Informazione e comunicazione

Per poter gestire un’azienda e dirigerla verso i suoi obiettivi è necessario che le informazioni siano ampiamente diffuse a tutti i livelli della struttura organizzativa. Le informazioni devono essere rese disponibili tempestivamente per agevolare i processi decisionali e consentire alle persone di assolvere le proprie responsabilità circa il controllo interno56_{. La gestione dei flussi informativi è importante per poter} comunicare la tolleranza al rischio, favorire la comunicazione degli obiettivi, per identificare prontamente i rischi, valutarli accuratamente e infine gestirli.

Quando l’informazione è di qualità, migliora la capacità decisionale e gestionale del managment57. È essenziale che i rapporti informativi contengano i dati necessari per consentire un controllo efficace. La qualità delle informazioni si valuta attraverso58_:

 Contenuto. Appropriato, rilevante e valido

 Tempestività. Informazione è ottenuta nei tempi desiderati

 Aggiornamento. L’informazione è attuale

 Precisa, accurata e affidabile.

 Accessibile. Capacità dell’utente di fare in autonomia determinate analisi. Poiché ottenere le informazioni nei tempi e luoghi dovuti è fondamentale per un buon controllo, anche i sistemi informativi devono essere soggetti al controllo. Il sistema di controllo deve essere inteso non come un vincolo da rispettare, quanto piuttosto come strumento di conforto nell’attività quotidiana svolta dall’impresa59_.

56 _{Viene utilizzata una serie d’informazioni diverse. Le informazioni di natura contabile, per esempio, non} sono impiegate soltanto per la redazione del bilancio destinato ad essere pubblicato e quindi diffuso all’esterno. Sono anche utilizzate ai fini delle decisioni operative, come il monitoraggio della perfomance e l’allocazione delle risorse. Coopers&Lybrand, op cit., p. 84.

57 _{La qualità delle informazioni condiziona il grado di efficienza dei processi di controllo e di gestione dei} rischi. Il managment utilizza infatti i dati e le informazioni per monitorare l’andamento della gestione ed il rispetto degli obiettivi contenuti nei piani e nei programmi. Il sistema di controllo interno nella prospettiva del risk managment, G. D’Onza, Giuffrè editore, Milano 2008, pag. 187.

58 _{Coopers&Lybrand, op. cit., pag. 87.}

59 _{Il sistema informativo funziona qualche volta come strumento di monitoraggio, rilevando in modo} sistematico specifici dati. In altri casi, sono necessari particolari interventi per richiedere le informazioni richieste. Coopers&Lybrand, op. cit., p. 84.

33

In tal senso, ad esempio, l’eventuale richiesta di riconciliazioni periodiche dovrebbe essere considerata dal responsabile non come inutile rallentamento del proprio lavoro a causa delle richieste della direzione, ma come strumento di verifica della correttezza dell’attività svolta e, allo stesso tempo, come strumento di report alla direzione sulla propria capacità ed efficienza nel gestire l’attività oggetto di rendicontazione.

Il sistema informativo può essere formalizzato o non. Le informazioni più preziose sono quelle che consentono di identificare i rischi e le opportunità e spesso queste informazioni sono raccolte nel corso con clienti, fornitori, autorità o personale. Ottenere informazioni corrispondenti ai fabbisogni dell’organizzazione è particolarmente importante quando l’azienda opera i un ambiente in profonda trasformazione, con una concorrenza ad alta capacità innovativa e in rapido movimento e con una domanda che si evolve in modo significativo.

I sistemi informativi sono spesso parte integrante delle attività operative. Essi non solo consentono di ottenere dati necessari al processo decisionale, ma sono in misura sempre maggiore progettati per attuare iniziative strategiche; si pensi a quei Sistemi a supporto delle iniziative strategiche oppure alla loro integrazione con l’attività operativa, come avviene molto spesso con il sistema contabile. Questa integrazione tra sistema informativo e sistema contabile, consente di controllare i processi e di seguire e registrare in tempo reale l’operazione eseguita, consentendo allo stesso tempo di aggiornare i dati economico-finanziari.

Comunicazione

La comunicazione60 _{è una funzione intrinseca ai sistemi informativi, le} informazioni abbiamo detto servono a comunicare in azienda, affinché il personale possa adempiere alle proprie mansioni. Tuttavia la comunicazione deve essere intesa in senso più ampio ed essere estesa ad altri aspetti come le attese e le responsabilità dei singoli e dei gruppi61_.

60 _{La comunicazione, precisa il documento, costituisce “una funzione intrinseca al sistema informativo”,} che contribuisce all’efficace svolgimento delle attività di controllo, dei processi di identificazione e di valutazione dei rischi ed alla diffusione di messaggi volti a promuovere una cultura organizzativa improntata sulla correttezza e sulla legalità dei comportamenti. Coopers&Lybrand, op. cit., p. 88.

61 _{Assume caratteristiche più ampie dell’informazione in quanto coinvolge:}

34

La comunicazione si può dividere in interna ed esterna. Comunicazione interna

Oltre a ricevere informazioni pertinenti alla gestione delle proprie attività, tutto il personale dell’azienda deve ricevere dall’Alta direzione un messaggio chiaro sull’importanza del controllo interno.

Attraverso la comunicazione si dovranno specificare i compiti aziendali. Ogni individuo deve conoscere le peculiarità del sistema di controllo interno, il suo funzionamento, i propri compiti e responsabilità. Senza questa consapevolezza è possibile che sorgano dei problemi.

All’interno dell’organizzazione ognuno deve sapere come la propria attività è collegata a quella degli altri; questa costituisce una condizione necessaria e sufficiente per poter identificare eventuali problemi, stabilirne le cause nonché le relative azioni correttive. Ognuno deve conoscere quali sono i comportamenti idonei, attesi o accettabili, e quali quelli non desiderati62_.

In un’organizzazione, il personale che tratta ogni giorno le operazioni aziendali e affronta ogni giorno i problemi operativi, deve disporre di canali di comunicazione bottom up in quanto è spesso nella migliore condizione per rilevare i problemi nel momento in cui sorgono.

Affinché tali informazioni fluiscano verso l’alto è necessario che l’azienda disponga di canali comunicativi accessibili a tutti, come anche una buona capacità di ascolto da parte del managment poiché chiunque può aver qualcosa da dire. Il personale aziendale deve esser convinto che questo sia il metodo più efficace per risolvere efficacemente i problemi. I responsabili non disponibili a recepire informazioni critiche, sono spesso gli ultimi ad accorgersi che il flusso informativo si è interrotto, aumentando la possibilità che gli effetti dei problemi si aggravino. I molti casi il flusso informativo utilizza canali di comunicazione formali. In alcuni casi però è necessario far ricorso anche a canali di comunicazione alternativi, i

 La comunicazione “non verbale”

 La definizione dei canali di comunicazione in cui veicolare sia messaggi interni che esterni  Definizione dei mezzi più idonei

 La definizione delle responsabilità dei vari soggetti. 62 _{Coopers&Lybrand, op. cit. p. 89.}

35

quali operano molto spesso anche come meccanismi di sicurezza, quando le vie formali non funzionano correttamente. Alcune aziende utilizzano vie dirette di comunicazione tra personale e dirigenti; è importante che il managment crei dei ragionevoli flussi informativi verso l’alto per le informazioni legittime, ricordando ai dipendenti come l’eventuale comunicazione di informazioni non pertinenti non darà luogo a ritorsioni.

Le comunicazioni tra il managment e il consiglio d’amministrazione sono fondamentali. Il managment deve tenere regolarmente informato il consiglio delle perfomance, degli sviluppi, dei rischi e in generali degli eventi significativi. Comunicazione verso l’esterno

La comunicazione è importante non soltanto verso l’interno dell’organizzazione ma anche verso l’esterno. Con i canali di comunicazione, i clienti, i fornitori o qualunque stakeholder possono fornire informazioni molto utili sul design o sulla qualità di prodotti e servizi, permettendo all’azienda di conoscere l’evoluzione della domanda o delle preferenze della clientela. Molto spesso le comunicazioni provenienti dall’esterno forniscono elementi importanti sul funzionamento del sistema di controllo interno.63