La componente informativa del controllo

Quando si parla della componente tecnico-informativa del controllo e delle tecnologie ad essa connesse, si fa riferimento al sistema informativo aziendale (SI), il quale è rappresentato dall’insieme degli elementi coinvolti nell’attività di gestione ed elaborazione dei dati, il cui fine ultimo è quello di produrre informazioni che saranno destinate ai diversi ruoli organizzativi, per coadiuvarli nello svolgimento delle loro attività, oltre a soddisfare le molteplici esigenze informative dei vari stakeholder aziendali. Per far ciò è necessario predisporre un complesso di principi, regole e procedure che, attraverso l’utilizzo dei risorse tecniche e umane presenti in azienda, trasformino i dati raccolti in informazioni volte a colmare opportunamente i bisogni conoscitivi dei diversi soggetti coinvolti direttamente o indirettamente nella gestione.

Nel merito di questo lavoro ciò che più rileva sono le esigenze informative interne all’azienda, il cui soddisfacimento risulta fondamentale nel processo decisionale oltre che in sede di controlli aziendali, supportando tutta una serie di attività a partire da quelle strategiche, poi direzionali e infine operative. A tale riguardo, riprendendo come riferimento la piramide di Anthony (vedi Figura 1), possiamo vedere come a seconda dei livelli di attività, le tipologie di informazioni necessarie per il loro svolgimento si differenziano sia per modalità di elaborazione che per tipologia di contenuti:

• Al livello strategico, le attività svolte sono poco o per nulla strutturate, caratterizzate tipicamente da elevata incertezza oltre che per essere assolutamente occasionali e non ripetitive. Esse richiedono per il loro corretto svolgimento tutta una serie di informazioni di diversa natura, non necessariamente omogenee tra loro, prevalentemente provenienti dall’esterno (ma anche dall’interno nel caso si verifichino eventi non prevedibili né ripetitivi sui quali sia necessario intervenire). Il sistema informativo a questo livello quindi ha lo scopo principale di supportare il processo decisionale e strategico cercando di garantire la maggiore flessibilità possibile. I sistemi informatici utilizzati per supportare le attività a tale livello sono definiti Executive Information Systems (EIS).

• Il livello direzionale invece è caratterizzato per la presenza di attività che sono parzialmente strutturate, le quali necessitato di elevati flussi informativi per la loro corretta esecuzione, basati prettamente su dati quantitativi e standardizzati, che siano omogenei e congruenti tra loro e che forniscano una sintesi adeguata della gestione. Il bisogno principale da soddisfare in questo ambito è quello di segnalare

tempestivamente le eccezioni che possono presentarsi nella gestione e di avere accesso in tempo utile alle informazioni necessarie per implementare le opportune azioni correttive. In base alle caratteristiche che presentano i dati richiesti a questo livello, è possibile sfruttare un certo grado di automazione dei flussi informativi in modo da garantire efficienza e tempestività nell’elaborazione e produzione di informazioni rilevanti per il processo decisionale. I sistemi informatici funzionali allo svolgimento di tali attività vengono classificati come Management Information Systems (MIS), Decision Support System (DSS) o riconducibili alla Business Intelligence.

• Nel livello operativo le attività svolte sono tipicamente strutturate, quindi ripetitive e prive di ambiguità, le quali richiedono un flusso costante di informazioni in tempo reale, basata su dati quantitativi esatti e analitici. In questi casi è richiesta una elevata automazione dei processi informativi aziendali, attraverso lo sfruttamento delle tecnologie a disposizione. A tale livello i sistemi informativi utilizzati non solo automatizzano i flussi informativi ma, ove si ritenga conveniente, possono automatizzare anche le attività stesse: tali sistemi vengono definiti Electronic Data Processing (EDP).

Una simile articolazione piramidale è certamente funzionale a comprendere il collegamento tra le diverse attività svolte in azienda e il differente fabbisogno informativo che le caratterizza. Una azienda inoltre può essere analizzata partendo da una logica per funzioni o invece attraverso una visione per processi, in base sia alle caratteristiche organizzative e strutturali dell’azienda stessa, ma anche in relazione agli scopi gestionali. In questa ottica, la visione per processi appare quella più adatta per formalizzare il processo informativo, esplicitando i flussi di informazioni che caratterizzano l’organizzazione nel complesso. Mentre un approccio funzionale si focalizza sull’ottimizzazione locale, senza spesso considerare i necessari collegamenti interfunzionali, un’analisi per processi pone in evidenza le varie criticità che possano presentarsi a seconda del destinatario dell’informazione in relazione alla fase del processo nel quale il soggetto si trova. Così facendo è possibile fornire un supporto cruciale non solo internamente all’organizzazione ma anche esternamente, estendendo i confini organizzativi a monte e/o a valle del processo stesso. Come conseguenza di ciò, lo sviluppo dei sistemi informativi è andato sempre più nella direzione dell’implementazione di sistemi che consentissero di conseguire la massima integrazione

e coordinamento possibile, sfruttando gli ERP (Enterprise Resource Planning), le tecnologie cloud e tutte le innovazioni afferenti all’information technology (IT).

4.2. Componenti del sistema informativo aziendale

In generale comunque, è possibile far rientrare all’interno del concetto di Sistema Informativo Aziendale (SIA) una serie di elementi tra loro interconnessi quali24_:

• I piani di natura strategica e operativa, all’interno dei quali il budget riveste un ruolo centrale relativamente agli aspetti programmatori;

• La contabilità direzionale, la quale fornisce dati utili alla gestione attraverso l’output informativo scaturito della contabilità generale e della contabilità analitica; • Attuazione di analisi, di natura preventiva (basata su previsioni o simulazioni dell’andamento gestionale) e consuntiva (analisi degli scostamenti e valutazione delle performance), le cui informazioni vengono successivamente elaborate attraverso il processo di reporting;

• La componente dell’Information and Communication Technology (ICT), aspetto ormai imprescindibile all’interno di ogni realtà aziendale, sul quale ruota tutto il processo informativo; attraverso l’ICT vengono raccolti, elaborati e trasferiti dati e informazioni lungo tutta l’organizzazione, in maniera più efficiente ed affidabile rispetto a quanto tale attività era gestita esclusivamente manualmente.

Per ciò che attiene al ruolo rivestito dai piani e dal budget. è necessario evidenziare come tali documenti rappresentino il punto di partenza imprescindibile di tutto il processo di pianificazione. Infatti per il tramite di essi vengono esplicitati gli obiettivi gestionali predisposti in sede di programmazione, grazie ai quali motivare il management verso l’indirizzo gestionale perseguito; in base ai dati raccolti durante l’esercizio amministrativo poi sarà possibile valutare l’andamento della gestione, comparando i risultati realmente conseguiti con i target predefiniti, attraverso adeguati sistemi di misurazione delle performance.

La contabilità direzionale, composta dalla contabilità generale e dalla contabilità analitica, ha la funzione di determinare quantitativamente in termini economico-finanziari e fisico-tecnici quelli che sono i riflessi delle operazioni svolte e dell’attività gestionale in generale. Il supporto delle due tipologie di contabilità che compongono quella direzionale, permette di avere una visione completa delle attività poste in essere

24 _{MARASCA, STEFANO; MARCHI, LUCIANO; RICCABONI, ANGELO - Controllo di gestione:}

dall’azienda, in quanto mentre i dati scaturenti dalla contabilità generale sono derivati prettamente da operazioni che l’azienda compie con l’esterno, la contabilità analitica fornisce dati e informazioni relative essenzialmente ad operazioni di gestione interna. Nonostante entrambe rivestano un ruolo importante per l’azienda, è principalmente la seconda tipologia a rappresentare maggiormente un supporto informativo essenziale dal punto di vista gestionale. Bisogna comunque sottolineare come, al di là delle diverse caratteristiche che presentano l’una e l’altra tipologia, in ottica gestionale grazie al supporto dei sistemi informatici si tende ad avvicinare il più possibile le logiche di funzionamento delle due anime della contabilità direzionale, in modo da garantirne un utilizzo integrato con un ritorno certamente positivo dal punto di vista del potenziale informativo.

È importante inoltre prevedere in azienda quelle che sono delle verifiche concomitanti o susseguenti all’andamento della gestione. Predisporre un sistema di analisi degli

scostamenti e di monitoraggio delle performance risulta fondamentale per intercettare

prontamente eventuali allontanamenti dalla direzione di marcia voluta, attraverso opportune azioni correttive. Questa attività di verifica, ancor meglio se fatta in una logica preventiva, è necessaria al fine di evitare che l’azienda possa essere colta impreparata in caso di mutamenti dello scenario di riferimento o al verificarsi di altri fattori che possano impattare negativamente sulla gestione.

Dalle analisi di cui si è detto, discende il bisogno di implementare un sistema di report funzionale a produrre informazioni accurate e significative per svolgere tutte le attività connesse al controllo di gestione. È infatti a partire dai contenuti e dalle informazioni presenti nella reportistica fornita al management che si baseranno tutta una serie di decisioni e azioni finalizzate a garantire la corretta prosecuzione della gestione.

Infine una menzione particolare va riservata alla tecnologia a supporto del processo informativo e di controllo in generale. Si fa in questo caso riferimento all’Information

and Communication Technology (ICT), con la quale si intende l’insieme delle

tecnologie che consentono il trattamento e lo scambio delle informazioni in formato digitale. Esse sono ormai un elemento fondamentale e imprescindibile di ogni azienda, la cui gestione ottimale consente di avere un vero e proprio vantaggio strategico nei confronti dei competitor in quanto ogni attività, per poter essere gestita nel modo più efficiente ed efficace possibile, necessita dell’informazione giusta al momento giusto. È quindi estremamente importante porre attenzione alla progettazione e realizzazione del sistema e in questa prospettiva giocano un ruolo cruciale le persone presenti in azienda,

in quanto stabiliscono le modalita di funzionamento del SIA e usufruiscono degli output che vengono prodotti. Il crescente impatto della tecnologia nella vita delle aziende infatti di riflesso ha comportato non solo un aumento delle richieste di nuove figure manageriali con competenze specifiche in ambito ITC, ma anche il progressivo processo formativo e di adeguamento delle competenze di tutti gli altri soggetti interni all’organizzazione.

Figura 6 – Componenti del sistema informativo aziendale