CAPITOLO 2 – IL RUOLO DELLE INFORMAZION
3. La gestione dei dati e delle informazioni
3.2. Information Management
Con Information Management nello specifico ci si riferisce a tutta una serie di attività
finalizzate all’acquisizione, elaborazione, archiviazione e distribuzione delle informazioni. Questo processo rappresenta la base della piramide cognitiva, più
12 POREMBA, SUE MARQUETTE - Knowing Your Data to Protect Your Data – Settembre 2017 –
disponibile su itbusinessedge.com
13 REDMAN, THOMAS C. - Data Driven: Profiting from Your Most Important Business Asset - Harvard
precisamente con riferimento ai primi due livelli posti a fondamento dell’intero processo di sviluppo della conoscenza.
La gestione delle informazioni è una attività trasversale all’interno di ogni organizzazione che coinvolge inevitabilmente diversi soggetti con diversi ruoli e posti a livelli differenti: dalla funzione IT, preposta alle attività operative riguardanti la gestione dei dati e la produzione di informazioni, fino ai responsabili di altre attività e funzioni, che utilizzano le informazioni fornite come base per l’espletamento del processo decisionale a essi collegato. Data questa sua trasversalità risulta quasi imprescindibile valutare attentamente tutte quelle diverse aree operative e non operative che possono essere correlate all’Information Management e che sono funzionali alla corretta esecuzione dello stesso. Il processo di gestione delle informazioni infatti, per poter funzionare nella maniera più efficace ed efficiente possibile, necessita imprescindibilmente di una accurata gestione dei sistemi aziendali (in primis quello informativo con particolare attenzione al sistema informatico) e delle tecnologie poste a supporto e dei processi. Cosi facendo diviene possibile garantire un adeguato flusso informativo in grado si supportare in maniera determinante il lavoro dei diversi decision makers presenti in azienda, indirizzandoli verso le scelte più giuste14.
L’Information Management è un vero e proprio processo organizzativo che necessita di adeguate tecnologie e competenze per la sua corretta espletazione e che racchiude in sé tutta una serie di attività, tra loro complessivamente funzionali per la corretta gestione delle informazioni all’interno dell’organizzazione.
Lo scopo ultimo che si prefigge l’attività di Information Management è quello di incrementare il valore intrinseco delle informazioni, rendendole idonee a supportare il processo decisionale nella maniera migliore possibile. È importante quindi in questo senso riuscire a coniugare dati e informazioni che provengono contestualmente sia dall’interno che dall’esterno rispetto all’organizzazione. Attraverso il processo di raccolta ed elaborazione dei dati è possibile fornire al management delle informazioni strutturate che siano il più complete possibili e utili al fine di poter adottare le scelte migliori dal punto di vista gestionale e strategico.
Bytheway15 a tal riguardo ha sviluppato una rappresentazione schematica della
trasformazione e gestione delle informazioni, definita “Information Portfolio” che illustra il percorso da seguire per poter accrescere il valore delle stesse e la loro utilità per fini
14 CHAFFEY, D.; WHITE, G. - Business information management: Improving performance using
information systems – Pearson, 2010
decisionali, mettendo in relazione la fonte di provenienza e la forma con le quali le informazioni si possono presentare. Analizzando le due variabili del modello, esse sono illustrabili come di seguito:
• Fonte: Essa identifica la provenienza di dati e informazioni, distinguendo quelle generate internamente da quelle raccolte dall’esterno. La disponibilità delle informazioni ha ricoperto un ruolo sempre più cruciale nel tempo al punto da non rendere più sufficienti i soli dati estraibili dalla gestione interna ma necessitando una opportuna integrazione con diverse tipologie di informazioni relative ad aspetti anche molto eterogenei tra loro. Da qui la necessità di coniugare le diverse prospettive per poter costruire indicatori idonei a valutare l’andamento gestionale e giungere ad una visione quanto più completa e accurata della situazione aziendale.
• Struttura: I dati e le informazioni possono presentarsi in diverse forme a seconda della tipologia ma anche della loro provenienza. Nello specifico possono essere identificate in queste modalità:
1. Dati e informazioni strutturate: Sono dati che per loro natura risultano essere facilmente gestibili in quanto vengono tipicamente raccolti all’interno di database relazionali in forma di righe e colonne. Possono essere di tipo differente come ad esempio nomi, date, indirizzi e altri ancora. Sono inoltre facilmente inseribili all’interno del sistema e altrettanto facilmente possono essere immagazzinati e analizzati essendo essi stessi basati su di una struttura schematica ben definita; ciò consente di poter lavorare su di essi utilizzando il linguaggio SQL (Structured Query Language).
2. Dati e informazioni semi strutturate: Questa tipologia non è adatta per essere inserita in database relazionali nella loro forma grezza, in quanto non si presentano sotto forma di schemi prestabiliti. È necessario elaborarli attraverso data model appositi che consentano la rappresentazione tramite diagrammi ad alberi o grafici, attribuendo a essi degli attributi e delle etichette, rendendoli più idonei allo stoccaggio. Tali tipologie di dati sono generate ad esempio da email o pagine web e possono avere molteplici attributi.
3. Dati e informazioni non strutturate: Sono estrapolabili essenzialmente da immagini, audio e video, file e documenti. Date le loro caratteristiche e il modo in cui essi si presentano essi non sono adatti per essere utilizzati all’interno dei tradizionali database relazionali ma è necessario implementare quelli che vengono definiti NoSQL database. Questi database non utilizzano il normale linguaggio SQL per
l’immagazzinamento dei dati in quanto questi ultimi non sono basati su schemi predefiniti e non sarebbe possibile gestirli neanche passando attraverso un preliminare processo di elaborazione come invece avviene per quelli semi strutturati.
Questa tipologia di dati sta assumendo sempre più rilevanza per le aziende in quanto rappresentano la parte preponderante della rivoluzione digitale che accompagna la conseguente generazione e raccolta dei big data. Le aziende di conseguenza per poter sfruttare al meglio il potenziale informativo che questi dati posseggono devono necessariamente adeguare le proprie tecnologie e i propri sistemi informatici e informativi.
Come è possibile vedere in figura, Bytheway suddivide i dati e le informazioni in quattro tipologie a seconda della forma con cui le stesse si presentano e dalla loro fonte di provenienza. Come già detto in precedenza, l’obiettivo che si deve prefiggere un sistema di Information Management è quello di incrementare il valore delle informazioni per finalità manageriali; ciò è possibile cercando di elaborare i dati e le informazioni rendendole in forma strutturata con un contenuto che abbia una rilevanza interna a livello gestionale. Sono quattro gli step e le attività da porre in essere che Bytheway individua per realizzare tale scopo:
1. Taking advantage of public information: è importante per ogni organizzazione riuscire a sfruttare al meglio le informazioni che possono essere raccolte dall’esterno. Alcune tipologie di dati e informazioni sono per loro natura strutturate (si pensi ad esempio ai codici postali o ai dati GPS) e quindi direttamente inseribili all’interno dei database aziendali per una futura elaborazione, allo scopo di fornire un contenuto informativo più completo rilevante a partire dai dati raccolti.
2. Tagging and categorising: Molte delle informazioni e dei dati intercettabili dall’esterno non sono strutturate, in quanto sono estrapolabili dai contesti più disparati (es. social network, siti web, dati di navigazione, giornali e riviste, mobile devices). All’interno di questi dati possono racchiudersi informazioni rilevanti a fini decisionali e per questo motivo non bisogna sottovalutarne il potenziale intrinseco. Per poterli utilizzare ottimamente però occorre implementare dei sistemi capaci in primis di intercettare tali dati dalle diverse fonti e in secondo luogo, etichettare e catalogare i dati e le informazioni raccolte in modo da renderle gestibili e utilizzabili.
3. Sifting out that which is useful: Dall’enorme mole di dati e informazioni ottenibili sia dall’interno che dall’esterno è necessario individuare quelli che sono realmente utili per lo scopo. Sarebbe impossibile dover navigare all’interno della grandissima quantità di dati che vengono generati dalla gestione oltre a quelli raccolti dall’esterno. È necessario quindi attuare un processo di selezione di ciò che può essere rilevante e utile per finalità tipiche dell’organizzazione, successivamente si andranno ad analizzare i dati per generare un valore informativo che abbia una valenza gestionale.
4. Bringing gray documentation under control: Con questo ultimo step si giunge a una strutturazione delle informazioni e dei dati acquisiti e quindi alla loro archiviazione all’interno dei database aziendali. Raccogliere ed elaborare ottimamente dati e informazioni può rappresentare una variabile cruciale per il successo delle aziende. Dai database in cui vengono successivamente stoccate è possibile in ogni momento estrarre informazioni utili per prendere le giuste decisioni, redigendo report che presentino un contenuto significativo e rilevante, illustrando sinteticamente le informazioni più adatte ai manager per consentire loro di svolgere il proprio lavoro al meglio.
Figura 12 – Processo di elaborazione delle informazioni
Gestire ed elaborare le informazioni per un loro successivo utilizzo, in particolar modo in ottica aziendale, prevede l’esecuzione di diverse altre attività di competenza della funzione IT che permettano di disporre di informazioni quantitativamente e qualitativamente adeguate. Alcuni tra i principali ambiti in cui si estrinseca l’attività di information management sono:
•
Information Quality16: Tale dicitura fa principalmente riferimento alla qualità dei contenuti presenti all’interno del sistema informativo aziendale. Non esiste una univoca definizione di cosa può intendersi per qualità dell’informazione ma è possibile definirla come la capacità di trasferire valore per l’utilizzatore nella misura in cui soddisfa le esigenze conoscitive dello stesso. Nel tempo si sono susseguiti diversi contributi metodologici volti ad individuare dei criteri che consentissero di definire se una informazione può essere di qualità o meno, tra i quali è possibile richiamare l’accuratezza, la rilevanza, la tempestività e la completezza.•
Information Architecture17: Attraverso l’esecuzione delle attività afferenti questa area, si predispone il modo in cui vengono strutturate le informazioni, i loro contenuti e in generale le modalità attraverso le quali andranno a estrinsecarsi le funzionalità di tutto il sistema informativo aziendale.Tale attività è implementata attraverso la scelta degli idonei strumenti tecnici da utilizzare per fornire un facile accesso al sistema da parte dell’utente, oltre alle modalità con la quali le informazioni vengono catalogate e successivamente rese disponibili. Una adeguata gestione dell’Information Architecture determina il reale grado di fruibilità di tutto il sistema da parte del soggetto che si trova ad interagire con esso.•
Information Security18: La gestione delle informazione, soprattutto per il crescente ricorso al mondo digitale, richiede una particolare attenzione per gli aspetti relativi alla sicurezza e protezione delle informazioni stesse. Strutturare un sistema sicuro significa adottare tutte le soluzioni necessarie per prevenire l’accesso, l’uso, la modifica, la distruzione o la diffusione o il furto da parte di soggetti non autorizzati. L’information security ha infatti lo scopo di garantire la
16 LEVIS, MARY; HELFERT, MARKUS; BRADY, MALCOLM - Information quality management:
review of an evolving research area - 2007
17 ZACHMAN, JOHN A. - A framework for information systems architecture - IBM Systems Journal, 1987 18 ANDRESS, J. - The Basics of Information Security: Understanding the Fundamentals of InfoSec in
confidenzialità, integrità e disponibilità delle informazioni, senza al contempo compromettere o rallentare la produttività dell’intera organizzazione.