Il responsabile della conservazione è una figura che riveste un delicatissimo ruolo all’interno dello svolgimento del processo di conservazione e le disposizioni tecniche in materia regolamentano dettagliatamente quali siano le funzioni e le mansioni che quest’ultimo è chiamato a svolgere; in particolare, al responsabile della conservazione è affidato il compito di definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e di governarne la gestione, con piena responsabilità e autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato115.
Il responsabile della conservazione, nello svolgimento del proprio incarico, dovrà occuparsi dell’organizzazione e del coordinamento del sistema di conservazione, individuare i soggetti coinvolti nello svolgimento del sistema stesso, definirne i relativi compiti e, infine, determinare il modello di funzionamento del processo prevedendo l’utilizzo di soluzioni organizzative e tecnologiche adeguate e specificando le relative misure di sicurezza idonee a garantirne l’efficienza nel tempo.
113 Art. 2219 c.c., “Tenuta della contabilità”: Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di
un'ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.
114 Art. 2220 c.c., “Conservazione delle scritture contabili”: Le scritture devono essere conservate per
dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.
115 Cfr. Ceroli P., Marchegiani A. (a cura di) (2018), FATTURAZIONE E CONSERVAZIONE
78 Il principale riferimento normativo inerente al responsabile della conservazione è costituito dall’art. 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013116, il quale individua con precisione quali siano i compiti che tale figura è chiamata a svolgere; l’appena richiamato articolo dispone, infatti, che il responsabile della conservazione deve:
➢ definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale deve tenere evidenza, in conformità alla normativa vigente;
➢ gestire il processo di conservazione e garantirne nel tempo la conformità alla normativa vigente;
116 Art. 7 D.P.C.M. 3 dicembre 2013, “Responsabile della conservazione”: 1. Il responsabile della
conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite; k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti; m) predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
2. Ai sensi dell'art. 44, comma 1-ter, del Codice, il responsabile della conservazione può chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, ovvero a soggetti a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori o dai conservatori accreditati. Le pubbliche amministrazioni possono chiedere di certificare la conformità del processo di conservazione a soggetti, pubblici o privati, a cui è stato riconosciuto il possesso dei requisiti di cui all'art. 44-bis, comma 1, del Codice, distinti dai conservatori accreditati.
3. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato.
4. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.
79 ➢ generare il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;
➢ generare e sottoscrivere il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
➢ effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
➢ assicurare lo svolgimento della verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
➢ adottare adeguate misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinarne la corretta funzionalità, al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici (analoghe misure dovranno essere predisposte anche con riguardo all’obsolescenza dei formati);
➢ provvedere alla duplicazione o alla copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
➢ adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
➢ assicurare la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
➢ assicurare agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza. Facendo particolare riferimento all’ambito delle Pubbliche Amministrazioni, è importante sottolineare che il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato ovvero da figure con compiti affini (come il responsabile della gestione documentale ovvero il coordinatore della gestione documentale, ove nominato).
Tra le mansioni svolte dal responsabile della conservazione vi è, inoltre, quella di predisporre il manuale di conservazione117, nonché di curarne l’aggiornamento
periodico nel caso in cui si verificassero cambiamenti normativi, organizzativi,
117 Cfr. Ceroli P., Marchegiani A. (a cura di) (2018), FATTURAZIONE E CONSERVAZIONE
80 procedurali o tecnologici rilevanti; le funzioni ed il contenuto che tale documento informatico deve riportare sono disciplinati dall’art. 8 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013118. Nello svolgimento delle proprie funzioni, il responsabile della conservazione potrà affidare il processo (o singole fasi di esso) a soggetti (dipendenti o amministratori) con adeguata esperienza da valutare in relazione agli incarichi affidati; a tal fine, sarà necessario che, da un punto di vista formale, sia definito ed esplicitato compiutamente il contenuto dell’incarico, individuando le funzioni e le competenze oggetto di delega. La conservazione, inoltre, può essere realizzata all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare ovvero affidandola (in tutto o in parte) a soggetti pubblici e privati esterni che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche119.
Nel primo caso, il processo/sistema di conservazione è realizzato all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici mentre, nel secondo caso (outsourcing) il responsabile della conservazione affida, sotto la propria
118 Art. 8 D.P.C.M. 3 dicembre 2013, “Manuale di conservazione”: 1. Il manuale di conservazione illustra
dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno:
a) i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
b) la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
c) la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell'indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; d) la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
e) la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
f) la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
g) la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; h) la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l'evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
i) la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
j) i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione; k) le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
l) le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
119 Cfr. Ceroli P., Marchegiani A. (a cura di) (2018), FATTURAZIONE E CONSERVAZIONE
81 responsabilità, il processo/sistema di conservazione (in modo totale o parziale) a soggetti terzi che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
In quest’ultima circostanza, la delega dovrà essere affidata mediante la formulazione e la sottoscrizione di accordi che prevedano obbligatoriamente il rispetto del processo così come è stato descritto e formulato nel manuale di conservazione.
Nella fattispecie in cui si vada a configurare lo svolgimento del processo di conservazione in outsourcing, la delega in questione deve essere formalizzata esplicitando chiaramente il contenuto della stessa e sarà indispensabile porre particolare attenzione nella specificazione e nell’attribuzione delle diverse funzioni e competenze ai soggetti interessati dall’accordo; inoltre, sarà necessario stipulare un contratto o una convenzione di servizio che prevede l’obbligo del rispetto del manuale della conservazione predisposto dal responsabile della stessa da parte del soggetto o della molteplicità di soggetti delegati120.
Rimane, comunque, in carico al responsabile della conservazione vigilare sulla corretta esecuzione del processo di conservazione stesso mentre, per quanto riguarda il fornitore/outsourcer, quest’ultimo sarà gravato della responsabilità contrattuale nei confronti del responsabile della conservazione.
Tuttavia, a prescindere dal modello che si decide di adottare (interno o esterno), permane l’obbligo di nominare all’interno dell’organizzazione la figura del responsabile della conservazione.
Al responsabile della conservazione è riservata, inoltre, la facoltà di richiedere la certificazione di conformità del processo di conservazione a soggetti (pubblici o privati) accreditati come tali presso l’Agid in relazione al possesso di determinati requisiti patrimoniali, organizzativi e tecnologici (l’elenco dei suddetti soggetti è reperibile sul sito dell’Agid stessa121).
Nel caso delle Pubbliche Amministrazioni, peraltro, l’affidamento del processo a terzi può essere conferito unicamente a tali soggetti.
120 Cfr. Ceroli P., Marchegiani A. (a cura di) (2018), FATTURAZIONE E CONSERVAZIONE
ELETTRONICA - Registri contabili e altri documenti tributari, Il Sole 24 ORE: Milano.
121 Tale elenco è consultabile all’ indirizzo:
82 2.7. Incentivi e semplificazioni per i soggetti passivi di imposta coinvolti
Come più volte enunciato nelle precedenti parti del presente lavoro di tesi, l’obiettivo principale che ha portato alla formulazione della disciplina inerente alla fatturazione elettronica è quello di rendere il sistema economico nazionale più efficiente, trasparente e competitivo attraverso l’implementazione di un processo di digitalizzazione delle transazioni che originano dai rapporti economici che i diversi operatori intrattengono tra loro. In linea generale, i vantaggi conseguibili dai soggetti che sono tenuti o che optano per l’adozione del sistema di fatturazione elettronica sono molteplici e riguardano aspetti sia prettamente operativi che di tipo organizzativo e amministrativo.
Il beneficio principale ottenibile passando da un processo di fatturazione tradizionale, basato su carta, ad uno totalmente informatizzato e digitalizzato consiste in una notevole riduzione dei molteplici costi legati alla gestione del processo di fatturazione (attivo o passivo che sia); tale cambiamento, infatti, permetterebbe di conseguire i seguenti vantaggi122:
➢ un sensibile abbattimento dei costi inerenti al consumo di carta;
➢ l’eliminazione dei costi di archiviazione (sia per gli spazi che per il personale addetto); al riguardo si ricorda che l’Agenzia delle Entrate rende disponibile gratuitamente un servizio di conservazione digitale che assicura piena valenza sia ai fini fiscali che civilistici;
➢ l’eliminazione dei costi di spedizione delle fatture cartacee;
➢ la riduzione dei costi amministrativi sia nella fase di registrazione delle fatture attive e passive (in quanto i dati contenuti nei files delle fatture elettroniche possono essere direttamente importati nel sistema gestionale senza necessità di laboriose attività di inserimento dati) che nelle successive fasi di pagamento/incasso (le quali, spesso, comportano la necessità di dover disporre della fattura di riferimento);
➢ la riduzione degli errori di registrazione;
➢ l’eliminazione della comunicazione dei dati delle fatture (spesometro) all’Agenzia delle Entrate.
122 Cfr. AGENZIA DELLE ENTRATE, Comunicato stampa 3 ottobre 2018, Audizione del Direttore
dell'Agenzia delle Entrate Antonino Maggiore presso la Camera dei deputati VI Commissione finanze - La fatturazione elettronica, Fatturazione elettronica - Stato dell'arte e attività in corso di studio e di sviluppo - Audizione del Direttore dell'Agenzia delle Entrate alla Camera dei deputati, PLUS PLUS 24 Fisco, Il Sole 24 ORE: Milano.
83 Come si può facilmente intuire, i benefici appena elencati derivano sia da una maggiore produttività del personale (tramite, ad esempio, l’eliminazione di attività di stampa e imbustamento del documento cartaceo) sia da altre voci di risparmio legate all’abbattimento dei costi riconducibili all’impiego di materiali consumabili ed all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.
Andando maggiormente nello specifico, i risultati emersi dalle ricerche dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano evidenziano che il beneficio ottenibile dall’adozione del sistema di fatturazione elettronica da parte di organizzazioni che producono/ricevono un volume di fatture superiore alle 3.000 unità annue si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura123; trasponendo questa stima nei confronti di soggetti che
gestiscono un numero annuale di fatture inferiore e considerando le sole operazioni fondamentali legate al “fare la fattura” (composizione, stampa e consegna al cliente), escludendo la conservazione, è possibile identificare tre diversi scenari di gestione del ciclo di fatturazione attivo:
▪ spedizione del documento cartaceo via posta; ▪ consegna a mano del documento cartaceo;
▪ invio del documento in formato digitale come file allegato a una e-mail o Pec. Per ciascuno di questi scenari e con riguardo ai soli rapporti di tipo B2G, il costo del processo tradizionale (cartaceo) comprensivo della manodopera dedicata alla produzione di una fattura, è stimabile nelle seguenti forbici di prezzo:
❖ fattura spedita a mezzo posta → tra 2,9 e 3,7 € per singola fattura; ❖ fattura consegnata a mano → tra 2,6 e 3,5 € per singola fattura;
❖ fattura inviata tramite posta elettronica (e-mail o Pec) → tra 1,8 e 2,4 € per singola fattura.
Con l’adozione del sistema di fatturazione elettronica e facendo sempre riferimento alle sole attività legate al “fare la fattura”, i tre scenari precedentemente presi in
123 Cfr. Catti P. A. (5/2/2018), Fattura elettronica: tutto ciò che devi sapere (i vantaggi, le giuste strategie),
agendadigitale.eu, https://www.agendadigitale.eu/industry-4-0/fatturazione-elettronica-tutto-cio-che-devi- sapere-i-vantaggi-le-giuste-strategie/.
84 considerazione non sussisterebbero più e sarebbero sostituiti dalle tre seguenti opzioni e dalle fasce di prezzo loro relative124:
• upload di un documento (o pacchetto di documenti) su Web da cui si genera XML FatturaPA → tra 0,9 e 1,2 € per singola fattura;
• data Entry su form Web → tra 1,3 e 1,7 € per singola fattura;
• generazione XML FatturaPA direttamente da gestionale e invio a Sistema di Interscambio tramite Pec → tra 1,4 e 1,8 € per singola fattura.
Da quanto appena esposto, pur non considerando le operazioni legate all’attività di conservazione, l’adozione del sistema di fatturazione elettronica si dimostra mediamente più economico e conveniente rispetto alle procedure di fatturazione tradizionali anche per le realtà più piccole. Resta comunque fermo il fatto che è fondamentale, nel caso concreto, saper comparare questi risparmi con il costo della soluzione adottata. Inoltre, è importante sottolineare che i risparmi prima illustrati sono credibili e concretamente conseguibili solamente nel caso in cui i processi interni adottati dal soggetto in questione permettano una gestione totalmente digitale ed informatizzata della fattura elettronica in tutte le sue fasi, partendo dal momento della sua emissione fino a giungere alla sua conservazione. La sussistenza di processi degeneri, in parte in digitale e in parte analogici e su carta, comporterebbe, infatti, delle storture che non permetterebbero mai di poter conseguire i benefici descritti e rischiano di rappresentare, invece, un costo di gestione persino superiore a quello tradizionale del solo cartaceo.
Esaminando le semplificazioni dettate dalla disciplina in materia di fatturazione elettronica, il novellato art. 4 del D.Lgs. n. 127/2015125 prevede una riduzione degli
124 Cfr. Catti P. A. (5/2/2018), Fattura elettronica: tutto ciò che devi sapere (i vantaggi, le giuste strategie),
agendadigitale.eu, https://www.agendadigitale.eu/industry-4-0/fatturazione-elettronica-tutto-cio-che-devi- sapere-i-vantaggi-le-giuste-strategie/.
125 Art. 4 D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127, “Riduzione degli adempimenti amministrativi e contabili per
specifiche categorie di soggetti”: 1. Con effetto dal 1° gennaio 2017, per specifiche categorie di soggetti passivi IVA di minori dimensioni, l'Agenzia delle entrate realizza un programma di assistenza, differenziato per categoria di soggetti, con cui sono messi a disposizione, in via telematica, gli elementi informativi necessari per le liquidazioni periodiche e per la dichiarazione annuale dell'IVA e vengono meno:
a) l'obbligo di registrazione di cui agli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633;
b) l'obbligo di apposizione del visto di conformità o la sottoscrizione alternativa e la garanzia previsti dall'articolo 38-bis del predetto decreto n. 633, del 1972.
2. Le disposizioni di cui al comma 1 si applicano a condizione che i soggetti passivi IVA effettuino la trasmissione telematica all'Agenzia delle entrate dei dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle
85 adempimenti amministrativi e contabili con riguardo a specifiche categorie di soggetti. In particolare, nell’ambito di un programma di assistenza online basato sui dati delle operazioni acquisiti tramite le fatture elettroniche, ai soggetti passivi Iva esercenti arti e professioni e alle imprese ammesse al regime di contabilità semplificata, compresi coloro che hanno esercitato l’opzione per la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione i seguenti servizi:
➢ gli elementi informativi necessari per la predisposizione dei prospetti di liquidazione periodica dell’Iva;
➢ la predisposizione di una bozza di dichiarazione annuale dell’Iva e di dichiarazione dei redditi, con i relativi prospetti riepilogativi dei calcoli effettuati;
➢ le bozze dei modelli F24 di versamento recanti gli ammontari delle imposte da versare, compensare o richiedere a rimborso.
Inoltre, per tali soggetti, viene meno l’obbligo di tenuta dei registri Iva vendite e acquisti (artt. 23126 e 25127 del D.P.R. n. 633/1972).
relative variazioni, anche mediante il Sistema di Interscambio di cui all'articolo 1, commi 211 e 212, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, con le modalità previste dal provvedimento del Direttore dell'Agenzia delle entrate di cui all'articolo 1, comma 4, e, qualora effettuino operazioni di cui all'articolo 22 del