LE CONFERME ESTERNE

Una delle procedure di validità più utilizzate e di più rilevante significatività nel processo di revisione sono le conferme esterne richieste a soggetti terzi. Esse infatti forniscono attestazioni le quali hanno un valore probativo maggiore rispetto a quelle fornite dalle altre procedure di validità in quanto sono fornite da soggetti terzi all’impresa e generalmente sono in forma documentale sia essa cartacea o elettronica77_.

In prima istanza il revisore contabile nel momento in cui deciderà di richiedere la conferma scritta a terze parti è tenuto a mantenere il completo controllo su di esse. Questo includerà la determinazione delle informazioni da confermare, la selezione dei soggetti ai quali inviare le lettere, la definizione delle richieste di conferma, la predisposizione di esse, l’invio della lettera al soggetto e la ricezione diretta della risposta. Le lettere di conferma vengono solitamente fatte per richiedere la conferma di un determinato evento, l’importo di un saldo di bilancio o di una parte di esso. Ad esempio il revisore potrà inviare una lettera ad un cliente per richiederne la conferma di un credito o a un fornitore il saldo di un debito.

Il revisore dovrà poi scegliere la tipologia di quesito da includere nella lettera, alternativamente infatti dovrà scegliere se inviare una lettera di conferma positiva indicando un importo e chiedendo la conferma dello stesso (solitamente questa tipologia viene utilizzata per confermare un credito o l’importo di una fattura) o in alternativa, nel caso in cui il revisore ritenga ci possa essere il rischio che la terza parte dia una risposta senza controllare il saldo, egli può inviare una lettera aperta dove viene richiesto di riportare un determinato saldo anche se questa tecnica può comportare una minore percentuale di risposte in quanto comporta una maggiore mole di lavoro per la terza parte chiamata a rispondere.

Le conferme scritte possono tuttavia anche essere utilizzate per confermare termini di accordi, contratti ovvero operazioni tra l’impresa e altre parti correlate, il tipico esempio è il caso in cui venga richiesto ad una banca o a un istituto finanziario la compilazione del

modulo abi78 _{nel quale sono presenti tra le altre informazioni anche le garanzie prestate,}

eventuali fidejussioni ecc.

Il revisore in alternativa può anche optare per la predisposizione di lettere miste, è il caso di quelle inviate ai legali, dove con esse viene richiesto il saldo stimato ma anche un aggiornamento sullo stato della causa79_.

I fattori che il revisore dovrà considerare nella definizione delle conferme inviate alle terze parti sono le asserzioni che esse dovranno coprire, i rischi specifici identificati su di esse, lo schema e la presentazione della richiesta di conferma, le precedenti esperienze nel caso in cui non si tratti del primo anno di revisione, il mezzo di comunicazione utilizzato, la capacità del soggetto di rispondere alle richieste specifiche, il fatto che riesca a farlo in maniera autonoma rispetto all’impresa e ultimo ma non meno importante l’ autorizzazione o l’invito da parte della direzione ai soggetti a rispondergli.

Inoltre, considerando che sarà il revisore stesso che invierà le lettere alle terze parti, egli si dovrà anche assicurare che queste vengano inviate ad un indirizzo corretto sia esso un indirizzo mail o di posta ordinaria. Per validare gli indirizzi ottenuti dalla direzione tuttavia vi sono diverse tecniche, le più utilizzate tuttavia sono, per le lettere inviate in formato digitale, la conferma dell’indirizzo di posta certificata (pec) mentre, per le lettere cartacee, la verifica dell’indirizzo al quale verrà spedita mediante contatto telefonico alla terza parte.

Tuttavia qualora il revisore non dovesse ricevere risposta dalla terza parte in un tempo ragionevole sarà compito suo contattare le terze parti per invitarle a rispondere anche se nella prassi succede frequentemente che i solleciti vengano fatti direttamente da componenti della direzione su richiesta del revisore in quanto sono ritenuti più efficaci.

78_{Modulo Abi: Il modello individua, in relazione alle diverse tipologie di fabbisogni finanziari delle imprese, l’elenco}

minimo (check list) delle informazioni e dei documenti che è opportuno trasmettere alle banche e agli intermediati finanziari ai fini di una completa e tempestiva valutazione del merito di credito.

In particolare, il modello si fonda sulla presenza di due parametri di riferimento che conducono, di fatto, a definire una matrice funzionale al corretto processo di trasmissione delle informazioni al sistema finanziario:

• le tipologie di operazioni finanziarie, a fronte dei fabbisogni aziendali,

• le aree aziendali/informative rilevanti per il rapporto con le banche e il sistema finanziario. Fonte: www.abi.it

Il revisore, ottenuta la risposta, dovrà poi valutarne l’attendibilità in quanto ogni documento terzo comporta rischi di intercettazione, di alterazione o di frode e questi rischi prescindono dal formato in cui esse vengono spedite.

I fattori che possono influire su questa valutazione e che quindi potranno far sorgere dei dubbi sono il fatto che questa non sia mai pervenuta direttamente al revisore, che la risposta non provenga direttamente dal soggetto circolarizzato o che arrivi da un indirizzo di posta non certificato. In particolare, nel caso in cui la risposta provenga da un soggetto terzo diverso da quello circolarizzato, il revisore dovrà accertarsi che la fonte sia corretta, che il soggetto che ha risposto abbia l’autorizzazione a farla dal soggetto circolarizzato e che l’integrità della trasmissione non sia stata compromessa in nessun modo.

A questo punto, qualora il revisore non ritenesse la risposta ottenuta attendibile, egli potrà decidere di svolgere procedure alternative capaci di fornire le medesime informazioni o addirittura riconsiderare la valutazione dei rischi di errori significativi a livello di asserzioni e modificare di conseguenza la propria strategia di revisione. E’ il caso in cui la risposta non attendibili indici la potenzialità di un rischio di frode.

Qualora invece il revisore ritenga la risposta attendibile ma gli elementi acquisiti da essa non sufficienti per esprimere il proprio giudizio professione può abbinare ad essa altre procedure di validità come ad esempio dei test di dettaglio.

Diverso sarà invece il caso in cui la risposta sia attendibile ma vengano riscontrate delle eccezioni o delle differenze in essa. Queste possono infatti indicare un errore a livello di bilancio e quindi il revisore dovrà valutarne l’impatto in bilancio considerando la significatività individuata e la possibilità che questa eccezione sia riconducibile ad una frode.

Tuttavia non tutte le differenze nelle risposte comportano un errore in bilancio infatti possono essere dovute anche a discrepanze temporali. L’esempio più ricorrente in tal senso sarà il caso in cui la terza parte comunichi un credito inferiore rispetto a quello riportato nella lettera in quanto ha effettuato un pagamento che l’impresa non ha ancora registrato in contabilità, in questa situazione sarà sufficiente ottenere evidenza documentale del pagamento e riconciliando così la discrepanza.

Nel caso in cui la direzione si rifiuti di consentire l’invio della lettera ad una determinata terza parte sarà compito del revisore effettuare le opportune indagini sulle motivazioni di tale rifiuto della direzione e ricercare elementi probativi in merito alla ragionevolezza delle stesse, valutare l’impatto che tale rifiuto può avere in merito all’identificazione di errori significativi incluso il rischio di frode e successivamente svolgere procedure alternative idonee a verificare il saldo selezionato. Questa procedura è la stessa che il revisore dovrà svolgere qualora la terza parte non risponda alla lettera.

Con procedure alternative si intendono delle verifiche di validità capaci di dare un riscontro effettivo sul saldo in bilancio, esse tuttavia saranno diverse a seconda del saldo di bilancio oggetto di conferma esterna. Infatti, nel caso in cui il revisore abbia richiesto alla terza parte la conferma di un credito iscritto in bilancio a fine periodo egli potrà verificarne l’accuratezza dell’importo mediante ispezione degli incassi percepiti successivamente. Qualora invece questi crediti, alla data in cui il revisore svolgerà le proprie verifiche, non fossero ancora stati incassati allora l’ispezione avrebbe come oggetto la richiesta di documentazione diversa quale: la fattura, il documento di trasporto firmato dallo spedizioniere e l’ordine firmato dal cliente. In questo modo il revisore potrà così verificare l’accuratezza e l’esistenza del saldo iscritto in bilancio.

Per le lettere dove viene richiesto un dettaglio, un parere o una qualsiasi informazione diversa da un saldo le procedure alternative sono più complesse e dipenderanno dalla casistica specifica, può essere richiesto un colloquio verbale con il legale che segue la causa o, il contratto stipulato con la banca firmato. Tuttavia l’estensione delle procedure alternative dipenderà dalla significatività del rischio identificato in quella asserzione. Se invece il revisore identificasse come irragionevole o ingiustificato il rifiuto da parte della direzione o qualora non fosse possibile acquisire sufficienti elementi probativi dalle procedure alternative egli dovrà prontamente comunicare il fatto agl’organi di governance come richiesto da principio ISA 26080 _{e successivamente valutarne le}

implicazioni sulla revisione contabile compresa la necessità di riportare in relazione di revisione dei rilievi. Lo stesso dovrà essere fatto nel caso in cui siano state identificate delle eccezioni di importo significativo nelle conferme terze ottenute81_.

80_{Principio di revisione internazionale ISA Italia 260 – COMUNICAZIONI CON I RESPONSABILI DELLE ATTIVITA’ DI}

GOVERNANCE