Il processo di realizzazione della campagna raccolta capitali si sviluppa principalmente in tre fasi.
La prima fase, chiamata di avanzamento, si svolge attraverso le seguenti attività: - revisione e valutazione dei potenziali donatori;
- avvio di un progetto di formazione rivolto ai volontari identificati per la gestione della campagna; realizzazione di attività di coinvolgimento e sollecitazione delle persone interne all’organizzazione considerate influenti per il programma;
- avvio del programma di sollecitazione dei potenziali donatori;
- valutazione dei primi risultati raggiunti in base agli obiettivi fissati durante la fase di pianificazione;
- sollecitazione da parte dei leader dell’organizzazione non profit delle donazioni più consistenti;
- applicazione della strategia di pubbliche relazioni e relativo monitoraggio.
La seconda fase, chiamata pubblica, attraverso le seguenti attività rende popolare la propria campagna di raccolta capitali:
- la sollecitazione di tutte le donazioni, partendo da quelle più consistenti;
- la revisione generale del piano, in particolare le scadenze previste e il confronto, assieme ai volontari coinvolti, tra i dati a consuntivo e i valori previsti in fase di pianificazione;
- avvio dei programmi di ringraziamento rivolti ai donatori e ai volontari; - organizzazione di eventi per celebrare il successo della raccolta;
- redazione di una relazione finale che comprenda una revisione contabile riassuntiva e le pubblicazioni che dimostrino il successo della raccolta.
L’ultima fase viene chiamata a completamento della raccolta e conclude la campagna di raccolta capitali, in particolare durante questa fase si avviano le seguenti attività:
- utilizzo dei media per annunciare la chiusura della raccolta capitali;
- ringraziare nuovamente i grandi donatori e i volontari coinvolti nella raccolta attraverso l’organizzazione di un evento;
- avviare un programma di amministrazione etica delle donazioni, soprattutto verso i grandi donatori, dato che sono i migliori potenziali donatori che un’organizzazione non profit possa avere per le donazioni future;
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- ringraziare il personale retribuito e i consulenti dedicati allo studio di fattibilità;
- prevedere un archivio che contenga tutte le valutazioni e resoconti che diventano utili per le successive campagne di raccolta capitali.
Per avviare la raccolta di capitali è importante, innanzitutto, determinare i fondi che servono per le attività che vengono svolte prima dell’avvia della campagna, oltre alla tempistica e la stima dei costi da sostenere a breve termine e nell’immediato.
Una volta definito il fabbisogno economico per le attività preliminari, l’organizzazione non profit ha a disposizione quattro diverse metodologie per raccogliere le risorse necessarie: organizzare un’azione di fundraising per raccogliere i fondi di avvio, attingere dai risparmi dell’azienda non profit; ottenere un prestito; utilizzare donazioni e prestiti.
Organizzare un’azione di fundraising per raccogliere i fondi di avvio. L’azienda non profit
avvia una campagna di raccolta fondi con l’obiettivo di coprire il fabbisogno economico previsto per le attività antecedenti la raccolta capitali. L’azione di fundraising è determinata nel tempo, solitamente ha una durata breve ed è focalizzata alla raccolta di donazioni per coprire il fabbisogno economico previsto.
Per questo tipo di raccolta fondi l’azienda non profit può sfruttare tre fonti diverse: i membri dell’organo direttivo ed altre persone interne all’ente che hanno capacità economiche per elargire la donazione richiesta; fondazioni che hanno lo scopo di finanziare raccolte capitali; fondazioni con scopi diverse, ma che potrebbero essere disposte a dare un contributo all’organizzazione non profit.
I fondi di avvio possono essere raccolti attraverso le seguenti fasi:
• ottenere l’approvazione e l’appoggio dell’organo direttivo e dei leader dell’organizzazione non profit;
• creare un team ridotto addetto alla raccolta fondi;
• pianificare l’attività di fundraising, prevedendo anche il budget, i flussi di cassa e il tempo necessario per completare la campagna;
• determinare il fabbisogno economico;
• creare un programma di ringraziamenti ai donatori. Questa attività può anche essere unita ai ringraziamenti della campagna raccolta capitali; si ritiene comunque opportuno distinguere i due momenti in quanto è necessario ringraziare coloro i quali hanno investito per primi nel progetto ed il loro contributo si è rivelato determinante per permettere all’intero progetto di realizzarsi;
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• selezionare un gruppo ristretto di potenziali donatori a cui chiedere la donazione
• ottenere un incontro con ciascun potenziale donatore scelto, cercando di ottenere subito la donazione;
• una volta raggiunto il fabbisogno economico, organizzare un evento per ringraziare sia i donatori che il personale retribuito e volontario coinvolto.
Attingere ai risparmi dell’azienda non profit. L’azienda non profit può avere a disposizione
dei risparmi, accantonati negli anni precedenti attraverso fondi patrimoniali; oppure l’ente può aver avviato anni prima azioni di fundraising specifiche per la raccolta di capitali; “ad esempio una campagna a titolo “Finanzia un sogno” in cui si chiede ai donatori di contribuire a far sì che l’azienda non profit possa mettere da parte abbastanza fondi per finanziare i suoi progetti futuri.”54
Ottenere un prestito. L’organizzazione non profit ha la possibilità di richiedere agli istituti
bancari un prestito; questa metodologia è considerata pericolosa e può essere utilizzata solo da alcune organizzazioni:
- azienda non profit che fa parte di un’altra azienda non profit di grandi donazioni. Quest’ultima, inoltre, è dotata delle risorse economiche necessarie per coprire i rischi della campagna e delle competenze e impegno necessari per procedere;
- azienda non profit che per la sua storia e competenza è considerata dagli istituti creditizi affidabile e il suo reddito è considerato sicuro per ottenere un mutuo;
- aziende non profit che detengono i requisiti necessari per ottenere prestiti previsti dagli istituti bancari appositamente per il Terzo Settore.
Utilizzo di donazioni e prestiti. L’organizzazione non profit, per coprire il fabbisogno
economico, utilizza sia donazioni da privati che prestiti da istituti bancari, oppure utilizzare il fondo interno dell’azienda non profit.
Quando l’organizzazione non profit riuscirà a raccogliere i fondi necessari, potrà avviare le attività preliminari alla campagna che hanno le seguenti finalità:
• migliorare la pianificazione;
• declinare il caso per la raccolta fondi alla campagna di raccolta capitali, prevedendo le dichiarazioni e le espressioni necessarie;
• determinare i fundraiser e lo staff di supporto;
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• ricerca preliminare dei potenziali donatori,
• acquisto o implementazione dei software e attrezzature per la raccolta di capitali; • vari aspetti del progetto, nel caso della costruzione di un edificio: architetti, ingegneri,
concessioni, permessi.
A questo punto l’organizzazione non profit è pronta per avviare la campagna di raccolta capitali, durante la fase di avvio è indispensabile che l’ente porti a termine tutte le attività volte a lanciare formalmente la campagna ed, eventualmente, festeggiare con una cerimonia di apertura.
Durante tutto il processo di raccolta capitale è importante verificare che i risultati ottenuti rispecchino gli obiettivi definiti in fase di pianificazione.
La campagna raccolta capitali si protrae per diversi anni, si ritiene quindi opportuno definire a priori delle scadenze intermedie con relativi obiettivi economici per monitorare nel tempo l’intero processo e, se necessario, avviare processi di risoluzione dei problemi.
93 Capitolo 5: Il direct mailing