1.5. Contabilità Generale
1.5.5. Financial Statement Version
Il libro mastro generale viene gestito con lo scopo di essere la fonte delle informazioni monetarie dalle quali viene redatto il bilancio aziendale, ed in particolare sono creati lo Stato Patrimoniale (Balance Sheet) ed il Conto Economico (Profit-And-Loss Statement).
Questi report finanziari sono soggetti a requisiti nazionali (il modulo del sistema FI è destinato alla creazione di report finanziari soggetti a requisiti esterni).
Nel sistema possono essere definite varie strutture per lo stato patrimoniale e per il
conto economico (Financial Statements Versions) per rispondere ai diversi requisiti di
reporting.
Nelle Financial Statement Versions viene definito esattamente quali conti devono apparire sotto quale voce di un report (stato patrimoniale o conto economico).
Molte strutture sono predefinite nel sistema.
Standard Internazionali per la redazione del bilancio
I requisiti di reporting esterno, imposti dalle diverse autorità fiscali (che possono coincidere o meno con i governi nazionali), sono generalmente allineati con standard generali per la contabilità, tra i quali:
• US-GAAP (“Generally Accepted Accounting Principles in the United States”) • IAS/IFSR (“International Accounting Standards” / “International Financial
Reporting Standards”) • HGB (Standard Tedeschi)
Per quanto riguarda l'Italia, dal 2005 per i bilanci consolidati e dal 2006 per i bilanci individuali gli IAS / IFRS rappresentano i principi base per la redazione dei bilanci delle maggiori aziende italiane.
Period Accounting / Cost of Sales Accounting
Per strutturare il conto economico in generale possono essere applicate due procedure:
• “Period Accounting” • “Cost-of-Sales accounting”
Il metodo “Period Accounting” è utilizzato in molti paesi europei, mentre il metodo “Cost-of-sales accounting” viene comunemente utilizzato in Nord America.
L'utile e la perdita netta di esercizio calcolati attraverso i due metodi sono gli stessi. Quale metodo utilizzare può essere imposto dalla legge o semplicemente dettato da considerazioni di business.
Prametrizzazione: Definizione di un nuovo piano dei conti Si desidera definire un nuovo piano dei conti per la propria società. Per definire un nuovo piano dei conti deve essere l'attività IMG:
IMG: Contabilità → Contabilità Generale → Conti Co.Ge. → Dati anagrafici → Preparare Elaborare indice piano dei conti→
Nell'interfaccia dell'attività si clicca sul bottone “Nuovi Inserimenti” e si immettono una chiave e una denominazione per il piano dei conti (nel nostro caso “PCT1” e “Piano dei conti società Tesys”).
Si clicca quindi due volte sul nuovo inserimento che compare nella tabella e si immettono i valori appropriati per i parametri che caratterizzano la definizione del conto.
Il piano dei conti non viene effettivamente utilizzato per la società “TESYS”.
La stessa attività IMG può essere utilizzata per visionare o modificare la definizione di uno dei piani dei conti preesistenti nel sistema.
Prametrizzazione: Assegnamento di un piano dei conti alla propria società Si assegna il piano dei conti INT alla propria società.
Per assegnare un piano dei conti ad una società si utilizza l'attività IMG:
IMG: Contabilità → Contabilità Generale → Conti Co.Ge. → Dati anagrafici → Preparare Attribuire società ad un piano dei conti→
La stessa attività IMG può essere utilizzata anche per assegnare un piano dei conti paese alla società.
Prametrizzazione: Copia dei conti Co.Ge. da modello
Un'attività IMG che può risultare molto utile nella fase di definizione del piano dei conti aziendale è la seguente:
IMG: Contabilità Contabilità generale Creare e elaborare i conti Co.Ge. → → → Dati anagrafici Creare conti Co.Ge. con modello→
Tale attività consente di creare i conti Co.Ge. della propria società copiandoli da quelli di una società modello ed elaborandoli in base alle proprie esigenze. L'elaborazione è limitata ai numeri conto e alle definizioni; il vantaggio è dato dalla possibilità di copiare collettivamente più conti.
Si desiderano creare i conti della nostra società TESYS, alla quale è stato assegnato il piano dei conti INT, utilizzando come modello quelli della società 2400 del gruppo IDES (predefinita nel sistema): una società italiana con sede a Milano che utilizza lo stesso piano dei conti della nostra società.
Si accede all'attività IMG sopra menzionata.
Si inseriscono le chiavi che identificano la propria società (TESYS) e la società modello (2400). Si marca l'entrata della tabella relativa alla propria società e si seleziona il bottone “Dettaglio” (il bottone più a sinistra).
Si clicca sul bottone “Rilevare conti da modello”.
Si immette un range di numeri conto che si desidera considerare (è possibile immettere l'intero intervallo di numeri conto - da 0 a 999999999 - i conti non sono copiati immediatamente ma solo inseriti nella tabella).
Si marcano le entrate della tabella relative ai conti che si desidera copiare. Si seleziona il bottone “Creare conti Co.Ge.” per copiare i conti.
E' possibile copiare anche la determinazione conti selezionando il bottone “Creare determinazione conti”.
Prametrizzazione: Definizione di un gruppo conti
Non possono essere creati conti all'interno di un piano dei conti se non sono definiti prima dei gruppi conti. Si procede quindi alla creazione di gruppi conti per il piano dei conti della propria azienda. Si crea un gruppo conti per i “liquidi”.
Per definire un gruppo conti si utilizza l'attività IMG:
IMG: Contabilità → Contabilità Generale → Conti Co.Ge. → Dati anagrafici → Preparare Definire gruppo conti→
Si sceglie di creare il nuovo gruppo come copia del gruppo conti “CASH” previsto dal piano dei conti modello “INT”.
Si seleziona il gruppo conti che si desidera copiare e si clicca sul bottone “Copiare come..” nella barra dell'attività.
Si immettono i seguenti valori per il nuovo gruppo conti: Piano dei Conti PCT1
Gruppo Conti LIQU
Significato Conti disponibilità liquide
Da conto 17000
Si clicca sul bottone “Salvare”.
Come si può notare è stato scelto un range numerico preciso e limitato per i conti appartenenti al gruppo.
Prametrizzazione: Definizione della struttura del bilancio aziendale Si desidera definire nel sistema la struttura del bilancio per la propria società Per la struttura del bilancio della propria azienda è possibile:
• Utilizzare una delle strutture modello predefinite nel sistema
• Definire una nuova struttura a partire da una struttura modello predefinita • Definire ex-novo una struttura
Sia che si desideri definire una nuova struttura oppure semplicemente visionare / modificare una delle strutture preesistenti, deve essere utilizzata l'attività IMG:
IMG: Contabilità → Contabilità Generale → Operazioni Contabili → Chiusura → Documentare Definire strutture bilancio / P&P→
Cliccando sul bottone “Nuovi Inserimenti” nella barra della transazione, oppure cliccando due volte su una delle entrate della tabella, viene mostrata la seguente form.
Se si crea una nuova struttura, devono essere immesse almeno una chiave (nel nostro caso FSV1) e una descrizione (“Struttura bilancio Tesys”).
Cliccando sul bottone “Posizione bilancio / P&P” si accede all'editor per la struttura del bilancio.
Per una nuova struttura, il sistema genera automaticamente la seguente struttura: • Attivi
• Passivo
• Utile di bilancio • Perdita di bilancio • P&P conto economico • Senza attribuzione
L'interfaccia dell'editor è molto semplice da utilizzare e allo stesso tempo potente. Attraverso i bottoni nella barra della transazione è possibile:
• creare nuove voci nella struttura (financial statement items) • assegnare conti alle voci della struttura
• riallocare una voce all'interno della struttura • cancellare una voce
• far eseguire al sistema un controllo della struttura definita • espandere un ramo della struttura
Ad ogni voce della struttura sono associabili alcuni testi, mostrati dal sistema in contesti diversi. Non entriamo ulteriormente nel merito dell'utilizzo dell'editor perché è esaurientemente documentato dalla guida online del sistema.
Attività Operatica: Visualizzazione del Piano dei dei Conti
Per la visualizzazione dell'elenco dei conti presenti nel piano dei conti ed attività per una determinata company code possono essere utilizzate rispettivamente i seguenti report: Menù SAP → Contabilità Contabilità Contabilità Generale Sistema Informativo → → → → Reports per contabilità generale Dati anagrafici Piano dei conti SAP Variante Minima→ → → Menù SAP → Contabilità Contabilità Contabilità Generale Sistema Informativo → → → → Reports per contabilità generale Dati anagrafici Indici conti Co.Ge. SAP Variante→ → → Minima