2.3.Dati di Base
Prima di analizzare i processi prendiamo in considerazione i dati di base che il modulo gestisce in relazione ad essi; questi sono memorizzati, come avviene per tutti i dati di base gestiti dal sistema SAP, all'interno di record anagrafici (o anagrafiche).
Per il modulo per la gestione dei materiali sono particolarmente rilevanti: • il record anagrafico del fornitore
• il record anagrafico del materiale • il record di informazione sugli acquisti
2.3.1.Record Anagrafico del Fornitore
La struttura dei dati e la parametrizzazione relativa all'anagrafica per il fornitore sono già state descritte nel capitolo relativo al modulo per la contabilità.
Consideriamo in questo paragrafo solamente il segmento “organizzazione acquisti” dell'anagrafica.
Tale segmento comprende due videate: • Dati acquisti
• Ruoli partner
Del segmento dati acquisti fanno parte, ad esempio, informazioni per la determinazione del prezzo e la consegna. Ogni organizzazione acquisti in questo modo può, per quanto riguarda il fornitore, seguire una strategia personalizzata per tutti i dettagli relativi agli acquisti.
La schermata “ruoli partner” permette di gestire i ruoli.
Un fornitore può assumere ruoli diversi nelle relazioni che intrattiene con una società.
Quello che il sistema considera un “fornitore” (di seguito utilizzato tra “” per sottolinearne la differenza concettuale con un singolo ruolo) durante processo di approvvigionamento può essere l'indirizzo per l'ordine di acquisto, il fornitore dei materiali o servizi, l'emittente della fattura, il beneficiario del pagamento e così via.
Alcuni di questi ruoli possono essere assunti da “fornitori” diversi, ovvero da diversi business partner.
Nella schermata ruoli partner è possibile specificare quali altri fornitori svolgono determinati ruoli al posto del fornitore al quale è relativa l'anagrafica.
Nel customizing è possibile indicare quali ruoli si desidera utilizzare nell'anagrafica fornitore e quali di essi sono opzionali oppure richiesti.
I ruoli partner sono definiti attraverso schemi che devono essere assegnati ai gruppi conto per i fornitori.
Le attività di customizing per l'utilizzo dei ruoli partner sono accessibili dal menù IMG: IMG: Gestione Materiali Acquisti Determinazione partner→ →
2.3.2.Record di informazione sugli acquisti
Il record di informazione sugli acquisti ha la funzione di fonte di informazioni per gli acquisti. Rappresenta le informazioni comuni a un fornitore e un materiale o una prestazione di servizio. Con tale record l'acquirente può determinare in qualsiasi momento i materiali precedentemente consegnati da un determinato fornitore o i fornitori di un determinato materiale.
Nell'ambiente del record di informazione per gli acquisti è possibile richiamare, ad esempio, queste ulteriori informazioni:
• condizioni e prezzi attuali e futuri • numero dell'ultimo ordine d'acquisto
• testo contenente note relative al materiale che vengono stampate nell'ordine d'acquisto • statistica degli ordini d'acquisto di un materiale presso un fornitore (ad esempio le
quantità ordinate precedentemente presso il fornitore) • sviluppo del prezzo di un materiale presso più fornitori • risultato della valutazione del fornitore.
Tramite il record di informazione sugli acquisti è possibile definire a livello centrale dati importanti (ad esempio il prezzo) per un fornitore e un materiale.
In fase di creazione di ordini di acquisto viene controllato se esiste un record di informazione corrispondente. In caso affermativo il sistema rileva i dati contenuti in tale record e li trasferisce nell'ordine d'acquisto.
Esistono due tipi di record di informazione sugli acquisti:
• con record anagrafico del materiale: relazione esistente tra un materiale con record anagrafico e un fornitore con record anagrafico,
• senza record anagrafico del materiale: relazione esistente tra un materiale senza record anagrafico e un fornitore con record anagrafico. In questo caso il record di informazione si riferisce ad uno o più materiali appartenenti ad un cosiddetto gruppo di merci (ad esempio prodotti in acciaio). Questo significa che un record anagrafico del materiale non è indispensabile per il record di informazione.
Il record di informazione è suddiviso in dati organizzativi. I dati generali sono determinanti per tutti i livelli di organizzazione del record di informazione (esempio: unità di misura dell'ordine d'acquisto). I dati organizzavi contengono informazioni valide per singole organizzazioni per acquisti e/o divisioni.
Questa struttura permette, ad esempio, di aggiornare condizioni per ogni organizzazione acquisti; per ogni organizzazione acquisti è possibile, cioè, archiviare più condizioni.
I record di informazione sugli acquisti possono essere creati o modificati manualmente o automaticamente in fase di acquisizione di un'offerta, un ordine d'acquisto o un contratto
quadro (alcuni di questi concetti saranno chiariti in seguito).
Con il record di informazione sugli acquisti l'acquirente ha la possibilità di confrontare prezzi e condizioni di più fornitori per un materiale o un gruppo di merci oppure di valutare i prezzi di un fornitore per tutti i suoi materiali. La simulazione del prezzo netto permette la rappresentazione di scenari di prezzi ipotetici.
L'acquirente può così simulare i prezzi netti del fornitore riferendosi a quantità e date di ordini d'acquisto da lui selezionate. In base a quantità e data il sistema determina il fornitore con il prezzo più vantaggioso.
La simulazione del prezzo netto può includere sia i costi indiretti d'acquisto che uno sconto e tenere conto di scaglionamenti prezzo-quantità esistenti nonché di periodi di validità di condizioni.
Il record di informazione sugli acquisti rappresenta la più importante fonte di informazioni su un determinato rapporto materiale-fornitore.
Possibilità offerte dai record di informazione per gli acquisti: • Rappresentazione di relazioni fornitore-materiale • Analisi su fonti d'acquisto
• Simulazioni di prezzi
2.3.3.Record Anagrafico del Materiale
Le anagrafiche materiale memorizzano le informazioni relative alla totalità dei materiali approvvigionati, prodotti, immagazzinati e venduti di un'azienda e sono utilizzate da tutti i componenti del Sistema SAP per la logistica.
Struttura dei Dati
L'organizzazione dei dati all'interno di un'anagrafica è di tipo gerarchico e riflette la struttura organizzativa dell'impresa definita nel sistema.
Alcuni dati sono definiti per il livello organizzativo più alto nella gerarchia (mandante) e sono quindi validi per tutti i livelli organizzativi (ex.: codice, unità di misura base, descrizione in più lingue del materiale).
Altri dati sono definiti per singole unità organizzative e validi esclusivamente per esse (ex.: differenti condizioni di acquisto devono essere immesse nel sistema per ogni divisione, la gestione degli stock avviene separatamente per ogni magazzino).
Come mostra il seguente diagramma, i dati memorizzati in un'anagrafica sono quindi organizzati secondo due dimensioni:
• verticalmente – secondo l'organizzazione gerarchica dell'impresa
• orizzontalmente – per unità organizzative differenti collocate sullo stesso livello organizzativo
Più in generale i dati delle anagrafiche materiale sono associabili alle seguenti unità organizzative20:
20 Per una descrizione di alcune di queste unità organizzative far riferimento al capitolo relativo alla struttura dell'impresa.