Il controllo di gestione è un meccanismo operativo volto a guidare la gestione di un’organizzazione verso obiettivi prefissati, rilevando, attraverso la misurazione di appositi indicatori, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti e informando di tali scosta-menti gli organi responsabili, affinché possano decidere e attuare le opportune azioni correttive.
Tale tipologia di controllo prevede quindi la definizione di obiettivi quantitativi (generalmente espressi in termini monetari di “costo”) per l’organizzazione e per le sue unità organizzative (ad es.
produzione, manutenzione, ecc.) e l’associazione degli obiettivi a responsabili delle unità organizzative, i quali saranno valutati in base al raggiungimento degli stessi. È un approccio molto diffuso all’interno delle organizzazioni che viene solitamente esteso anche all’ambito energetico attraverso la definizione di un budget energetico, in tal modo per molte organizzazioni il controllo dei costi diviene la ragione principale per avviare la gestione dell'energia.
Tale approccio è facilmente riconducibile al più generale metodo Plan-Do-Check-Act proposto dalla norma ISO 50001 sui Sistemi di Gestione dell’Energia nell’ambito della quale può dunque essere facilmente integrato.
1) Definizione degli obiettivi. La definizione degli obiettivi in ambito energetico si concretizza generalmente nella definizione di un budget energetico per l’intera organizzazione e per le sue unità organizzative. L’organizzazione viene a tale scopo suddivisa in centri di responsabilità spesso denominati centri di costo per l’energia. Il budget energetico va inteso come strumento di previsione degli andamenti economici e finanziari della gestione nel periodo futuro (controllo amministrativo) e come una indicazione degli obiettivi da raggiungere (controllo tecnico).
2) Misura dei risultati. La misurazione dei risultati coinvolge direttamente i sistemi informativi dell’organizzazione che devono essere in grado di fornire le informazioni, contabili e no, necessarie all’analisi dei risultati economici energetici e all’individuazione delle responsabilità associate ai risultati ottenuti.
3) Analisi degli scostamenti. L’analisi degli scostamenti è il confronto tra gli obiettivi preposti e i risultati effettivamente conseguiti e viene generalmente effettuata a periodi di tempo regolari in modo da “controllare” l’evoluzione del sistema. Deve quindi basarsi su uno strumento tecnico contabile di scomposizione delle differenze tra gli obiettivi economico-finanziari di budget e i risultati effettivamente conseguiti e indagare le cause del non realizzarsi di un risultato previsto nel budget in modo da supportare l’individuazione delle azioni più adeguate a correggere la gestione. Eventuali differenze tra budget e consuntivo possono essere dovute a una non efficiente o efficace gestione, ma potrebbero essere dovute anche al modificarsi di condizioni generali che hanno reso impossibile il raggiungimento del risultato pianificato.
4) Azioni correttive. Le azioni correttive da intraprendere saranno quindi di diversa natura a seconda del caso in cui si ricade:
In caso di gestione inadeguata, le azioni correttive dovranno essere rivolte verso il tentativo di rendere più efficace ed efficiente l’operato dell’organizzazione correggendo la rotta verso l’obiettivo fissato.
In caso di condizioni esterne incontrollabili, i: le azioni potrebbero anche puntare a correggere gli obiettivi alla luce della loro manifesta impossibilità a essere raggiunti.
L’attuazione del controllo di gestione richiede una struttura organizzativa con responsabilità definite relativamente ai diversi aspetti che concorrono a determinare il costo energetico complessivo e un sistema informativo che renda disponibili tutte le informazioni necessarie per misurare il raggiungimento degli obiettivi con un livello di analiticità adeguato a poter attribuire i risultati ottenuti alle diverse responsabilità, contabilità generale, ovvero l’insieme di rilevazioni sistematiche relativi a rapporti di scambio (analizzati sotto l’aspetto economico e finanziario) che l’azienda intrattiene con l’ambiente esterno e contabilità analitica, ovvero il sistema di rilevazioni utilizzate con differenti metodologie per la determinazione di costi, ricavi o risultati analitici.
13.1. L
A DEFINIZIONE DEI CENTRI DI RESPONSABILITÀ E DEI COSTI STANDARDIl sistema energetico di un’organizzazione, indipendentemente dalla sua natura di servizio o industriale, è costituito da tutti gli elementi che provvedono, a partire dalle fonti energetiche acquistate dall’esterno, a fornire energia per le diverse attività da svolgere. Il budget dell’energia può quindi essere considerato come un budget settoriale che si riferisce all'attività di particolari aree dell’organizzazione che trattano o consumano energia e dovrebbe poter essere scomposto in relazione ai centri di responsabilità (o centri di costo). • Generalmente ciò riconduce, soprattutto nell’applicazione ai siti industriali, a una ripartizione tra:
Centri di generazione e distribuzione: responsabili del consumo delle energie primarie di cui l’organizzazione si approvvigiona (energia elettrica dalla rete, combustibili ecc.)
Centri utente: responsabili del consumo dei vettori energetici (elettricità, acqua calda o fredda, aria compressa ecc.) che vengono utilizzati per la realizzazione delle diverse attività dell’organizzazione.
La misurazione delle prestazioni energetiche non può prescindere dall’analisi lungo il perimetro di delimitazione del centro di costo energetico della relazione tra l’impiego di risorse energetiche (costi) e l’entità dei risultati ottenuti (volumi di produzione, ore di apertura degli uffici ecc.), che rappresenta un indicatore di produttività, e/o il rapporto tra le risorse energetiche utilizzate e le risorse energetiche che sarebbero dovute essere utilizzate a parità di output, vale a dire un indicatore di efficienza.
SISTEMA STANDARD
Per misurare correttamente le prestazioni economiche è necessario definire un sistema di standard in grado di determinare il consumo di fattori produttivi in relazione ai risultati attesi. Esso deve basarsi su dati reali provenienti dal campo e deve seguire l’evoluzione dell’organizzazione spingendola quindi verso il miglioramento continuo. È quindi necessario un adeguato sistema di misura di costi e consumi energetici
Costo standard: “Configurazione di costo che, per le sue specifiche caratteristiche di determinazione e di programmazione, è ricavata in base a variabili considerazioni gestionali del sistema aziendale a cui essa si riferisce e secondo prestabiliti parametri di efficienza che l’intera azienda (o un suo singolo centro di responsabilità) intende raggiungere.”
I costi standard ideali sono quelli che possono essere raggiunti solo in condizioni teoriche o in circostanze ottimali, con le migliori condizioni di produttività dei fattori. Sono quindi utilizzati da metodologie orientate a migliorare l’efficienza dell’organizzazione.
I costi standard pratici, invece, possono verificarsi in concreto in quanto determinati attraverso un’analisi empirica dei costi effettivamente verificatisi nell’organizzazione e si riferiscono a un determinato livello di servizio (per esempio volume produttivo) considerato per l’analisi. Questi costi tengono quindi conto anche di un certo livello di inefficienza considerato “naturale” dal processo di gestione e sono quindi quelli più significativi ai fini di un effettivo cambiamento gestionale che miri a più elevati livelli di efficienza.
È possibile ricorrere a costi standard fondati su dati storici (basati sul comportamento medio delle misurazioni economiche dei fattori produttivi a cui si riferiscono), a costi standard attesi (in cui si effettua una correzione in base al livello di efficienza ritenuto raggiungibile in base alle condizioni in essere), a costi standard di base (che riflettono le normali condizioni gestionali in cui si svolgono i processi) e ad altri tipi di standard basati principalmente su valori medi di periodi pregressi ritenuti significativi. La loro determinazione dipende quindi dai sistemi contabili e informativi esistenti all’interno dell’organizzazione. Nonostante l’attenzione che si ripone nella loro stima, i valori determinati di costo standard pratico hanno un periodo limitato di significatività e validità di controllo che dipende dalle dinamiche di cambiamento del sistema.
Costo unitario standard. La definizione di un costo unitario standard e unico dell'energia consente di effettuare l’attribuzione dei costi totali basata sull’effettivo utilizzo dell'energia da parte dei diversi centri di responsabilità. I costi energetici possono in tal modo essere facilmente classificati per origine e per destinazione.
13.2. I
LS
ISTEMAI
NFORMATIVO PER L’E
NERGIA(E
NERGYI
NFORMATIONS
YSTEM– EIS)
Un sistema informativo per l’energia non consiste solamente in alcuni contatori e un PC, ma comprende tutte le procedure organizzative e i metodi che gli consentono di operare e che sono fondamentali per tradurre i dati raccolti in informazioni utili in grado di supportare il processo decisionale dell’organizzazione.
Esiste una vasta gamma di soluzioni per realizzare un E.I.S dipendenti prima di tutto dall’ambito in cui il sistema opera (singolo processo, singolo sito di piccole dimensioni, sito di medio o grandi dimensioni o complesso sistema multi-sito). La scelta dovrà tenere conto delle necessità dell’organizzazione risultando un compromesso tra i benefici (risparmi energetici conseguibili con un più approfondito sistema di monitoraggio e controllo) e i costi (investimento iniziale e ai costi di esercizio che sono influenzati principalmente dal numero e dalla tipologia di contatori installati e dalla presenza di eventuali sistemi automatici).
Il piano di misurazione potrà essere più o meno esteso in base alle dimensioni e alle necessità della singola organizzazione, ma dovrebbe contenere almeno:
Dati da raccogliere
Dati di consumo: essenziali per comprendere come vengono generati i costi energetici e come possono essere ridotti;
Dati di costo: la maggior parte degli obiettivi sulle prestazioni energetiche è, infatti, espressa in termini di costo;
Fattori energetici o driver di consumo energetico: sono variabili in grado di influenzare il consumo energetico di un sistema, come le condizioni ambientali per gli edifici e i volumi di produzione per i siti industriali;
Modalità di raccolta dei dati: fatture, misurazioni dirette, manuale o elettronica;
Frequenza di raccolta dei dati: modalità di raccolta e dalla tecnologia di misurazione;
Metodi di misura:
Misurazione diretta: è l'opzione che andrebbe sempre preferita, fornisce dati più accurati;
Ore di funzionamento: utilizzato per utilizzatori che operano a carico noto e costante
Misurazione indiretta: l'informazione proveniente dal contatore viene combinata con altre misure fisiche per fornire la stima del consumo di energia
Per differenza: la misura è ottenuta come differenza tra la misura dei consumi totali misurati e la misura dei consumi della parte restante
Stima: si può ricorrere a una stima dei consumi degli utilizzatori moltiplicando la potenza di targa delle apparecchiature per il tempo di utilizzo e un apposito fattore di correzione che tenga conto che il carico non è costante.
Prima di tutto, è bene comprendere che vi sono due tipologie di analisi che possono condividere alcune tecniche ma presentano caratteristiche ben differenti:
Analisi di routine: finalizzata alla gestione ordinaria del sistema e quindi all’individuazione di scostamenti da quanto preventivato. Per sua natura può essere facilmente automatizzata o affidata a personale senza conoscenze specifiche di gestione dell’energia.
Analisi investigativa: è finalizzata a uno studio approfondito e specifico di un sistema o più spesso di una sua parte. È un tipo di analisi che potrebbe essere effettuata periodicamente per riesaminare l’efficacia del sistema o una tantum per indagare a seguito di scostamenti eccezionali evidenziati dall’analisi di routine. Questo tipo di analisi richiede un livello elevato di conoscenze specifiche nella gestione dell'energia.
13.3. P
IANIFICAZIONE E CONTROLLO DELB
UDGETE
NERGETICODeterminare il budget energetico per un’organizzazione consiste nel conoscere i costi consuntivi annuali dei precedenti esercizi ed essere in grado di effettuare una previsione dei costi per il nuovo anno di esercizio (budget a preventivo) tenendo conto di elementi derivanti dalla propria programmazione e in particolare degli obiettivi di miglioramento che ci si propone per l’anno successivo e di eventi non controllabili che influenzeranno le condizioni operative (domanda di mercato/volumi di produzione, dinamiche dei costi e dei prezzi ecc.).
Il budget a preventivo diventa quindi il riferimento per la successiva fase di verifica che si occuperà periodicamente di confrontarlo con il budget a consuntivo che verrà determinato periodicamente in base ai costi effettivamente sostenuti. Viene effettuata generalmente alcuni mesi prima dell’ingresso nell’esercizio oggetto del controllo e richiede i seguenti passi:
1. Previsione del valore dei fattori energetici alla base dei consumi del sito per l’anno di riferimento;
2. Previsione dei consumi energetici dei centri utente attraverso i modelli di previsione del sistema informativo per l’energia e ottenuti dalla caratterizzazione energetica basata sui dati storici;
3. Determinazione del quantitativo di energia primaria da acquistare a partire dai consumi dei centri utente attraverso i modelli di previsione dei consumi di energia primaria dei centri di generazione e distribuzione al variare della quantità di vettore energetico fornito;
4. Determinazione del costo di energia primaria sulla base degli accordi contrattuali in vigore per l’anno in esame e calcolo del budget standard comprensivo dei costi di gestione dei centri di generazione e trasformazione;
5. Valutazione delle varianti pianificate di utilizzo per la correzione del budget standard e la determinazione del budget preventivo.
ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI
L’analisi degli scostamenti (detta anche calcolo delle varianze) è uno strumento tecnico contabile di scomposizione delle differenze tra obiettivi economico-finanziari di budget e risultati effettivamente conseguiti. È utilizzato per comprendere le ragioni dello scostamento dal budget del consuntivo.
L‘obiettivo è quello di riuscire ad attribuire le diverse componenti dello scostamento ai diversi ambiti decisionali nell'organizzazione rappresentati dai centri di responsabilità: centri utente (budget come il prodotto tra la quantità richiesta dei singoli vettori energetici da parte del centro e il loro costo unitario standard dell’energia) e centri di generazione e distribuzione (budget come il costo dell’energia primaria acquistata per soddisfare i fabbisogni del centro stesso più i relativi costi di gestione)
Durante l’esercizio di riferimento del budget preventivo, si provvede periodicamente (ad es. ogni mese) a confrontare il budget a preventivo con i costi a consuntivo (risultato di gestione). Il confronto diretto di questi termini però non permette di distinguere gli scostamenti dovuti a inefficienze dei centri di responsabilità da quelli dovuti alla variazione delle variabili al contorno.
Budget flessibile. Si tratta di un budget che riproduce, per i diversi livelli di attività, gli obiettivi di costo che l’impresa dovrebbe raggiungere a parità di efficienza interna nell’utilizzo degli input produttivi e di efficacia esterna negli acquisti. Il budget flessibile può essere calcolato come la spesa ammessa, per il livello delle attività a consuntivo, calcolata applicando gli stessi criteri ottenuti in fase di formulazione del budget a preventivo ai valori dei fattori energetici riscontrati nella realtà.
Lo scostamento tra consumi a consuntivo e consumi a budget sarà dunque in generale dovuto a due contributi facilmente determinabili una volta noto il consumo a budget flessibile :
Delta fattore energetico: contributo dovuto al fatto di aver operato in condizioni differenti da quelle previste, pari a:
Δ = −
Delta utilizzo non pianificato: contributo dovuto al fatto di aver operato con una efficienza differente da quella obiettivo:
Δ = −
Delta prezzo: è dovuto alla differenza tra costi unitari standard a budget e costi unitari standard a consuntivo e può essere dovuto a prezzi effettivi di acquisto dell’energia diversi da quelli preventivati:
Δ = ∙ ( − )
Nel caso in cui però si manifestino eventi imprevisti che modifichino le condizioni nell’ambito delle quali l’organizzazione si trova a operare, può essere utile modificare il budget in corso d’anno per tenerne opportunamente conto. La modifica degli obiettivi è infatti a tutti gli effetti una delle possibili azioni correttive del processo di controllo ed è quella più idonea nel caso in cui gli scostamenti siano al di fuori del controllo dell’organizzazione. Al budget iniziale si affiancato dunque un nuovo valore di budget, denominato rolling budget, che può essere ricalcolato più volte durante il periodo contabile e con orizzonti temporali differenti.
13.4. A
NALISI DI PERFORMANCE ATTRAVERSO GLI INDICATORIA partire dalle grandezze definite è utile introdurre un sistema di indicatori che permettono di illustrare il comportamento del sistema energetico in esame.
Indicatore di budget (I livello):
= −
Indicatore delle condizioni operative (II livello):
= −
Un valore di ICO maggiore/minore di zero indica che a causa del manifestarsi di condizioni operative differenti dal previsto è ragionevole che il costo a consuntivo sia, rispettivamente, maggiore/minore del budget previsto
Indicatore contributo dell’interazione (III livello):
Per comprendere il contributo dei singoli fattori che ha determinato il valore finale dell’indice è opportuno introdurre ulteriori indicatori di terzo livello. I singoli contributi possono essere determinati ricalcolando il budget in condizioni che differiscono da quelle considerate a preventivo solo per la variazione della condizione di cui si cerca il contributo. Ovviamente i singoli contributi così definiti non tengono conto dell’interazione dovuta al fatto che i parametri corrispondenti alle singole condizioni si moltiplicano tra loro. Tale effetto richiederà dunque l’introduzione di un ulteriore indicatore, che ovviamente sarà pari a:
= −
A questo punto, abbiamo a disposizione tutti gli strumenti per localizzare le cause di eventuali scostamenti dal budget e per provvedere ad apportare eventuali modifiche.
Indicatore dell’utilizzo dell’energia:
= −
> 0 : il sistema ha presentato dei consumi più elevati del previsto a parità di condizioni operative e ciò potrebbe indicare la presenza di perdite di efficienza energetica. Sarebbe dunque opportuno individuare le fasi del processo produttivo e/o le famiglie di prodotti interessate dal peggioramento delle prestazioni energetiche utilizzando i dati storici registrati (per esempio consumo energetico per lotto di produzione) e condurre un’indagine approfondita con i centri di responsabilità interessati per comprenderne le cause.
< 0: il sistema ha presentato delle prestazioni energetiche migliori, è dunque in atto un miglioramento che dovrebbe essere reso stabile.