Catalogazione adottata dalla Società Prima di procedere all’analisi e alla campionatura delle opere e dei volumi esistenti ogg

nel Gabinetto di Lettura, volevo fare una panoramica sulle condizioni attuali del circolo per quanto riguarda la catalogazione informatizzata e spiegare brevemente come funziona e a cosa corrispondono le sigle che il catalogo della Società attuale riporta e i dati di catalogazione presenti sul dorso dei volumi. Attualmente il Gabinetto di Lettura per catalogare utilizza il programma informatico Kentika (proprietario), il quale ereditò

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tutti i dati dei libri catalogati da Tinlib379, un software «gestionale per biblioteche utilizzato su personal computer»380 che si diffuse in Italia al termine degli anni ’80 del 1900 in varie biblioteche, pubbliche o appartenenti a centri culturali dedicati allo studio e alla ricerca. Anche la Società del Gabinetto di Lettura in quegli anni si preoccupò di creare una moderna catalogazione informatizzata di tutto il patrimonio archivistico e librario presente in essa, sotto la lunga presidenza dell’avvocato Carlo Marinelli (1981- 1993), lavoro a cui si dedicò una struttura esterna al Gabinetto di Lettura (ora non più

esistente). Successivamente se ne occuparono alcuni soci, in particolare Mario Venco. La prima catalogazione informatizzata Tinlib probabilmente venne eseguita tenendo

conto dei preesistenti cataloghi manuali su schede cartacee e delle presenze fisiche dei libri, verificate di caso in caso: infatti su questo software per alcuni titoli compare la dicitura VOLUME MANCANTE. Questa voce è presente anche nelle liste prodotte da

Kentika, in quanto ereditò tutti i dati da TINLIB. La dicitura VOLUME MANCANTE probabilmente indica tutti quei volumi che

inizialmente erano stati registrati negli schedari scritti a mano e nei cataloghi precedenti l’informatizzazione ma che poi, nel corso degli anni, vuoi per le crisi causate dalle guerre mondiali (con lo spostamento del materiale nelle case private dei soci, nelle stanze del Comune di Este o nel Palazzo Carminati di Carceri), vuoi per furti, smarrimenti, scambio di opere verificatisi nel tempo, non sono più presenti oggi

all’interno della biblioteca del Gabinetto di Lettura. Nel primo decennio del 2000, in occasione di una corposa ristrutturazione dell'edificio

del Gabinetto di Lettura, avviata durante la Presidenza Giovanni Cappellari, vennero ricollocati all'interno di nuove librerie lignee chiuse da ante a vetri numerosissimi volumi e documenti che fino ad allora erano stati disposti su aperte scaffalature metalliche. Le precedenti scaffalature metalliche acquistate negli anni addietro vennero spostate all’ultimo piano della sede e utilizzate nella Sala della Raccolta Estense per contenere i numerosi faldoni di cui essa dispone. Con la ristrutturazione architettonica avvenuta con Cappellari e la modifica dell’arredamento della sede, è venuta a mancare una perfetta corrispondenza fra quanto indicato nelle etichette dei libri catalogati, in quanto la capacità delle librerie lignee chiuse da ante a vetri è ben differente dalle scaffalature metalliche precedentemente utilizzate e sulle quali era tarata la “collocazione” dei volumi.

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Tinlib è un software che è stato ideato nel 1985 dal fondatore di IME (Information Management & Engeenering) Peter Noer, usando un sistema di database relazionale per MS-DOS

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Nonostante tutto è presente un ordine logico e fortunatamente le opere sono disponibili, ma per il loro ritrovamento è richiesto qualche passaggio in più rispetto al consueto iter, il che si traduce nella richiesta di un quantitativo di tempo maggiore per il loro reperimento e la collaborazione con gli attuali curatori della Biblioteca e della Raccolta Estense, soci volontari che in virtù del loro impegno in biblioteca hanno maturato una notevole competenza e familiarità in merito alla collocazione del patrimonio. Alcune sale e alcune vetrine lignee antiche non sono state soggette ai lavori di ristrutturazione e di ricollocamento librario e sono la sala A, attualmente destinata anche a sala della Presidenza, la sala biliardo, la sala Treccani e il corridoio con la libreria contenente i volumi donati da Gaetano Sartori Borotto. In queste stanze c’è una perfetta corrispondenza, verificata a campione, fra l’archivio informatico e lo stato

fisico dei volumi. Da qualche anno l'attuale Presidente della Società, il dott. Mario Pasetti, che si è

dedicato alla catalogazione durante la Presidenza Cappellari e ora se ne occupa in prima persona, ha iniziato a riportare libro per libro sul catalogo informatico la collocazione per esteso, così come è segnalata anche sulle etichette dei volumi. Questo metodo viene svolto da circa 3 anni e viene applicato sul materiale nuovo che continua ad arrivare di giorno in giorno alla Società. Nel tempo libero il Presidente si dedica però anche alla verifica della collocazione, vetrinetta per vetrinetta, del materiale precedentemente catalogato, stimando di riuscire nel giro di alcuni anni, forse quattro o più, con le risorse attuali a sistemare tutto e ad avere una perfetta coincidenza fra l’archivio informatico e la collocazione reale dei volumi. Attualmente Kentika, software proprietario del Gabinetto di Lettura, è un programma in licenza monoutente, installato in un solo computer, con tutti i limiti di questa tecnologia. Si è pensato però di poter creare in futuro una multiutenza operante sulla stessa base dati e migliorare così le prestazioni offerte dalla Società e razionalizzare l’impegno degli addetti volontari. La base dati elaborata da Kentika può fornire informazioni assai articolate e complesse ampliando e restringendo a piacimento i criteri di ricerca e di assemblaggio dei dati, procurando liste ampie e sofisticate . Kentika fornisce anche delle informazioni sulla tipologia del documento registrato (monografia, archivio, dattiloscritto, periodici, atlante, enciclopedie, ecc..) sulle referenze, sugli autori, sul thesauro e sui messaggi. Si possono effettuare nuove registrazioni di dati, modificare quelle precedenti e cercare i volumi desiderati con l’utilizzo della ricerca per campi semplice o avanzata. I dati sono registrati indicando il titolo dell’opera, l’autore,

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il luogo, la casa editrice o la tipografia, l’anno e le rispettive note o descrizione del volume, con le informazioni relative al numero delle copie disponibili e alla collocazione di queste. Per quanto riguarda la collocazione di cui riporto un esempio (A 736 6/2), la lettera A sta ad indicare la sala A del Gabinetto di lettura, 736 invece indica che si tratta del 736esimo volume/record che è giunto al Gabinetto di Lettura negli anni addietro, 6 indica la vetrina o la libreria e 2 lo scaffale presso cui è collocata l’opera. Kentika gestisce le due sezioni in cui si articola il Gabinetto di Lettura, sia la biblioteca del GDL (sezione GDL) e la Raccolta Estense (sezione RE). Entrambe queste sezioni portano numerazioni da 1 fino a “n” e quindi si deve conoscere questo particolare per spiegare come il medesimo numero possa essere attribuito a due differenti documenti, l'uno RE e l'altro GDL. Per esempio il numero 736 precedentemente citato sopra lo trovi indicato sia per un volume appartenente alla biblioteca sia per un

volume della Raccolta Estense. Il Gabinetto di Lettura dispone di molti documenti eterogenei, i quali possono essere

sciolti o raccolti in cartelle e accolti all’interno di faldoni. La Raccolta Estense dispone di circa 400 faldoni. Alcuni faldoni sono archiviati in Kentika, ma il modo migliore per risalire ai documenti contenuti in essi è quello di usufruire di un elenco dattiloscritto apposito abbastanza fedele e in continuo aggiornamento perché la Raccolta Estense continua ad ampliarsi. Se noi troviamo la collocazione RE/CL3 B/8, CL3 indica che si tratta del faldone numero 3 registrato con la sigla CL, appartenente alla Raccolta Estense. Nelle collocazioni spesso vengono specificati per esteso i nomi delle sale, per esempio, si trova riportata la “sala raccolta estense”, la “sala sottotetto” e la “sala benedetto pelà” entrambe presenti all’ultimo piano e alle quali si accede dalla Stanza della Raccolta Estense. Poi sono riportate altre lettere dell’alfabeto come la lettera B, la C, la D, la E e la F che stanno ad indicare le altre sale che contengono i volumi, collocate in altri piani della Sede. A volte si trova anche la sigla SAR, che sta ad indicare i libri appartenenti alla libreria lignea dedicata al socio Gaetano Sartori Borotto,

contenente tutti i volumi da lui donati negli anni precedenti alla Società. Una notevole parte dei documenti è stata inoltre fotografata digitalmente, raccolta

in un ulteriore computer, differente da quello che ospita Kentika ed è in corso di catalogazione . Sono stati eseguiti e archiviati circa 60.000 scatti di foto. Tali foto, con raggruppamenti particolari, sono facilmente identificabili e raggiungibili e corrispondono a circa 80 faldoni completati. Anche questo progetto è in corso e si protrarrà a lungo, contando sulle attuali risorse. Quando tale operazione sarà a pieno

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regime, il Gabinetto di Lettura potrà mettere a disposizione degli utenti la consultazione in rete di tali documenti.

Taluni documenti di recente ritrovamento non sono mai stati catalogati, in particolare un quantitativo di numeri della rivista Antologia italiana dal 1850 al 1960, talune pubblicazioni relative allo studio sulla miseria in Italia degli anni 1950 e altri ancora. Inoltre non è catalogata digitalmente la documentazione autoprodotta dalla Società, tipo i Verbali di Assemblea, i Verbali della Rappresentanza, alcuni manoscritti e altri documenti battuti a stampa riguardanti tutte le informazioni, le operazioni, i doni dei libri dei soci e la storia della Società a partire dal 1847 a oggi. I Verbali di Assemblea dei soci, quelli più preziosi riportanti le informazioni sul Gabinetto di Lettura, dalle origini al 1890, sono andati persi o magari ci sono ancora ma non si riescono a reperire e le informazioni relative devono essere ricavate da altre pubblicazioni.