Linea di azione 3 - Promuovere un ambiente digitale efficace e sicuro

Le attività e i progetti che compongono questa linea di azione sostengono principalmente il raggiungimento degli obiettivi strategici 1 e 2. Un’organizzazione dinamica e competente di persone che garantisca il buon governo deve essere sostenuta da un ambiente digitale efficace e sicuro con operazioni digitali snelle, una forte sicurezza informatica e sistemi a elevata disponibilità, il tutto ottimizzando i costi.

Nel 2011, l’EUIPO si è prefissato di semplificare e modernizzare i propri sistemi e di renderli più efficienti e facili da usare al fine di sviluppare una vera e propria organizzazione elettronica. Da allora, molti sistemi obsoleti sono stati dismessi ed è stata messa in servizio un’architettura di riferimento standard, con una struttura di governance che controlla i miglioramenti ai sistemi esistenti e lo sviluppo di quelli nuovi. Ciò ha conferito all’Ufficio flessibilità e agilità nella realizzazione di nuovi sistemi e ha migliorato la tempestività e, in ultima analisi, la qualità dello sviluppo e della manutenzione di software. Nel contempo, la modernizzazione dell’infrastruttura informatica facilita ulteriori miglioramenti nel settore della sicurezza informatica, un aspetto delle operazioni che sta acquisendo sempre più importanza sia per gli utenti che per gli uffici di PI.

Pagina 60 di 109 Un nuovo sito web, progettato per migliorare significativamente la sicurezza e l’esperienza utente, è stato inaugurato nel 2013. Il sito fornisce informazioni e servizi in 23 lingue. È facile da usare ed è sempre più popolare fra gli utenti. Per raggiungere un pubblico più ampio, anche l’Osservatorio e l’Accademia sono stati dotati di strumenti informatici ausiliari quali la banca dati anticontraffazione, la banca dati delle opere orfane, una piattaforma di formazione online accessibile al pubblico e una piattaforma chiamata «archivio della conoscenza» per condividere le informazioni in tutto l’Ufficio.

Altrettanto importante per le prestazioni generali dell’Ufficio è stato l’avvio di una serie di programmi al fine di costruire un nuovo back office per la gestione dei marchi, disegni e modelli, che sarà anche in grado di incorporare nuovi diritti di proprietà intellettuale, qualora il legislatore assegni tali diritti all’Ufficio. Tali programmi, che proseguiranno durante il periodo 2016-2020, mirano, in primo luogo, a un’ulteriore semplificazione dell’ambiente informatico dell’Ufficio, integrando in un unico strumento diversi sistemi, che al momento funzionano separatamente. L’integrazione accrescerà l’efficienza operativa, migliorerà l’esperienza dell’utente e garantirà uno sviluppo più flessibile in futuro. In termini finanziari, ciò significa costi di manutenzione ridotti e più risorse disponibili per realizzare investimenti in nuovi progetti e iniziative senza aumentare la spesa totale per l’ambiente informatico.

In termini di promozione dell’interoperabilità, vi è l’opportunità di promuovere e favorire la standardizzazione. I risultati in termini di normalizzazione quali gli standard TM-XML e DS-XML, saranno ampliati per coprire altri diritti di proprietà intellettuale. I formati possono essere armonizzati con le principali parti interessate al fine di consentire lo scambio continuo di informazioni tra giurisdizioni. Il riutilizzo di algoritmi di ricerca e di altri tipi di trattamento dei dati ridurranno l’incertezza per quanto riguarda i risultati, migliorando la coerenza delle ricerche nella rete a beneficio degli utenti.

Guardando anche oltre l’orizzonte del 2020, l’Ufficio dovrà ulteriormente trasformare il proprio ambiente informatico e sicuramente la propria organizzazione per poter essere pronto per un mondo digitale in cui tutte le operazioni si svolgono online, vige la tolleranza zero per il fallimento, la trasparenza è la norma e l’innovazione si colloca al centro dell’organizzazione. Saranno necessarie nuove soluzioni per la traduzione automatica, la ricerca di immagini per marchi, disegni e modelli nonché per marchi tridimensionali e sonori. L’obiettivo è quello di progettare e sviluppare servizi forniti dall’Ufficio su ciò di cui hanno bisogno gli utenti, piuttosto che sui processi dell’Ufficio per prestare tali servizi.

5.3.1 Obiettivo 3.1 - Snellire le operazioni utilizzando strumenti digitali avanzati

Ai fini dell’efficienza operativa, nel corso degli anni l’Ufficio ha creato un sistema informatico molto complesso. Storicamente, la gestione del portafoglio delle applicazioni nell’Ufficio è stata incentrata sull’aggiunta di applicazioni in base alle esigenze operative. In molti casi, è stata rivolta scarsa attenzione alla sovrapposizione di funzionalità o al costo dell’integrazione di nuove applicazioni nell’architettura esistente.

La migrazione verso nuove tecnologie non è stata pienamente attuata in tutti le aree e, di conseguenza, sono ancora in uso alcuni strumenti legacy, che presentano problemi di manutenzione. In altri casi, le soluzioni sono state sviluppate in moduli separati, in osservanza di un requisito di legge che ne prescriveva il funzionamento a una data determinata. I loro collegamenti con i moduli centrali dei procedimenti di PI sono stati talvolta complessi e inaffidabili.

Pagina 61 di 109 Alcuni settori operativi nei quali i volumi sono più bassi dispongono di strumenti informatici molto semplici o ne sono privi.

Mediante i programmi degli strumenti per la proprietà intellettuale l’Ufficio mira all’integrazione, in un unico strumento, di diversi sistemi che attualmente funzionano come moduli separati. L’idea è avere un back office supportato da strumenti informatici al fine di poter acquisire agilità e flessibilità e di formare l’asse portante di una vera e propria organizzazione elettronica. Il risultato finale è supportare tutti i processi in materia di proprietà intellettuale presso l’Ufficio, utilizzando una piattaforma integrata.

Il nuovo modo di lavorare nell’Ufficio, con l’importanza attribuita al lavoro di squadra e alle reti con partecipanti sia interni che esterni, richiede anche adeguamenti dell’ambiente informatico, analogamente agli obiettivi di maggiore trasparenza e responsabilità fissati nella linea di azione 2.

Tali obiettivi possono essere conseguiti solo se la direzione dell’Ufficio ha accesso ai dati, alle informazioni e alle analisi necessari in maniera tempestiva, mediante strumenti di analisi e prestazioni aziendali migliorati. Per affrontare questa sfida, l’Ufficio attuerà un panorama di sistema utilizzando strumenti avanzati che forniscono un nucleo più integrato per i processi della funzione Risorse umane, completamente interoperabili con i sistemi informativi della funzione Finanze e altri sistemi esterni, quali quelli del PMO (ufficio di Gestione dei pagamenti, l’ufficio dell’UE i cui sistemi sono utilizzati per il pagamento delle retribuzioni, gli indennizzi delle assicurazioni malattie, delle spese e di altri sussidi). Al tempo stesso, l’Ufficio sosterrà l’attuazione della strategia per le risorse umane, concentrandosi sulla gestione dei talenti e sull’ammodernamento e sull’automazione dei servizi amministrativi delle risorse umane, nonché sulla responsabilizzazione degli utenti (ad esempio i servizi gestiti autonomamente dai dipendenti). L’intento è quello di rendere la direzione dei dipartimenti, i responsabili dei gruppi e, in un secondo momento, tutto il personale, totalmente autosufficienti e con il pieno controllo della fornitura dei dati. Un servizio centrale si concentrerà sull’informativa istituzionale delle prestazioni complessive dell’Ufficio.

Analogamente, ora che la presenza online dell’organizzazione è diventata la norma, l’accesso mobile ai servizi dell’Ufficio è sempre più richiesto sia dagli utenti che dai membri del personale.

L’Ufficio studierà soluzioni in grado di soddisfare questa domanda, garantendo l’uniformità dei servizi, l’integrazione con i sistemi esistenti, la sicurezza e la sostenibilità.

Il passaggio verso un maggiore coinvolgimento degli utenti in ogni area delle operazioni dell’Ufficio dà anche luogo alla necessità di strumenti più sofisticati per la gestione delle parti interessate.

Occorre dedicarsi ai gruppi con diversi interessi e priorità, fra cui PMI, titolari e rappresentanti di MUE e DMC, uffici nazionali e regionali di PI, associazioni di utenti, e una serie di altri interlocutori.

L’obiettivo è quello di disporre di un approccio integrato per la gestione delle parti interessate e degli eventi, in modo tale che le informazioni sulle attività delle parti interessate siano disponibili a livello centrale e si evitino così duplicazioni di interventi.

5.3.2 Obiettivo 3.2 - Rafforzare la sicurezza informatica

I sistemi informatici stanno acquisendo sempre maggiore importanza in quanto elementi determinanti per la trasformazione aziendale in termini di sostegno al rinnovamento culturale e al rafforzamento dell’organizzazione creativa, dinamica e di talento cui l’Ufficio aspira nel presente piano strategico. Essi sono anche importanti per la cooperazione internazionale, in quanto

Pagina 62 di 109 costituiscono la base dei molti progetti nel quadro dell’ETMDN che sono stati sviluppati nell’ambito del piano strategico 2011-2015. Tali sistemi, a loro volta, hanno bisogno di un’infrastruttura forte e sicura su cui svilupparsi.

La sicurezza, che è un argomento sempre più importante per l’Ufficio e i suoi utenti, richiede un’infrastruttura nuova e moderna. Grazie ai progetti relativi al quadro per la sicurezza informatica e al centro dati di backup, negli ultimi cinque anni sono stati compiuti passi importanti verso non solo la costruzione di un’infrastruttura sicura e solida, ma anche verso un maggiore sviluppo della sicurezza delle informazioni, per mezzo della quale la consapevolezza della sicurezza informatica, il monitoraggio e la governance assicureranno la costante conformità alle norme internazionali quali la ISO 27007¹¹, dimostrando in tal modo l’affidabilità dell’Ufficio e dei suoi prodotti ai suoi partner e clienti.

Man mano che la rivoluzione digitale passa alla fase successiva e che le minacce esterne continuano a proliferare in termini sia di quantità sia di complessità, saranno necessari maggiori investimenti nella protezione delle risorse dell’Ufficio. La maggiore visibilità dell’Ufficio dovuta al suo nuovo ruolo nel sostegno all’applicazione dei diritti di proprietà intellettuale tramite l’Osservatorio, insieme con il rapido ritmo di cambiamento nell’ambiente informatico significa che lo standard di eccellenza oggi diventerà insufficiente domani. La sicurezza informatica deve essere rafforzata, ma andando oltre le tradizionali violazioni della sicurezza e dell’indisponibilità, la portata deve essere ampliata affinché comprenda la minaccia di uso illegale dei dati e la frode, che possono intaccare l’immagine dell’Ufficio e quella della più ampia comunità della proprietà intellettuale. La sfida è quella di riunire insieme i nuovi ed eterogenei elementi di sicurezza informatica al fine di soddisfare il crescente numero di minacce in modo efficace e coordinato.

Pertanto, l’Ufficio s’impegnerà a rafforzare la sicurezza mediante una migliore capacità di rilevazione e difesa, oltre che ad aumentare la disponibilità del sistema mediante il miglioramento delle misure contro gli attacchi finalizzati a provocare l’indisponibilità dei servizi e una rete più dinamica e meno centralizzata.

5.3.3 Obiettivo 3.3 - Mantenere e migliorare la disponibilità di servizio dei sistemi

Nel 2010 molti sistemi dell’EUIPO potevano essere ripristinati solo nell’arco di giorni o perfino di settimane in caso di grave disastro informatico. Oggi la maggior parte dei sistemi informatici funziona in parallelo con un sistema di backup e può essere ripristinata al momento. La disponibilità dei sistemi è aumentata fino a oltre il 99 %. Il nuovo centro dati che è stato istituito garantisce un’elevata disponibilità, oltre ad avere il potenziale per sostenere la crescita futura.

Molti dei progetti e delle attività volti a migliorare altri aspetti dell’ambiente informatico dell’Ufficio indicati in questa linea di azione contribuiranno anche a migliorare la disponibilità del sistema.

Unificare diversi sistemi eterogenei nell’ambito del programma degli strumenti per la proprietà intellettuale significa che il numero di interfacce tra i sistemi, che è una frequente fonte di avaria in qualsiasi ambiente informatico,è notevolmente ridotto. Analogamente, il miglioramento della sicurezza informatica ridurrà il numero di attacchi finalizzati a provocare l’indisponibilità dei servizi e altri tipi di intrusioni in grado di far crollare i sistemi informatici. Anche sviluppare sistemi

11 Nel 2015 tutte le attività dell’Ufficio sono state certificate secondo la norma ISO 27001.

Pagina 63 di 109 ottimizzando i costi, il che spesso significa utilizzare componenti in serie che sono ben noti e quindi più facili da gestire rispetto alle soluzioni su misura, contribuisce a un ambiente più stabile, con una maggiore disponibilità di servizio.

5.3.4 Obiettivo 3.4 - Garantire l’efficacia economica

Partendo dagli sforzi di «industrializzazione del software» compiuti nell’ambito del piano strategico 2011-2015, al centro del lavoro di sviluppo presso l’Ufficio figurerà la qualità, per la quale si disporrà di strumenti per la costruzione automatica, l’integrazione e la verifica di software come veicolo per migliorare costantemente la qualità e promuovere le buone prassi, migliorando l’agilità della struttura informatica per fornire più valore, più velocemente e con meno sforzo, riducendo al tempo stesso il rischio di malfunzionamento. Grazie a quest’iniziativa, anche i costi di sviluppo si ridurranno, lasciando all’Ufficio più mezzi per migliorare ulteriormente la qualità.

L’architettura basata sui componenti promuoverà la riutilizzabilità delle risorse esistenti, per una migliore e più veloce manutenibilità, riducendo gli sforzi di sviluppo e aumentando ulteriormente l’efficienza. Sosterrà i gruppi in un ambiente collaborativo, basato sulla conoscenza, in ultima analisi consentendo all’EUIPO di migliorare la propria gestione del cambiamento. Questo sforzo avrà anche un impatto positivo sul costo dello sviluppo del software.

Al fine di mantenere un ambiente tecnologico moderno, si migliorerà l’attuale gestione delle risorse informatiche per facilitare la dismissione tempestiva di hardware e software prima che diventino una minaccia per le prestazioni delle unità operative. La modernizzazione della piattaforma sarà effettuata con una chiara visione basata sui rischi e avrà lo scopo di mantenere il valore economico degli investimenti passati. Il costo totale di possesso dei sistemi sarà calcolato in modo da fornire alla direzione solidi criteri per decidere in merito all’acquisto piuttosto che allo sviluppo o al noleggio.

Nel 2012 il tempo medio di sviluppo e attivazione per un cambiamento di elevata priorità dei sistemi era superiore ai 60 giorni, laddove oggi questo tempo si è ridotto a 20 giorni. Nel complesso, l’Ufficio ha imparato a pianificare e ad eseguire meglio. Vi è ancora molta strada da percorrere per sfruttare appieno gli strumenti disponibili sul mercato, come ad esempio i modelli di approvvigionamento alternativi per infrastrutture, piattaforme e software che verranno affrontati nei prossimi anni. Ciò consentirà all’organizzazione di lavorare più velocemente, con una maggiore qualità e una pianificazione dei costi più precisa.

Insieme alla tendenza verso l’accesso mobile da parte degli utenti, la tendenza verso il cloud computing è uno dei principali punti di forza nel settore informatico di oggi. L’Ufficio intende sfruttare le opportunità offerte dal cloud computing con un approccio molto prudente, rispettando le norme legali e di protezione dati europee in materia di sicurezza. Un uso graduale di ambienti cloud migliorerà la struttura dei costi IT, permetterà l’utilizzo di applicazioni che sono disponibili solo in ambienti cloud e darà all'infrastruttura IT una dimensione più agile. Sarà sviluppata una specifica strategia cloud che servirà da guida in merito alle questioni di sicurezza sugli usi accettabili per le infrastrutture, piattaforme e servizi, incluso dove si devono ospitare i servizi cloud. L'Ufficio svilupperà anche ulteriori competenze tecniche sulla sicurezza e sul controllo di modelli in modalità cloud e attuerà una gestione globale dei rischi per supportare il processo decisionale efficace nell'impiego di servizi cloud.

Pagina 64 di 109 5.4 Linea di azione 4 - Intensificare l’impegno al networking¹²

Le attività e i progetti che compongono questa linea di azione sostengono principalmente la realizzazione dell’obiettivo strategico 3, ma sono importanti anche per gli altri obiettivi in quanto la collaborazione in rete (networking) è uno degli elementi fondamentali per un’organizzazione della «conoscenza» e contribuisce ad aumentare l’efficacia. Nel mondo moderno, sistemi informatici forti sono strettamente associati a un’efficace collaborazione in rete e a una buona governance, oltre ad aprire la strada per una più stretta cooperazione e una maggiore convergenza. Oltre a sostenere reti cooperative, questa linea di azione amplierà la portata degli strumenti e delle banche dati esistenti, aggiungerà nuove funzionalità a tali strumenti e ne creerà di nuovi in base alle esigenze delle parti interessate.

La collaborazione in rete è un valore fondamentale dell’Ufficio, sia nell’organizzazione interna del lavoro, con l’importanza attribuita alla collaborazione tra dipartimenti e ai circoli di conoscenza, sia nella dimensione esterna, con la cooperazione con gli uffici nazionali e regionali di PI, il Parlamento europeo, la Commissione europea e altre istituzioni e organismi dell’UE, organizzazioni internazionali e parti interessate pubbliche e private. La collaborazione in rete è anche di vitale importanza per l’attività dell’Osservatorio.

Il quadro per la registrazione di marchi, disegni e modelli nell’UE è un sistema a due livelli, composto dagli uffici nazionali e regionali di PI e dall’EUIPO. Le imprese scelgono tra la registrazione nazionale e quella dell’UE in base ai loro obiettivi operativi, e questa scelta non deve essere influenzata da inutili differenze fra i diversi uffici del sistema.

Rendere il sistema della proprietà intellettuale più costante, coerente e trasparente è fondamentale se deve diventare più accessibile alle imprese dell’UE, e in particolare le PMI, per le quali inutili differenze nei processi e nelle prassi possono rappresentare un deterrente significativo nel momento in cui cercano di espandersi. Uno studio dell’OCSE ha dimostrato che i costi di adeguamento alla normativa per dipendente sono cinque volte superiori per le piccole imprese rispetto alle aziende di maggiori dimensioni. Dato che la stragrande maggioranza delle imprese dell’UE è costituita da PMI, ridurre gli oneri amministrativi che gravano su di loro in tutti i settori, fra cui la protezione della PI, è estremamente importante.

Il piano strategico 2011-2015 ha gettato solide basi per la creazione di una rete pratica e funzionante tra tutti gli uffici di PI nell’UE, basata sulla convergenza di strumenti, prassi e norme, nell’interesse di tutti gli utenti del sistema di PI. La premessa fondamentale del piano resta valida, e l’Ufficio continuerà a lavorare in questa direzione attraverso il programma di cooperazione europeo insieme agli uffici nazionali e regionali di proprietà intellettuale, nonché attraverso altri programmi con paesi terzi selezionati.

Le attività di cooperazione intraprese nel quadro del piano strategico 2011-2015 sono state infatti classificate come una delle attività principali dell’Ufficio nella legislazione della riforma giuridica approvata dal Parlamento europeo e dal Consiglio nel 2015.

12 Ai fini dell’articolo 124, paragrafo 1, lettera b, e dell’articolo 128, paragrafo 4, lettera e, RMUE, la linea di azione 4 include la strategia dell’Ufficio per la cooperazione internazionale.

Pagina 65 di 109 Nel corso dei prossimi anni, l’EUIPO, in collaborazione con gli uffici nazionali e regionali di PI e nel quadro dei progetti finanziati dall’UE per i quali è l’agenzia esecutiva, intende ampliare e approfondire l’EUIPN e promuovere la cooperazione globale tra i partner dell’UE, i paesi terzi e le organizzazioni multilaterali, al fine di massimizzare il contributo dei sistemi di registrazione dei marchi, disegni e modelli per la crescita economica e per migliorare il valore della proprietà intellettuale in generale.

All’interno dell’Unione europea, basandosi sulle richieste degli utenti e delle esigenze degli uffici di PI, l’Ufficio e i suoi partner continueranno a migliorare la convergenza degli strumenti e delle prassi esistenti, garantendo l’interoperabilità e la massimizzazione della loro efficacia e dei benefici per gli utenti. I risultati di questo lavoro contribuiranno al consolidamento del panorama di soluzioni informatiche rese possibili grazie all’azione efficace del Fondo di cooperazione con la prossima generazione di strumenti.

Per quanto riguarda le prassi, l’Ufficio continuerà a riunire esperti provenienti da tutti gli uffici di PI nell’UE e gli utenti del sistema di PI rappresentati dalle associazioni di utenti, per intraprendere sforzi congiunti al fine di definire prassi di esame comuni su questioni specifiche in tutta l’UE. Il beneficio diretto di questa attività per gli utenti finali sarà una significativa riduzione dei costi indiretti grazie a una maggiore certezza del diritto e a una maggiore trasparenza. Il risultato finale sarà la creazione di norme che consentano agli uffici di PI nell’UE di condividere il modo in cui realizzano le loro prassi e prestano i loro servizi agli utenti finali.

Il principio alla base dei diversi programmi e progetti non cambia: le richieste degli utenti sono il punto di partenza. Sulla base di tali richieste, l’Ufficio e i suoi partner lavoreranno prima per migliorare gli strumenti esistenti; se necessario, saranno creati nuovi strumenti e, infine, i diversi strumenti saranno collegati per massimizzare la loro efficacia e i benefici per gli utenti e per creare un sistema che offra una maggiore certezza del diritto e sia facile da usare, trasparente, efficace, efficiente e interconnesso.

Il principio alla base dei diversi programmi e progetti non cambia: le richieste degli utenti sono il punto di partenza. Sulla base di tali richieste, l’Ufficio e i suoi partner lavoreranno prima per migliorare gli strumenti esistenti; se necessario, saranno creati nuovi strumenti e, infine, i diversi strumenti saranno collegati per massimizzare la loro efficacia e i benefici per gli utenti e per creare un sistema che offra una maggiore certezza del diritto e sia facile da usare, trasparente, efficace, efficiente e interconnesso.