Al momento di scegliere un fornitore, Barsanti Macchine S.p.A. può disporre di un documento chiamato “ALBO FORNITORI ACCETTABILI”. Per poter inserire un fornitore in tale documento il responsabile acquisti promuove una, o più, nella misura di quante sono ritenute necessarie, fornitura di prova atta a valutare, secondo i criteri ritenuti adatti, la rispondenza del fornitore ai requisiti. Per poter accedere a tale fase il fornitore deve dimostrare il possesso dei requisiti indicati come vincolanti e diversificati a seconda del tipo di prodotto/servizio forniti. I fornitori storici, presenti quindi nell’albo dei fornitori, sono valutati sulla base degli esiti delle precedenti forniture. Il responsabile acquisti deve effettuare, con cadenza annuale, o quando ritenuto opportuno in relazione agli andamenti rilevati delle prestazioni di servizio e delle prestazioni di qualità del prodotto, una valutazione, per verificare se i requisiti posseduti dai fornitori continuano ad essere mantenuti. Si è proposto che la valutazione venisse fatta compilando la scheda di valutazione allegata (allegato 1) in cui oltre ai requisiti di interesse sono dichiarati i pesi. La valutazione, condotta secondo questo schema, varia in funzione del bene acquistato andando a considerare, non solo differenti fattori, ma anche distribuendo i pesi in funzione delle esigenze. La valutazione così effettuata consentirebbe di stilare un ranking dei fornitori per classe merceologica oggettivo. La valutazione periodica viene effettuata sulla base di eventuali non conformità e/o reclami rilevate durante i controlli in accettazione o al momento dell’erogazione del servizio/realizzazione del prodotto. Inoltre, l’azienda effettua periodicamente ispezioni presso il fornitore durante le quali prende visione dell’organizzazione e del modo di lavorare di questi e ne verifica così l’adeguatezza alle proprie esigenze (report del responsabile lavorazioni esterne). Tuttora la scheda non è utilizzata. Affinché la scheda possa essere adottata è necessario che venga implementato l’iter di registrazione dei dati relativi alle forniture (procedura di gestione delle non conformità). La valutazione delle offerte ricevute (scelta) è effettuata dal RA con la collaborazione delle funzioni interessate alla fornitura.
Lo scrivente ha elaborato un piano di campionamento sui materiali in accettazione. Tale piano ottempera alla necessità di una valutazione più puntuale della qualità del prodotto fornito / approvvigionato; inoltre il principale scopo del piano di collaudo proposto consiste nell’individuazione delle problematiche a monte del processo di produzione, in modo che le non conformità possano essere gestite in anticipo o quantomeno in tempo.
• Per prima cosa è stato necessario identificare le classi di prodotti sui quali effettuare il piano di campionamento. Si sono ottenute circa 28 classi di fornitura omogenee di cui solo quattordici relative ad oggetti fisici sulle quali avesse senso effettuare il collaudo funzionale (le altre classi sono relative principalmente a servizi, …).
• Per ogni classe determinare il livello di controllo necessario. Questo livello non è solo funzione delle caratteristiche del fornitore e del prodotto acquistato, ma anche del tipo di acquisto ovvero frequenza e valore (costo per quantità).
o La proposta effettuata ha tenuto conto dei dati disponibili e del rapporto tra i costi e i benefici ottenibili dal campionamento, partendo dai mezzi a disposizione.
Non c’è dubbio che la classe 1, lavorazioni meccaniche, fosse quella di maggiore interesse, ma anche di più difficile standardizzazione in quanto sono presenti al suo interno prodotti molto diversi tra loro e semilavorati di complessa gestione (costo unitario, quantità di fornitura, ingombro e peso). Quanto emerso è riportato in allegato 2.
Si rileva che inizialmente si era pensato ad un controllo interno della merce su tutte le classi di prodotto molto più severo, proponendo controlli di fatica su alcuni componenti critici, ad esempio sottoposti a stress meccanico, ma si è rilevata un operazione inutile in quanto, non avendo a disposizione gli strumenti per effettuare i test, non si sarebbe stati neanche in grado di effettuare i test se non con investimenti in strutture, formazione e strumenti molto rilevanti, obiettivo molto lontano da quelle che erano le esigenze aziendali. Per questo il controllo è stato spostato ancora più a monte del processo, ovvero, per l’innumerevole quantità di materiali che non potevano essere sottoposti a collaudo in azienda si è provveduto a richiedere a cadenza prefissata dei documenti che ne garantissero la conformità (quindi certificati di prove di collaudo effettuate presso laboratori esterni o presso la casa madre stessa); si è ritenuto molto più importante, nel processo di scelta del fornitore, il possesso di un certificato quale la ISO 9001:2000 sui sistemi di gestione della qualità, ed il collaudo funzionale per molte categorie di prodotto non è altro che un controllo documentale.
Il sistema di controllo del materiale in accettazione determinerà un’enorme riduzione di sprechi di tempi e costi in rilavorazioni. Inoltre, renderà l’azienda stessa più forte contrattualmente con i fornitori avendo dati storici rilevanti sullo scostamento tra le performance dichiarate e quelle effettive.
Una evidente lacuna nella gestione delle forniture resta l’assenza di un protocollo o contratto in cui siano definite in maniera chiara, concisa ed univoca le responsabilità e quanto altro necessario per gestire eventi accidentali o contenziosi tra le due parti interessate del processo. È necessario introdurre l’uso di appositi documenti, denominati “capitolati di fornitura” (CdF), che prescrivono le modalità e le richieste che stanno alla base degli obblighi contrattuali esistenti tra le due controparti, l’azienda e i fornitori, all’atto dell’ordine e che non sono direttamente espresse sul disegno o contenute nelle
dell’approvvigionamento di consulenze e servizi per i quali è molto più difficile stabilire i requisiti in maniera chiara, tanto meno non facendo uso di lettere d’incarico, ad esempio quando gli estremi della fornitura vengono presi verbalmente. È vero che, il livello di soddisfazione relativo alle forniture di questo tipo è, per adesso, soddisfacente, per cui, la motivazione al cambiamento, non risulta determinante nella strategia aziendale. Sono di seguito enunciati i possibili paragrafi per la stesura di questo documento:
0 – Oggetto della fornitura 1 – Forma della fornitura
2 – Natura ed invariabilità dei prezzi
3 – Limitazione, estensione e frazionamento della fornitura 4 – Documentazione amministrativa e presentazione dell’offerta 5 – Redazione dell’ Offerta Economica
6 – Redazione dell’ Offerta Tecnica 7 – Conformità
8 – Consegna, Installazione e Messa in Funzione 9 – Collaudo
10 – Garanzia ed Assistenza
11 – Aggiudicazione della fornitura e comunicazione dell’ordine formale di acquisto 12 – Modalità di pagamento della fornitura
13 – Responsabilità 14 – Subappalto
15 – Riservatezza delle informazioni 16 – Esclusione dalla gara
17 – Foro competente
Obiettivo 3: Rendere sistematici i controlli in produzione per ogni tipologia di