Rifacendosi al recente dizionario di servizio sociale (Campanini et al. 2013) possiamo definire la cartella sociale come «lo strumento professionale di tipo informativo gestionale che per eccellenza è atto a rappresentare il processo di aiuto» (Rovai, ibidem, 124). Al suo interno sono raccolti tutti i documenti che testimoniano l'attività dell'assistente sociale in relazione ad un particolare nucleo familiare: utilizzato per raccogliere dati socio-anamnestici degli utenti e per prendere nota degli eventi significativi della storia personale e familiare degli stessi, è costituita da una serie di schede che consentono di costruire il percorso psico-sociale ed educativo del cittadino, utente di un servizio. Quindi nel lavoro con l’utenza, l’operatore sociale si avvale della cartella per mettere in evidenza i dati che gli hanno permesso di formulare una valutazione della situazione dell’utente, la definizione degli obiettivi che intende raggiungere insieme al soggetto, il progetto di intervento, con l’indicazione delle scadenze e dei rispettivi impegni assunti.
Come rilevato da Bartolomei e Passera (2005) l’impostazione e la struttura di questo strumento professionale è necessariamente connessa al contesto organizzativo viene utilizzata la cartella sociale e risente delle specificità istituzionali ed operative che caratterizzano tale ambiente, può quindi essere organizzata per nuclei familiari coabitanti o per singoli individui e riflettere una impostazione mono- professionale (condivisa solo da assistenti sociali, generalmente appartenenti allo stesso servizio) o multi- professionale (condivisa da differenti figure professionali: assistenti sociali, psicologi, educatori… nei casi in cui si lavori in equipe).
La cartella sociale è uno strumento che risponde non solo alle esigenze tecnico-professionali dell’assistente sociale e del servizio, consentendo di “tenere memoria” e ordinare la documentazione relativa ai vari casi, bensì permette di dare visibilità e di legittimare la presa in carico nonché di analizzare l'evoluzione dei bisogni, nonché dei fenomeni emergenti, risultando quindi di grande interesse anche per
finalità amministrative e conoscitive. Possiamo quindi affermare che la cartella sociale sia uno strumento professionale che può aiutare anche nel garantire la qualità e l'adeguatezza delle prestazioni, nell’ intercettare i problemi del contesto e verificare l'esito dell'impatto degli interventi; «oltre a essere il veicolo di informazione interprofessionale e inter-organizzativo, perché definisce e costruisce l'invio della persona ad altri professionisti e/o servizi assicurandone la continuità assistenziale» (Rovai 2013, 125)
Ricordando che con il termine documento si definisce un oggetto materiale che ci fa conoscere qualche cosa di nuovo o ci ricorda qualche cosa che abbiamo dimenticato e come processo, cioè come azione del documentarsi «si intende la capacità logica di saper cercare, raccogliere, analizzare, elaborare ed utilizzare in modo razionale, completo e finalizzato ad un determinato e definito scopo i dati, le informazioni e le osservazioni, inerenti l'oggetto d'interesse, contenuti nella massa di materiale informativo prodotto dalla nostra società» (Dal Pra Ponticelli 1987, 95) possiamo affermare che la cartella sociale costituisce lo strumento principe della documentazione professionale, che si caratterizza per la natura relazionale. Nella cartella sociale possiamo trovare infatti una raccolta organica, razionale e completa di tutte le informazioni utili per lo svolgimento delle attività professionali, ma occorre tenere conto si tratta di uno strumento essenzialmente comunicativo, però, più distaccato, più oggettivato rispetto alla fonte dell'informazione, in quanto mediato dal tempo di elaborazione e riflessione del costrutto operatore-utente e da supporti (cartacei, informatici, telematici ecc.).
La cartella sociale è parte della documentazione detta “di esercizio” perché i suoi contenuti sono principalmente finalizzati a facilitare la soluzione dei problemi e a monitorare il processo di aiuto per un corretto esercizio della professione, rendendola verificabile ed accessibile all’utenza.
Essa si configura quindi come uno strumento utile sia per l'autoriflessione sia per la riflessione condivisa con gli operatori di altri servizi e o del servizio sociale stesso. «Può essere considerata come il filo conduttore, la memoria del percorso assistenziale. Per tale motivo deve essere compilata in modo da risultare facilmente fruibile disponibile, le informazioni contenute devono essere chiare e comprensibili, corrette e pertinenti, idonee e adeguate, anche perché risulta indispensabile per trasferire la conoscenza ad altri colleghi (soprattutto nei casi di turnover) che possono consultarla e/o utilizzarla» (Rovai 2013, 125).
Pur consapevoli delle differenze derivate dalla specificità di ogni caso, nonché dall’assetto organizzativo- istituzionale di ogni ente, possiamo così riassumere gli elementi costitutivi della cartella sociale:
Dati anamnestici relativi all’utenza e principali dati oggettivi sul nucleo familiare (situazione socio-economica, sanitaria, culturale, debitamente attestata secondo opportunità);
Individuazione della situazione-problema e valutazione degli aspetti di priorità (condivisa con l’utente in base alle risorse personali, familiari e societarie, comprese quelle istituzionali); Risorse utilizzabili o da promuovere;
Progetto d’intervento con indicazione degli impegni assunti dai diversi soggetti coinvolti nel progetto di aiuto, dei tempi, delle risorse impiegate, nonché delle modalità e strumenti di verifica valutazione dell’andamento;
Diario, cioè la registrazione cronologica dei vari interventi effettuati, delle prestazioni erogate e/o ottenute ed i servizi dei quali l’utenza ha usufruito, comprensiva di registrazione (sintesi) dei colloqui e delle visite domiciliari e i verbali delle riunioni e/o degli incontri effettuati;
La copia delle relazioni inviate e ricevute;
Le indicazioni circa la conclusione del processo di aiuto, i risultati raggiunti, le eventuali scadenze per impegni futuri, nonché gli obbiettivi minimi per l’autonomia del nucleo dal servizio sociale e la chiusura della presa in carico.
La legge 328/2000 dispone l'attivazione, nei servizi di assistenza sociale, di sistemi informativi socio- assistenziali, pertanto negli ultimi anni, anche il settore dei servizi alla persona ha cercato di conformarsi alla normativa vigente e si è dotato di sistemi che prevedono la cartella sociale informatizzata. «Quest’ultima costituisce ormai uno strumento fondamentale del lavoro degli assistenti sociali, perché oltre a essere in grado di quantificare e qualificare le prestazioni, è un valido supporto alla programmazione, alla gestione e alla valutazione dei servizi» (Rovai in Campanini et al. 2013, 126) ed inoltre è stata recentemente avviata una sperimentazione in alcune regioni italiane (Prima fra tutte la toscana) per l’integrazione del fascicolo sanitario elettronico con quello sociale, in modo da facilitare l’accesso agli atti per il cittadino e per i professionisti, e consentire la realizzazione operativa di quel “sistema integrato” che la normativa più volte richiama.