema mette a disposizione un tool (molto simile al programma automatico di pagamento) che in modo automatico analizza le partite aperte ed avvia la procedura di sollecito per le fatture scadute.
Nella visione di SAP, un sollecito mal riuscito causa la perdita di profitti; per questo motivo le funzionalità di sollecito offerte dal sistema sono piuttosto complesse ed è possibile configurare procedure di sollecito diversificate in base al cliente.
E' possibile definire nel sistema numerose procedure di sollecito.
Un procedura di sollecito è associabile ad un cliente inserendo nel campo “Procedura sollecito” dell'anagrafica cliente (scheda “Corrispondenza”, segmento “Società”) la chiave della procedura.
Altri campi per il controllo del sollecito presenti nell'anagrafica cliente sono i seguenti:
• “Blocco Sollecito” : se questo flag è attivo le lettere di sollecito sono generate, ma mostrate come bloccate nel report del programma automatico di sollecito
• “Destinatario Sollecito” : in caso di cache pooling (i pagamenti possono non essere effettuati direttamente dal cliente, ma ad esempio dalla società finanziaria del suo gruppo) in questo campo può essere inserito il codice dell'anagrafica del destinatario
delle lettere.
• “Ultimo Sollecito“ : il sistema mostra in questo campo la data dell'ultimo sollecito inviato al cliente.
• “Livello Sollecito“ : in questo campo è mostrato il livello di sollecito raggiunto dal cliente.
Nella visione di SAP la gestione del sollecito è di responsabilità degli amministrativi, non dei commerciali; per questo motivo è possibile configurarla dall'anagrafica. La transazione corrispondente al programma automatico di sollecito è la F150.
Attività Operativa : Registrazione di una fattura cliente
Senza considerare un caso esempio consideriamo le generalità per l'utilizzo della transazione Enjoy FB70.
Deve innanzitutto essere immesso il codice del conto cliente.
Prende INVIO nell'area informativa vengono mostrati i dati del cliente (indirizzo e informazioni di contatto) e compare anche un bottone per accedere al partitario.
Devono quindi essere immessi: • la data di registrazione
• il codice IVA vendite da applicare • l'importo della fattura
comprensivo di IVA altrimenti (in questo caso deve essere immesso manualmente anche l'importo dell'IVA).
Le precedenti sono le informazioni necessarie per la testata del documento; se nell'anagrafica del cliente non sono state indicate condizioni di pagamento sarà necessario immettere manualmente anche queste.
Nelle posizioni è necessario immettere il numero del conto Co.Ge. e l'importo (NB: esclusa l'IVA).
Cliccando sul bottone simulare il sistema mostra (ma non registra) il documento contabile generabile dall'operazione.
E' quindi possibile salvare l'operazione (cliccando sul bottone “Salva”) registrando il documento.
Attività Operativa: Visualizzazione del saldo di un cliente