Funzionalità disponibile al punto di menù “Misure di sicurezza – Sorveglianza sanitaria – Disponibilità e prenotazione visite” e tramite opzione omonima al punto di menù “Misure di sicurezza – Sorveglianza sanitaria – Gestione visite mediche”.
Consente di programmare le disponibilità giornaliere e orarie dei medici secondo un criterio stabilito dall’utente. Di seguito le principali caratteristiche.
Calendario disponibilità
• La maschera propone un calendario, di default posizionato sulla data di consultazione, che mostra tutte le visite e le disponibilità dei medici già definite.
• Per ogni visita viene riportato sul calendario l’orario di inizio di ogni slot della visita (o dell’inizio della visita nel caso della visione mensile) e il medico incaricato. Nel caso delle visioni settimanali/giornaliere al posto del medico viene mostrato il nominativo del soggetto convocato (nel caso in cui lo slot sia occupato), oppure la dicitura “Disponibile” nel caso in cui lo slot sia libero.
• Ogni visita può apparire sul calendario con colori differenti:
o verde – Visita fissata con posti disponibili per convocare soggetti;
o rosso – Visita fissata senza più posti disponibili (la programmazione è completa);
o grigio – La visita è prevista secondo le disponibilità inserite, ma non è ancora stato convocato nessun soggetto. Nelle visioni giornaliere/settimanali indica che lo slot è libero;
o Nessun colore – Visita/Giornata annullata in cui non è possibile convocare soggetti.
• L’opzione “Escludi slot senza disponibilità” consente di escludere dal calendario le visite di colore rosso (programmate e complete).
• Lo zoom “Medico/struttura” consente di filtrare il calendario mostrando solo le visite gestite dal medico indicato.
• È possibile modificare la vista a calendario scegliendo fra le opzioni Giornaliero, Lavorativo (settimanale, esclusi sabato e domenica), Settimanale o Mensile. Le opzioni Giornaliero, Lavorativo e Settimanale mostrano le diverse fasce orarie disponibili per ogni visita.
• Cliccando su uno slot o su una visita viene aperta una maschera di dettaglio:
o Vengono mostrate le fasce orarie della visita, evidenziando tutti gli slot disponibili e altre informazioni relative alla visita (posti disponibili, posti prenotati, medico, data). All’interno della griglia vengono mostrate tutte le fasce orarie disponibili ed è possibile consultare i soggetti già prenotati per una visita attivando l’opzione “Visualizza tutti gli slot”.
o Tramite il link “Annulla convocazione” è possibile rimuovere il soggetto dalla convocazione e rendere lo slot nuovamente disponibile.
o Selezionando uno slot occupato da un partecipante è possibile indicare la motivazione degli accertamenti, accedere alla maschera “Esami del soggetto”, procedere all’invio mail per l’informativa al partecipante e inserire delle note in merito alla convocazione.
o Selezionando uno slot vuoto è invece possibile indicare un soggetto da convocare e confermare tramite pulsante “Convoca”.
o Tramite l’opzione “Aggiungi slot orario” è possibile aggiungere uno slot orario in coda a quelli previsti dalla regola di programmazione della disponibilità impostata. Il sistema inserisce uno slot orario avente “Ora inizio” e “Ora fine” impostate automaticamente con la durata pari a quella impostata nel campo “Visite da programmare ogni <xxx> minuti” e ora inizio successiva all’ultimo slot orario previsto dalla programmazione. Inoltre, se necessario, il sistema modifica i parametri di convocazione all’interno della maschera “Convocazioni” della visita medica, aggiornando in particolare i campi “Ora fine” e “Minuti fine” con l’orario dell’ultimo slot inserito.
o Tramite l’icona è possibile disattivare uno slot orario: in questo caso lo slot orario sul quale si è agito non sarà più disponibile per la convocazione di un soggetto (sia dalla maschera
“Disponibilità e prenotazione visite” che dalla maschera di convocazione della visita medica) e sarà presente l’icona . Nel caso in cui, per lo slot orario disattivato sia presente un convocato, il sistema annulla automaticamente la convocazione all’interno della maschera “Slot orari disponibili del <data visita>” ed elimina la convocazione corrispondente dalla maschera
“Convocazioni”. NOTA BENE: Se si modificano manualmente gli orari di inizio e fine convocazione nella maschera di convocazione alla visita, oppure si modifica l’intervallo di convocazione, questa opzione non funziona. Per il funzionamento corretto, gli orari di inizio e fine della convocazione del soggetto, devono combaciare esattamente con quelli dello slot orario disattivato.
o Tramite l’icona è possibile rendere disponibile uno slot orario disattivato in precedenza per la convocazione dei soggetti. Attivando questa icona, verrà mostrata l’icona e sarà quindi possibile convocare dei soggetti per quella fascia oraria.
o Tramite l’opzione “Annulla giornata/visita” è possibile disattivare tutti gli slot orari presenti:
verrà mostrata l’icona per tutti gli slot orari previsti e saranno annullate tutte le convocazioni dei soggetti eventualmente effettuate sugli slot orari. Non sarà possibile convocare alcun soggetto. Sul calendario di “Disponibilità e prenotazione visite”, la cella relativa a questa giornata verrà mostrata senza alcun colore. Inoltre, nella maschera di convocazione della visita, verrà mostrata la dicitura “ATTENZIONE! Giornata non disponibile” e non sarà possibile convocare alcun soggetto.
o Tramite l’opzione “Rendi disponibile giornata/visita” è possibile rendere disponibili tutti gli slot presenti per la convocazione dei soggetti. L’opzione viene mostrata solo se in precedenza era
stata attivata l’opzione “Annulla giornata/Visita”. Per tutti gli slot orari verrà mostrata l’icona e sarà quindi possibile convocare dei soggetti per gli slot orari presenti.
Inserisci disponibilità
Consente di inserire una nuova disponibilità per un determinato medico o struttura sanitaria:
• Selezionare il medico competente o struttura sanitaria e la tipologia della visita;
• Definire la disponibilità oraria, con eventuale orario di pausa entro il quale non potranno essere programmate visite.
• Definire il criterio di ricorrenza secondo il quale potranno essere pianificate le visite:
o Settimanale – consente di indicare i giorni della settimana in cui il medico è disponibile per la programmazione delle visite mediche. È possibile definire anche ogni quante settimane avvengono le visite (campo “Ricorre ogni”).
o Giornaliera – consente di indicare ogni quanti giorni avvengono le visite (campo “Ricorre ogni”).
Attivando il flag “Ogni giorno feriale” invece viene definita la disponibilità per la programmazione delle visite ogni giorno dal lunedì al venerdì.
• Indicare l’intervallo di ricorrenza ossia il periodo temporale entro cui la pianificazione indicata dev’essere ripetuta (campi “Dal” e “Al”).
Punti di attenzione
• Nel caso in cui l’utente non sia abilitato alla visione di determinati soggetti convocati a causa di filtri di popolazione impostati sull’entità azienda o soggetto, nello slot occupato non verrà mostrato il nominativo di tale partecipante ma verrà mostrata la dicitura “Fascia oraria occupata”.
• Le visite create tramite periodicità saranno visibili e disponibili anche tramite il punto di menu “Gestione visite mediche”, ma solo nel caso in cui la visita abbia almeno un soggetto convocato. Le disponibilità senza convocati scompaiono una volta che queste raggiungono la data odierna (o risultino passate).
• All’interno di una singola pianificazione non è possibile specificare orari differenti. Nel caso in cui fosse necessario indicare due fasce di orari differenti per lo stesso medico (anche negli stessi giorni già indicati nella prima pianificazione), è necessario crearne una seconda.
• Per le visite gestite tramite “Disponibilità e prenotazioni visite” non è consentito utilizzare la funzione di
“Ricalcola orari” all’interno del punto di menu “Gestione visite mediche” nell’utilità “Convocazioni”. Questo provocherebbe un ricalcolo degli slot per i soggetti già convocati andando a modificare il loro orario.
• A seconda delle impostazioni attive sull’impianto, in fase di convocazione su uno slot futuro, se il soggetto che si sta convocando risulta già convocato a un’altra visita futura il sistema mostra un messaggio che consente di decidere se mantenere la convocazione di tale soggetto nelle altre visite future oppure se eliminare tali convocazioni. Consultare la sezione “6.6 CONVOCAZIONE LAVORATORI” di questa guida per maggiori dettagli.