La comunicazione interna è sempre esistita nelle aziende, per forza di cose, quando si collabora per il raggiungimento di uno scopo finale, è opportuno comunicare per una buona cooperazione.
«La comunicazione può essere considerata come meccanismo di gestione della complessità aziendale e costituisce la leva manageriale più indicata per lo sfruttamento del potenziale innovativo presente nell’azienda stessa. Si tratta allora di concepire la comunicazione aziendale (esterna ed interna) come opportunità di riprogettazione degli assetti organizzativi, delle modalità gestionali del sistema di controllo»25.
Assume però particolare importanza con la fine del fordismo e l’avvento del Toyotismo. Se prima la comunicazione avveniva in modo monodirezionale, con le nuove teorie dell’organizzazione si dà maggiori importanza alla comunicazione
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che può avvenire anche in modo bottom-up. Da quando si è compreso che i fattori motivanti per i lavoratori non erano solo correlati al salariato si è compreso l’utilità di comunicare con loro. La comunicazione porta importantissimi benefici di tipo sociale ed economico. È possibile scindere la comunicazione di un’organizzazione in “comunicazione interna” e “comunicazione esterna”. La comunicazione interna si inserisce nelle contesto relazionale che avviene tra organizzazione e forza lavoro, manager e collaboratori, tra i vari organi aziendali, ma anche le relazioni con le famiglie dei dipendenti, i fornitori e concessionari. Attraverso la comunicazione interna si coinvolgono emotivamente i collaboratori, si diffondono valori che vanno a fondare la base delle azioni intraprese per il raggiungimento del fine aziendale. Oggigiorno, se l’obiettivo del management rimane quello di trattenere i propri dipendenti, allora deve creare un ottimo sistema di comunicazione. Un sistema di comunicazione efficiente è sinonimo di qualità e di un buon ambiente lavorativo. Una buona comunicazione è fondamentale per inculcare quelli che sono i valori aziendali. Se il lavoratore è messo in condizione di entrare a conoscenza con quelli che sono i punti cardini dell’identità aziendale sarà ancora più facile individuare il fine del suo operato. Svolge quindi una funzione motivazionale, se stimolato attraverso la comunicazione, un lavoratore può produrre molto di più rispetto ad un ambiente lavorativo dove la mission aziendale è quasi dimenticata o data per scontata. Il lavoratore ha bisogno di avere sotto i propri occhi i numeri, i risultati del proprio lavoro. È questa la vera spinta motivazionale. Se in epoche precedenti la nostra si è pensato il fattore economico come unica spinta motivazionale oggi si può affermare che a motivare le persone sono ben altri fattori tra cui anche quello economico. Il desiderio di crescita, il riconoscimento da parte dei propri superiori per un lavoro ben svolto, l’approvazione e la messa in atto di una propria idea fa sentire il lavoratore rispettato, ben voluto ed importante per l’intera organizzazione. La comunicazione interna di oggi ha l’importante potere di far sentire sicuri i lavoratori. La sicurezza del posto di lavoro, la stabilità economica, la consapevolezza di poter essere tutelati dall’organizzazione per cui si collabora, rappresenta uno dei fattori
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motivanti. È chiaro che la comunicazione deve avvenire in maniera costante, è un qualcosa che non può e non deve essere trascurata.
La comunicazione svolge la sua funzione anche dal punto di vista organizzativo. Attraverso di essa, i diversi livelli dell’organizzazione devono poter scambiare informazioni, verticalmente e orizzontalmente. A tutti i livelli deve essere garantita la possibilità di esprimere le proprie idee, in modo tale da influenzare gli altri attraverso la propria conoscenza o esperienza. Da questo punto di vista i manager hanno il compito di creare un sistema di informazione e comunicazione capace di coinvolgere tutto il personale. Ogni membro deve sapere quali sono state le decisione prese in determinati contesti. Quest’ultimo potrà attuare, ai fini organizzativi, azioni coerenti a tali informazioni.
Nei contesti organizzativi dove è sviluppato un buon sistema di comunicazione, i processi lavorativi avvengono in maniera fluida, gli stessi colleghi riescono a conoscersi meglio l’un l’altro. Si verifica infatti un aumento della percezione della propria dimensione e delle proprie capacità26.Questo permette di creare un
ambiente più collaborativo dove i colleghi tra loro si aiutano a vicenda. In questo modo i conflitti interni diminuiscono e se pur si verificano, con una buona comunicazione si riescono a trasformarli in qualcosa di costruttivo. La comunicazione dal punto di vista del fattore socio-relazionale è davvero importante affinché le persone decidano di restare o andar via da un organizzazione. Si può anche avere un buono stipendio, ma se il clima organizzativo non è dei migliori il lavoratore tenterà ad andare via. È inevitabile la nascita di discussioni quando si lavora fianco a fianco tutti i giorni ed è pertanto utile saper comunicare ed affrontare i problemi volta per volta. Accumulare problematiche senza che queste vengano affrontate può portare il lavoratore in una fase di stress che comporta in maniera negativa l’operato di quest’ultimo.
26 Cfr. http://mercatifinanziari.postlauream.luiss.it/files/2012/03/Lezione-23-novembre-2012- Casalino.pdf VISITATO 15/05/2017
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La comunicazione interna come si è detto ha l’importante capacità di far avvertire un senso di benessere ai dipendenti. È importante quindi implementare un ottimo sistema di comunicazione. Da studi si capisce che le persone più soddisfatte a lavoro sono quelle che hanno la possibilità di comunicare in maniera diretta e face to face con i capi. Un ottimo sistema di comunicazione interno tende ad un’interattività tra tutti i componenti dell’azienda. Comunicazione interna è quindi una conseguenza di quello che è il concetto di qualità totale, ma è anche la base di quella che è la gestione del personale aziendale. È infatti attraverso la comunicazione che si gestiscono e soprattutto si sviluppano le qualità dei singoli. Marco Gianni affrontando la questione afferma che: «ogni innovazione passa quindi attraverso le persone, che devono condividere le ragioni, comprendere i meccanismi di funzionamento, attuarla nei loro comportamenti quotidiani27». In
questa affermazioni è chiaro che le finalità di un intervento di gestione del personale possono essere percepite in modo positivo e quindi essere accettate, ma nel peggiore dei casi, possono essere interpretate in modo differente e che quindi la risorsa possa comportarsi in un modo inaspettato. È per tale motivo che il sistema di comunicazione deve essere implementato nel migliore dei modi cercando di eliminare sistemi di intermediazioni e affrontato le scelte operative con il confronto faccia a faccia. Una scarsa comunicazione può provocare effetti indesiderati, un’ottima comunicazione da i risultati attesi. Detto ciò appare evidente che la comunicazione è un mezzo importantissimo per attrarre nuove risorse e coinvolgere sempre di più chi già fa parte dell’organizzazione.
1.10.1 Comunicazione all’interno del gruppo
Nel corso della nostra vita entriamo ed usciamo continuamente da cerchie, gruppi di persone, con i quali noi interagiamo continuamente. Ciascuno di noi cerca di soddisfare il desiderio di sentirsi valido e importante ricorrendo innanzitutto alle risposte dalle persone a noi vicine. Uno dei gruppi a cui noi teniamo di più è quello
27GIANNINI M., politiche della qualità, coinvolgimento del personale e dinamica organizzativa,
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lavorativo, passando con loro gran parte della giornata. È pertanto importante per ognuno di noi sentirsi dire frasi che ci fanno capire di essere ben voluti ed importanti nel gruppo. Bisogna quindi saper comunicare per ottenere il massimo da un gruppo. Con la creazione di piccoli gruppi i rapporti tendono ad instaurarsi in maniera informale e più amichevole ed per questo che secondo Likert: la direzione industriale dovrebbe proporsi di creare diversi gruppi efficaci collegandoli in una sola organizzazione attraverso persone che partecipano contemporaneamente a diversi gruppi28. Ciò che resta importante nella
comunicazione all’interno di un gruppo è che tutti i membri si sentano liberi di comunicare tutto ciò che ritengono opportuno, al di là della posizione che essi occupano all’interno del gruppo. Allo stesso tempo devono garantire l’ascolto al resto dei membri.
Se viene a mancare un buon sistema di comunicazione non ci saranno tutti i presupposti affinché il lavoratore possa sentirsi pienamente soddisfatto del suo luogo di lavoro. La comunicazione è il mezzo più potente per togliere tutte le ostilità tra collaboratori e rendere un ambiente di lavoro dove per ogni lavoratore svolge le proprie funzioni in maniera del tutto serena.
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