Integrazione dei sistemi informativi e struttura organizzativa del controllo

Nelle analisi precedenti sono state analizzate la relazione tra, la tecnologia e le variabili organizzative contingenti, e tra queste ultime e il sistema di controllo di gestione. In tal senso, seguendo la teoria della contingenza, la scelta di integrare i sistemi informativi potrebbe dipendere da scelte di decentralizzazione, le quali di conseguenza potrebbero generare nuove interdipendenze organizzative, fra le differenti sub-unità. Cioè, con l’aumentare della decentralizzazione, il livello di delega e il potere decisionale delle differenti unità organizzative aumentano, ma allo stesso tempo si amplia anche la loro area di responsabilità. Per soddisfare i loro fabbisogni, i sistemi informativi devono essere in grado di elaborare dati a livello inter-funzionale, in maniera tempestiva e accurata, e con un alto livello di

integrazione e di aggregazione delle informazioni, per la misurazione dei risultati a differenti livelli di sintesi/analisi. Seguendo le teorie istituzionali, l’implementazione potrebbe dipendere dall’obbligo di adeguare o modificare il sistema informativo, perché richiesto da specifici vincoli normativo/legali, che impongono la produzione di particolari informazioni (isomorfismo coercitivo). Inoltre, la decisione di implementare un sistema ERP, o di introdurre nuovi sistemi informativi, potrebbe anche essere dettata da fattori diversi come il potere di individui determinanti, i quali hanno un’influenza tale sulle scelte di cambiamento del sistema informativo, e propongono dei cambiamenti per ottenere un ritorno di immagine personale, o del proprio dipartimento.

Analizzando gli aspetti organizzativi, Beretta (2001) sostiene che gli ERP supportano la gestione dell’interdipendenze organizzative permettendo flussi informativi, condivisione di linguaggio e integrazione cognitiva tra le unità funzionali115.

Granlund and Malmi (2002) analizzano gli effetti dell’implementazione di un sistema ERP sulla contabilità direzionale e sul sistema di controllo di gestione, attraverso un caso di studi, utilizzando le teorie istituzionaliste. Dal caso di studi emerge che, con l’introduzione di un nuovo sistema informativo integrato, l’accesso alle informazioni era reso possibile in differenti aree dell’organizzazione. Questa caratteristica consente di assumere scelte differenti di decentralizzazione o di centralizzazione delle decisioni manageriali, la quale guida a differenti strutture organizzative. Attuando scelte di decentramento o di accentramento, anche le caratteristiche delle informazioni contabili fornite ai diversi centri, per l’assunzione di decisioni, cambia.

Scapens and Jazayeri (2003), utilizzano un caso di studio longitudinale, per analizzare gli impatti dell’integrazione dei sistemi informativi sul controllo di gestione. Dalla loro analisi emerge che l’integrazione dei sistemi informativi, così come la natura integrata dei sistemi ERP, aumenta l’importanza del lavoro di gruppo, nel senso che gli utenti hanno bisogno di lavorare insieme e modificare le loro pratiche di lavoro, basate su concetti funzionali, verso un’ottica di

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Beretta, S., Unlashing the Integration Potential of ERP systems: The Role of Process based Performance Measurement Systems, Paper presented at the 3rd Workshop on Management Accounting Change, Siena, Italy, 17-19 Maggio, 2001

orientamento al processo. Di conseguenza, un più stretto collegamento tra i processi di business, oltre i dipartimenti funzionali, fu consentito dalla natura integrativa insita nel sistema ERP. Il lavoro routinario della funzione amministrazione fu computerizzato, e i manager di linea divennero più consapevoli dei loro risultati, ottenendo maggiori dati contabili, relativi alle loro aree di responsabilità.

Caglio (2003) attraverso un caso di studio di un’azienda Italiana di medio-grandi dimensioni, analizza l’impatto di un sistema ERP sul sistema e sulle pratiche di controllo di gestione. Dal caso emerge che una maggiore codificazione delle informazioni, potrebbe generare l’ibridazione di alcuni soggetti presenti all’interno della struttura organizzativa. Caglio per ibridazione si riferisce alle caratteristiche che assumono i soggetti che operano all’interno dell’area sistemi informativi e agli utenti, i quali acquisiscono maggiore consapevolezza del ruolo della contabilità, mentre i soggetti preposti al controllo possono dedicarsi maggiormente alle analisi del business. Ciò è reso possibile, poiché le attività di elaborazione dei report è sviluppata in maniera automatizzata rispetto ai sistemi esistenti, che richiedevano copiose integrazioni manuali.

La relazione tra struttura organizzativa e sistemi informativi integrati è enfatizzata nel lavoro di Quattrone and Hopper (2004), dove i due autori hanno analizzato il processo di implementazione di un ERP in due aziende multinazionali, una Giapponese e l’altra Americana. L’obiettivo è quello di analizzare come si modifica il livello di distanza spazio-temporale tra coloro che controllano e i controllat 116 . Nel primo caso di studio gli autori sostengono che l’implementazione di tali sistemi mantenevano le medesime distanze spazio- temporali tra aree funzionali e geografiche, e il centro e la periferia. La riproduzione dei limiti esistenti, nel precedente sistema, non consentì la riduzione dei ritardi esistenti tra le unità e i metodi di controllo. Cioè, l’ERP rinforzò lo

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Quattrone and Hopper fanno riferimento alle azioni a distanza e alle inscrizioni, derivanti dalla teoria della traslazione del sociologo francese Latoure (1987, 1999). I dati contabili sono considerati inscrizioni numeriche, cioè scelte metaforiche che si basano sul linguaggio. Esse non rappresentano la realtà, e presentano alte forme di ambiguità. Inoltre, la definizione di sistemi nuovi sistemi è soggetta a mediazioni tra interessi di vari soggetti. Secondo questa teoria le dicotomie tra controllori (il centro) e il controllato (la periferia) sono create in ricorsivi processi di costruzione e accumulo di informazioni, all’interno dei quali sono stabiliti i criteri alla base delle scelte di decentralizzazione.

status quo, piuttosto che ridefinire le relazioni tra livelli gerarchici, aree funzionali, e attività operative. Nel secondo caso di studio, l’azienda interessata modificò la distanza tra le aree, in accordo con la filosofia di integrazione degli ERP, basata su controlli in tempo reale. La riorganizzazione dei processi e le strutture non facilitarono la fornitura di informazioni alle diverse unità organizzative. La percezione dei manager fu che il sistema di controllo era incompleto e minimalista, cioè efficace momentaneamente in spazi (ad esempio un’azienda) e tempi (scadenze mensili dei report) stabili.

3.4.2 Integrazione dei sistemi informativi e struttura informativa del