2.3. Dati di Base
2.3.3. Record Anagrafico del Materiale
Le anagrafiche materiale memorizzano le informazioni relative alla totalità dei materiali approvvigionati, prodotti, immagazzinati e venduti di un'azienda e sono utilizzate da tutti i componenti del Sistema SAP per la logistica.
Struttura dei Dati
L'organizzazione dei dati all'interno di un'anagrafica è di tipo gerarchico e riflette la struttura organizzativa dell'impresa definita nel sistema.
Alcuni dati sono definiti per il livello organizzativo più alto nella gerarchia (mandante) e sono quindi validi per tutti i livelli organizzativi (ex.: codice, unità di misura base, descrizione in più lingue del materiale).
Altri dati sono definiti per singole unità organizzative e validi esclusivamente per esse (ex.: differenti condizioni di acquisto devono essere immesse nel sistema per ogni divisione, la gestione degli stock avviene separatamente per ogni magazzino).
Come mostra il seguente diagramma, i dati memorizzati in un'anagrafica sono quindi organizzati secondo due dimensioni:
• verticalmente – secondo l'organizzazione gerarchica dell'impresa
• orizzontalmente – per unità organizzative differenti collocate sullo stesso livello organizzativo
Più in generale i dati delle anagrafiche materiale sono associabili alle seguenti unità organizzative20:
20 Per una descrizione di alcune di queste unità organizzative far riferimento al capitolo relativo alla struttura dell'impresa.
• Mandante (Client)
• Società (Company Code) • Divisione (Plant)
• Magazzino (Storage Location)
• Organizzazione Acquisti (Purchase Organisation) • Organizzazione Commerciale (Sales Organisation) • Numero magazzino (Warehouse Number)
• Tipo magazzino (Storage Type)
I dati delle anagrafiche materiale non sono tuttavia organizzati solamente in base alla struttura dell'impresa.
All'interno di un'azienda molti settori specializzati (user departments) lavorano con uno stesso materiale ed ogni settore utilizza informazioni differenti relative ad esso.
In accordo a questo principio i dati delle anagrafiche sono suddivisi anche per settore specializzato.
I settori specializzati sono interdipendenti con i livelli organizzativi della struttura gerarchica dell'impresa; se un utente vuole accedere ai dati dell'anagrafica assegnati ad un settore, il sistema può richiedere di specificare i dati relativi al livello organizzativo associato al settore. La seguente tabella mostra quali dati relativi alla struttura organizzativa aziendale sono richiesti dal sistema per alcuni settori (l'immissione può essere obbligatoria oppure facoltativa); mostra anche il valore associato a ciascun settore dell'attributo “stato di aggiornamento” (“mainteinance status”), il cui significato sarà chiarito in seguito.
Settore Dati Organizzativi Richiesti Stato di Aggiornamento
Dati di Base Nessuno K
Contabilità Divisione
(se la valorizzazione è definita livello di divisione) Società
G
Acquisti Divisione E
Parametrizzazione dell'Interfaccia
L'anagrafica materiale, come ogni altra anagrafica del sistema, si presenta all'utente come una sequenza di videate, composte da sottovideate che contengono i campi per i dati anagrafici. Si differenzia tuttavia dalle altre anagrafiche perché sono definibili nel sistema più sequenze
di videate, identificate univocamente da un codice.
L'anagrafica materiale è altamente configurabile per rispondere alla complessità dei requisiti che nascono:
• dalle diverse modalità di gestione dei materiali adottate dalle aziende
• dalla diversità intrinseche negli stessi prodotti (il concetto di “materiale” è estremamente generico)
Di seguito si è cercato di riportare i concetti essenziali per la configurazione delle anagrafiche materiale.
Ogni sottovideata è caratterizzata da alcuni attributi, tra i quali: • “Numero progressivo” della videata logica
• “Definizione” • “Tipo di Videata”
• “Dynpro” (o screen container) • “Stato di Aggiornamento”
Il “numero progressivo” determina l'ordine con cui la videata logica, cioè quello che appare sullo schermo all'utente, è disposta all'interno della sequenza.
La “definizione” è il titolo visualizzato per la videata.
Il “tipo di videata” classifica la videata come principale o secondaria.
Una videata secondaria può comparire come videata supplementare in coda alla sequenza delle videate principali o venire richiamata da un'altra videata principale o supplementare tramite pulsanti di comando.
La parametrizzazione relativa deve essere effettuata attraverso l'attività IMG: IMG: Logistica generale Anagrafica materiale Attribuire videate secondarie→ →
Il numero “dynpro” (DYNamic PROgram) identifica un “contenitore” (componente grafico) principale per la videata; deve essere assegnato alla videata in base a quante sottovideate
deve contenere.
Il sistema crea le videate logiche riempiendo il “contenitore” principale con altri dynpro associati alle sottovideate.
Lo “stato di aggiornamento” (mainteinance status) associa la videata ad un settore specializzato.
Lo stato di aggiornamento documenta:
• quali settori specializzati possono aggiornare l'anagrafica del materiale relativamente ai campi mostrati nella videata;
• quali settori specializzati hanno già aggiornato il record anagrafico del materiale ad un determinato livello gerarchico della struttura organizzativa dell'impresa.
Associando una videata ad un settore (attribuendogli l'appropriato attributo stato di aggiornamento) si rende necessaria per l'utente l'immissione delle informazioni relative al livello organizzativo associato al settore per permettere la visualizzazione della videata.
E' possibile controllare le sequenze di videate definite nel sistema e definire nuove sequenze di videate (a partire dalla copia di una sequenza esistente) attraverso l'attività IMG:
IMG: Logistica generale Anagrafica materiale → → Definire struttura delle videate dati per sequenza videata
Il dialogo per l'aggiornamento di una anagrafica può essere personalizzato in base a: • l'utente che desidera effettuare l'aggiornamento
• la transazione utilizzata per l'aggiornamento • il tipo di materiale che si desidera aggiornare
• il settore industriale21 al quale appartiene l'utente che effettua l'aggiornamento
• la divisione al quale appartiene l'utente che effettua l'aggiornamento
Il concetto di settore industriale non è stato finora introdotto ed è infatti utilizzato dal sistema esclusivamente nel contesto delle anagrafiche materiale.
Il settore industriale raggruppa le compagnie in accordo all'attività che svolgono: i settori meccanico, chimico e farmaceutico sono, ad esempio, tra quelli predefiniti nel sistema.
Attribuendo un materiale ad un settore industriale è possibile tenere in considerazione le esigenze specifiche del settore.
La personalizzazione del dialogo è ottenuta associando una diversa sequenza di videate ad ogni combinazione dei parametri in precedenza menzionati.
Per ognuno dei parametri sono definiti alcuni riferimenti videata.
I riferimenti videata sono assegnati a insiemi di oggetti, ovvero a raggruppamenti di tipi di materiale, utenti, transazioni, settori industriali o divisioni.
L'assegnamento è:
21 I settori industriali non devono essere confusi con i settori specializzati in precedenza menzionati. La terminologia in lingua inglese per i due concetti è diversa: industry sector e user departments. Come in altre circostanze tuttavia la traduzione italiana crea ambiguità concettuali.
• effettuabile dall'amministratore del sistema relativamente a gruppi di divisioni, tipi di materiali e settori industriali
• predefinito dal sistema (e non modificabile da un utente) per raggruppamenti di transazioni
La personalizzazione dell'interfaccia delle anagrafiche materiale per divisione viene gestita dal sistema separatamente rispetto agli altri tipi di personalizzazione (due diverse attività IMG sono dedicate a queste operazioni).
Questa funzionalità infatti non è prevista nello standard SAP (tutte le divisioni sono elaborate nello stesso modo) e per questo motivo (e poiché tale funzionalità risponde a requisiti piuttosto particolari) non è stata qui ulteriormente approfondita.
Per l'attribuzione di differenti sequenze di videate a contesti di elaborazione diversi (sulla base dei parametri elencati in precedenza) deve essere utilizzata la seguente attività IMG:
IMG: Logistica generale Anagrafica materiale Attribuire sequenza videate a utenti → → / tipi materiali / transazioni / settori industriali
E' possibile definire nuove combinazioni di valori per i quattro parametri oppure utilizzare le combinazioni predefinite nel sistema.
In ciascuna combinazione, ad ogni parametro è assegnabile un valore riferimento videata valido per quel parametro oppure il valore “*”, interpretato dal sistema come “tutti i valori ammessi dal parametro”.
Per ulteriori dettagli far riferimento alla Implementation Guide.
I campi che possono essere utilizzati all'interno delle anagrafiche materiale sono predefiniti all'interno del sistema e sono molto numerosi.
La maggior parte dei campi disponibili ha funzioni specifiche in alcuni casi configurabili, mentre soltanto un ridotto numero di campi ha un valore esclusivamente descrittivo.
In fase di configurazione delle anagrafiche materiale deve essere chiaro quali campi occorre implementare in base ai requisiti di progetto.
Di seguito si cerca di descrivere la logica definita nel sistema per la gestione dei campi.
Ogni campo, posizionato all'interno di una sottovideata, ha un “nome tecnico” (una combinazione di caratteri alfanumerici che identificano univocamente il campo)22 e deve essere
attribuito ad un gruppo di selezione campo.
Ogni gruppo di selezione campo è identificato univocamente da un numero compreso tra 1 e 240.
Per ogni gruppo di selezione campo deve essere essere definita un'opzione campo relativa ad un singolo riferimento campo.
Le opzioni campo possibili corrispondono ai valori per lo stato campo visti nelle anagrafiche
22 In particolare il nome completo del campo è costituito da 3 elementi:
• Il nome della tabella del database al quale il campo appartiene
• Il carattere speciale Hyphen (“-”)
Co.Ge.:
• nascondere • visualizzare
• inserimento obbligatorio • inserimento facoltativo
Un riferimento campo è un codice (di 1-4 caratteri) che può essere attribuito ad uno dei seguenti oggetti:
• Tipo Materiale
Attribuzione eseguibile con l'attività:
IMG: Logistica Generale Anagrafica materiale Parametrizzazione di base → → → Tipi di materiale Definire caratteristiche tipi di materiale →
• Settore Industriale
Attribuzione eseguibile con l'attività:
IMG: Logistica Generale Anagrafica materiale Selezione campi Definire → → → settori industriali e selezione campo dipendente da settore
• Divisione
Attribuzione eseguibile con l'attività:
IMG: Logistica Generale Anagrafica materiale Selezione campi Definire → → → selezione campo e videata dipendente da divisione
Inoltre i seguenti oggetti sono assegnati dal sistema a riferimento campo predefiniti e tale assegnazione non può essere modificata:
• Transazioni
• Tipologie di approvvigionamento23
Per capire la logica appena descritta ne descriviamo un esempio: supponiamo che i 4 campi
MARA-NTGEW(Peso Netto) MARA-GEWEI (Unità di Peso) MARA-VOLUM (Volume)
MARA-VOLEH (Unità di Volume)
siano assegnati al gruppo di selezione campo 212.
Per tale gruppo viene specificata l'opzione campo NASCONDERE in relazione al riferimento campo HERS.
Tale riferimento campo nel sistema è per default assegnato al tipo di materiale “Componente costruttore” e supponiamo che tale assegnamento non sia stato modificato.
Se un utente crea un materiale di tipo “Componente costruttore”, i 4 campi menzionati non sono considerati e non vengono mostrati per l'anagrafica di quel materiale.
Codice del Materiale
Ogni record anagrafico del materiale è univocamente identificato all'interno del sistema da un “codice materiale”.
Relativamente al formato del codice materiale è possibile: • indicare la lunghezza
• controllare il formato dell'output
• stabilire il formato di memorizzazione nel database
La lunghezza massima consentita per il codice materiale è di 18 posizioni.
Per il formato dell'output del codice, visualizzato nelle videate delle transazioni o nelle stampe, è possibile:
• indicare un template
• richiedere il completamento con zeri nelle posizioni iniziali (fino al raggiungimento del numero di posizioni indicato come lunghezza del codice)
Il formato del template prevede la sottolineatura come carattere di selezione e altri tipi di carattere come caratteri di editing.
La sottolineatura (“_”) viene sostituita da un carattere del codice materiale.
Gli altri caratteri sono inseriti nella posizione che occupano nel template per l'output nelle videate o nelle stampe.
Il seguente esempio permette di capire l'effetto dell'utilizzo di un template: lunghezza codice materiale: 10
codice materiale input: 12345678
template: __-_____-_
output: 12-34567-8
Relativamente al formato di memorizzazione del codice nel database è possibile esclusivamente intervenire su un flag.
Senza entrare nel merito del significato del flag (è possibile consultare in merito la guida del sistema) è consigliabile semplicemente fare una scelta prima della creazione di qualunque anagrafica materiale (e quindi della messa in produzione del sistema); selezionare o resettare il flag infatti rende ininterpretabili i codici materiali già memorizzati.
L'impostazione del formato del codice materiale è un intervento di customizing e come tale accessibile attraverso l'IMG:
IMG: Anagrafica Materiale → Parametrizzazione di Base Definire formato output→ codice Materiale
Tipo del Materiale
Il tipo del materiale è un elemento determinante nella configurazione dell'anagrafica del materiale e ha le seguenti funzioni di controllo:
• definisce il metodo di approvvigionamento consentito per il materiale (approvvigionamenti interni / esterni)
• controlla l'intervallo numerico al quale deve appartenere il codice del materiale e il metodo di assegnazione dello stesso (interno o esterno)
• specifica relativamente a quali settori specializzati possono essere immesse informazioni nell'anagrafica del materiale
• determina la sequenza di videate e i campi che vengono visualizzati per l'aggiornamento dell'anagrafica (in base alla logica legata ai riferimenti videata / riferimenti campo vista in precedenza)
• rappresenta un criterio per la determinazione dei conti (il conto stock della contabilità utilizzato viene determinato in base al tipo di materiale)
Ad ogni tipo di materiale sono associate alcune caratteristiche (tra le quali il metodo di approvvigionamento già menzionato) che accomunano tutti i materiali del medesimo tipo. Come prima attività di customizing per i tipi di materiale è necessario verificare i tipi predefiniti nel sistema e le caratteristiche ad essi associate attraverso l'attività IMG:
IMG: Logistica Generale → Anagrafica materiale → Parametrizzazione di base → Tipi di Materiale
Se i tipi predefiniti non rispondono ai requisiti di progetto è possibile modificarne o eliminarne alcuni oppure definirne di nuovi tipi a partire da una copia di uno dei tipi esistenti.
Transazioni per la gestione delle anagrafiche materiale
Le anagrafiche materiale possono essere create, visualizzate o modificate utilizzando, nell'ordine, le transazione MM01, MM02 e MM03.