Sorveglianza sanitaria e Cartella sanitaria
Manuale per l’utilizzatore
1 INTRODUZIONE _________________________________________________________________ 2 2 SCOPO E CAMPO APPLICAZIONE ____________________________________________________ 3 3 RIFERIMENTI NORMATIVI _________________________________________________________ 4 4 TERMINI E DEFINIZIONI ___________________________________________________________ 6 5 COLLEGAMENTO AD ALTRI PRODOTTI ________________________________________________ 7 6 FLUSSI E FUNZIONALITA’ __________________________________________________________ 8 6.1 ADEMPIMENTI _____________________________________________________________ 9 6.2 CRUSCOTTO ADEMPIMENTI OBBLIGATORI ________________________________________ 11 6.3 HUB ADEMPIMENTI OBBLIGATORI ______________________________________________ 16 6.4 DEFINIZIONE MEDICI E STRUTTURE SANITARIE ____________________________________ 17 6.5 GESTIONE VISITE MEDICHE NEW _______________________________________________ 18 6.6 CONVOCAZIONE LAVORATORI NEW _____________________________________________ 22 6.7 GESTIONE IDONEITÀ _________________________________________________________ 28 6.8 DISPONIBILITÀ E PRENOTAZIONE VISITE NEW _____________________________________ 37 6.9 CONVOCAZIONE CASUALE DRUG & ALCOL ________________________________________ 40 6.10 APPUNTAMENTI SUL CALENDARIO EXCHANGE __________________________________ 43 6.11 MY HSE COMUNICAZIONI ___________________________________________________ 43 6.12 CARTELLA SANITARIA ______________________________________________________ 44 6.13 GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE ______________________________________________ 52 6.14 ALLEGATO 3B ____________________________________________________________ 57 6.15 WIDGET DISPONIBILI NEW __________________________________________________ 63 7 APPENDICE ____________________________________________________________________ 68 7.1 ANAGRAFICHE ______________________________________________________________ 68 7.2 TABELLE DI RIFERIMENTO _____________________________________________________ 68 7.3 NOTIFICHE DISPONIBILI _______________________________________________________ 70 7.4 SICUREZZE E CONI DI VISIBILITA’ ________________________________________________ 72
1 INTRODUZIONE
Il prodotto Gestione della sorveglianza sanitaria mette a disposizione dell'organizzazione strumenti che agevolano il monitoraggio e la gestione della sorveglianza di tutto il personale evitando di incorrere in eventuali sanzioni e garantendo che ogni lavoratore venga periodicamente sottoposto a controllo sanitario per verificare l’idoneità lavorativa sulla base dei rischi a cui è esposto.
Nell'ambito della sorveglianza sanitaria le funzionalità rese disponibili consentono quindi di gestire in modo più semplice e agile:
• La programmazione e l’effettuazione della sorveglianza sanitaria attraverso protocolli sanitari definiti in funzione dei rischi specifici;
• I giudizi di idoneità alla mansione specifica del lavoratore e la comunicazione per iscritto al lavoratore e al datore di lavoro il giudizio di idoneità;
• Istituire, aggiornare e custodire, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria;
• La comunicazione ai lavoratori di informazioni sul significato della sorveglianza cui sono sottoposti ed informarli sui risultati;
• Conservare gli esiti della visita medica allegandoli alla cartella sanitaria e di rischio;
• Consegnare al datore di lavoro e ai lavoratori, alla cessazione dell’incarico, la documentazione sanitaria;
• Elaborare l’allegato 3B.
2 SCOPO E CAMPO APPLICAZIONE
Il presente documento è un manuale per l’utilizzo del prodotto che ha lo scopo di illustrare le funzionalità del prodotto Gestione della sorveglianza sanitaria rese disponibili in Safety Solution in termini di:
• Adempimenti obbligatori relativi alla sorveglianza sanitaria;
• Programmazione delle visite mediche e convocazione dei lavoratori;
• Gestione dei giudizi di idoneità alla mansione;
• Gestione della cartella sanitaria e di rischio;
• Elaborazione dell’allegato 3B;
• Ulteriori funzionalità utili alla gestione della sorveglianza sanitaria, quali ad esempio la convocazione casuale dei lavoratori ai test di screening per alcool e stupefacenti, agenda della disponibilità dei medici per la programmazione delle visite mediche, sincronizzazione degli appuntamenti sul calendario Exchange, la pubblicazione di avvisi ai dipendenti sul gadget My HSE Comunicazioni.
Alcune delle funzionalità, sezioni o informazioni descritte nei paragrafi successivi potrebbero non essere disponibili a seguito delle abilitazioni e dei parametri di impostazione concordati con la vostra organizzazione.
3 RIFERIMENTI NORMATIVI
Tra gli obblighi in capo al datore di lavoro definiti all’articolo 18 del D.lgs. 81/08, due fanno riferimento alla sorveglianza sanitaria:
• comma 1 lett. a): il datore di lavoro è tenuto a nominare il medico competente per l’effettuazione della sorveglianza sanitaria nei casi previsti dal Testo Unico;
• comma 1, lett. g): il datore di lavoro è tenuto a inviare i propri lavoratori alla visita medica entro le scadenze previste dal programma di sorveglianza sanitaria e richiedere al medico competente l’osservanza degli obblighi previsti a suo carico.
Per sorveglianza sanitaria il D. lgs. 81/08 intende l’insieme degli atti medici svolti dal Medico Competente finalizzati alla tutela dello stato di salute e alla sicurezza dei lavoratori, in relazione alle condizioni di salute degli stessi, all’ambiente di lavoro, ai fattori di rischio e alle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.
Alla luce di questo il Medico competente è obbligato a (art. 25 del D.lgs. 81/08):
• collaborare con il Datore di lavoro e il Servizio di prevenzione e protezione alla valutazione dei rischi;
• programmare la sorveglianza sanitaria attraverso protocolli sanitari riferiti ai rischi specifici;
• esprimere i giudizi di idoneità sulla base delle risultanze delle visite mediche;
• istituire, aggiornare e custodire una cartella sanitaria e di rischio conservata con salvaguardia del segreto professionale e custodita nel luogo concordato con il datore di lavoro (i requisiti minimi della stessa sono contenuti nell’allegato 3A del medesimo decreto);
• consegnare al datore di lavoro alla cessazione dell’incarico la documentazione in suo possesso;
• consegnare al lavoratore, alla cessazione del rapporto di lavoro, copia della cartella sanitaria e di rischio;
• fornire informazioni ai lavoratori in merito al significato della sorveglianza sanitaria e dei risultati della stessa;
• comunicare per iscritto, in occasione delle riunioni periodiche, i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria effettuata;
• visitare almeno una volta all’anno gli ambienti di lavoro.
La sorveglianza sanitaria è normata dal Titolo I, Capo III - “GESTIONE DELLA PREVENZIONE NEI LUOGHI DI LAVORO” del D.lgs. 81/08 dall’articolo 38 al 42, e comprende:
a. visita medica preventiva intesa a constatare l’assenza di controindicazioni al lavoro cui il lavoratore è destinato al fine di valutare la sua idoneità alla mansione specifica;
b. visita medica periodica per controllare lo stato di salute dei lavoratori ed esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica. La periodicità di tali accertamenti, qualora non prevista dalla relativa normativa, viene stabilita, di norma, in una volta l’anno;
c. visita medica su richiesta del lavoratore, qualora sia ritenuta dal medico competente correlata ai rischi professionali o alle sue condizioni di salute, suscettibili di peggioramento a causa dell’attività lavorativa svolta, al fine di esprimere il giudizio di idoneità alla mansione specifica;
d. visita medica in occasione del cambio della mansione onde verificare l’idoneità alla mansione specifica;
e. visita medica alla cessazione del rapporto di lavoro nei casi previsti dalla normativa vigente;
f. visita medica preventiva in fase preassuntiva;
g. visita medica precedente alla ripresa del lavoro, a seguito di assenza per motivi di salute di durata superiore ai sessanta giorni continuativi, al fine di verificare l’idoneità alla mansione.
Il medico competente, sulla base della risultanza delle visite mediche, esprime uno dei seguenti giudizi relativi alla mansione specifica:
a. idoneità;
b. idoneità parziale, temporanea o permanente, con prescrizioni o limitazioni;
c. inidoneità temporanea;
d. inidoneità permanente.
Il medico competente è inoltre tenuto a dare copia del giudizio medesimo al lavoratore e al datore di lavoro.
4 TERMINI E DEFINIZIONI
Dashboard: sono tutte le pagine web principali del prodotto dalle quali è possibile gestire le funzioni più utilizzate.
Row layer: icona che su una riga (in una griglia o in un elenco) riporta informazioni aggiuntive proprie dell’elemento selezionato.
RDL: è il rapporto di lavoro.
Relazione Safety: legame tra Azienda e Soggetto, modalità alternativa rispetto all’utilizzo dell’anagrafica Rapporto di Lavoro utilizzabile nei casi in cui si abbia la necessità di censire a sistema una relazione valida solo per l’applicativo Safety Solution, non comune a tutti gli applicativi Zucchetti.
Mansione: insieme delle attività, dei compiti e delle operazioni che un lavoratore è tenuto a svolgere contestualmente alla relazione contrattuale in essere con l’azienda.
Ruolo/incarico: posizione che una persona occupa all’interno della struttura aziendale. L’assegnazione di un determinato ruolo/incarico presuppone competenze specifiche da parte dell’incaricato e comporta per l’incaricato stesso specifiche attività/responsabilità a proprio carico.
Sorveglianza sanitaria: insieme degli atti medici, finalizzati alla tutela dello stato di salute e sicurezza dei lavoratori, in relazione all’ambiente di lavoro, ai fattori di rischio professionali e alle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.
Medico competente: un sanitario in possesso dei titoli professionali e dei requisiti previsti dalla normativa vigente, che collabora alla valutazione dei rischi ed effettua la sorveglianza sanitaria, a tutela dello stato di salute e della sicurezza dei lavoratori.
Cartella sanitaria e di rischio: insieme di documenti, costantemente aggiornati, riportanti informazioni inerenti allo stato di salute, ai risultati delle visite/esami, ai fattori di rischio, al giudizio di idoneità espresso per i lavoratori impiegati in azienda e ulteriori informazioni previste dalla normativa vigente.
Prevenzione: il complesso delle disposizioni o misure necessarie anche secondo la particolarità del lavoro, l’esperienza e la tecnica, per evitare o diminuire i rischi professionali nel rispetto della salute della popolazione e dell’integrità dell’ambiente esterno.
Salute: stato di completo benessere fisico, mentale e sociale, non consistente solo in un’assenza di malattia o d’infermità.
5 COLLEGAMENTO AD ALTRI PRODOTTI
Prodotto Funzionalità integrate
Portale Accesso al sistema e a tutte le funzionalità e i prodotti abilitati.
Archiviazione documentale e archiviazione sostitutiva.
Firma Elettronica.
Sincronizzazione con Exchange.
Base dati comune suite HR Anagrafiche aziende, soggetti e rapporti di lavoro.
Organigramma aziendale.
Estrattore dati.
Base dati comune suite Safety Anagrafiche aziende, soggetti e rapporti di lavoro.
Relazioni Safety.
Mansioni, Incarichi, Luoghi di lavoro, Agenti di rischio.
Raggruppamenti.
ZScheduling Segnalazione di non conformità in termini di rilascio e scadenza del giudizio di idoneità previsto per il lavoratore che deve essere inserito in un turno di lavoro.
6 FLUSSI E FUNZIONALITA’
La gestione delle visite e il rilascio delle idoneità lavorative comportano una serie di azioni conseguenti la cui completezza e corretta esecuzione è di notevole importanza in quanto si tratta sempre di obblighi normativi sanzionabili.
L’introduzione del prodotto Gestione della sorveglianza sanitaria consente di:
• semplificare la comunicazione;
• aumentare la produttività di tutti i settori e i responsabili coinvolti (servizio di prevenzione e protezione, servizio di medicina del lavoro, direzione HR, dirigenti, preposti, ecc);
• ridurre notevolmente i costi di gestione;
• migliorare l'efficienza dei processi.
In tutti i casi previsti dall’art 41 del dlgs 81/08 (visite preventive, periodiche, in occasione del cambio mansione, su richiesta del lavoratore, alla cessazione del rapporto di lavoro nei casi previsti dalla normativa vigente) e sulla base dei protocolli sanitari, il prodotto individua in automatico i destinatari che dovranno essere convocati sia per le visite (specialistiche e di idoneità) sia per gli accertamenti sanitari.
Le funzionalità applicative sono state progettate per agevolare l’intero processo di gestione:
Nei paragrafi successivi vengono illustrate le caratteristiche delle funzionalità proposte a tale scopo dal prodotto Gestione della sorveglianza sanitaria.
Protocolli sanitari
Organizzazione
Visite
Verifica e controllo
Comunicazione
6.1 ADEMPIMENTI
Dal punto di menù “Misure di sicurezza – Adempimenti”, l'utente può creare per ogni protocollo sanitario previsto in azienda un adempimento.
Cliccando sull’opzione “Nuovo adempimento” si apre la maschera di definizione, di seguito illustrata.
Sezione “Definizione”
Consente di indicare le informazioni di base dell’adempimento obbligatorio. In particolare:
• Tipologia – selezionare “Sorveglianza sanitaria”;
• Macro attività – inserire una descrizione per l’adempimento che si intende censire;
• Descrizione breve – inserire una descrizione sintetica dell’adempimento da gestire;
• Valido dal / al – inserire le date di inizio e fine validità dell’adempimento;
• Adempimento attivo – consente di attivare o disattivare l’adempimento. Disattivandolo, non saranno più monitorate le scadenze dell’adempimento stesso;
• In scadenza a breve – indicare, qualora necessario, il numero di giorni di soglia di attenzione.
Indicando un valore N superiore a zero, a partire da N giorni prima della scadenza l’adempimento assumerà status “In scadenza a breve”;
• Per tutti i soggetti – attivare questo flag nel caso in cui l’adempimento debba essere applicato a tutti i soggetti aventi almeno un rapporto di lavoro (o Relazione Safety) attivo e una mansione e/o ruolo sicurezza associata/o, senza necessità di dettagliare la sezione “Filtro per finalità adempimento”.
Sezione “Filtri aggiuntivi”
È possibile definire dei filtri al fine di limitare la popolazione di soggetti sottoposti al controllo delle scadenze dell’adempimento definito:
• Filtra per sesso – consente di definire un adempimento valido per i soli soggetti di sesso maschile, oppure per i soli soggetti di sesso femminile, oppure per entrambi i sessi;
• Filtro per età – consente di indicare il range anagrafico dei soggetti interessati;
• Esami da effettuare alla cessazione – attivando questa opzione nel caso in cui si debba gestire la sorveglianza sanitaria alla cessazione del rapporto di lavoro (o Relazione Safety). In questo caso gli esami indicati verranno richiesti solo all’atto della cessazione (non richiesti al personale attualmente in forza);
• Permanenza nella mansione – la visibilità di questa opzione dipende dal setup della sorveglianza sanitaria (contattare l’amministratore di sistema). Consente di indicare da quanti giorni o mesi o anni i lavoratori devono svolgere una determinata mansione affinché venga richiesta l’effettuazione e il monitoraggio degli esami indicati nell’adempimento stesso.
Sezione “Esami collegati”
• Indicare gli esami con relativa periodicità di effettuazione. È possibile indicare specifiche date di inizio e fine validità dell’esame all’interno dell’adempimento e il range anagrafico cui l’esame selezionato fa riferimento (uno stesso esame può avere periodicità di effettuazione differente a seconda del range anagrafico dei lavoratori che devono essere sottoposti a tale esame).
• Nel caso di sorveglianza sanitaria alla cessazione (flag “Esami da effettuare alla cessazione” attivo) non è prevista l’indicazione della periodicità e del range anagrafico dell’esame indicato.
Sezione “Filtro per finalità adempimento”
• Indicare i luoghi di lavoro (azienda, unità produttiva, area produttiva e comparto) e la finalità cui l’adempimento in gestione fa riferimento.
• Se il flag “Esami da effettuare alla cessazione” non è attivo, le finalità indicabili sono le attività lavorative, le mansioni e i ruoli/incarichi che richiedono il monitoraggio degli esami previsti dall’adempimento stesso.
• Se il flag “Esami da effettuare alla cessazione” è attivo, oltre alle attività e alle mansioni, è possibile indicare come finalità una sostanza pericolosa o un altro agente di rischio (vengono rese disponibili le sole sostanze pericolose e altri agenti di rischio per i quali, nelle rispettive tabelle di definizione, è stata attivata la sorveglianza sanitaria obbligatoria alla cessazione). Non è prevista l’opzione relativa ai ruoli/incarichi in termini di finalità per la sorveglianza sanitaria alla cessazione.
Punti di attenzione
• Se lo stesso esame, con periodicità diverse, è previsto da più protocolli sanitari aventi filtri per finalità diversi, verrà preso in considerazione dal sistema l’adempimento con la periodicità inferiore.
• Il funzionamento del calcolo adempimenti è subordinato alla corretta associazione del tipo soggetto ai lavoratori.
• Gli adempimenti possono essere creati anche tramite utilità “Copia adempimento”, disponibile sulla riga di ogni adempimento precedentemente codificato.
6.2 CRUSCOTTO ADEMPIMENTI OBBLIGATORI
Al punto di menù “Gestione adempimenti - Adempimenti obbligatori” è disponibile un cruscotto che consente di monitorare le scadenze e lo stato degli adempimenti obbligatori. Di seguito il dettaglio in termini di adempimenti relativi alla Sorveglianza Sanitaria.
Azioni disponibili
• Visualizzare l’elenco degli adempimenti
• Stampare, in formato pdf o csv, l’elenco degli adempimenti Filtri disponibili
• Codice azienda/ente: tramite il campo “Cod. Azienda/Ente” è possibile filtrare gli adempimenti per una specifica azienda.
• Filtri sullo stato: Non conformi, In scadenza a breve, Conformi, Annullati.
• Filtri avanzati: consentono di filtrare gli adempimenti in base a caratteristiche più specifiche quali ad esempio la tipologia di adempimento, il livello di esposizione, le mansioni collegate.
• Switch “Visualizza soggetti senza ruoli e/o mansioni”: consente di visualizzare in griglia i soli soggetti che non hanno associata alcuna mansione e/o ruolo. Tra parentesi, ne viene riportato il conteggio.
• Switch “Escludi soggetti con programmazione completa”: consente di nascondere dalla griglia gli adempimenti per i quali è stata effettuata una programmazione completa, ossia aventi “Status programmazione” uguale a “Completa” o “Programmata”.
• Tutti i campi disponibili nelle colonne e i campi disponibili nel row layer Informazioni in colonna e nel box Informazioni aggiuntive
Indicatore dello status:
• “Non conformi” – assumono questo status gli adempimenti che non sono mai stati svolti o per i quali sono state superate le scadenze normative. Vengono considerati inoltre Non Conformi gli adempimenti per i quali ne è stata programmata l’effettuazione in data futura (il soggetto viene considerato Conforme solo ad effettuazione avvenuta, l’eventuale programmazione viene invece indicata nella nuova colonna “Status programmazione” illustrata nei paragrafi successi);
• “In scadenza a breve” – assumono questo status gli adempimenti che sono prossimi alla scadenza, gli esami che sono stati sospesi e gli esami previsti da protocolli sanitari futuri rispetto alla data di consultazione.
• “Conformi” – assumono questo status gli adempimenti per i quali il soggetto, alla data di consultazione, ha effettuato la visita medica e/o gli accertamenti sanitari previsti da adempimenti normativi;
• “Annullato” – assumono questo status gli adempimenti per i quali è stato forzato l’annullamento dell’adempimento previsto da normativa.
• Ragione sociale dell’azienda del RDL (o relazione safety) del soggetto, ragione sociale del lavoratore per il quale è previsto l’adempimento selezionato, tipologia dell’adempimento, eventuale indicazione dei giorni a scadenza ossia del numero di giorni mancanti alla “non conformità” dell’adempimento.
• Status programmazione: fornisce un’indicazione sullo stato della programmazione delle viste mediche per l’effettuazione degli accertamenti sanitari previsti dagli adempimenti obbligatori. Per gli adempimenti di tipo Sorveglianza sanitaria sono previsti i seguenti statu programmazione:
o Da programmare – alla data di consultazione il soggetto non è stato convocato ad alcuna visita per l’effettuazione dell’esame selezionato;
o Completa – alla data di consultazione il soggetto è stato convocato ad una visita che prevede l’esame in questione e che si svolge entro la data di scadenza definita dall’adempimento;
o Completa con indicatore – alla data di consultazione il soggetto è stato convocato ad una visita che prevede l’esame in questione, ma che si svolge oltre la data di scadenza definita dall’adempimento.
• Finalità dell’adempimento, ossia descrizione dell’esame da effettuare.
• Utilità
o Gestione visite mediche: richiama il cruscotto “Gestione visite mediche” al fine di consultare o programmare visite mediche per l’effettuazione degli accertamenti previsti.
o Se è stato attivato lo switch “Visualizza soggetti senza ruoli e/o mansioni” possono essere disponibile le utilità “Associa ruolo e incarico” e/o “Associa mansione”. La prima consente di aprire lo storico ruoli/incarichi di un soggetto privo di ruoli/incarichi associati al fine di associarne uno; la seconda consente di aprire lo storico mansioni di un soggetto privo di mansioni associate al fine di associarne una.
• Row layer : mostra il codice dipendente, codice azienda del soggetto e codice soggetto, data di nascita del lavoratore selezionato, data di validazione e data di scadenza dell’adempimento selezionato, eventuale filiale indicata nel rapporto di lavoro (o relazione safety) del dipendente.
• Informazioni aggiuntive: ogni riga riporta la data di effettuazione dell’esame, l’eventuale variazione di periodicità rispetto a quella prevista da protocollo sanitario, la data delle prossima visita prevista e, nel row layer, il codice della visita medica in cui tale esame è stato sostenuto (se previsto).
Punti di attenzione
• Lo status “Scadenze successive” non è previsto per gli adempimenti relativi alla sorveglianza sanitaria;
• Nel box “Informazioni aggiuntive” viene riportata la dicitura “Esame previsto da un protocollo sanitario futuro”
se l’esame è previsto da un protocollo sanitario futuro rispetto alla data di consultazione;
• Nel box “Informazioni aggiuntive” viene riportata la dicitura “Esame sospeso” se tale accertamento sanitario è stato momentaneamente sospeso.
6.2.1 Dashboard adempimenti
Dal cruscotto “Adempimenti obbligatori”, selezionando l’icona in alto a sinistra, si accede all’elenco delle dashboard disponibili. Di seguito le caratteristiche delle dashboard inerenti alla sorveglianza sanitaria.
Analisi non conformità e scadenza a breve
Questa Dashboard è composta da due grafici che consentono di avere una visione completa dello stato dei soggetti non conformi ( ), dei soggetti in scadenza a breve ( ) e in modo opzionale di quelli assenti ( ) alla data di consultazione:
• Filtri disponibili: codice azienda, codice filiale, includi/escludi gli assenti.
• Grafico a torta: mostra la situazione complessiva degli adempimenti censiti. Passando con il mouse al di sopra dei vari settori del grafico, vengono evidenziati i dati riferiti a tale selezione. Cliccando su un settore, viene contestualmente filtrato l’istogramma.
• Istogramma: ripropone gli stessi totalizzatori divisi per tipologie di adempimento. Se è stata attivata l’opzione “Evidenzia assenti” ne viene data evidenza tramite colonna dedicata nell’istogramma.
È possibile variare la natura del grafico a barre utilizzando l’icona che compare in alto a sinistra passando il mouse all’interno dell’area del grafico e selezionando l’opzione desiderata.
Analisi per filiale
Questa dashboard è composta da due grafici e una tabella e consente di visionare la situazione delle varie tipologie di adempimento suddivise per specifiche filiali:
• Filtri disponibili: Azienda, visualizza Conformi.
• Il primo grafico in alto mostra la situazione complessiva degli adempimenti, suddivisi per specifiche filiali. Passando con il mouse al di sopra delle varie colonne del grafico, vengono evidenziati i dati riferiti a quella specifica selezione. Cliccando su una colonna, vengono contestualmente filtrati il secondo grafico e la tabella.
• Il secondo grafico, in basso a sinistra, mostra la situazione degli adempimenti suddivisi per tipologia di adempimento ed eventualmente filtrata per filiale selezionata nel primo grafico. Selezionando uno specifico settore di questo secondo grafico, viene contestualmente filtrata la tabella. È possibile variare la natura del grafico a barre utilizzando l’icona che compare in alto a sinistra passando il mouse all’interno dell’area del grafico e selezionando l’opzione desiderata.
• La tabella, in basso a destra, fornisce il dettagliato degli adempimenti corrispondenti alle selezioni effettuate nei due grafici, mostrando la ragione sociale dell’azienda e del lavoratore interessato, tipologia di adempimento, finalità, giorni a scadenza e status programmazione.
Calendario scadenze
Questa dashboard permette di avere la visione di un calendario che mostra giorno per giorno lo stato degli adempimenti all’interno del sistema:
• Filtri disponibili: codice azienda e codice filiale.
• La tabella “Attività del” mostra i totalizzatori delle attività presenti per il giorno selezionato.
• La tabella “Attività scadute” mostra i totalizzatori delle attività scadute alla data selezionata.
• La tabella “Attività in scadenza nei prossimi 7 giorni” mostra i totalizzatori delle attività in scadenza nei 7 giorni successivi alla data selezionata.
• La tabella “Attività in scadenza nei prossimi 30 giorni” mostra i totalizzatori delle attività in scadenza nei 30 giorni successivi alla data selezionata.
• È possibile scegliere se visualizzare i totalizzatori per tipologia di adempimento (formazione, informazione, addestramento, sorveglianza sanitaria, D.P.I.) oppure per finalità (Esami, ruoli e incarichi, attività, ecc.).
• In ogni tabella, cliccando sul link posto nella colonna “Tipologia”, si apre la maschera di dettaglio
“Soggetti” con l’evidenza dei lavoratori e degli adempimenti inerente a tale selezione.
• Per selezionare un giorno è sufficiente cliccare sul numero all’interno del calendario e utilizzare le icone delle frecce direzionali per scorrere i mesi. Possibili indicatori nel calendario:
Giorno corrente
Giorno dove sono presenti degli eventi Giorno selezionato
Proiezione annuale scadenze idoneità lavorativa
Lo scopo di questa dashboard è mostrare la progressione delle scadenze in termini di sorveglianza sanitaria e la relativa distribuzione nel corso dell’anno:
• Filtri disponibili: codice azienda e codice filiale.
• In grafico in alto a sinistra mostra la situazione divisa per mese, partendo da quello corrente e mostrando la situazione per tutto l’anno successivo. In aggiunta viene mostrata la colonna “Scaduti”
che mostra tutte le situazioni già al di fuori del periodo di validità e che riguarda il periodo precedente. È possibile variare la natura del grafico a barre utilizzando l’icona che compare in alto a sinistra passando il mouse all’interno dell’area del grafico e selezionando l’opzione desiderata.
• L’elenco in alto a destra mostra gli accertamenti sanitari con il relativo totalizzatore in riferimento a quelli presenti a sistema. È possibile filtrare questo elenco selezionando una mensilità specifica dal grafico a sinistra.
• La tabella nella parte inferiore della maschera mostra il dettaglio dei soggetti coinvolti, con evidenza degli accertamenti sanitari e rispettivo status programmazione. Questi dati possono essere filtrati in base a quanto selezionato sul grafico e/o sull’elenco soprastanti.
Punti di attenzione
• Nella dashboard “Analisi per filiale” la mancata visualizzazione di una o più filiali può dipendere dallo Stato.
Attualmente il sistema prevede che le filiali visualizzate siano italiane.
• Nel grafico “Proiezione annuale scadenza idoneità lavorativa” vengono mostrati esclusivamente i soggetti a cui è associato un esame definito in “Tabelle – Visite e Esami – Esami medici” con tipo “Visita per l’idoneità”.
6.3 HUB ADEMPIMENTI OBBLIGATORI
La pagina Standard “My Organization” fornisce all’utente immediata evidenza delle situazioni non conformi o prossime alla scadenza in termini di adempimenti obbligatori:
• Nella griglia a sinistra, per ogni azienda, viene riportato il totale dei lavoratori che hanno almeno un adempimento con status “Non conforme” o “In scadenza a breve”. Cliccando sulla riga di una determinata azienda, viene pilotata la visualizzazione dei due grafici “Adempimenti non conformi” e
“Adempimenti in scadenza a breve”.
• Il grafico “Adempimenti non conformi” riporta il totale degli adempimenti con status “Non conforme”, suddivisi per range temporale ossia non conformità entro i 7 giorni, non conformità tra 8-14 giorni e non conformità oltre i 14 giorni.
• Il grafico “Adempimenti in scadenza a breve” riporta il totale degli adempimenti con status “In scadenza a breve, suddivisi per range temporale ossia in scadenza entro i 7 giorni, in scadenza tra 8- 14 giorni e in scadenza oltre i 14 giorni.
• Nell’area sottostante ai grafici viene fornito l’elenco dei lavoratori coinvolti. Quest’elenco può essere filtrato selezionando uno o più elementi dalla tabella e dai grafici sopra descritti:
o Per avere evidenza dei lavoratori aventi adempimenti “Non conformi” e/o “In scadenza a breve” nell’ambito della sorveglianza sanitaria, selezionare l’opzione “Solo Sorveglianza sanitaria”.
o Nell’utilità “Dettaglio programmazione”, per il lavoratore selezionato, oltre agli adempimenti di altre tipologie vengono mostrati gli accertamenti sanitari Non conformi e/o In scadenza a breve, con l’indicazione della programmazione eventualmente effettuata.
o L’utilità “Apri Adempimenti obbligatori”, per il lavoratore selezionato, richiama il cruscotto
“Adempimenti obbligatori” filtrato in base a quanto selezionato nell’hub stesso.
o L’utilità “Dati soggetto” richiama l’anagrafica Soggetto del lavoratore selezionato.
Punti di attenzione
• I risultati esposti non tengono in considerazione degli adempimenti relativi a soggetti Assenti alla data di consultazione.
6.4 DEFINIZIONE MEDICI E STRUTTURE SANITARIE
All’interno dell’applicativo è possibile gestire i medici e le strutture sanitarie con cui l’azienda interagisce per la gestione della Sorveglianza Sanitaria attraverso i due seguenti passaggi:
Punti di attenzione
• I luoghi di lavoro indicati in fase di associazione del ruolo di tipo MECO al medico determinano la popolazione di lavoratori che tale medico può gestire. il medico potrà gestire la sorveglianza sanitaria esclusivamente per i luoghi di lavoro che gli sono stati assegnati e non dell’intera azienda.
• Le anagrafiche richiamabili nel punto di menù “Medici/Strutture Sanitarie” sono quelle aventi tipo soggetto MEDIC e ruolo standard MECO correttamente associati.
Creazione anagrafica in "HR Anagrafici - Soggetto" con tipo soggetto standard MEDIC.
Associazione ruolo con tipo standard MECO ("Medico competente").
Nuova anagrafica in “Misure di sicurezza – Sorveglianza sanitaria – Medici/Strutture Sanitarie” richiamando l'anagrafica soggetto precedentemente creata.
Richiamare l'anagrafica soggetto precedentemente creata e indicare se si tratta di un medico o di una struttura sanitaria.
6.5 GESTIONE VISITE MEDICHE NEW
Accedendo al punto di menù “Misure di Sicurezza – Sorveglianza Sanitaria – Gestione visite mediche” è disponibile un cruscotto che presenta le caratteristiche di seguito illustrate.
Programmazione visite mediche
È possibile inserire nuove visite mediche o modificare , visualizzare ed eliminare visite precedentemente codificate.
Le visite esposte nel cruscotto presentano un indicatore di status:
• visita programmata (data successiva alla data di consultazione);
• visita in corso (data uguale alla data di consultazione);
• visita conclusa (data antecedente alla data di consultazione).
In fase di definizione della visita è necessario indicare:
• L’azienda di riferimento;
• La data e il tipo di visita (visita medica per il rilascio dell’idoneità o solo accertamenti sanitari);
• Il medico o la struttura sanitaria ed il luogo della visita;
• Eventuali filtri per unità produttiva e/o mansioni cui la visita si riferisce;
• Esami che verranno sostenuti nell’ambito della visita.
L’elenco delle visite può essere filtrato per data, per status della visita, tramite filtri avanzati e in griglia.
Funzionalità e utilità disponibili
Opzione “Disponibilità e prenotazione visite”: paragrafo “6.8 DISPONIBILITÀ E PRENOTAZIONE VISITE”.
Opzione “Stampa” – “Visite mediche in scadenza”:
• Disponibile in formato PDF e CSV, permette di verificare gli accertamenti sanitari/esami medici scaduti in un determinato periodo temporale.
• È possibile filtrare i dati in base al medico che effettuerà la visita, ai luoghi (azienda, unità, area e comparto) in cui le anagrafiche svolgono la mansione, specifica mansione, specifico accertamento sanitario/esame medico ed in base a un determinato periodo temporale entro il quale estrarre le situazioni in scadenza. È inoltre possibile includere o escludere i soggetti assenti.
• La stampa (compatibilmente con i filtri eventualmente impostati) fornisce evidenza degli accertamenti sanitari scaduti, accertamenti che non sono mai stati sostenuti alla data di elaborazione, accertamenti preassuntivi, accertamenti previsti da un protocollo sanitario futuro, accertamenti non conformi a seguito di cambio mansione/ruolo, accertamenti previsti alla cessazione, accertamenti che alla data di elaborazione non risultano essere conformi ma che hanno già una visita programmata nella quale verranno sostenuti.
Opzione “Stampa” – “Visite mediche periodo”:
• Disponibile in formato PDF e CSV, fornisce l’elenco delle visite mediche programmate in un determinato periodo temporale ed i relativi soggetti che le hanno sostenute.
• È possibile filtrare i dati in base ai luoghi (azienda, unità, area e comparto) in cui i soggetti svolgono la propria mansione, specifica mansione, specifico esame, specifico motivo dell'accertamento sanitario richiesto, specifico giudizio di idoneità, medico che effettua la visita e il periodo temporale da interrogare per visualizzare l’elenco degli accertamenti sanitari effettuati.
• Nella prima pagina della stampa vengono riportati i totali di tutti gli esami medici effettuati nel periodo interrogato. Successivamente vengono riportati i dettagli di ogni visita medica effettuata, le anagrafiche che hanno sostenuto l’esame medico, i relativi motivi dell’accertamento sanitario e i giudizi di idoneità.
Convocazioni: consente di accedere al cruscotto “Convocazioni” per la gestione delle convocazioni dei lavoratori alla visita medica selezionata. Si rimanda al paragrafo “6.6 CONVOCAZIONE LAVORATORI”.
Idoneità: consente di accedere al cruscotto “Gestione idoneità” per la gestione dei giudizi di idoneità dei lavoratori convocati alla visita selezionata. Si rimanda al paragrafo “6.7 GESTIONE IDONEITÀ”.
Documenti: consente di allegare documentazione inerente alla visita definita.
Cartella sanitaria: si rimanda al paragrafo “6.12 CARTELLA SANITARIA” per la gestione della cartella sanitaria in presenza del Modulo SICCAR.
Invio e-mail visite mediche: consente di inviare una mail di avviso relativa alla visita medica selezionata. Nella maschera che viene aperta da questa utilità è necessario:
• Cliccare “Nuovo”, attribuire una descrizione e selezionare uno dei modelli disponibili per l’invio (a seconda dei modelli configurati, è possibile inviare mail ai responsabili diretti dei soggetti convocati, all’azienda o direttamente ai soggetti convocati). È possibile selezionare ulteriori destinatari da includere in CC o CN, modificare l’oggetto e il testo della mail (precompilata come da modello selezionato) e includere degli allegati. Salvare.
• Salvare. Cliccare su “Invia” per procedere all’invio. Eventuali problemi in fase di invio vengono segnalati in “Log errori”. La mail viene inviata ai rispettivi destinatari considerando l’indirizzo e-mail indicato nella sezione “Altri indirizzi” (se non indicato, considera l’indirizzo e-mail indicato nella sezione “Indirizzi”) delle anagrafiche “Soggetto” (per l’invio ai soggetti convocati e ai responsabili diretti) e “Azienda/Ente” (per l’invio all’azienda).
Stampa visite mediche odierne:
• Disponibile in formato PDF consente di visualizzare l’elenco dei soggetti convocati alla visita selezionata. Per ogni soggetto viene fornito il dettaglio degli accertamenti sanitari/esami medici, il motivo dell’accertamento, l’orario di convocazione alla visita (se gestito) e le mansioni svolte.
Stampa cartella sanitaria: per ogni soggetto convocato alla visita consente di stampare in formato PDF (scegliendo se includere o meno i rischi per la sicurezza)
• Il Giudizio di idoneità
• La Cartella sanitaria tramite modello visita preassuntiva
• La cartella sanitaria tramite modello per la visita successiva alla preassuntiva
Copia convocati: consente di effettuare la copia, sulla visita selezionata, dei convocati già presenti in un’altra visita medica. Fare riferimento al paragrafo successivo.
6.5.1 Copia convocati NEW
L’utilità “Copia convocati” consente di effettuare la copia, sulla visita selezionata, dei soggetti già convocati ad un’altra visita medica.
Visita medica nella quale copiare i soggetti convocati
Nella prima parte della maschera vengono riportati i dati principali (azienda di definizione della visita, data visita, tipologia e medico/struttura sanitaria principale) della visita medica selezionata, quella su cui verranno copiati i convocati.
Visita medica dalla quale copiare i convocati
Nella seconda parte della maschera è possibile procedere alla selezione della visita medica dalla quale copiare i convocati:
• Azienda:
o Visita nella quale copiare i soggetti convocati definita su azienda 000000 à è possibile selezionare qualsiasi azienda.
o Visita nella quale copiare i soggetti convocati definita su azienda specifica à il campo risulta bloccato e valorizzato con tale azienda specifica.
• Visita medica: selezionare la visita medica dalla quale copiare i convocati. L’elenco è filtrato in base all’azienda precedentemente indicata.
Dopo la compilazione dei parametri “Azienda” e “Visita medica” viene proposto il dettaglio della visita dalla quale verranno copiati i convocati:
• Medico/Struttura sanitaria, tipologia e data della visita dalla quale verranno copiati i convocati;
• Soggetti convocati - cliccando su questa icona viene proposto l’elenco dei soggetti convocati nella visita dalla quale verrà effettuata la copia (con i rispettivi orari di convocazione, se definiti).
• Indicatore - viene mostrata questa icona con messaggio “Ci sono più convocati rispetto al numero di fasce orarie disponibili per la visita sulla quale si intende copiarli” nel caso in cui la visita di destinazione (quella su cui si intende effettuare la copia) non abbia sufficienti posti disponibili per convocare tutti i soggetti presenti nella visita da cui copiare.
Esecuzione della copia – “Conferma”
Cliccando “Conferma” si procede alla copia dei convocati:
• Se la visita medica in cui devono essere copiati i convocati non ha tutti i parametri di convocazione correttamente definiti, l’operazione viene bloccata con messaggio “ATTENZIONE! Non è possibile procedere alla copia dei convocati in quanto non sono stati inseriti tutti i parametri di convocazione.
Impostare prima i parametri di convocazione, quindi procedere alla copia dei soggetti da convocare alla visita”.
• Se la visita medica in cui devono essere copiati i convocati non ha sufficienti posti liberi disponibili per completare l’operazione di copia (es. ci sono 30 posti liberi ma la copia prevede la convocazione di 32 soggetti), l’operazione viene bloccata con messaggio “ATTENZIONE! Non è possibile convocare nella visita corrente tutti i soggetti in quanto non si hanno ulteriori disponibilità nelle fasce orarie previste per la visita corrente. Per procedere alla loro convocazione è necessario accedere alla pagina convocazioni”.
• Se non sussistono problemi nella definizione dei parametri di convocazione e sulla disponibilità dei posti liberi, viene effettuata la copia dei convocati. Al termine dell’elaborazione viene restituito il messaggio “Operazione effettuata correttamente”:
o Nella visita di destinazione della copia saranno presenti i soggetti convocati tramite copia dalla visita indicata.
o La copia convoca i soggetti esattamente come avverrebbe tramite convocazione manuale dei medesimi, pertanto gli esami con cui i soggetti convocati tramite copia compaiono nella visita medica di destinazione, sono esattamente quelli che verrebbero inseriti anche tramite convocazione manuale.
Punti di attenzione
• Nel caso in cui la copia coinvolga molti soggetti, la maschera dell’utilità di copia rimane aperta con animazione di aggiornamento in corso. Al termine dell’elaborazione viene restituito il messaggio con l’esito dell’operazione.
• Per poter copiare i convocati, sulla visita di destinazione è necessario:
o Avere sufficienti posti liberi;
o Aver definito i parametri di convocazione (“Ora inizio visite”, “Ora fine visite”, “Visite da programmare ogni ... minuti”, eventuale pausa) o aver attivato l’opzione “Disattiva controllo parametri di convocazione”.
• Se per la visita si hanno degli slot orari disabilitati (opzione “Rendi lo slot orario non disponibile per la convocazione” nell’agenda delle disponibilità del medico) tali fasce orarie non verranno sfruttate per la convocazione tramite copia – esattamente come avverrebbe con la convocazione manuale/multipla).
• L’utilità “Copia convocati” è di default disponibile solo al gruppo 1 “Amministratore Zucchetti”. Contattare l’amministratore di sistema per le abilitazioni necessarie.
6.6 CONVOCAZIONE LAVORATORI NEW
Il cruscotto “Convocazioni” è accessibile tramite clic sull’icona dal punto di menù “Misure di sicurezza – Sorveglianza sanitaria – Gestione visite mediche”.
La maschera di convocazione dei lavoratori alla visita medica presenta le caratteristiche di seguito illustrate:
Informazioni generali
Nella parte superiore della maschera vengono riportate le principali informazioni che caratterizzano la visita medica selezionata: data della visita, accertamenti sanitari previsti, medico competente o struttura sanitaria, luogo in cui si svolge la visita.
Parametri di convocazione Consente definire:
• Definire l’orario di inizio e di fine delle visite, l’intervallo temporale tra ogni visita e l’eventuale orario di inizio e di fine pausa.
• Disattivare il controllo dei parametri di convocazione. Attivando tale opzione le informazioni sopra citate non verranno richieste ed i lavoratori convocati non avranno un orario di visita calcolato tramite tali parametri.
• Indicare la motivazione degli accertamenti sanitari. Se valorizzata, verrà usata per tutti i lavoratori convocati alla visita medica.
Convocazione manuale
Valorizzando i campi “Cognome” e/o “Nome” e cliccando sull’icona :
• Viene fornito l’elenco dei soggetti convocabili, corrispondenti ai criteri di ricerca impostati.
• Selezionando uno o più soggetti e cliccando “Convoca”, tali soggetti vengono convocati alla visita.
Elenco dei soggetti convocati
Nella parte sinistra della maschera viene riportato l’elenco dei lavoratori convocati alla visita con:
• Icona per annullare la convocazione del soggetto alla vista.
• Ragione sociale dell’azienda del rapporto di lavoro (o Relazione Safety) prevalente.
• Ragione sociale del soggetto convocato. Il link posto sulla ragione sociale consente di aprire la scheda “Dati del soggetto” che riporta i principali dati dei Rapporti di lavoro, la sezione relativa al Protocollo sanitario individuale del soggetto e il rispettivo Storico visite mediche.
• Orario di inizio e fine visita (calcolato, se valorizzati i parametri di convocazione, o indicato a mano).
• Motivazione dell’accertamento sanitario.
• Numero degli esami che il soggetto convocato effettua nell’ambito della visita. Cliccando sul valore esposto viene aperta la maschera “Esami del soggetto” che:
o Elenca gli accertamenti sanitari per i quali il soggetto è stato convocato alla visita. È possibile eliminarli (il soggetto non effettuerà tali esami), modificarne la periodicità e/o la data di prossima visita, associare nuovi esami che il soggetto sostiene nella visita.
o Consente di effettuare una variazione massiva della periodicità e/o della data di prossima visita, tramite i due campi “Periodicità” e “Data prossima visita”. Cliccando “Conferma”, la modifica viene applicati a tutti gli esami presenti in questa maschera.
o Consente di importare il protocollo sanitario nel caso in cui il soggetto sia stato convocato alla visita senza alcun esame da sostenere. Si rimanda al paragrafo “6.6.1 – Importazione del protocollo sanitario”.
• Flag “Presente alla visita”. Se disattivato, consente di indicare che il soggetto non ha effettuato la visita; gli esami previsti in questa visita non quindi effettuati.
• Possibilità di inserire delle note .
• Possibilità di procedere all’invio di una notifica per informare i convocati alla visita. Cliccando sull’icona , la notifica “Informa il soggetto riguardo la prossima visita medica da sostenere” viene inviata al singolo soggetto selezionato. Cliccando invece sull’icona è possibile inviare la notifica massivamente a tutti i convocati.
Convocazione multipla
Nella parte destra della maschera è disponibile l’elenco dei lavoratori che possono essere convocati alla visita medica selezionata. L’elenco può essere filtrato tramite filtri avanzati o filtri in griglia.
Sono disponibili le seguenti informazioni:
• Se la visita medica è in corso o programmata, sono disponibili i filtri “Non conformi” e “In scadenza”
con i conteggi dei lavoratori aventi questi due status. Se la visita è conclusa, questi elementi non sono previsti.
• Se la visita medica è in corso o programmata, ogni soggetto viene riportato in elenco con indicatore dello status “Non conforme” (alla data della visita il soggetto non è conforme in termini di rispetto delle scadenze previste dagli esami che deve effettuare nella vista stessa) o “In scadenza a breve” (alla data della visita il soggetto, nel proprio protocollo sanitario, ha gli esami previsti dalla vista stessa prossimi alla scadenza). Se, tra gli esami che dovrà sostenere nella visita, alla data della visita alcuni risultano “Non conformi” mentre altri “In scadenza a breve”, prevale lo status più grave (non conforme).
• Ragione sociale dell’azienda del rapporto di lavoro (o Relazione Safety) prevalente.
• Ragione sociale del soggetto convocabile. Cliccando sul link, si apre la scheda “Dati del soggetto”.
• Numero esami che il soggetto deve effettuare alla data della visita. Cliccando viene aperta una maschera che mostra l’elenco di tali esami (esami non conformi o in scadenza a breve, alla data della visita, tra quelli previsti nella definizione della visita medica). È possibile deselezionare uno o più esami, se questi non devono essere effettuati nella visita.
• Giorni mancanti alla scadenza (se il soggetto ha status “In scadenza a breve”).
• Indicazione di eventuale soggetto assente o cessato.
Cancellazione automatica dei convocati a fronte di una convocazione a visita futura
• A seconda delle impostazioni attive sull’impianto, in fase di convocazione a una visita
“Programmata”, se almeno uno dei soggetti che si sta convocando risulta essere già convocato a un’altra visita futura della stessa tipologia (es. si sta convocando su una visita di tipo “Solo accertamenti”, il soggetto è già convocato a un’altra visita futura di tipo “Solo accertamenti”) il sistema restituisce un messaggio che consente di decidere se mantenere la convocazione di tale soggetto nelle altre visite future oppure se eliminare tali convocazioni.
• Il messaggio proposto è il seguente: “ATTENZIONE! <Cognome e Nome del soggetto che si sta convocando e che ha già altre convocazioni future su visite dello stesso tipo> risulta già convocato(a) in altre visite. Sostituire le convocazioni future con questa?”.
o Cliccando “Annulla” il sistema procede alla convocazione del soggetto non effettuando alcuna cancellazione di convocazioni del medesimo soggetto in altre visite future dello stesso tipo cui risultava già convocato;
o Cliccando “Ok” il sistema procede alla convocazione del soggetto cancellando la sua convocazione ad altre visite future dello stesso tipo cui risultava già convocato.
• In caso di convocazione multipla di più soggetti, il funzionamento è il medesimo:
o Se almeno uno dei soggetti coinvolti nella convocazione risulta già convocato in altre visite future dello stesso tipo, il sistema mostra un messaggio analogo a quello sopra riportato, con i nominativi di tutti i soggetti che ricadono in tale situazione;
o Cliccando “Annulla” i soggetti vengono convocati senza cancellazione di convocazioni di tali soggetti in altre visite future dello stesso tipo cui risultavano già convocati;
o Cliccando “Ok” il sistema procede alla convocazione dei soggetti effettuando per i soli soggetti indicati nel messaggio la cancellazione delle rispettive convocazioni ad altre visite future dello stesso tipo cui risultavano già convocati.
Punti di attenzione
• Tramite la convocazione manuale è possibile convocare alla visita i soggetti aventi le seguenti Tipologie standard soggetto: AGEN Agente, ALTRF Altro soggetto persona fisica, AMMEEP Amministratore ente locale, AUTIS Autista, CANDI Candidato, COCOCO Collaboratore Coordinato Continuativo, CONSU Fornitore consulente estremo, DELSIC Delegato per la sicurezza, DIPEND Dipendente, FORI Formatore Interno, INT
Somministrato Distaccato, LEGRAP Legale Rappresentante, MEDIC Medici/Strutture sanitarie, OPEAPP Operatore di appaltatore, STAGE Stagista, TITOLA Titolare d'azienda, TUTAPP Tutore di apprendistato, TUTTIR Tutore tirocinio.
• Tramite la convocazione multipla è possibile convocare alla visita i soggetti aventi un tipo soggetto indicato all’interno del punto di menu “Sistema – Setup – Setup Installazione” e facente parte della lista già indicata per la convocazione manuale.
• Assumono status “In scadenza a breve” anche gli esami temporaneamente sospesi e gli esami relativi a protocolli sanitari futuri.
• Le tipologie di esami considerati al fine di determinare i lavoratori convocabili alla visita dipendono dalle configurazioni effettuate in “Sistema – Setup – Setup sorveglianza sanitaria – Gestione tipo esami medici”.
• Contestualmente alla “Cancellazione automatica dei convocati a fronte di una convocazione a visita futura” si specifica quanto di seguito riportato:
o Per “Convocazioni ad altre visite future” si intende la convocazione ad un’altra visita “Programmata”
oppure la convocazione ad una visita “In corso” in cui il soggetto coinvolto ha orario di inizio visita superiore rispetto all’orario di sistema (il soggetto non ha ancora effettuato la visita nel momento in cui il medico lo sta convocato ad altra visita “Programmata”: il sistema dà la possibilità di decidere se cancellare la convocazione alla visita in corso o se mantenerla);
o Il messaggio relativo alla possibilità di cancellare convocazioni future già presenti per un soggetto viene proposto solo in fase di convocazione su visite “Programmate” (non “In corso” o “Concluse”).
o La gestione della cancellazione automatica dei soggetti convocati a fronte di una nuova convocazione a visita futura deve essere attivata sull’impianto nel setup sorveglianza sanitaria. Consultare la guida per l’amministratore di sistema.
6.6.1 Importazione del protocollo sanitario
Se nella maschera “Esami del soggetto”, accessibile dall’elenco dei convocati nel cruscotto “Convocazioni”, non sono presenti accertamenti sanitari, è possibile procedere all’importazione del protocollo sanitario per tale soggetto nell’ambito della visita selezionata.
Il link “Importa protocollo sanitario” prevede il funzionamento di seguito descritto.
Caso 1 – Visita medica in corso o programmata, nessun esame attivo alla data della visita nel Protocollo sanitario individuale del lavoratore
Cliccando sul link “Importa protocollo sanitario”:
• Viene mostrato l’elenco degli adempimenti con tipologia “Sorveglianza sanitaria” attivi e validi alla data della visita.
• Selezionando un adempimento, vengono riportati nella maschera “Esami del soggetto” tutti gli esami presenti nell’adempimento e validi alla data della visita.
• Nella sezione “Protocollo sanitario individuale dell’anagrafica soggetto”:
o Gli esami importati vengono aggiunti senza periodicità, indicandone la data di effettuazione (data della visita).
o Se l’esame importato non è mai stato presente nel protocollo sanitario individuale del soggetto, è disponibile come esame extra-protocollo attivando l’opzione “Includi esami extra-protocollo”.
o Se l’esame importato è presente nel protocollo sanitario del soggetto come esame non attivo, tale esame resta disattivo ed è disponibile attivando l’opzione “Includi esami non attivi”.
o In entrambi i casi potrà essere indicata manualmente la periodicità.
Caso 2 – Visita medica in corso o programmata, esami attivi alla data della visita nel Protocollo sanitario individuale del lavoratore:
Cliccando sul link “Importa protocollo sanitario” il sistema carica automaticamente all’interno della sezione
“Esami del soggetto” tutti gli esami presenti nel Protocollo sanitario individuale del dipendente ed attivi alla data della visita.
Caso 3 – Visita medica conclusa rispetto alla data di consultazione, nessun esame attivo alla data della odierna nel Protocollo sanitario individuale del lavoratore
Cliccando sul link “Importa protocollo sanitario”:
• Vengono mostrati tutti gli adempimenti con tipologia “Sorveglianza sanitaria” (attivi o no alla data della visita);
• Selezionando un adempimento vengono riportati nella maschera “Esami del soggetto” tutti gli esami presenti nell’adempimento.
• Gli esami importati vengono inseriti nel protocollo sanitario individuale del soggetto, con le stesse modalità descritte per il caso 1.
Caso 4 – Visita medica passata rispetto alla data di consultazione, esami attivi alla data della odierna nel Protocollo sanitario individuale del lavoratore
Cliccando sul link “Importa protocollo sanitario”:
• La data della visita medica è inferiore alla data di consultazione, ma è compresa nei 30 giorni precedenti rispetto alla data odierna – vengono caricati automaticamente tutti gli esami previsti ad oggi nel Protocollo sanitario individuale del soggetto;
• Se la data della visita medica è inferiore alla data di consultazione per più di 30 giorni – è possibile scegliere quale protocollo sanitario si intende associare al soggetto. Vengono mostrati tutti gli adempimenti con tipologia “Sorveglianza sanitaria” (attivi o no alla data della visita). Selezionando un adempimento, vengono riportati nella sezione “Esami del soggetto” tutti gli esami presenti nell’adempimento stesso. Gli esami importati vengono inseriti nel protocollo sanitario individuale del soggetto, con le stesse modalità descritte per il caso 1.
Punti di attenzione
• Le tipologie di esami considerati da “Importa protocollo sanitario” dipendono dalle configurazioni effettuate in
“Sistema – Setup – Setup sorveglianza sanitaria – Gestione tipo esami medici”.
6.7 GESTIONE IDONEITÀ
Dal punto di menù “Misure di sicurezza – Sorveglianza Sanitaria – Gestione idoneità” è possibile gestire tutti gli aspetti che riguardano l’idoneità lavorativa per permettere al Medico competente di rilasciare i giudizi di idoneità per le mansioni specifiche a cui i lavoratori sono addetti.
Il cruscotto “Gestione idoneità” è inoltre richiamabile dalla riga di ogni visita medica programmata in “Misure di sicurezza – Sorveglianza Sanitaria – Gestione visite mediche”: in questo caso l’idoneità può essere gestita per i soli lavoratori convocati alla visita selezionata.
Inoltre, all’interno dell’anagrafica Soggetto, nella sezione “Safety Solution – Sorveglianza sanitaria – Riepilogo Idoneità” viene proposto l’elenco delle idoneità del singolo soggetto selezionato.
Punti di attenzione
• L’idoneità può essere gestita per i soggetti aventi associato uno tra i tipi soggetto indicati in “Setup – Setup installazione – Parametri generali”, sezione “Adempimenti”.
6.7.1 Cruscotto Gestione idoneità
Il cruscotto “Gestione idoneità” presenta le caratteristiche di seguito illustrate.
Azioni disponibili
• Inserire , Modificare , Cancellare , Visualizzare le idoneità sanitarie
• Stampare in formato pdf e csv: l’elenco dei giudizi di idoneità più recenti dei lavoratori, l’elenco di tutti i giudizi di idoneità dei lavoratori, l’elenco delle idoneità non ancora registrate.
• Stampare in formato pdf e csv il riepilogo dei lavoratori fragili.
Filtri disponibili
• Filtri sullo stato: Non registrata, Non idoneo (Tutti, Permanente, Temporaneo), Idoneo con limitazioni, Idoneo.
• Filtri avanzati: consentono di filtrare i lavoratori presenti in base a caratteristiche specifiche quali ad esempio filtro sui soggetti cessati, sui soggetti assenti, periodo di idoneità, etc.
• Tutti i campi disponibili nelle colonne delle due griglie previste dal cruscotto.
• Opzione “Visualizza soggetti senza protocollo sanitario”: consente di mostrare o nascondere dalla griglia dei lavoratori, i soggetti che nel proprio protocollo sanitario non hanno associato alcun esame.
Informazioni disponibili dell’elenco dei lavoratori
• Indicatore complessivo dello stato di idoneità del lavoratore: Non idoneo , Idoneo con prescrizioni/limitazioni , Idoneo , Idoneità non registrata .
• Ragione sociale dell’azienda del rapporto di lavoro (o Relazione Safety) prevalente e ragione sociale del lavoratore, eventuale indicatore di soggetto assente , eventuale indicatore di esami scaduti o prossimi alla scadenza .
Informazioni disponibili dell’elenco delle idoneità
• Indicatore dello status dell’ultimo giudizio di idoneità: Non idoneo , Idoneo con prescrizioni/limitazioni , Idoneo .
• Icone per visualizzare, modificare o eliminare l’idoneità registrata.
• Data di idoneità, ragione sociale del medico che l’ha rilasciata e descrizione del giudizio di idoneità.
• Icone per allegare o consultare un documento inerente all’idoneità rilasciata.
Utilità
• Riallega giudizio di idoneità – se è stato allegato un documento tramite icona , consente di riallegarlo (sovrascrive il precedente allegato).
• Cancella allegato – se è stato allegato un documento tramite icona , consente di eliminarlo.
• Altri documenti – consente di caricare ulteriori documenti relativi all’idoneità.
• Stampa giudizio di idoneità – consente stampare il giudizio di idoneità. La stampa riporta:
o I dati anagrafici del lavoratore;
o Luoghi e mansione specifica di destinazione per la quale è stata rilasciata l’idoneità;
o I rischi a cui è esposto il lavoratore;
o Gli esami medici effettuati al fine del rilascio del giudizio di idoneità;
o Giudizio di idoneità rilasciato dal medico, con evidenza delle eventuali prescrizioni e/o limitazioni e delle attività eventualmente escluse.
o Data di scadenza della visita medica successiva (esami di tipo “Visita per idoneità”).
o Data di espressione del giudizio di idoneità, data di trasmissione del giudizio di idoneità al lavoratore e data di trasmissione del giudizio di idoneità al Datore di Lavoro.
• Elabora giudizio di idoneità – consente di stampare il giudizio di idoneità e di firmarlo tramite firma digitale. L’utilità è disponibile solo se sull’ambiente è attiva la firma digitale ed è alternativa a “Stampa giudizio di idoneità”. E’ necessario indicare una data di scadenza da applicare al giudizio di idoneità e poi cliccare “Conferma” per la dicitura “Conferma documento e manda in firma”. Una volta che il documento è stato elaborato, questo è disponibile all’interno del gadget “firma” del medico competente o del lavoratore per cui è stato elaborato. Nel documento di stampa non sono disponibili i box di firma.
• Invia messaggio – consente di inviare una notifica al responsabile, al SPP dell’Unità produttiva o ad altri indirizzi in merito al rilascio del giudizio di idoneità del lavoratore selezionato.
• Flag “Lavoratore fragile”: se attivato, consente di indicare che il lavoratore soffre di patologie attuali o pregresse che lo rendono suscettibile di gravi conseguenze in caso di contagio da Covid-19.
• Numero cartella sanitaria: la valorizzazione di questo campo dipende dalle impostazioni di sistema (può risultare editabile o essere calcolato in automatico e non modificabile).
Informazioni disponibili nel box laterale
• Elenco delle mansioni per le quali è stato rilasciato il giudizio di idoneità.
• Eventuale elenco delle prescrizioni e/o limitazioni legate al giudizio di idoneità.
• Eventuale indicazione della data di fine inidoneità temporanea.
Punti di attenzione
• I soggetti che compaiono in elenco attivando l’opzione “Visualizza soggetti senza protocollo sanitario” non vengono conteggiati nei filtri a destra (Idoneità non registrata, Non idoneo, Idoneo con limitazioni e/o prescrizioni, Idoneo).
• La possibilità di inserire nuove idoneità è subordinata alle configurazioni attive nel setup della sorveglianza sanitaria. L’icona “Nuovo” potrebbe quindi non essere disponibile.
• Per la notifica del rilascio di una nuova idoneità, nel caso di invio al SPP, la persona che svolge il ruolo di RSPP viene determinata considerando l’unità produttiva nella quale il lavoratore svolge la mansione per la quale è stato rilasciato il giudizio di idoneità.
• Per la corretta valorizzazione degli indicatori dello status, è necessaria la compilazione del campo “Tipologia standard” presente in “Tabelle – Visite e esami – Giudizio di idoneità”.
• La visibilità del flag “Lavoratore fragile” e dell’opzione di stampa “Stampa lavoratori fragili” è subordinata alla gestione della rispettiva sicurezza. Consultare il manuale dell’amministratore di sistema.
• L’utilità “Stampa giudizio di idoneità” viene rinominata “Elabora giudizio di idoneità” quando è possibile firmare digitalmente il giudizio di idoneità. Per maggiori informazioni consultare il manuale “Sorveglianza sanitaria – Admin”.
• Quando è possibile firmare digitalmente un documento, non è possibile allegare manualmente il giudizio di idoneità tramite l’icona . Per maggiori informazioni consultare il manuale “Sorveglianza sanitaria – Admin”.
• Quando è possibile firmare digitalmente un documento, le utilità “Riallega giudizio di idoneità” e “Cancella allegato” non sono disponibili.
• Quando un giudizio di idoneità viene firmato digitalmente, all’interno del box bianco a lato della griglia è disponibile la sezione “Firmato da” con le opzioni medico oppure lavoratore.
• Se viene elaborato un secondo giudizio di idoneità senza che il primo giudizio di idoneità sia stato firmato, quest’ultimo viene sovrascritto all’interno del gadget “Firma” e quindi sarà disponibile solo il secondo giudizio di idoneità. Nel caso in cui, invece, il primo giudizio di idoneità sia già stato firmato, nel gadget “Firma” saranno presenti entrambi i documenti.
6.7.2 Dati relativi al giudizio di idoneità
Di seguito il dettaglio delle sezioni previste per la definizione del giudizio di idoneità rilasciato al lavoratore.
Nuova idoneità (maschera inziale in fase di inserimento di un nuovo giudizio) È necessario valorizzare le seguenti informazioni:
• Data idoneità – data di rilascio del giudizio di idoneità. È possibile inserire anche una data futura.
• Medico – nominativo del medico che rilascia il giudizio di idoneità.
• Giudizio di idoneità – specifico giudizio di idoneità rilasciato al lavoratore. Nel caso di inidoneità temporanea viene reso disponibile anche il campo “Fino al”, opzionale.
Ulteriori informazioni non obbligatorie sono la motivazione degli accertamenti, eventuali annotazioni, le date di consegna del giudizio di idoneità al Datore di lavoro e al Lavoratore.
Punti di attenzione
• L’elenco dei medici disponibili viene filtrato in base alla data di idoneità e ai luoghi di svolgimento delle mansioni associate al lavoratore per il quale si sta rilasciando l’idoneità.
Sezione “Idoneità”
In questa maschera:
• Vengono riportate le informazioni indicate in fase di creazione del giudizio di idoneità;
• Se l’idoneità è stata inserita a partire da una specifica visita medica, è disponibile un link con la data e il codice di tale visita medica collegata;
• È possibile dettagliare le mansioni per le quali viene rilasciato il giudizio di idoneità. Di default vengono proposte come selezionate tutte le mansioni che risultano attive per il soggetto alla data di idoneità. È possibile deselezionare queste mansioni e/o associare nuove mansioni al giudizio di idoneità tramite icona posta al di sopra della griglia delle mansioni. Le mansioni aggiunte manualmente possono essere rimosse tramite icona .
Punti di attenzione
• In fase di associazione di una nuova mansione al giudizio di idoneità, le aziende proposte sono quelle compatibili con l’azienda di definizione del soggetto (se il soggetto è privo di rapporto di lavoro) oppure quelle compatibili con l’azienda del rapporto di lavoro (se il soggetto ha un rapporto di lavoro attivo alla data di idoneità).
• Le mansioni aggiunte al giudizio di idoneità non vengono aggiunte all’anagrafica Soggetto, pertanto la forzatura non attuerà modifiche agli adempimenti collegati.
