Lo scenario applicativo: i processi “to be”

Le prospettive sono quelle di rilevare le transazioni di magazzino in ingresso e in uscita, attraverso dispositivi portatili (ma anche postazione fissa), in modo da ridurre ad un livello trascurabile gli errori derivanti da registrazioni con Articoli o quantità non corrette. I documenti in ingresso, registrati dall’Ufficio Acquisti, verranno trasmessi ai terminali di cui è dotato il personale del reparto di accettazione che, tramite lettura dei codici a barre delle confezioni, dovrà operare un riscontro esatto fra articoli e quantità dichiarate nei documenti stessi. Come detto per rendere tale processo possibile è necessario che il progetto 1, realizzazione di un’infrastruttura di rete, sia completato in modo che i dispositivi possano comunicare tra loro.

Come visto, la presenza di un unico magazzino fiscale in cui tutto quanto riguardasse il prodotto avveniva, non rendeva ben chiaro lo stato di avanzamento della disponibilità di materia e per questo motivo si è introdotto un magazzino non fiscale che ne contasse la quantità. Il cambiamento auspicato, ovvero la scissione in due magazzini fiscali, uno materie prime o componentistica (MASMAG), dal quale effettuare gli ordini di acquisto delle materie prime (o di trasferimento), e uno produttivo (MASPRO), in cui effettuare gli ordini di produzione e in cui sono gestiti tutti i semilavorati e in cui gli impegni di materie prime devono essere trasferiti, determina che:

- i lanci in produzione vengono effettuati su MASPRO;

- Al momento del lancio il sistema si trova una richiesta di una materia prima e non ne trova giacenza (non impegnata) nel deposito MASPRO, dunque il sistema provvede a creare una richiesta di trasferimento del materiale necessario dal magazzino MASMAG al magazzino MASPRO.

- Il documeno di richiesta degli articoli da fornire alla produzione (OTRAD), contiene tutti gli articoli di cui ha bisogno la produzione ovvero è l’esatta lista di prelievo dei materiali da fornire alla produzione e che verranno scaricati in distinta base

- La giacenza nel magazzino MASMAG è corretta: il magazzino MASMAG contiene esattamente la giacenza dei materiali presenti e si possono vedere immediatamente anche gli impegni provenienti dal reparto produzione

- Venga eliminato il deposito non fiscale, e quindi l’inutile raddoppio di depositi

- La tracciabilità del materiale che viene inviato al deposito produzione aumenta in quanto si saprà con esattezza se un materiale è stato inviato veramente in produzione (tramite la valutazione dell’evasione dell’OTRAD).

- Si doterà inoltre il personale di produzione predisposto all’accettazione del materiale di un palmare con il quale poter evadere l’OTRAD

- Infine sarà necessario correggere le eventuali non conformità in distinta. Per questo sarà necessario realizzare un programma che consenta di scaricare non solo quanto presente in distinta (e quindi in OTRAD) e che consenta inoltre di rettificare lo scarico automatico del materiale in distinta con quanto effettivamente scaricato. Questo ultimo punto è di importanza fondamentale in quanto consentirà di correggere in automatico diversi errori che attualmente impegnano molto tempo e fatica da parte di RLOG.

La spedizione delle merci, invece, sarà regolata con pre-documenti generanti una lista di prelievo trasmessa ai palm-top del personale di magazzino responsabile della preparazione delle consegne. Terminata la fase di prelievo, potrà essere automaticamente approntato il Piano di Carico per la successiva emissione dei documenti di uscita. Qualsiasi altra transazione di magazzino sarà registrata attraverso i terminali portatili. Inoltre si sta pensando al modo di automatizzare l’elaborazione delle picking list, o quantomeno di facilitarne la realizzazione, ad esempio:

• consentendo di gestire dal sistema informativo anche il peso nell’anagrafica articolo di prodotto. Il processo seguito per poter ottenere questa informazione in automatico avviene gradualmente mediante i dati storici e mediante le rettifiche a consuntivo delle bolle di trasporto. È vero che il peso tra due prodotti simili pur appartenenti alla stessa famiglia di prodotti può essere diverso, ma, differenze sotto un certo valore, non hanno rilevanza nell’elaborazione di queste operazioni (si ricorda che si tratta di caricare container con carico massimo di 22-24 tonnellate e in cui ogni collo pesa un minimo di 100 kg; con ciò si vuol dire che una differenza nella versione di un prodotto di 10-20 kg non è rilevante)

componenti (che colpisce in particolar modo il reparto spedizione). È noto che nel caso in cui un codice sia composto da due, o più, colli, esso sia difficilmente gestibile. Dunque questi casi verranno registrati e gestiti dal sistema in modo che la riga dell’ordine legata ad un codice multicomponente si divida nel numero di parti di cui è composto il codice, che tali righe diventino indipendentemente evadibili, che ogni parte abbia la registrazione del proprio peso. In questo modo quando vado ad effettuare l'operazione di picking posso specificare quale collo sto mandando nel vettore.

• Un altro modo per migliorare il sistema di gestione dei codici multicomponenti, all’interno dell’intero flusso logistico nel sito produttivo, è stato quello di modificare una parte del programma per la stampa delle etichette che, in funzione del numero di colli, ovvero dei sottocomponenti che costituiscono un codice, stampasse altrettante etichette identificative, ogniuna delle quali da applicare sul rispettivo collo. Inoltre si è modificato il layout dell’etichetta. Inizialmente, si era pensato di modificare, a seguito dell’implementazione massiccia dei terminali per la tracciabilità del materiale, il layout dell’etichetta inserendo, non solo il codice a barre della commessa, ma anche campi per ulteriori note. L’inserimento del numero di commessa in formato codice a barre avrebbe ridotto di molto il tempo per l’archiviazione dei codici. A seguito del rilevamento di questa problematica, e della possibile soluzione perseguibile, si è ritenuto che fosse necessario inserire nell’etichetta l’identificazione del progressivo del collo gestito da ogni etichetta: per esempio, nel caso che un codice comprendesse quattro sottocomponenti, nella prima etichetta sarebbe dovuto comparire, accanto alla voce numero collo, 1/4, nella seconda, 2/4, ecc… Infine, per evitare che si potessero creare errori in fase di archiviazione, si è pensato che indipendentemente dal numero di colli di cui è costituito un codice, e quindi dal numero di etichette stampate, il codice a barre del pezzo sarebbe dovuto stato stampato una sola volta, quindi in una sola etichetta. I campi “Note” sono risultati molto utili, infatti, è possibile specificare, tra le altre, il numero di colli caricati, movimentati o spediti. Per rendere il processo ancora più sicuro, si è pensato che per i codici multi componente fosse utile stampare la distinta del pezzo e apporla in corrispondenza dell’etichetta del collo 1. Si sono ottenuti i seguenti vantaggi:

o assenza di materiale non identificabile;

o assenza di materiale senza etichetta (anche se è un obiettivo raggiunto soprattutto grazie ad una ferrea convinzione e ad impegno costante dell’alta direzione)

o possibilità di gestire efficacemente l’avanzamento (la processazione) del codice multi componente mediante l’identificazione nelle note del solo collo processato.

o non possibilità di inserire a magazzino più volte lo stesso codice a causa dell’assenza nelle etichette identificate con un numero di colli maggiore di uno, del codice a barre del prodotto

Per inserire queste informazioni aggiuntive (note e codice a barre della commessa) è stato necessario cambiare il formato dell’etichetta, pur conservando la compatibilità con le stampanti termiche a disposizione.

Le figure di seguito lasciano meglio intendere come si sono evolute le etichette in stabilimento.

Figura 19: etichette prima e dopo BPR

Se sono riferite ai codici multi componenti, identificati e identificabili nell’anagrafica articoli, la prima etichetta è standard, nella seconda invece si ha l’identificazione del numero di colli di cui è costituito il componente e, per evitare che la registrazione per errore venga ripetuta, manca il codice a barre del pezzo.

18

Figura 20: etichetta barcode per codici multicomponenti

18 _{2/4 è il progressivo del numero colli, significa che questo codice ha quattro componenti movimentabili separatamente e}

MASPRO- Depositi bordo macchina e buffers:

Depositi materiale in produzione MASMAG:

Deposito componentistica

MSPED: Deposito spedizione Ordini Fornitori (ORFO e

BEN)

Ordini di produzione

STD che evadono le OTRAD

Ordini di produzione

Altri Magazzini (presso terzisti, …)

Ordini vari BUT e BET

STD che evadono le OTRAD

ORCLI e BVE

Trasferimento materiale in produzione

Trasferimento materiale in spedizione

Materiale in Uscita

Materiale in Ingresso

PD_A PD_A

Strumenti e procedure di controllo

Ordini vari Controllo in accettazione

Figura 21: Flusso informativo to be

Vantaggi immediatamente ottenibili dal miglioramento della tracciabilità e rintracciabilità.

Sono da ritenersi tali:

le minori (inesistenti idealmente) perdite per l’Azienda dovute a reintegri di materiale (codici soggetti a rettifiche inventariali, di cui cioè è stata persa ogni traccia e che è stato necessario riacquistare) e il materiale per cui sebbene siano stati registrati scostamenti inventariali non necessita di essere riacquistato, ma che comunque rappresenta una perdita.

quelle effettive) e dagli ulteriori tempi persi, per esempio, a causa di incomprensioni riguardo al materiale da prelevare con i buoni di prelievo (liste di prelievo, ordini di trasferimento, …).

Problematica irrisolta:

L’impossibilità di gestire gli scarti rappresenta un problema notevole al quale non si è ancora trovato soluzione. È possibile che un operazione, ad esempio di taglio, determini la creazione del componente voluto e di uno scarto o avanzo di produzione. Se tale scarto non può venire riutilizzato, perché di dimensioni non sufficienti ad esempio, viene gettato ma rappresenta comunque una giacenza di magazzino che viene incrementata ogni volta che lo stesso componente dovrà essere prodotto così che diventa possibile che dopo un anno di attività si abbia o una grande giacenza di prodotto dal punto di vista informativo e una bassissima giacenza dal punto di vista fisico oppure che addirittura si cada nell’eventualità della rottura di stock. La seconda eventualità è un pò meno probabile perché comunque i magazzinieri hanno costantemente sotto controllo il magazzino ed hanno il compito, nel caso la scorta scenda sotto un certo livello, di attivare la procedura di acquisto – ordine fornitore.