Enterprise Social Network

I tool di Enterprise Social Network sono software di recente ingresso sul mercato, che abilitano e rendono più agevole il lavoro in team all’interno di un Ufficio o dell’intera azienda. Tali strumenti permettono di condividere contenuti tra persone, team e organizzazioni, ovunque esse si trovino e qualsiasi dispositivo utilizzino tramite piattaforme digitali. Le piattaforme, come tra le altre Sharepoint o Google AODocs, consentono a gruppi di persone in azienda di connettersi, interagire, condividere informazioni, collaborare all’elaborazione di contenuti. In passato le aziende si concentravano sull’implementazione di Intranet aziendali in grado di aumentare il grado di partecipazione e collaborazione tra dipendenti. Si svilupparono nel tempo prima i concetti di Intranet 1.0, ossia il website utilizzato dai dipendenti, per poi passare al concetto di Intranet 2.0 che ha portato l’implementazione di ambienti di lavoro digitali per aumentare la collaborazione dei dipendenti; successivamente, grazie alla fusione delle funzioni di Intranet 1.0 e 2.0, si sviluppò prima la Social Intranet (ossia un ambiente digitale formato da tools quali blog, forum, wiki) e poi il Digital Workplace, ossia l’ultimo step che permette di creare un collegamento integrato tra le Intranet aziendali con portali esterni all’azienda.

Si tratta di soluzioni collaborative che permettono di gestire in modo centralizzato una grande varietà di contenuti diversi con metadati, controlli dell'accesso, workflow dei processi lavorativi. È possibile creare dei portali aziendali o anche dei portali per singolo dipartimento/funzione/ufficio che una migliore capacità di comunicazione tra i dipendenti. A seconda di come si voglia declinare tali portali, essi possono essere dotati di chat, bacheche per annunci, calendari di team condivisi, tool per effettuare sondaggi, documenti condivisi dalla redazione collaborativa, con la possibilità di impostare workflow di gestione del processo di redazione. Inoltre tali piattaforme permettono anche un’archiviazione digitale

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strutturata ed organizzata di documenti di qualsiasi genere ed in qualsiasi formato, ricercabili tramite funzioni di search personalizzate.

Soluzioni di social business così strutturate permettono di creare un processo di coinvolgimento tra colleghi, clienti e partner, efficientando i processi interni in termini di tempo e risorse. Condividere concetti/informazioni su un ambiente di collaborazione digitale spesso facilita un processo di “brainstorming", dove le nuove idee possono emergere grazie ai vari contributi degli individui. Un concetto fondamentale dietro la Social Collaboration è che “le idee sono ovunque”. Gli individui sono in grado di condividere le loro idee in un ambiente senza restrizioni, quindi chiunque può mettersi in gioco.

I servizi di Social Collaboration si concentrano sull'identificazione di gruppi e spazi di collaborazione in cui i messaggi sono esplicitamente rivolti al gruppo e il feed delle attività di gruppo è visto allo stesso modo da tutti i membri. La Social Collaboration può riferirsi a collaborazioni con scadenze con un obiettivo esplicito per essere completato o collaborazioni perpetue in cui l'obiettivo è la condivisione della conoscenza (ad esempio le comunità online). La collaborazione aiuta nella costruzione di solide relazioni tra i lavoratori, che a sua volta porta ad una più rapida risoluzione dei problemi. La stretta connessione tra i lavoratori e clienti crea un'organizzazione scalabile che aumenta naturalmente la fiducia che i clienti hanno nei confronti dell’azienda.

Una recente indagine commissionata da Avanade (società di consulenza informatica mondiale), svolta su un campione di 4000 utenti e 1000 decision- maker IT e business in 22, ha mostrato benefici e ostacoli derivanti dall’implementazione di soluzioni di Social Collaboration in azienda. L’Italia, da questo punto di vista, appare alquanto matura, grazie all’interesse dimostrato nei confronti della Social Collaboration da parte delle aziende della penisola. Attualmente i servizi di Social Collaboration, infatti, possono vantare diverse esperienze e sperimentazioni, alcune delle quali si sono trasformate in vere e proprie realtà consolidate.

La ricerca mostra come nella quasi la totalità delle aziende (96%) il tasso di adozione di nuove tecnologie è stazionario o in crescita, per quasi la metà di esse

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(47%) questi strumenti danno la possibilità ai dipendenti di sviluppare idee migliori grazie alla possibilità di poter contattare/collaborare con clienti, partner e fornitori. In Italia, il 63% dei dipendenti ritiene che questi strumenti di Social Collaboration siano in grado di rendere il loro lavoro più divertente. Le tecnologie di Social Networking per uso aziendale hanno una percentuale di diffusione dell’89%, mentre a livello internazionale il dato è leggermente più basso (82%). Tra i benefici che la Social Collaboration apporta all’interno dell’azienda si possono annoverare la creazione di una piattaforma che permette la collaborazione tra gli utenti e la condivisione delle informazioni, in modo tale da semplificare il processo di reperimento delle stesse sia per i dipendenti che per fornitori e collaboratori. Un altro aspetto da evidenziare è la capacità di aumentare il senso di appartenenza dei dipendenti all’azienda, che lavorando in un ambiente stimolante, inclusivo e collaborativo, aumentano la propria produttività. Infine, gli strumenti di Social Collaboration permettono la collaborazione anche tra colleghi che lavorano in sedi diverse, mediante l’accesso dall’ufficio o in mobilità.

La Social Collaboration può incontrare, tuttavia, una serie di problematiche durante l’implementazione all’interno di un’organizzazione. Tra queste, vi sono:

 la difficoltà nel trovare le persone e le informazioni corrette: in media i dipendenti di un’organizzazione spendono il 25/30% del loro tempo nella ricerca delle risorse o delle informazioni che servono loro per lavorare correttamente. Il tutto si traduce in perdita dell’efficienza e in dispendio di tempo che impattano in modo negativo sugli indicatori economici;

 le persone non sono motivate nel loro lavoro e nell’operatività quotidiana mostrando comportamenti anche negativi nei confronti dell’azienda in cui lavorano;

 la cultura organizzativa è spesso non allineata;

 i silos e le barriere comunicative dell’azienda impediscono la corretta comunicazione e circolazione del sapere all’interno impedendo una corretta socializzazione dei processi interni e dell’innesto di meccanismi virtuosi che consentano la collaborazione cross e inter azienda;

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 la mancanza di un allineamento e di un ingaggio dei livelli alti dell’organizzazione che consenta di avere le leve necessarie per trasformare digitalmente l’organizzazione.

Per le aziende con più esperienza, il passaggio successivo sarà integrare le tecnologie di Social Collaboration all’interno delle applicazioni aziendali, come servizio messo a disposizione dell’infrastruttura informativa. Oltre al suo effetto sul modo di lavorare, la Social Collaboration avrà un’influenza significativa anche sulla società. Nei prossimi anni essa sarà la forza trainante nel cambiamento sociale: un esempio pratico è Change.org, uno strumento di petizione online dove gli utenti possono contribuire a portare l'attenzione del loro Governo l’esistenza di pressanti questioni sociali che devono essere affrontate.