Le azioni intraprese durante il periodo di tirocinio

L’attenzione è stata focalizzata nei momenti di transizione della merce da un magazzino all’altro. Nel passaggio da MASMAG a MASPRO, in particolare, la riprogettazione del processo, ha determinato un cambiamento del documento ordine di produzione, più funzionale alle nuove esigenze, in cui la modifica più evidente è stata l’introduzione dei codici “figlio” di primo livello del componente da realizzare, ovvero la distinta base di primo livello del prodotto. In conclusione, l’operatore, al momento di dover effettuare la verifica del materiale disponibile per poter eseguire la propria attività, ha la possibilità di avere un riscontro immediato tra quanto disponibile e quanto necessario in modo da poter sollecitare il magazzino in caso di bisogno. Inoltre, per il modo in cui sono realizzati, i codici sono spesso sufficienti, al personale, per effettuare anche i controlli funzionali qualitativi (senza necessità di dover provare in dima i componenti o utilizzare i disegni di prodotto) diminuendo ancora una volta i tempi morti. Pur essendo queste informazioni facilmente ottenibili dal personale, richiedendole al responsabile del reparto, il fatto di averle rese automaticamente disponibili ha rappresentato una riduzione dei tempi persi. Vengono riportati i due formati per completezza. Questa disposizione ha trovato largo impiego ed è stata di particolare utilità nel reparto assemblaggio. In questo reparto, infatti,

le operazioni richiedono un gran numero di componenti. Naturalmente, insieme al foglio di lavoro, venivano consegnati già gli allegati dei disegni e della distinta di prodotto ma averli resi evidenti in un unico front page è risultato determinante. La necessità di creare un momento di verifica non solo del materiale che esce dal magazzino componentistica (scarico del magazzino, fiscale o non fiscale che sia), ma anche in accettazione del reparto produttivo (ovvero la conferma dell’avvenuto ritiro del materiale da parte della produzione) tramite la lettura dei barcode, per mezzo del reader integrato al palmare del caporeparto, è stata motivata dal fatto che i codici, dopo lo scarico contabile da MASMAG, si considerano automaticamente in produzione, ma, in teoria, vi è il rischio che se ne perda la tracciabilità.

Un'altra modifica importante al modo di operare del sistema informativo che è derivata dalla riprogettazione del processo è stata l’aver reso automatica la creazione dell’etichetta identificativa di prodotto con la coclusione dell’ultima fase di lavoro necessaria per la sua effettiva realizzazione. In questo modo, l’operatore che va a segnare sul programma di avanzamento la conclusione della fase di lavoro si trova (ubicazione della stazione di gestione avanzamento produzione e della stampante termica coincidente) pronta l’etichetta che deve attaccare sul pezzo appena finito. In questo modo sono quasi impossibili dimenticanze: si è pensato che fosse uno strumento efficace per l’ottenimento di un magazzino che avesse tutti i suoi componenti adeguatamente identificati e identificabili.

Figura 23: Review del layout dell’ordine di produzione

Per quanto riguarda la gestione nel magazzino spedizione, si è accennato alla visione dell’azienda e si è detto, e ci si rende facilmente conto del perché, in che modo si è scelto di affrontare le problematiche relative alla tracciabilità e rintracciabilità di prodotto. Adottare un terminale ottico collegato al sistema gestionale, che potesse evidenziare gli spostamenti riguardanti la merce nel reparto spedizione, pur non affrontando di petto le problematiche aziendali, ne nascondeva le carenze e ne risolveva in buona parte

• applicabile a breve termine senza sovraccaricare di troppe responsabilità gli addetti al magazzino spedizione,

• di facile implementazione perché già testata con risultati estremamente positivi nel magazzino materie prime,

• valutativa in ottica di estendere la tracciabilità a tutto il capannone rendendo i magazzini non fiscali in fiscali.

Per poter iniziare a catalogare la merce nel magazzino spedizione è stato necessario: 1. Definire gli obiettivi in termini di tempi e risultati raggiunti

2. Rendere operativo il sistema di tracciabilità:

a. Acquistando i terminali necessari per la rintracciabilità del materiale

b. FRONT OFFICE: Realizzando un programma, istallato nei terminali per la lettura dei codici a barre, che:

i. Potesse leggere i codici del materiale e li processasse.

ii. Consentisse di registrare gli spostamenti avvenuti all’interno del magazzino e li trasmettesse al gestionale

c. BACK OFFICE: Realizzando un programma che andasse\ a leggere il file creato dalla penna, lo caricasse nel database ORACLE (utilizzato dall’ERP aziendale DNA) e ne costruisse i documenti ove necessario, ad esempio scarico del magazzino a fronte di una vendita (SDISP e BVE).

d. Comunicazione e scambio dati tra le due applicazioni, possibile solo con lo sviluppo del progetto 1 (realizzazione di un’infrastruttura di rete) che consenta lo sambio di dati in modalità wirreless. Attualmente è attivo solo negli uffici segreteria e nella zona del magazzino componentistica

3. Pianificare l’organizzazione del reparto carichi scarichi in modo da poter ottemperare ai requisiti di fabbrica, anche senza la disponibilità del personale dedicato alla gestione del PDA. 4. Stabilendo tempi e persone per la corretta implementazione del progetto.

a. Verificando la quantità di personale necessario per l’implementazione del progetto in funzione dell’avanzamento del progetto

b. Verificando il tempo necessario, nelle diverse fasi di progetto, per risorsa impiegata al giorno, settimana, mese

c. Verificando la presenza di persone disponibili ad imparare tra quelle disponibili nei vari reparti, in questo specifico esempio del carico e scarico.

d. Scegliere persone che avessero i requisiti di base per poter gestire i terminali, costosi e la cui non curanza avrebbe inficiato sulla bontà del progetto, tra i quali:

i. esperte nell’utilizzo di personal computer; ii. esperte del materiale gestito in azienda;

iii. esperte della situazione e dei codici presenti in azienda in questo momento (ci sono state delle assunzioni di persone che erano state sollevate dall’incarico o che per scelta avevano intrapreso strade diverse, le quali, pur essendo a conoscenza dei codici trattati non sono al corrente della situazione attuale);

iv. responsabili nell’utilizzo del terminale

5. Stabilire persone, e tempi, in grado di formare il personale nell’utilizzo del terminale

6. Stabilire persone, e tempi, necessarie per motivare gli addetti sull’importanza del progetto e del ruolo ricoperto all’interno del progetto

I risultati ai quali siamo pervenuti sono stati, grazie ad una serie di riunioni di progetto:

l’ultimazione dei programmi (front office direttamente dalla ditta fornitrice del terminale, back office dal responsabile IT aziendale)

Identificazione di due persone alle quali affidare i terminali e acquisto di due terminali PDA Suddivisione del progetto di implementazione in due momenti:

il primo, di avviamento, in cui un solo operatore fosse dedicato all’archiviazione della merce

• è stato stabilito che le ore necessarie per la completa archiviazione della merce, considerando la dinamica evolutiva del magazzino, fossero 40 ore suddivisibili nei 5 giorni lavorativi alla settimana in due ore al giorno

il secondo, di raggiunta operatività e funzionalità del sistema di identificazione del materiale (applicazione a regime). È stato stabilito che le persone necessarie per l’efficace operatività del sistema, fossero due:

• per non caricare una sola persona di troppe responsabilità,

• per rendere il processo snello dedicando un operatore al carico del materiale a magazzino e l’altro allo scarico.

La disposizione non sarà rigida e consentirà che il controllo sia efficiente (talora un addetto non sia disponibile si ha il sostituto, si ha la capacità di gestire più operazioni contemporaneamente). Affinché non esistano scarichi di responsabilità tra le parti ogni terminale è contraddistinto da un solo utilizzatore ed ogni movimentazione ne riporta il codice identificativo. Ogni movimentazione deve essere effettuata con la supervisione di uno dei due responsabili.

Insieme al RSG e al SI sono stati realizzati, una volta identificati gli operatori, dei momenti di formazione, in cui si è dimostrato il principio di funzionamento del terminale e il funzionamento del terminale vero e proprio (lo scrivente ha realizzato il manuale d’uso per gli opertori che sarebbero dovuti andare ad utilizzare il programma installato nel terminale). In queste riunioni erano presenti anche RSPE e C&S, due entità distinte ma direttamente coinvolte nel progetto, soprattutto per le implicazioni che il trattamento dei terminali implica sul sistema informativo.

Il processo motivazionale non è stato trascurato infatti durante le riunioni per la formazione del personale sono state descritte le potenzialità del progetto, sono stati indicate le potenzialità del prodotto di cui avrebbero avuto disposto e le responsabilità che esse comportavano, ma anche gli indubbi vantaggi immediati di cui avrebbero goduto.

Mi sono in particolare occupato di seguire la fase di avviamento costituendo un punto di riferimento per l’addetto preposto allo sviluppo ed essendo disponibile alla risoluzione di problemi per quanto fosse nelle mie capacità, infondendo sicurezza e confidenza nello strumento. Questo ha contribuito a diffondere un sentimento di cooperazione tra le parti, supervisione per la direzione e accessibilità di un funzionario per ASPE.

Problematiche emerse durante il periodo di avviamento

Attualmente, dato di fatto ad elevata criticità, molti pezzi sono di difficile identificazione poiché non riportano l’etichetta con il codice a barre. Le cause sono:

• negligenza del personale a valle del processo,

• non sufficiente capacità adesiva delle etichette, o quantomeno non in tutte le superfici, per questo al momento di dover riacquistare le etichette (cambio del formato, vedi paragrafo successivo) si cambierà anche questa specifica (soluzione già promossa e intrapresa)

inoltre il processo ha rilevato altre problematiche • etichette rovinate

• etichette termiche discordanti con il codice stampato nelle targhe di conformità CEE dei PF • differenza tra codici etichette e codice dei pezzi di riferimento

• difficoltà nello stabilire il percorso con il quale il prodotto è giunto nel magazzino spedizioni (se materiale in garanzia, riparazione, reso cambiano i codici identificativi). Alcune merci presenti a magazzino, obsolete, sono di difficile identificazione e destinazione

• codici multi componenti, tematica affrontata nel precedente paragrafo • difficoltà nell’associazione codice pezzo - commessa

che hanno determinato un tempo aggiuntivo non previsto per il completamento della fase di avviamento, in quanto ogni codice generante problematiche richiedeva notevoli perdite di tempo per la risoluzione del caso. Grazie comunque all’esperienza del personale e alle soluzione previste da SI (ad esempio trasformazione in automatico di codice EAN in codice in chiaro del pezzo e viceversa) le problematiche sono state risolte con successo.

5 Relazione per l’applicativo utilizzato in Barsanti Macchine