Evoluzione e sviluppo dei sistemi informativi

Le modalità con le quali si estrinseca il processo di controllo gestionale nel corso del tempo si sono dovute necessariamente evolvere per adeguarsi regolarmente ai continui e a volte repentini cambiamenti che hanno investito il sistema competitivo e socio- economico in cui le aziende si trovano a operare. Il crescente dinamismo degli attuali contesti ambientali comporta inevitabilmente un incremento del grado di incertezza con il quale le organizzazioni, piccole o grandi che siano, dovranno confrontarsi nella predisposizione dei piani futuri. La diretta conseguenza di simili cambiamenti impone una particolare attenzione sia in termini di pianificazione, restringendo sensibilmente il periodo all’interno del quale è possibile giungere a previsioni considerabili attendibili, ma anche con riferimento ai sistemi di controllo, non solo relativamente alle dinamiche connesse al processo stesso ma anche e soprattutto agli strumenti utilizzati.

Progressivamente si è avvertita infatti la crescente necessità di cogliere tempestivamente i mutamenti ambientali che si susseguono nel tempo, allo scopo di assecondare se non addirittura anticipare tali cambiamenti e non semplicemente subirli

SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE SIA Contabilità direzionale Budgeting and planning

Sistema di analisi degli scostamenti, di monitoraggio delle performance e reporting Information and Communication Technology (ICT)

passivamente. La prospettiva multidimensionale che imprescindibilmente devono avere i moderni sistemi di controllo deriva strettamente da questo bisogno, in quanto la capacità di intercettare prontamente tutta una serie di informazioni cruciali, relativi ad aspetti differenti che con gradi diversi impattano sulla gestione, incide sensibilmente sulla sostenibilità del successo dell’azienda all’interno del contesto di riferimento.

In questo senso lo sviluppo e il progresso che ha avuto la tecnologia, specialmente negli ultimi anni, hanno consentito alle imprese di implementare dei sistemi di controllo sempre più idonei a soddisfare le esigenze informative del management aziendale. Al di la degli indubbi vantaggi che si possono ottenere nell’ambito del controllo operativo, l’impatto maggiore si ha avuto con riferimento al controllo strategico in quanto, attraverso la raccolta di una crescente mole di dati dall’esterno e l’elaborazione delle informazioni sensibili, i manager vengono supportati in maniera sempre più incisiva nel prendere le decisioni migliori per realizzare gli obiettivi prefissati.

La stretta connessione che tramite la tecnologia si può creare tra la dimensione strategica e quella più spiccatamente operativa consente inoltre di perseguire concretamente la strategia aziendale attraverso un monitoraggio costante e puntuale dei fatti di gestione, fornendo al management informazioni sulle quali elaborare le proprie valutazioni e le conseguenti scelte operative e strategiche più opportune. Per conseguire un simile risultato a livello gestionale però è necessario creare una stretta relazione tra i diversi sistemi presenti in azienda, garantendo un flusso informativo adeguato agli scopi conoscitivi. Lo sviluppo dell’ICT, oltre alla strutturazione di sistemi integrati ERP sempre più performanti e all’apporto della Business Intelligence, hanno condotto negli anni ad una totale rivisitazione delle dinamiche aziendali, dei flussi informativi e della qualità stessa delle informazioni fornite, rendendole sempre più affidabili, bilanciate e tempestive.

La tecnologia ha investito progressivamente nel tempo le modalità con le quali si estrinseca l’attività di gestione aziendale, a partire dal livello produttivo in senso stretto fino a giungere ad una completa adozione in tutte le aree e funzioni, caratterizzandosi per una potenzialità gestionale e informativa sempre crescente. Nello specifico, i sistemi informativi hanno visto incrementare la loro complessità oltre alla loro copertura funzionale in termini di ambiti di riferimento. Questo sviluppo è attribuibile sostanzialmente alla necessità di avere a disposizione una sempre maggiore quantità di dati, incrementando quanto possibile il valore qualitativo dell’informazione stessa estraibile dalla base grezza. Ciò è stato reso possibile dal progressivo miglioramento delle

conoscenze e tecniche gestionali, supportate ottimamente dal progresso tecnologico che

nel tempo si è rivelato sempre più incisivo. È possibile individuare quattro macro fasi che

hanno caratterizzato lo sviluppo dell’information technology e dei sistemi informativi in azienda25_:

1) La prima fase è contraddistinta per il passaggio dal trattamento manuale a quello

automatizzato delle informazioni. I sistemi informativi sviluppati nella seconda metà degli anni ’60 erano volti infatti all’elaborazione elettronica dei dati, con riferimento principalmente all’area ammnistrativo-contabile. I computer in questa fase erano utilizzati fondamentalmente allo scopo di gestire in maniera più semplice e veloce le operazioni rutinarie attraverso l’impiego di sistemi EDP (Electronic Data Processing) con

i quali si procedeva a informatizzare le procedure svolte internamente in azienda. Se una

evoluzione di questo tipo ha consentito di abbattere i costi di gestione dei dati e delle informazioni, incrementandone al contempo l’accuratezza, d’altro canto bisogna segnalare come l’immissione dei dati nel sistema non era immune da errori, essendo comunque effettuata da un operatore, con possibilità di duplicazione dei dati, comportando la necessaria verifica periodica degli archivi.

2) La seconda fase, collocabile a cavallo tra gli anni ’70 e ’80, è riconducibile in primis all’adozione di sistemi articolati per funzioni aziendali, che consentissero una gestione maggiormente orientata al monitoraggio dell’efficienza e dell’efficacia con le quali venivano eseguite le attività interne alle singole funzioni. Venivano utilizzati moduli separati tra funzioni, senza una effettiva integrazione a livello aziendale complessivo, con la conseguenza di ottenere una duplicazione degli archivi e una moltiplicazione delle operazioni connesse all’inserimento dei dati. Iniziano a svilupparsi sempre in questo periodo le teorie collegate ai Management Support Systems (MIS), con i quali ci si riferisce allo studio combinato di persone, tecnologie e organizzazioni e al modo in cui queste tre componenti interagiscono tra loro. Lo scopo di simili studi è quello di individuare dei sistemi che consentano in maniera sempre più performante di generare informazioni a supporto dei processi decisionali. La problematica relativa a questa prima concezione di sistema informativo a supporto delle decisioni discende dal fatto che i report forniti da tali sistemi erano pressoché standard, senza la possibilità da parte di manager di poter ottenere informazioni differenziate attraverso interrogazioni diversificate.

3) La terza fase, riferibile all’incirca al periodo immediatamente successivo rispetto a quello relativo alla seconda fase, costituisce uno step ulteriore rispetto ai sistemi appena descritti. L’articolazione per funzioni viene superata per fare spazio ad un approccio per processi, all’interno del quale viene implementata una vera e propria integrazione tra i diversi sistemi, dei processi informativi, informatici e di comunicazione, in una logica interfunzionale: nascono qui i primi sistemi ERP (Enterprise Resource Planning). La ricerca di una simile integrazione passa dalla necessità di garantire un flusso informativo tempestivo, qualitativamente e quantitativamente valido che consenta al management di prendere decisioni in tempo utile in merito a molteplici aspetti di natura gestionale. Tramite questa crescente interconnessione è stato quindi possibile sviluppare dei sistemi che consentissero di fornire al management le giuste informazioni per svolgere adeguatamente il proprio ruolo di decisori all’interno delle organizzazioni. È questo il periodo in cui emergono i primi sistemi a supporto delle decisioni e delle attività manageriali (Decision Support System – DSS) oltre a sistemi in grado di fornire un adeguato supporto all’alta direzione relativamente a decisioni strategiche (Executive Information System – EIS). Lo scopo ultimo in questo senso di simili sistemi va oltre il solo controllo operativo, infatti la gestione e la disponibilità di dati e informazioni diviene

un vero e proprio fattore a disposizione del management per il controllo strategico. A tal

riguardo però bisogna evidenziare come “dopo un iniziale entusiasmo l’interesse verso

questo tipo di applicazioni è andato scemando, principalmente a causa sia della complessità di creare e mantenere modelli complessi, sia per una sostanziale inadeguatezza del management nel recepire ed utilizzare effettivamente questi strumenti,

potenzialmente molto interessanti”26_.

4) La quarta fase è quella che si trovano ad affrontare le aziende in questo periodo storico. All’interno degli attuali scenari competitivi per garantire il successo di una qualunque iniziativa è fondamentale disporre delle giuste informazioni in tempi rapidi. Il management ha l’esigenza di prendere decisioni tempestive consultando i dati esistenti, convergendo verso una bilanciata integrazione tra fonti esterne e fonti interne, qualitative e quantitative, finanziarie e non, estendendo l’integrazione dei sistemi informativi anche al di fuori delle dimensioni d’impresa. Per consentire di cogliere opportunamente tutta questa serie di informazioni le aziende devono dotarsi di sistemi che siano in grado di intercettare ed elaborare adeguatamente tutti i dati ritenuti sensibili. Vengono cosi

26 _{CASERIO, CARLO; INGHIRAMI, IACOPO ENNIO - Dai sistemi di supporto alle decisioni alla}

Business Intelligence in Gestione Informatica dei Dati Aziendali, L. MARCHI, D. MANCINI (a cura di) -

riproposti in chiave rivisitata i sistemi DSS e EIS, rendendoli più semplici e immediati per l’utilizzatore finale portando all’implementazione dei sistemi di Business Intelligence e di Business Analytics.

Figura 7 – Evoluzione dei sistemi informativi aziendali

A tal riguardo, al fine di consentire al management di usufruire delle più adeguate informazioni in termini quantitativi e qualitativi, va dedicata una adeguata considerazione dell’impatto che possono avere in azienda le innovazioni apportate da Industria 4.0 oltre a una corretta gestione dei Big Data e della digital transformation, fattori che stanno rivisitando radicalmente il modo di fare business.

L’aspetto peculiare che caratterizza l’evoluzione tecnologica, soprattutto in ambito aziendale, è rappresentato dal fatto che essa costituisce una imprescindibile determinante del cambiamento. Al contempo però la tecnologia applicata ai processi operativi e decisionali aziendali fornisce un supporto fondamentale per poter gestire adeguatamente i cambiamenti che l’organizzazione deve affrontare per conseguire i risultati desiderati. Il progresso tecnologico infatti condiziona fortemente le aziende le quali si trovano a dover rincorrere sistematicamente l’evoluzione in ambito Tech, nell’ottica di perseguire l’adeguamento necessario per mantenere idonei livelli di competitività. Infatti l’uso della tecnologia rappresenta un elemento imprescindibile attraverso il quale le organizzazioni guidano la propria gestione, in assenza del quale opererebbero con un handicap nei confronti dei competitior. Diviene necessario quindi una cambiamento culturale che consenta di utilizzare la tecnologia e la funzione IT nelle aziende non solo come supporto alle attività quotidianamente svolte, ma sfruttare appieno le potenzialita fornite dalla tecnologia attraverso un approccio orientato alla Digital Business Strategy, un atteggiamento proattivo che consenta di anticipare i cambiamenti attraverso l’innovazione.

Fase 1 - Passaggio dal trattamento manuale a quello

automatizzato delle informazioni I sistemi informativi (EDP) svolgevano la funzione di trattamento elettronico dei dati, principalmente afferenti all’area

amministrativo-contabile.

Fase 2 – Utilizzo di sistemi gestionali orientati alle singole funzioni aziendali Vengono adottati sistemi, ripartiti

per le diverse funzioni aziendali, che consentissero una gestione efficace ed efficiente delle attività

svolte. I sistemi utilizzati risultavano però essere slegati tra

loro con una conseguente separazione tra le diverse aree

funzionali.

Fase 3 – Integrazione dei sistemi informativi

I sistemi informativi, precedentemente separati tra loro,

vengono integrati in un approccio sistemico che consentisse un miglior flusso informativo tra aree funzionali. Nascono gli ERP e i primi embrionali

sistemi a supporto delle decisioni (DSS e EIS).

Fase 4 – Sistemi informativi a supporto delle decisioni La necessità di disporre tempestivamente delle giuste informazioni per lo svolgimento del processo decisionale porta ad una evoluzione dei sistemi a supporto delle decisioni, rendendoli più performanti, efficaci e più facili da utilizzare. Vengono quindi implementati i sistemi di Business Intelligence e più recentemente sistemi di