La gestione dei costi e ricavi da parte delle organizzazioni non profit è un argomento che richiede sempre più attenzione data la continua richiesta da parte del pubblico di accountability per i risultati che l’organizzazione raggiunge e la richiesta di indicatori della situazione economica capaci di descrivere i benefici apportati alla comunità.
L’informazione sul costo del fundraising risulta essere al secondo posto tra i principali fattori che influenzano la scelta se effettuare una donazione o meno da parte del pubblico.
Le organizzazioni si devono quindi attrezzare per avere una gestione economica efficiente e trasparente, sia per migliorare la coordinazione interna, sia per rispondere alle esigenze dell’opinione pubblica.
Per una gestione economica efficiente l’organizzazione deve iniziare con la redazione del budget che viene definito dopo aver deciso la mission, la buona causa, gli obiettivi strategici e operativi.
Esistono due attività distinte all’interno dell’azienda non profit che devono essere collegate tra di loro: le attività istituzionali e le attività di fundraising.
Le attività istituzionali comprendono tutti i programmi che discendono direttamente dalla mission e dagli obiettivi strategici di medio termine.
Le attività di fundraising, invece, dipendono dalla buona causa e dagli obiettivi strategici di fundraising di medio termine.
Tra i due versanti delle attività di un’organizzazione ci deve essere coerenza in quanto si influenzano a vicenda: mentre il versante istituzionale si preoccupa di agire e avviare programmi per rispondere ai bisogni sociali della comunità, il versante del fundraising fornisce le risorse finanziare per poter sostenere le attività istituzionali.
La pianificazione del fabbisogno economico attraverso la gerarchia degli obiettivi permette all’organizzazione di chiarire alcuni aspetti critici. Molte volte all’interno dell’organizzazione c’è confusione sia sugli obiettivi prefissati sia sul reale fabbisogno economico che tali obiettivi richiedono.
Il collegamento tra i due aspetti dell’organizzazione (istituzionale e fundraising) è un momento in cui si chiariscono i dubbi e le perplessità del personale, sia retribuito che volontario. All’interno delle aziende non profit il personale che opera nelle attività istituzionali può avere un atteggiamento non collaborativo con il personale che si occupa di fundraising in quanto quest’ultimo aspetto viene considerato come un’attività collaterale all’organizzazione. Nella fase di pianificazione del fabbisogno economico questi
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atteggiamenti negativi per l’organizzazione devono essere abbandonati e far emergere che il fundraising diventa efficace quando viene collegato alle esigenze concrete e specifiche delle attività istituzionali e diventa funzionale a quest’ultima.
Il fabbisogno economico derivante dai progetti determinati nel versante istituzionale diventa l’input per poter procedere con la pianificazione delle risorse finanziare che il versante fundraising è in grado di raccogliere, sempre prestando attenzione alla coerenza tra i vari obiettivi.
Il fundraising in questa fase determina le varie campagne che verranno avviate nel corso dell’anno. “La campagna è un contenitore che ha una sua denominazione ed un suo target economico ed è costituita di tante attività distinte di raccolta fondi. La campagna è legata ad un caso esterno ben preciso”.24
• tema;
Gli elementi caratterizzanti la campagna sono:
• titolo;
• data di inizio e fine; • obiettivo economico; • slogan.
Questi elementi definiscono il quadro complessivo dentro il quale verranno avviate le varie attività di fundraising. Ogni attività viene strutturata per fasce di potenziali donatori, in modo da diversificare il più possibile il ventaglio delle proposte. Le varie attività vengono definite attraverso i seguenti aspetti:
• target (a quale pubblico si rivolge); • location;
• obiettivo economico; • data di inizio e fine;
• strumento principale di fundraising utilizzato (per esempio: telefono, lettera, internet, ecc...);
• idea di fundraising (ovvero il tipo di contenuto utilizzato); • meccanismo di raccolta;
• budget;
• azioni rafforzative.
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Accanto alle attività di fundraising propriamente dette esistono delle attività definite COMP che sono di supporto e si sovrappongono alle prime; le COMP servono a preparare la raccolta fondi fornendo:
• C: contatti (preparazione del Data Base);
• O: occasioni (verifica di tutte le opportunità di incontro e di contatto); • M: messaggi (preparazione di tutto ciò che serve alla comunicazione); • P: piani (liste delle cose da fare giornaliere).
Dopo aver definito il budget necessario per ogni campagna e per ogni attività l’organizzazione è in grado di implementare il piano operativo di fundraising. Lo staff dedicato alle varie attività deve superare inizialmente alcuni ostacoli, quali:
• riduzione a task eseguibili (da complesso a semplice): gli incarichi devono essere definiti in modo chiaro, ovvero contenere indicazioni precise sul personale coinvolto, su come devono essere svolti e con quale tempistica;
• la distribuzione degli incarichi; • la gestione del tempo;
• il controllo degli esiti.
L’organizzazione può utilizzare strumenti semplici per poter gestire le varie attività, quali, per esempio, il diagramma di Gantt e le schede report.
Gli strumenti e i metodi così definiti permettono all’organizzazione di utilizzare un approccio strategico e operativo nella gestione globale delle attività in quanto permette di definire in modo preciso il fabbisogno economico previsto e, quindi, prevedere una migliore allocazione delle risorse.
Una gestione economica e finanziaria basata sulla pianificazione e sulla definizione dei budget semplifica per l’organizzazione il reperimento delle informazioni economiche richieste dal pubblico. L’organizzazione, infatti, deve giustificare la richiesta di donazioni. Si ritiene opportuno che l’azienda non profit descriva in modo trasparente tutte le fonti da cui derivano i suoi ricavi e spieghi al pubblico che tali fonti non sono sufficienti per realizzare i programmi e per erogare i servizi necessari al raggiungimento della mission. Utilizzando sia grafici che elenchi numerici è necessario mettere in evidenza il gap tra i ricavi attuali e i costi dei programmi e dei servizi, indicando che tale gap può essere colmato grazie alle donazioni del pubblico che condivide con l’organizzazione i valori enunciati nella dichiarazione di mission.
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