STRATEGIA DI BUSINESS
INTEGRAZIONE INFORMATICO-INFORMATIVA
Questa tesi di ricerca analizza il fenomeno dell'integrazione delle tecnologie informatiche (sistemi IT) e il suo impatto sulla contabilità direzionale, sul sistema di reporting e sul sistema di controllo nel suo insieme. Il tema delle problematiche informative legate al controllo di gestione ha avuto particolare rilevanza negli ultimi due decenni nella ricerca sia italiana che internazionale, grazie anche alla rapidità nello sviluppo delle tecnologie informatiche. Il loro ruolo all'interno dei sistemi di controllo manageriale è cresciuto esponenzialmente, ed oggi una nuova area di ricerca, denominata Accounting Information System (AIS), si è venuta a formare, come branca delle più vaste aree di ricerca del Management Control System (MCS) e del Management Accounting System (MAS). Questa evoluzione nella dottrina, è stata dettata proprio dall'importanza che i sistemi informativi automatizzati hanno assunto negli ultimi decenni nei sistemi contabili e di controllo aziendale. Con il crescere della complessità e della competitività a livello globale, le aziende non possono più rinunciare ai sistemi ICT per gestire i loro business. La delocalizzazione produttiva e commerciale e il ricorso all'outsourcing presso regioni geografiche molto distanti, non solo hanno ampliato le variabili da monitorare e controllare, ma hanno anche contribuito al proliferarsi
di nuove tecnologie informatiche in grado di attuare modalità di controllo per così dire “remote”. L'utilizzo degli strumenti IT dovrebbe consentire una razionalizzazione dei processi operativi, un migliore coordinamento delle attività operative, un miglioramento nelle relazioni di interdipendenza tra funzioni aziendali, una standardizzazione delle procedure e dei comportamenti desiderati. La letteratura internazionale dimostra, però, che non sempre ciò si verifica a causa delle forti resistenze che il cambiamento delle pratiche organizzative può generare nel comportamento degli individui. Le soluzioni IT offrono senz'altro una serie di innumerevoli vantaggi, ma portano con sé altrettanti rischi e pericoli. Una mancata coerenza e una debole integrazione tra le differenti tecnologie informatiche e la contabilità direzionale, può compromettere il livello di qualità e di tempestività dell'intero sistema di reporting direzionale. A sua volta, il processo decisionale, sia a livello operativo che a livello manageriale, rischia di essere alimentato da informazioni che non sono coerenti, né con l'andamento del business, né con le esigenze organizzative, né tantomeno con le key variables di performance. In particolare, si è abituati a credere che l'uso dei sistemi ERP, quei sistemi informativi gestionali che hanno un alto livello di integrazione, sia diffuso nella maggior parte delle aziende e che il corretto funzionamento di tali sistemi sia garantito nel tempo. In realtà, diversi casi di studio pubblicati su facoltose riviste accademiche internazionali dimostrano che la gran parte delle aziende opera con dei sistemi che sono spesse volte disintegrati. Sebbene, la “disintegrazione” in diversi casi sembra essere la soluzione migliore per lo svolgimento delle attività operative, una mancanza di integrazione comporta per diverse aziende una grande mole di lavoro in termini di integrazioni e riconciliazioni manuali e genera negative implicazioni di natura operativa ed organizzativa, quali la perdita dei dati, la verifica successiva dei valori immessi nel sistema, il rallentamento delle attività operative, errori nella pianificazione e nella programmazione operativa, l'errata valutazione delle rimanenze di magazzino e la conseguente inefficienza nella spedizione di prodotti al cliente, l'ambiguità negli obiettivi assegnati e l'insoddisfazione dei lavoratori, e così via. Inoltre, l'impossibilità di ottenere informazioni in tempo reale attraverso la diretta “interrogazione” del sistema informatico, rende il processo decisionale manageriale inefficiente, mettendo a
repentaglio da un lato l'operatività aziendale, dall'altro la bontà delle decisioni di breve termine e di quelle strategiche. Per questi motivi, l'integrazione informatico- informativa rappresenta un fattore critico per l'efficiente ed efficace funzionamento del sistema di controllo manageriale nel suo complesso. Oggi le aziende vivono un periodo di crescente e costante rapidità e turbolenza ambientale, e spesso sono chiamate a una revisione dell'intero sistema di controllo, per verificare quali problemi di natura organizzativa e/o informativa rendono il sistema inefficace a guidare l'azienda verso il raggiungimento degli obiettivi. E uno di questi problemi è la mancanza di integrazione informatica- informativa. Di certo, non esiste per ogni organizzazione un livello ottimale di integrazione: generalmente i criteri e i livelli di integrazione informatico- informativa sono stabiliti in fase di disegno ed implementazione dei sistemi di controllo. Ma tali condizioni non sono “immutabili” nel tempo e nello spazio. Il cambiamento nelle scelte di business, l'ingresso in nuovi mercati, il coinvolgimento in processi aggregativi, la re-ingegnierizzazione dei processi aziendali, e così via, sono fenomeni che modificano i fabbisogni informativi interni. Ed in questo contesto, gli strumenti IT possono giocare un ruolo predominante nel facilitare o nel limitare certi cambiamenti. Le modifiche e le integrazioni dei sistemi informativi aziendali non sempre sono percorribili, sia a causa della scarsa disponibilità delle risorse, che per l'impossibilità di interrompere o rallentare le attività operative quotidiane. Anche quando la “disintegrazione” tra nuovi ed esistenti modelli e nuove ed esistenti tecnologie potrebbe rappresentare una soluzione adeguata per rispondere alle esistenti esigenze informative e operative, una loro successiva integrazione potrebbe essere richiesta, qualora i requisiti di efficacia ed efficienza dell'intero sistema di reporting venissero a mancare.
Comunque, quando i requisiti di integrazione vengono a mancare un'attenta analisi dei processi aziendali, delle procedure che guidano lo svolgimento dell'attività operativa e dell'intera struttura sia informativa che organizzativa del controllo, è necessaria. Essendo le due dimensioni strutturali interdipendenti l'una dall'altra, i criteri di integrazione informativa devono essere stabiliti anche in ragione delle caratteristiche dei diversi centri di responsabilità, nonché delle linee
di autorità e delle relazioni formalizzate esistenti tra di essi. Infatti, i cambiamenti organizzativi, generati dall'integrazione devono essere pienamente condivisi tra le diverse aree e i diversi livelli organizzativi, e promossi con vigore dal vertice aziendale.
Inoltre, l’integrazione tra nuovi e vecchi sistemi informativi, modifica l'utilizzo dei sistemi in uso e le pratiche di controllo. Queste integrazioni non hanno un’esclusiva rilevanza tecnica, ma esse incidono anche sulla percezione e l'utilizzo dei modelli e degli strumenti da parte dei soggetti che operano all'interno dell'organizzazione. Cioè, l'introduzione di nuove tecnologie informatiche e l'integrazione con quelle esistenti genera dei cambiamenti che mettono in discussione le esistenti pratiche operative e di controllo. Cioè, con l’integrazione tra nuovi e vecchi sistemi, le pratiche di lavoro cambiano, e le routine individuali e organizzative intese come il “modo di fare le cose”, sono sfidate. E dunque, una forte resistenza al cambio potrebbe manifestarsi, con conseguenti effetti negativi sulle condizioni di efficacia e di efficienza globale. Queste tematiche saranno affrontate nell’ultimo capitolo attraverso l’analisi di un caso di studio approfondito.