Analisi degli “as is processes”

La prima fondamentale fase, quella dalla cui completezza, accuratezza e correttezza dipendono la validità e la robustezza delle soluzioni progettuali proponibili, ha previsto l’analisi dei processi gestionali e operativi così come essi effettivamente, ad oggi, si articolano. Si è trattato di comprendere il funzionamento di ogni singola procedura in fatto di gestione dei materiali a magazzino9, individuando in quali fra queste si celano le maggiori sacche di inefficienza (attività che non aggiungono valore, tempi morti, rischi di errore, colli di bottiglia) e determinando quindi dove sia prioritario intervenire.

Il ricevimento del materiale a magazzino MASLAV o PIELAV

Un processo fondamentale è quello che sancisce il primo ingresso del materiale in azienda: il ricevimento, collaudo e carico contabile in magazzino. Il processo, già oggetto di studio, è attualmente automatizzato ed efficiente e si articola attraverso i seguenti punti:

1. L’automezzo proveniente dal fornitore arriva allo stabilimento produttivo Barsanti Macchine, in zona ricevimento merce, zona di carico/scarico in MASLAV. Presenta il DDT10 _{(documento di}

9 _{Con magazzino si intendono le attività di logistica interna}

10 _{DDT, documento di trasporto, contiene molte informazioni tra cui la Data di emissione del documento, il numero cliente,}

il numero dell’ordine o codice commessa, che è la stesa cosa, (es. 24025080), informazioni sul destinatario(ragione sociale, luogo della sede sociale,..) e mittente della spedizione (codice e nome del fornitore), la Data in cui l’ordine è stato emesso,

trasporto, o semplicemente “bolla”) preparato dal fornitore e riportante gli estremi della fornitura, nonché la firma del conducente, all’ufficio bollettazione e viene smistato al responsabile accettazioni di riferimento per la consegna.

2. Il responsabile per le accettazioni del magazzino - da qui in poi indicato come “RAC” – applica una prima firma nel DDT del corriere (consegnato in duplice copia, se il vettore è un dipendente del fornitore, altrimenti in tre copie) e controlla che il materiale in ingresso, ancora nel mezzo di trasporto, non presenti danneggiamenti all’imballaggio.

3. Se l’imballaggio è danneggiato, la merce viene rifiutata e il fornitore viene contattato dall’ufficio acquisti. Se l’imballaggio non presenta danneggiamenti il materiale viene scaricato nel piazzale. Il RAC si occupa anche di verificare che quanto consegnato dal vettore sia (in numero) conforme a quanto dichiarato in DDT (colli o quantità). Questo controllo è puramente visivo. L’operazione di scarico solitamente è di competenza e responsabilità del personale Barsanti, a meno che non venga specificato altrimenti nel contratto (DDT).

4. Il materiale viene scaricato nel piazzale, o nella zona di accettazione corrispondente, e la fase di accettazione documentale viene completata quando il RAC firma il timbro sul DDT. Il RAC applica un timbro sul DDT riportante alcuni campi da compilare: Materiale Arrivato (ORFO 26002001), Codice movimentazione (riferito al movimento informativo dedicato, es. BEN, CDISP), Note e Firma. Prima di firmare questo documento (ultima voce appena menzionata):

i. Il RAC deve interrogare l’ERP aziendale (DNA) per reperire l'ordine connesso al DDT. Quindi verificare che i due documenti (ORFO e DDT) siano conformi.

ii. Se la merce non è conforme vengono presi provvedimenti adeguati (in funzione della tipologia di fornitura e /o di fornitore):

1. Il materiale viene rispedito al fornitore accompagnato da un documento, bolla reso fornitore (BRF), che, oltre a specificare ciò che viene reso, tende a riportare note su: cosa ha determinato la restituzione, data etc…

2. Il materiale viene accettato e al fornitore vengono addebitate le spese di rilavorazione.

la Causale della bolla di trasporto (es. vendita tramite agente), le Modalità di trasporto (vettore,…), l’Aspetto dei beni, il Peso lordo, i campi Articolo (es. 6700016 Tubo armorvinkna80), la Quantità e l’unità di misura, il Magazzino cui è

3. Se la non conformità è basata sulla non completezza del carico viene mandato al fornitore un documento di richiesta completamento ordine o, più semplicemente, vengono presi accordi telefonici tra ACQ e Fornitore. In questa situazione è necessario specificare la sola quantità evasa, che poi è la merce effettivamente caricata a magazzino. L’ordine non viene chiuso finché non sono state consegnate tutte le quantità necessarie.

iii. Nel momento in cui RAC firma il timbro sul DDT la merce diventa responsabilità di Barsanti.

5. RAC, dopo avere verificato la conformità tra ORFO e DDT firma quest’ultimo e il corriere può partire con una copia del DDT come ricevuta (due nell’eventualità che sia un terzista, informazione comunque contenuta nel DDT).

6. Il RAC evade l’ordine connesso al DDT caricando la merce in arrivo a magazzino nel sistema gestionale DNA e compilando i campi del timbro in corrispondenza della voce “codice movimentazione”: BEN e, CDISP, solo nel caso di gestione del materiale a magazzino componentistica. Il CDISP è atto a “caricare” il magazzino non fiscale. Da questo momento i codici sono, a tutti gli effetti, di proprietà e sotto la responsabilità del Magazzino.

7. RAC consegna il DDT, timbrato, ad AUB che, mediante OCR, trasforma il documento in formato elettronico e lo invia in amministrazione per le successive fasi: controlli e fatturazioni. In UB, RAC effettua la richiesta di documenti o disegni tecnici per poter effettuare il controllo funzionale, se necessari (ACQ o UT). RAC, infine, archivia il documento (DDT) originale in un cartolare, in cui sono tutti insieme cronologicamente conservati.

8. Collaudo funzionale della merce accettata. Con i disegni necessari e gli attrezzi preposti RAC controlla che la merce, non ancora caricata fisicamente nella sua corretta ubicazione, sia geometricamente e dimensionalmente conforme.

9. Ubicazione a magazzino (magazzino materie prime) e controllo conformità etichette.

10. Rettifica informazioni in sistema informativo, stampa le etichette necessarie/mancanti e comunicazione informazioni (es NC gravi) in amministrazione e acquisti.

Note:

- In funzione del tipo di materiale il RAC è un addetto del magazzino scaffalature – MSDISP – o un addetto del carico /scarico (C&S). Nel secondo caso chi è responsabile delle operazioni di caricamento fisico del materiale è differente rispetto a chi esegue la procedura di accettazione.

Inoltre, la procedura burocratica di ricevimento del materiale, può essere svolta da entrambi, il che aumenta il livello di servizio garantito ai fornitori, e, più importante, a Barsanti stesso, considerando sempre però che l’ubicazione a magazzino e il collaudo funzionale devono essere ultimati dal responsabile d’area. È l’ufficio bollettazione (UB) che, in funzione del tipo di fornitura, smista il vettore al giusto responsabile, anche se spesso i fornitori, per lo più strategici, e quindi i loro vettori, sono già a conoscenza dell’iter di accettazione e quindi della zona di ubicazione. Questa informazione è anche parzialmente deducibile dall’etichetta, ma ex post e solo dal personale aziendale.

- Barsanti richiede ai suoi fornitori una forte collaborazione, infatti, la merce in arrivo deve essere opportunamente identificata secondo codifica interna (non condivisa dai fornitori). Nel momento di invio ordine di fornitura, ACQ manda al fornitore anche le etichette da apporre sui prodotti, imballaggi o colli. Il miglior risultato ottenibile è la consegna di materiale con etichette complete ovvero con già inseriti i campi codice prodotto, quantità, commessa (documento da evadere) e layout (e documento di entrata).

- Il fornitore contatta ACQ nel caso di ritardi rilevanti rispetto ai tempi di consegna (o viceversa). MAG e/o C&S, sono a conoscenza delle date di consegna e di eventuali ritardi.

- Nel caso in cui la merce non venga etichettata dal fornitore RAC deve ottemperare a questa esigenza. In questo caso l’etichetta riporterà anche il documento che ha evaso il DDT (ORFO - ordine fornitore con BEN - bolla di entrata). Avere anche questa informazione consente di rintracciare la merce più rapidamente da sistema informativo.

- Alcuni materiali non sono identificati da un etichetta, ma è lo scaffale o l’imballaggio che indica che cosa vi è contenuto (tipologia di materiale). Sono prodotti a basso valore unitario, di basso ingombro e, fondamentalmente, disponibili in quantità elevate.

- Si noti che, il materiale, caricato fisicamente nei depositi produttivi, e quindi da C&S, nel sistema informativo, non viene caricato nel magazzino non fiscale; la merce diventa da subito responsabilità del responsabile di produzione cui la merce è destinata (il riferimento è sempre a RMU).

- Alcuni materiali sono acquistati a peso per questo motivo il vettore, sia in entrata che in uscita, deve passare dalla pesa. Altrimenti, si può ovviare a questo inconveniente mediante l’utilizzo di gru a ponte, dotate di pesa, per scaricare la merce dall’automezzo. Quest’ultimo è

- L’utilizzo di un form cartaceo, lancio in produzione o schermata dei fabbisogni, per seguire l’avanzamento dell’evasione degli ordini legati ad una commessa, pur non essendo necessario, è comunque ritenuto utile dagli addetti per evidenziare i componenti consegnati o il numero di unità del codice arrivate, ed avere accessibilità immediata a queste informazioni. In questo documento sono riportati non solo i codici e il livello in distinta, ma anche le quantità (con le unità di misura) a fabbisogno, da produrre, da acquistare e da trasferire (si noti che esistono due magazzini distinti e fiscali in cui i prodotti possono completare il proprio ciclo di vita).

- La seconda fase del controllo viene effettuata nella postazione fissa disponibile per i RAC. - La terza fase del controllo ha inizio con la richiesta da parte di RAC in UB degli strumenti

necessari per il collaudo funzionale: disegni, per l’identificazione ed il collaudo di materiali con i quali non avesse familiarità, e strumenti di misura, non sempre disponibili, se non in produzione. Nella zona di accettazione effettua il controllo sul campione.

- Il processo di ricevimento merci e di accettazione in magazzino è stato il primo processo in cui è stato introdotto l’utilizzo del PDA (Personal Digital Assistant) con lettura del codice a barre per l’archiviazione dei carichi. I terminali, di cui è dotato il personale del reparto di accettazione, sono dei veri computer portatili e consentiranno di sviluppare molte soluzioni interessanti per lo snellimento e il miglioramento del processo di accettazione. Attualmente sono in grado di creare movimenti (carico/scarico) nel magazzino non fiscale (utile soprattutto per scarichi e rettifiche inventariali).

Figura 15: Processo di accettazione merce a magazzino

- La merce viene scaricata nella zona Carico/Scarico da parte del RAC il quale può essere un addetto del magazzino componentistica (MAG) o un addetto al carico e scarico/spedizioni (ASPE). L’operatore viene avvisato mediante l’altoparlante. Nel caso di MAG non ci sono comunque grosse problematiche perché MAG, UB e la zona di ricevimento merci sono contigue, diversamente per C&S. In una realtà produttiva quale Barsanti è, la comunicazione non è sempre efficiente. Alcune situazioni di inefficienza: l’operatore manca, non è presente nel momento dell’arrivo; ci mette tempo per liberarsi; ci mette tempo per venire a conoscenza. Proprio per questi motivi è prassi comune che siano gli addetti dei reparti produzione disponibili (AMU e AVE in particolare) ad effettuare lo scarico. Ciò determina comunque l’interruzione del loro operato sintomo quindi di una gestione non efficiente. Daltrocanto non si ritiene risolvibile questa problematica in altri modi.

- C&S non può autonomamente disporre la merce a magazzino in quanto:

o La merce di sua responsabilità viene spedita in magazzino al più tardi, per minimizzare i costi di giacenza, …, e quindi prossima ad essere lavorata (nel reparto macchine utensili in particolar modo, ma anche verniciatura o direttamente assemblaggio). Per questo motivo la corretta ubicazione viene determinata in funziona dell’avanzamento di produzione e con il coordinamento dei responsabili (REMU, REAS e REVE). La mancanza di codifica delle locazioni di questi depositi (la merce viene gestita a terra e, quando si può, a catasta), unita alla mancanza di coordinamento con i fornitori, rende questo processo molto aleatorio e non automatizzabile.

- C&S non effettua il collaudo funzionale ma è il responsabile del reparto produttivo di riferimento, solitamente RMU, che se ne occupa. Con il caricamento della merce a magazzino, il responsabile del deposito viene contattato per determinare l’ubicazione ed, automaticamente, viene incaricato di effettuare, il prima possibile, il collaudo funzionale. Questi materiali sono stati fin’ora accettati senza collaudo funzionale in accettazione (mancanza di zona disponibile e di attrezzature, alcuni dei motivi che hanno determinato tale abitudine) e la rilevazione delle non conformità, quando presenti, avveniva solo nel momento dell’utilizzo del prodotto in produzione, determinando gravi conseguenze.

- Su alcuni “pacchi” in arrivo non sono applicate etichette, ad esempio, per problematiche legate all’urgenza dell’ordine, quindi, il riconoscimento documentale è più complesso e il processo di accettazione più laborioso: per poter archiviare la merce, infatti, è necessario che il RAC stampi e attacchi le etichette.

- Può capitare che la merce in arrivo comprenda più ordini (non solo più codici o più unità dello stesso codice, ma proprio più ordini diversi, associati a una o più commesse). Per ogni ordine associato al DDT, il RAC applica un diverso timbro (orcli, orfo, ben e cdisp), di cui compila i campi con i dati specifici. In corrispondenza della consegna di materiale da parte dei fornitori nel gestionale si smarcano solo le righe dell’ordine evase corrispondenti.

- Così come può capitare che la merce proveniente da un fornitore comprenda più ordini, può benissimo verificarsi il contrario, cioè che il corriere non consegni l' "intero" ordine. Questo, o perché la fornitura prevede più unità dello stesso articolo, di cui però ne vengono approvvigionate solo alcune, o perché il codice è unico ma costituito da più componenti, che potrebbero essere spediti dal fornitore in momenti diversi. Il sistema gestionale consente di gestire l’avanzamento dell’evasione dell’ordine smarcando solo le righe dell’ordine che sono totalmente evase oppure modificando la quantità da consegnare, al netto di quanto consegnato, identificando le righe dell’ordine con diversi colori, rosso se non ancora evaso e grigio se

completamente evaso. Solo quando tutte le unità o i componenti del codice sono stati

consegnati, l'intero ordine è evaso e i fogli archiviati. L’ordine, non appena viene chiuso, perché completamente evaso, sparisce dalla visualizzazione del magazzino.

- Il caso più complesso nel gestire il carico della merce sull’ERP aziendale, tra quelli presentabili agli addetti al magazzino, è quello in cui arrivano in momenti successivi (anche di settimane) singole parti di uno stesso codice (si chiamerà codice multi componente). In questo caso, infatti, una riga dell’ordine non può essere considerata evasa finché tutti i componenti non sono arrivati in sede, non è possibile ricevere contabilmente, man mano che il fornitore li spedisce, i diversi componenti in quanto non sono distinguibili con codici univoci presenti nell’ordine. In questo caso l’informatizzazione non è riuscita sinora a sopperire a questa richiesta e l’apporto di informazioni cartacee è un requisito necessario e pericoloso per l’efficiente gestione del magazzino. Nell’ IMPRO stampato è necessario che siano appuntate le specifiche di questi prodotti, con le ubicazioni temporali e le informazioni necessarie per la tracciabilità e rintracciabilità. Non che la cosa sia particolarmente complessa, in quanto è sufficiente stampare la distinta base del codice per vedere di quali parti è composta, ma, comunque, determina perdite di tempo, aumento della quantità di carta necessaria e delle informazioni gestite in formato cartaceo, con i rischi che ne possono derivare (perdita su tutti). Soltanto al momento

natura e dovrebbe accadere che, talora se ne presenti il caso, venissero gestiti contemporaneamente.

- L’associazione materiale - locazione non è gestibile tramite sistema informativo: la locazione è semplicemente un attributo dell’oggetto appartenente al magazzino scaffalatura, predeterminato secondo la logica del magazzino. La locazione, il vano, non ha, dunque, le proprietà consoni, quali volume di saturazione e peso limite. Data la realtà aziendale, comunque, questa problematica non determina serie conseguenze.

- Un oggetto può essere in una o più locazioni, come, pure, in una locazione ci può stare un solo oggetto o più. Una lacuna del sistema è che non consente di interrogare il sistema in modo da conoscere le giacenze per singola locazione, se non entrando in ogni voce (giacenza 3 di xxxxxxxxxxxxx in MASLAV. Esplodendo la voce si ottiene che un codice è in 001-00G-003 le rimanenti in 001-001-001).

- “ubicazione fisica della merce a magazzino”: la merce in magazzino MSDISP è disposta secondo criteri logici volti a minimizzare gli spostamenti in fase di invio merce in produzione e sono, quindi, codificati e associati ad una locazione. Data la perfetta conoscenza del magazzino stesso da parte degli addetti e dato l’esiguo spazio a disposizione, l’esiguo, quindi, numero di merci gestite (si ricordi che il magazzino è suddiviso tra le due sedi aziendali), e il metodo (manuale, con carrello o carroponte) con cui vengono caricati e scaricati i materiali a magazzino, il codice del layout, costituito da deposito e locazione, ovvero zona, corridoio, traversa e altezza, non specifica quest’ultimo parametro. Per questo motivo l’assegnazione del layout al prodotto, anche quando questo non fosse stato gestito a monte del processo di ricevimento, non è particolarmente critica: è difficile che non venga trovato uno spazio per la merce in entrata nell’intera scaffalatura, e, quindi, che debba essere modificato, nel sistema, questo parametro per la sua rintracciabilità. In PTDISP la situazione è leggermente differente in quanto non c’è possibilità di caricare/scaricare con il muletto (i corridoi sono molto stretti), i livelli in altezza sono elevati e variabili e il coefficiente di saturazione è più alto; la soluzione adottata in questo caso è la stessa, non utilizzare il fattore campo altezza, però ogni vano della scaffalatura, in pratica corrisponde ad un livello (002-SEG-010). In questa situazione la scelta del layout, e la conseguente stampa di un etichetta riportante i dati corretti per il prodotto, è più delicata. Inoltre, la non gestibilità delle locazioni, determina l’infattibilità di cambi di posizione di due oggetti, ovvero, il trasferimento di un prodotto da una locazione ad un'altra, cosa che invece si può fare, con le dovute conseguenze, tra due magazzini distinti (sia essi fiscali o non

fiscali), ma contingenti (il riferimento è alla gestione del magazzino spedizioni analizzato in seguito). Concludendo, nel caso non fosse più corretta la locazione assegnata al prodotto o nel caso non fosse stata specificata, MAG, dopo aver scelto un'altra locazione, deve intervenire sul codice e modificarne la proprietà di layout, stampare l’etichetta ed apporla sul prodotto nella corretta locazione.

- La merce che non è gestita nel magazzino componentistica non presenta queste problematiche, non ha infatti una locazione predeterminabile: il layout è determinato solo dalla prima serie numerica, 001 o 002, cioè MASLAV o PIELAV e dalla seconda, identificante la zona. In questo caso esperienza e memoria sono gli aleatori fattori su cui si basa la rintracciabilità.

I possibili percorsi del materiale

Una volta che la merce giunta in cantiere è stata ubicata in magazzino ed è stata caricata sul gestionale, la stessa può essere soggetta a trasferimenti e movimentazioni con fine diverso (si può trattare, anche, solo di trasferimenti contabili cui non corrisponde un’effettiva movimentazione fisica, come quelli dei codici da una commessa ad un’altra). In linea di massima si possono individuare le seguenti procedure inerenti la gestione dei codici a magazzino:

- Ricevimento merci direttamente dall’esterno nei magazzini: 1. Materie prime / componentistica

2. Produzione 3. Spedizione

Il processo cui si fa riferimento è quello di ricevimento merci in generale discusso nel precedente paragrafo. La differenza sostanziale sta nell’importanza, in alcuni casi, di effettuare dei controlli, non solo di natura qualitativa documentale, ma anche funzionale: i controlli dimensionali sulla merce, se necessari, vengono effettuati dai vari responsabili dei magazzini relativi; inoltre, se la merce non viene caricata dal magazzino materie prime, l’unico movimento informatico che interessa la merce è il caricamento a magazzino MASLAV fiscale, con un documento con causale BEN. Come accennato il ricevimento/scaricamento merci non avviene esclusivamente in un area (dipende dalla tipologia di merce). La merce ricevuta presenta differenti causali (e movimenti contabili associati) in funzione del

• acquisto materia di magazzino con causale BEN (bolla entrata), carica il valore contabile del prodotto in magazzino e aggiorna alcuni parametri quali: il costo medio ponderato, la giacenza e analizza la variazione rispetto all’acquisto precedente (ultimo acquisto), fornendo parametri e feedback molto utili all’ufficio acquisti. Questo movimento attiva il processo di fatturazione a differenza dei due riportati in sequenza;

• in omaggio, causale BEO; • per campionatura gratuita;

• in conto lavorazione, se, ad esempio, si tratta di un componente che, per indisponibilità della produzione interna, viene lavorato esternamente. Può essere che sia Barsanti ad acquistarlo e mandarlo in conto lavorazione pagando, dunque, solo la lavorazione. Il materiale, viene caricato a magazzino e poi trasferito nel deposito terzista; di ritorno vengono prese in carico le lavorazioni esterne tramite BET (bolla in entrata terzista) che, in pratica, carica la giacenza di un prodotto differente rispetto a quello inviato sia in valore che in funzione. Anche questa movimentazione in entrata richiede l’emissione di