L’organizzatore di eventi

L’organizzatore di eventi è il professionista responsabile dell’attività d’ideazione e organizzazione di congressi, convegni, simposi o convention. Questa professione si è sviluppata a partire dagli anni ’90 in Italia e oggi sta crescendo sempre di più poiché aumenta la domanda di eventi che sono visti soprattutto dal comparto ricettivo come un modo per destagionalizzare la domanda in bassa stagione.46

Questo profilo occupazionale ha il compito di organizzare e coordinare il turismo con conferenze, convegni, incontri, seminari, mostre, fiere, festival e altri eventi. Egli lavora in associazioni turistiche, associazioni commerciali e professionali, convegni e centri congressi.

L’organizzatore di eventi è, quindi, colui che gestisce l’organizzazione di un evento o di una serie di eventi, al fine di massimizzare le attrattive dell’aerea e la richiesta fatta dal promotore47. L’evento può essere sia una festa popolare basata sulla tradizione, sia una conferenza, sia un grande evento sportivo che rilanci l’immagine di un’area.

In Italia non c’è una normativa nazionale che regoli l’accesso alla

professione. Infatti, nessuna regione ha emanato norme relative a tale figura ad eccezione della Liguria e dell’Umbria che hanno disciplinato il profilo dell’organizzatore congressuale come «chi, per professione, svolge la propria opera nell’organizzazione, produzione e gestione di iniziative convegnistiche, simposi, manifestazioni e conferenze48».

Entrambe le leggi regionali, inoltre, hanno stabilito che l’organizzatore di congressi possa fornire, ad esclusivo beneficio dei congressisti, servizi i prenotazione alberghiera, nonché organizzare servizi di assistenza e di trasferimento, da e per le località in cui si svolgono i congressi. La legge della regione Liguria n.44/99 stabilisce all’art. 10 che possa essere predisposto il rilascio di un “attestato di qualità” per gli organizzatori congressuali. Diverse

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E. Becheri, XVI Rapporto sul turismo italiano, Mercury, 2009, pp 560-561

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ISNART, Le nuove figure professionali turistiche e le opportunità di investimenti che ne derivano, Associazione interregionale delle Camere di Commercio del centro Italia, 2011, pp 39-40

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regioni sostengono invece che le organizzazioni di servizi, relativi alle attività congressuali ed in occasione di manifestazioni fieristiche, possono essere svolte dalle agenzie di viaggio.

Ciò permesso, nel mercato, si distinguono le seguenti tipologie di organizzatori di eventi:

1) il Professional Congress Organizer (PCO), ovvero l’impresa specializzata, individuale o societaria, che opera in modo professionale, ossia in modo non sporadico ma abituale, nel campo dell’organizzazione di manifestazioni congressuali;

2) il Meeting Planner (MP), ovvero la persona che pianifica e gestisce le manifestazioni, agendo come dipendente del promotore, oppure di centri congressuali o alberghi ed enti fieristici dotati di strutture di viaggio attive in queste settore; il MP non assume il rischio d’impresa relativamente all’organizzazioni dell’evento di cui si occupa.

Più spesso il promotore, soprattutto nel caso di un evento di dimensioni non piccole, ricerca la collaborazione di un PCO che, con propri mezzi o ricorrendo alla collaborazione di terzi fornitori, s’impegna ad assicurare la buona organizzazione della manifestazione.

In una prima fase progettuale, il PCO analizza le caratteristiche del committente, dei congressisti e delle eventuali precedenti edizioni. Si noti che l’organizzatore congressuale deve dedicare particolare attenzione sia ai promotori che danno origine alla domanda e ai quali devono essere rivolte le attività di marketing, sia ai clienti-fruitori, ovvero a coloro che, facendo parte dell’organizzazione promotrice, partecipano alla manifestazione ed usufruiscono dei servizi predisposti.

A seconda del tipo di evento o del livello a cui viene organizzato, ci possono essere alcune variazioni nella descrizione del lavoro. Tuttavia, i doveri e le responsabilità standard che caratterizzano questa professione sono:

 capire e comprendere le esigenze specifiche del cliente;

 iniziare con la pianificazione degli eventi in anticipo. Ad esempio, gli eventi di grandi dimensioni, come le convenzioni esterne e matrimoni

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possono richiedere di prenotare la sede, hotel, voli, catering, trasporti, e altri requisiti dei clienti, con mesi di anticipo;

 negoziare e ottenere le quotazioni più basse dai fornitori di servizi per l'evento. Al fine di garantire che l'intera manifestazione si svolga all'interno del budget messo a disposizione dal cliente;

 controllare e assicurare ogni dettaglio della manifestazione secondo i desideri del cliente;

 garantire la tempestiva disponibilità delle forniture e dei servizi quali la stampa degli inviti, il marketing della manifestazione (cartelloni e brochure in caso di grandi eventi come mostre e fiere), sicurezza, trasporti, attrezzature audio-visive, ecc;

 sorvegliare l'evento finale;

 incontrare diverse persone invitate all'evento per avere un feedback da loro per quanto riguarda la loro esperienza e la soddisfazione;  effettuare i pagamenti ai vari fornitori di servizi;

 determinare i parametri, le politiche e le procedure degli eventi;  sviluppare e implementare un piano di marketing;

 sviluppare e produrre materiali e presentazioni promozionali;  sviluppare un piano di gestione del rischio;

 sollecitare i finanziatori degli eventi, gli sponsor e la partecipazione dei commercianti;

 sovrintendere alla gestione finanziaria degli eventi.

Chiamato anche convention e meeting planner, egli si assicura che l’evento riesca nel migliore dei modi per cui si occupa della scelta della location, del servizio di ristorazione, di intrattenimento e di altri fornitori, e organizza alloggio e trasporto per i partecipanti. Gli eventi progettati possono includere lanci di prodotto, presentazioni, cerimonie, convegni e workshop.

Gli organizzatori di eventi delegano molti dei compiti e quindi sorvegliano e sostengono coloro a cui delegano. Questa è una posizione creativa, a volte consente l’opportunità di sperimentare nuove idee e temi.

Non vi sono norme specifiche che regolano la professione, non vi sono albi professionali e/o titoli specifici per accedere alla professione e a causa di ciò

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non sono richieste abilitazioni o titoli di studio, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica professionale obbligatori. La figura professionale rientra nella categoria 3.4.1.2 “Tecnici dell’organizzazione di fiere, convegni ed assimilati” della classificazione delle professioni Istat (2001).

Il lavoro di organizzatore di eventi può essere svolto in due modi. Il primo come libero professionista attraverso un’attività di consulenza. Il secondo come dipendente o socio, all’interno di una società che organizza congressi, di un’agenzia di comunicazione o presso alberghi specializzati in turismo congressuale e organizzazioni turistico-ricettive.

Tuttavia, se si lavora in proprio, è difficile iniziare l’attività professionale direttamente come organizzatore di congressi; è invece più frequente iniziare la carriera nella segreteria di uno staff o comunque svolgendo ruoli intermedi in questo settore.

Le competenze richieste per svolgere tale professione sono le seguenti:  capacità di comunicazione scritta e verbale;

 capacità di lavorare all’interno di un team;

 abilità nella pianificazione e organizzazione di un evento;  gestione delle pubbliche relazioni e delle attività di marketing;  coordinazione delle risorse del territorio e dell’industria.

La retribuzione prevista deriva dai ricavi generati dagli eventi. I compensi sono legati al successo delle manifestazioni, alla capacità di reperire finanziamenti e di razionalizzare le spese.

Se liberi professionisti la remunerazione andrà dal 10% al 20% del costo complessivo dell’evento. Se, invece, si esercita questa professione all’interno di un’agenzia o di un’azienda, lo stipendio netto mensile può variare da 1.000 euro per le figure più junior, a 2.000 euro per un senior event manager. Differente invece se si arriva a gestire molti eventi, quindi ad essere un manager, in questo caso lo stipendio può arrivare fino a 4.000 euro al mese. Le opportunità di lavoro sono numerose ed in ulteriore crescita perché gli eventi, nel settore turistico, hanno assunto un’importanza maggiore in relazione al fatto che, grazie all’elevata capacità di attrazione, possono essere utilizzati per raggiungere differenti target, rendendo più competitiva

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l’offerta turistica di una destinazione che non ha risorse naturali o culturali tali da attrarre i turisti.

Per quanto riguarda l’evoluzione di questa occupazione si pensa che, in futuro, i cambiamenti della tecnologia avranno un grande impatto perché i partecipanti sono sempre più alla ricerca di eventi a scopo educativo e interattivo che coinvolgano sempre di più il mondo dei social network in modo tale da rendere visibile e condivisibile l’avvenimento non solo da chi vi partecipa ma anche dagli utenti della rete. Per cui si ritiene che gli organizzatori di eventi dovranno acquisire conoscenze legate al funzionamento dei vari social come Facebook, Twitter, Goggle+, perché è proprio attraverso questi canali che si costruisce la fortuna di un evento. Infatti l’uso di tali portali permette non solo di pubblicizzare la manifestazione, ma anche di creare attraverso post, fotografie, video l’effetto attesa e suscitare così la curiosità dei futuri partecipanti.

Un altro aspetto che caratterizza il futuro di questo profilo occupazionale è quello legato alla diminuzione dei finanziamenti pubblici per eventi. Ciò significherà che nel futuro si dovranno trovare nuovi sponsor che finanzino il progetto. Di conseguenza si pensa che gli organizzatori di eventi dovranno acquisire alcune competenze che caratterizzano il lavoro del founraising

consultant come l’esperienza di raccolta fondi e la forte capacità di

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