Il sistema informativo per l’amministrazione e il controllo

I sistemi informativi per l’amministrazione e il controllo giocano un ruolo fondamentale nelle aziende moderne di medie

profilo operativo, che gestionale e comunicativo. Dal punto di vista operativo, infatti, questi sistemi informativi supportano lo svolgimento delle operazioni caratteristiche aziendali attraverso il trasferimento di informazioni di natura amministrativa ai soggetti deputati alla loro esecuzione. Dal punto di vista gestionale, essi hanno lo scopo di produrre

misurare il livello di raggiungimento degli obiettivi aziendali. Infine, dal punto di vista comunicativo, essi supportano i processi di comunicazione che l’azienda intrattiene con i suoi interlocutori esterni. Nell’ademp

il sistema informativo per l’amministrazione e il controllo, misura le transazioni operative, con valore patrimoniale, che avvengono all’interno dell’azienda. Tali misurazioni sono effettuate con lo scopo di produrre un insi

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Per l’evoluzione e lo sviluppo dei sistemi informativi si veda anche informativi aziendali. Temi di attualità

lo sviluppo delle tecnologie informatiche, nella Figura 2.5 è rappresentata l’evoluzione dei sistemi informativi aziendali, dagli anni sessanta, fino ad oggi

Figura 2.5 L’evoluzione dei sistemi informativi

sistema informativo per l’amministrazione e il controllo

I sistemi informativi per l’amministrazione e il controllo giocano un ruolo fondamentale nelle aziende moderne di medie-grandi dimensioni, sia sotto il profilo operativo, che gestionale e comunicativo. Dal punto di vista operativo, informativi supportano lo svolgimento delle operazioni caratteristiche aziendali attraverso il trasferimento di informazioni di natura amministrativa ai soggetti deputati alla loro esecuzione. Dal punto di vista gestionale, essi hanno lo scopo di produrre le informazioni di sintesi idonee a misurare il livello di raggiungimento degli obiettivi aziendali. Infine, dal punto di vista comunicativo, essi supportano i processi di comunicazione che l’azienda intrattiene con i suoi interlocutori esterni. Nell’adempiere ai ruoli sopra specificati il sistema informativo per l’amministrazione e il controllo, misura le transazioni operative, con valore patrimoniale, che avvengono all’interno dell’azienda. Tali misurazioni sono effettuate con lo scopo di produrre un insieme di informazioni di

Per l’evoluzione e lo sviluppo dei sistemi informativi si veda anche De Marco, M. I sistemi informativi aziendali. Temi di attualità, op. cit.

lo sviluppo delle tecnologie informatiche, nella Figura 2.5 è rappresentata l’evoluzione dei sistemi informativi aziendali, dagli anni sessanta, fino ad oggi61.

I sistemi informativi per l’amministrazione e il controllo giocano un ruolo grandi dimensioni, sia sotto il profilo operativo, che gestionale e comunicativo. Dal punto di vista operativo, informativi supportano lo svolgimento delle operazioni caratteristiche aziendali attraverso il trasferimento di informazioni di natura amministrativa ai soggetti deputati alla loro esecuzione. Dal punto di vista le informazioni di sintesi idonee a misurare il livello di raggiungimento degli obiettivi aziendali. Infine, dal punto di vista comunicativo, essi supportano i processi di comunicazione che l’azienda iere ai ruoli sopra specificati il sistema informativo per l’amministrazione e il controllo, misura le transazioni operative, con valore patrimoniale, che avvengono all’interno dell’azienda. Tali eme di informazioni di

sintesi volte alla rappresentazione dei risultati economici periodici dell’azienda. Inoltre, l’obiettivo è quello di creare dei rapporti, o report, informativi che supportino i processi decisionali e di governo aziendali.

Nella figura 2.5 è stato rappresentato il sistema informativo per l’amministrazione e il controllo, il quale si compone di tre differenti categorie di procedure:

• Le procedure per la rilevazione operativa dei dati elementari

• Le procedure per l’elaborazione amministrativa dei valori economici • Le procedure per la produzione e la trasmissione di report periodici

Alle procedure per la rilevazione operativa dei dati elementari appartengono le applicazioni che misurano gli eventi operativi in cui l’impresa è coinvolta. Da tali eventi si originano tutti i dati economico-monetari e fisico-tecnici, che rappresentano l’input del sistema informativo vero e proprio. A un secondo livello i dati elementari sono elaborati dai sistemi contabili, in coerenza con le norme contabili di natura civilistico-fiscale. In alternativa, allo stesso livello i dati elementari sono elaborati da sistemi non contabili per ottenere gli input necessari per il reporting periodico. Al terzo livello, invece si ritrovano applicazioni che consentono la produzione e la trasmissione di report periodici i quali possono avere sia una valenza esterna, come i bilanci di esercizio comunicati periodicamente agli stakeholder, che una valenza interna, come i report interni per i soggetti preposti al governo e al controllo dell’azienda, nonché per i responsabili dei diversi settori operativi.

Un aspetto che sembra opportuno precisare è che, considerando il primo e secondo livello, le aziende possono utilizzare differenti tecniche per la rilevazione e l’elaborazione dei dati contabili62. In tal senso, esiste una netta differenza tra procedure manuali e automatizzate.

62Per approfondimenti sulle tecniche di rilevazione ed elaborazione si rinvia a Marchi, 1993,

op.cit.; Marchi e Mancini, 2003, 2009, op. cit.; e

Camussone, 1994, op. cit..

Figura 2.6 - La struttura del sistema informativo per l’amministrazione e il

controllo63

Di fatti nel primo caso, i documenti contabili (le fatture di ac

buoni di acquisto e così via) sono trasferiti da altri dipartimenti e inseriti manualmente nel sistema dagli utenti dell’ufficio contabilità. Nelle aziende moderne di medie-grandi dimensioni queste tecniche sono supportate da un alto livello di automatizzazione, che consente di semplificare e alleggerire il lavoro del personale aziendale. Cioè, l’input dei movimenti contabili è assistito e controllato da procedure automatizzate, nel senso che gli utenti dell’ufficio contabilità potranno direttamente risalire ai documenti contabili già inseriti nel sistema dai differenti dipartimenti, e contabilizzare gli stessi. In questo modo, l’immissione dei dati contabili o amministrativi avviene durante lo svolgimento delle normali attività operative, evitando inutili duplicazioni di lavoro.

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Rielaborazione da P. Bielli, Il sistema informativo di A&C, in Enciclopedia d’Impresa “Informatica Aziendale”, UTET 1995

La struttura del sistema informativo per l’amministrazione e il

Di fatti nel primo caso, i documenti contabili (le fatture di acquisto e di vendita, i buoni di acquisto e così via) sono trasferiti da altri dipartimenti e inseriti manualmente nel sistema dagli utenti dell’ufficio contabilità. Nelle aziende grandi dimensioni queste tecniche sono supportate da un alto livello di automatizzazione, che consente di semplificare e alleggerire il lavoro del personale aziendale. Cioè, l’input dei movimenti contabili è assistito e controllato da procedure automatizzate, nel senso che gli utenti dell’ufficio contabilità no direttamente risalire ai documenti contabili già inseriti nel sistema dai differenti dipartimenti, e contabilizzare gli stessi. In questo modo, l’immissione dei dati contabili o amministrativi avviene durante lo svolgimento delle normali

ive, evitando inutili duplicazioni di lavoro.

Il sistema informativo di A&C, in Enciclopedia d’Impresa “Informatica Aziendale”, UTET 1995

La struttura del sistema informativo per l’amministrazione e il

quisto e di vendita, i buoni di acquisto e così via) sono trasferiti da altri dipartimenti e inseriti manualmente nel sistema dagli utenti dell’ufficio contabilità. Nelle aziende grandi dimensioni queste tecniche sono supportate da un alto livello di automatizzazione, che consente di semplificare e alleggerire il lavoro del personale aziendale. Cioè, l’input dei movimenti contabili è assistito e controllato da procedure automatizzate, nel senso che gli utenti dell’ufficio contabilità no direttamente risalire ai documenti contabili già inseriti nel sistema dai differenti dipartimenti, e contabilizzare gli stessi. In questo modo, l’immissione dei dati contabili o amministrativi avviene durante lo svolgimento delle normali

Dunque, l’apporto degli strumenti informatici è rilevante sotto il profilo amministrativo-contabile, e in tal senso, essi facilitano l’integrazione tra contabilità analitica e contabilità generale64. Come Marchi (2004) sostiene, nei sistemi evoluti di contabilità generale, l’anticipazione delle rilevazioni e l’integrazione dei flussi informativi può essere realizzata con il ricorso ad un piano contabile basato su due tipologie di conti:

1) conti comuni civilistico-fiscali e gestionali; 2) conti esclusivamente gestionali.

Mentre la prima tipologia ha come obiettivo il soddisfacimento delle esigenze informative di natura civilistico-fiscale e, solo parzialmente esigenze informative interne, la seconda tipologia è volta a soddisfare direttamente le esigenze del controllo di gestione. L’integrazione delle due tipologie di conti in conti comuni (civilistico-fiscali e gestionali), può consentire una migliore elaborazione delle informazioni per i diversi livelli decisionali e di controllo gestionale, tramite le periodiche determinazioni di bilancio ed il sistema dei rapporti informativi.

Il sistema dei conti esclusivamente gestionali include sia conti a funzionamento continuo o permanente sia conti a funzionamento periodico o intermittente. Una volta inseriti tali valori, il sistema software può realizzare, in automatico, l'integrazione tra i dati di tipo civilistico-gestionale e quelli esclusivamente gestionali; può così fornire, a video oppure su moduli cartacei, situazioni e rapporti informativi di controllo direzionale.

I conti gestionali a funzionamento continuo consentono di introdurre all’interno del sistema contabile valori presunti ottenuti in modo automatico dalle diverse procedure gestionali realizzate su computer. In questa categoria di conti rientrano quelli che sono maggiormente interessati da movimentazioni continue, come ad esempio i conti dei fornitori, dei clienti e del magazzino. Di fatti, in contabilità generale questi conti non subiscono movimentazioni poiché l’aspetto finanziario, legato ad esempio al ricevimento e pagamento della fattura non è ancora avvenuto. L’utilizzo a livello gestionale di certi conti, consente il soddisfacimento delle esigenze informative interne, rilevando operazioni avvenute, ma non ancora contabilizzate nei conti civilistico-fiscali. In seguito, in qualsiasi momento, con il

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Marchi L. L’orientamento gestionale del software contabile, in: Controllo di gestione, Milano, Ipsoa, n. 5/2004, pagg. 18-24

ricevimento della fattura o delle merci è possibile effettuare un'integrazione dei conti comuni civilistico-gestionali con quelli esclusivamente gestionali.

I conti gestionali a funzionamento periodico fanno riferimento a conti che non hanno movimentazioni continue all’interno della contabilità, come ad esempio gli ammortamenti, gli accantonamenti, i ratei di costo e di ricavo, da integrare ogni mese ai fini gestionali. Alla fine dell’anno si potrà proseguire con le scritture di storno di storno dai conti gestionali ai corrispondenti conti comuni civilistico- gestionali, per la parte di competenza economica determinata ai fini civilistici, coincidente di norma con quella determinata ai fini gestionali.

Più in generale, i conti puramente gestionali, una volta effettuate le scritture di assestamento, esprimono solo valori rettificativi rispetto ai corrispondenti conti civilistico-gestionali.

Le due soluzioni esposte, nelle quali i conti civilistico-fiscali e gestionali sono integrati, non sono le uniche ad essere contemplate nel mondo aziendale. Di fatti, è possibile anche creare due sistemi separati e distinti, uno esclusivamente civilistico e uno esclusivamente gestionale, sfruttando poi la capacità dei sistemi di elaborazione automatica dei dati di duplicare le registrazioni nei conti quando una data operazione sia convenientemente iscrivibile per lo stesso importo ed in pari data nei conti dell'uno e dell'altro sistema. Le differenti soluzioni di piano dei conti separati ed integrati sono rappresentati nella figura 2.6.